电商订单流程管理

电商订单流程管理,刘纯舫E-mail:WLCF321,一、电商订单概述二、电商订单流程三、电商订单软件,一、电商订单概述,1.电商订单的内涵。是指在电子商务活动中，买家与卖家达成的关于产品或服务的要约（合同、单据）。从一般意义上讲，订单是一份来自顾客的请求。电商订单的本质是双赢约定，并被有效履行。,（一）电商订单,一、电商订单概述,（一）电商订单,一、电商订单概述,（一）电商订单,3.电商订单的类型。（1）未确认未付款订单（买家拍下商品但未付款）；（2）已确认已付款订单（买家拍下商品且已付款）；（3）已发货订单（卖家根据订单将货物交给物流公司）；（4）退款中订单（买家拍下商后申请退款，未确认）；（5）退款成功订单（买家申请退款且已退款）；（6）未处理已确认已付款订单（订单等待审核）；（7）已处理已确认已付款订单（订单审核完毕且打印）；（8）已处理已发货订单（已进行实物打包发货处理）。,一、电商订单概述,1.电商订单处理的内涵。是指对订单承载的买家需求的有效处理，涉及所有相关单据的处理活动。主要包括订单准备、订单传输、订单录入、订单履行、订单报告。,（二）电商订单处理,订单传输,一、电商订单概述,（二）电商订单处理,2.电商订单处理涉及的人员。店长、客服、制单员、审单员、财务、采购员、库管员、配货员、校验员、打包员、称重员等。需要进行流程化操作，各类人员密切配合。,一、电商订单概述,（二）电商订单处理,3.电商订单处理的原则。（1）先收到的订单先处理；（2）先处理简单订单，再处理复杂订单；（3）优先处理发货时间最早的订单；（4）优先处理相同商品的订单；（5）优先处理相同物流的订单；（6）时间控制的及时性（催款、发货、退货、结算、发票等）；（7）订单信息的准确性。,一、电商订单概述,（二）电商订单处理,4.电商订单处理涉及的相关单据。主要单据包括：（1）付款单；（2）出库申请单；（3）出库单；（4）发货单。附属单据包括：（1）退款单；（2）补款单；（3）退货单；（4）补发单；（5）换货单等。,二、电商订单流程,（一）日常订单处理流程,电商订单日常处理流程,二、电商订单流程,（一）日常订单处理流程,第一步：未付款订单的催款。催款方式：短信、电话、微信、邮件、QQ等。催款频率：每天两次。催款时间：每天上午10点和下午4点。,二、电商订单流程,（一）日常订单处理流程,第二步：已付款订单的信息核对。先核对正常订单，然后核对异常订单，保证订单信息和物流分派准确无误。处理频率：每半小时处理一次，下午4点半之前截止。,二、电商订单流程,（一）日常订单处理流程,第三步：打印相关单据。包括付款单、出库申请单、出库单、发货单、退款单、补款单、退货单、补发单、换货单等。注意：出库单和快递单必须同时打印。当天打印的单据当天必须发出。,二、电商订单流程,（一）日常订单处理流程,第四步：配货。根据相关单据分拣配货。操作流程与仓储管理流程相同。注意：当天的单据必须完成配货；配货依据是出库单和快递单，缺一不可。,二、电商订单流程,（一）日常订单处理流程,第五步：校验。对配货进行数量、质量、商品信息与订单信息的核对，扫码出库。注意：出库商品信息、数量等与订单完全匹配；当天所有配货必须全部完成校验。,二、电商订单流程,（一）日常订单处理流程,第六步：打包。对已出库的商品完成打包，封装、粘贴快递单等。注意：合理填加填充物；商品与附件封装无误；包装结实；快递单粘贴无误。,二、电商订单流程,（一）日常订单处理流程,第七步：称重抽单发货。对封装完毕的快递包裹进行称重，记录相关数据，抽出快递底单，送往平台发货。,二、电商订单流程,（一）日常订单处理流程,第八步：平台发货。平台操作发货，运单号反馈。,二、电商订单流程,（二）售后订单处理流程,1.订单为未发货状态。在这种情况下，主要有两种处理流程：一是退款。由于买家原因或卖家未及时发货，买家发起退款申请。处理过程：及时进行取消处理，对退款单进行审核，交财务进行退款处理。如果是部分退款，则要进行订单拆分，然后再退款。二是修改信息。由于买家原则需要修改商品信息和收货信息。处理过程：修改、审核。,二、电商订单流程,（二）售后订单处理流程,2.订单为已发货状态。在这种情况下，主要有四种处理流程：一是退款退货。二是补发。三是换货。四是修改信息。,二、电商订单流程,（三）订单处理流程优化,订单审核的优化（批处理）单据打印的优化（关联打印）库房设计的优化（编码）称重的优化（自动化）配货的优化（二次分拣）出库校验的优化（条码、射频）打包的优化（包裹交接）,三、电商订单软件,（一）软件介绍,用友的“电商订单中心”（U8）对企业的网上销售业务进行了全流程管理，包括订单的下载、确认、审核、发货、快递打印以及上传处理，实现了订单的全寿命管控。,三、电商订单软件,（一）软件介绍,三、电商订单软件,（一）软件介绍,“电商订单中心”（U8）的应用角色包括：营销（电商主管）、订单、仓储、财务、客服、网站编辑与维护。,三、电商订单软件,（二）应用准备,1.申请应用程序帐号与密钥,2.店铺档案及接口设置,设置每一个电商平台中的店铺，以及此店铺对应的客户、发货仓库、销售类型以及负责部门、负责人等信息，这些信息将作为默认值填写到相应的电商订单中，并携带至后续的销售订单等单据中。,V11版本电商订单中心支持淘宝、京东、当当、拍拍等商城，只有设置了接口的电商平台店铺，才能从该店铺对应的网店下载订单。对于未支持的电商平台，可采取EAI导入的方式。,店铺在供应链中作为客户管理，店铺对应的客户作为该店铺电商订单中的默认客户,2.获得“授权”，授权是针对每个店铺的，只有“授权”成功后才能连接电商平台的网店；3.“连接测试”,检测是否能正常连接到网店,设置电商平台接口的店铺参数，后续的商品、订单、对账单均需根据这些参数与电商平台连接后才能下载。获得淘宝授权并测试连接保证与网店及支付宝的联通。若对账单采用导入方式，则需要为电商平台设置对账单的EXCEL目标数据列（导入时蓝色字体列非空）。为电商平台的每个店铺设置订单下载策略，指定下载策略后才可以自动进行订单下载。,1.输入由电商平台提供的账号、密钥，支付宝账号、支付宝合作伙伴ID、支付宝合作伙伴密钥,可以按平台、店铺分别设置下载的频率和时段。设置的时候，考虑到等待付款时间，推荐设置下载时段为最近1-2天或26-48小时，就不容易漏单了。下载频率也不宜设的过小，否则连接数可能会被用尽时！,2.店铺档案及接口设置,3.商品、免审策略等档案的设置,商品档案：建立电商商品与存货档案的对照关系；支持根据存货档案批量生成订单中心的商品档案。店铺商品档案：建立各电商平台上店铺商品档案与商品档案的对照关系。支持自电商平台下载店铺商品后再手工维护对照关系；若在电商平台上维护了店铺商品所对应的“商家编码”，可执行“自动对照”建立店铺商品档案与商品档案的对照关系。,3.商品、免审策略等档案的设置,快递公司档案：定义快递公司并建立与供应商的对照,并设定快递单打印时的模板、打印机、起始单号等内容,3.商品、免审策略等档案的设置,免审策略分为业务免审策略与财务免审策略。可设置多个免审策略，并按店铺指定免审策略。,三、电商订单软件,（三）操作流程,1.订单下载与确认,订单支持自动、手工下载，下载时自动匹配商品、默认快递、业务类型、发货仓库等，下载后的订单可自动或手工进行确认。匹配商品时，根据订单表体“商品数据ID”、“SKU”与店铺商品档案的“店铺商品编码”、“店铺商品SKU”匹配，取对应商品；若未找到对应店铺商品，则订单不能确认。电商平台上的订单的折扣、运费，将根据“其它设置”中取到对应商品，并按金额生成相应的电商订单行。,销售订单号、发货单号在电商订单执行后，系统自动填写。,若买家留言中包含发票字样或发票抬头不为空时，则下载时自动将是否开票置为是,发票号在进行财务开票时写入。,2.订单修改,订单修改：有订单编辑权限的操作员在“待审核”页签中可修改订单的商品、价格、金额、收货人信息、快递公司、快递单号等，审核后且未上传的订单只可以修改快递公司、快递单号信息。支持增行、删行和修改操作。删行时要保证至少有一条表体记录。可在界面上方的订单列表中修改，也可在下方各卡片中修改。修改时鼠标双击待修改栏目即可；,3.订单审核,订单审核：若设置了免审策略且订单符合免审条件，订单确认后可自动进行审核，否则由人工进行客审与财审。客审：需要客户人员特殊处理的订单，如买家有留言等。财审：需要财务特殊审核的订单，例如价格、折扣等，财审需在客审完成后才能进行。订单审核不支持审批流，可在“订单处理-已审核”页签进行弃审操作。,4.订单生效,在“订单处理已审核页签”进行订单生效操作，生效操作成功后，将自动生成销售模块的销售订单。电商订单审核完成后的订单可进行手工生效，也可通过“选项”设置审核后的电商订单自动生效。已生效未进行后续处理（如发货）的订单，可在“订单处理待发货页签”进行失效处理,电商订单生成的销售订单状态为“已审核”，不允许弃审、删除,5.订单发货,在“订单处理待发货”页签，对已审核且为企业发货的电商订单订单组织发货，生成销售发货单。订单批量生成发货单、可根据发货合并规则选择多张订单合并生成一张发货单所生成的发货单为已审核的发货单，不可弃审，发货后可在“已发货”页签取消发货。,发货后在电商订单上记录相应的发货单号。,6.发货打印,订单发货后在“已发货”页签可打印对应的发货单和快递单，快递单打印支持“四通一达”快递单的套打。自动将快递单与订单匹配，支持时自动生成新的快递单号,快递单号回填订单。支持批量更新物流信息，包括快递公司、快递单号。,未进行后续处理的发货（如出库、拣货等），可取消订单的发货，将联动删除发货单合并发货的订单，取消发货时将一起取消发货,打印快递单时，要求所选的电商订单中快递公司非空，若为多张电商订单，快递公司必须相同。,7.订单上传,订单发货后在“已发货”页签进行“发货确认”后，自动根据接口设置更新电商平台上电商订单的物流单号。发货确认后，且成功更新电商平台后，电商订单转到“已上传”页签。未更新成功电商平台的物流单号，则电商订单转到“待上传”页签，可在此取消发货确认。,平台发货的店铺和只有虚拟物品的订单不需要上传。在订单发货后，自动进行发货确认，订单状态为“已上传”,8.订单关闭,订单关闭：订单下载并确认后，在待审、已审、待发货、已发货、待上传、已上传、已对账状态都可以手工关闭。已发货上传，并进行财务对账生成收款单的电商订单，可手工执行关闭操作，视为业务已执行完毕。已发货上传，但因为金额不平无法进行财务对账的电商订单，可手工执行关闭操作，避免对账时订单过多。,9.订单列表,订单列表：查看电商平台中所有下载订单的基本信息。,注意设置条件格式时，订单状态要按如下输入待确认(UnConfirm)、待审核（UnApprove）、已审核（Approved）、待发货（Effective）、已发货（Shipped）、发货确认（ShipConfirm）,10.订单财务处理,根据客户要求，财务人员开具税控发票；将支付宝提供的收款数据直接下载或将其提供的数据文件导入系统，生成对账单；将订单数据与收款数据进行核对，勾对数据，系统自动生成收款单；在应收系统，收款单与之前确立的针对店铺的应收账款进行核销；,10.1.订单财审,财务人员打开“财务管理财务审核”，查询需要财审的订单；选中需要审核的订单，点击财审；财务审核后的订单，订单状态为“已审核”。,显示已经业务审核，需要财务审核的订单列表，订单状态为“待审核”,10.2.订单开票,根据客户要求，由财务人员在系统外开具税控发票。打开“财务管理订单开票”，其中列示“是否开票”=是的电商订单，财务人员将税控发票号填写到订单上，便于客户或客服人员查询。未关闭的电商订单，允许修改发票号，其余栏目不可修改。,10.3.电商对账单,电商对账单：记录支付宝等第三方支付平台的收付款明细数据，系统提供三种方式增加。下载：直接从支付宝等第三方支付平台下载收付款明细数据生成电商对账单；导入：导入支付宝等第三方支付平台提供的收付款明细数据文件（.csv文件、.xls文件）生成电商对账单。手工：手工增加对账单时，可以参照订单并将订单数据带入对账单中，,自动带出该订单上的店铺、电商平台、对方账号、订单金额等，但需要手工将财务流水号、支付宝账号、对方支付宝账号填写完整；,对于个别无法核对的数据，可进行删除处理，并手工制作对应的收款单,10.4.收款对账,将订单数据与收款数据核对，确认订单收款到账，生成收款单，与应收账款进行核销；,选择订单并执行自动勾对，系统按“交易编号+金额”相同的规则，自动勾对订单与对账单。订单的费用扣点等支出金额，按交易编号，同时自动勾对；,分别选择交易订单和电商对账单，执行手工勾对，系统根据“金额”相同的规则，将订单与对账单分别加注勾对标记。订单费用扣点处理与自动勾对相同；手工勾选对账单数据时，费用扣点数据不能勾选，系统自动处理。,10.5.收款对账,6、系统可以根据勾对结果自动生成收款单。在勾对报告界面，点击是，系统将立即生成收款单。7、在应收系统，收款单查询中，可以查询此相关单据。8、针对有费用扣点的订单生成的收款