公文管理培训.ppt

2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,广东达安工程监理有限公司公文管理培训二00四年十月二十日编制,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,目录,一、公文的含义二、公文的种类三、公文的编审批的权限四、公文发布的程序五、文件的格式要求六、OA上传要求,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,一、公文的含义,1.公文的定义公文是公司活动中，为处理公务的需要而形成并使用的，具有规范体式和法定效用的信息记录。2.公文的效用第一是现行执行效用，也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响；第二是历史效用，是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,公文的含义,2.公文与规章制度等文件的区别规章制度是针对长期性的、经常性的管理工作，详细界定责任、权限和操作要求。侧重于强调工作规范。公文一般针对将要发生的、一次性的活动作出安排。侧重于传达信息。,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,二、公文的分类,上行文：是指下级向上级报送的公文，如请示、报告等。下行文：是指上级向所属下级的行文，如决定、指示、公告、通知、通报等。平行文：指同级或不同隶属部门之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。常用文书：包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,三、公文的编审批的权限,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,四、公文发布的程序,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,公文发布的程序,相关记录公文审批单发送文件记录,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,五、公文的格式要求,1、文头“广东达安工程监理有限公司达安字年号统一使用宋体三号字并加粗；2、其他统一用宋体小四号字（“事由”除外）；3、“事由”统一用宋体小四号字并加粗；4、落款“广东达安工程监理有限公司部门日期”,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,公文的格式要求,5、“发文部门”填写实际发文部门6、“领导签发”填写签字核发的上级领导7、“撰搞人”填写文件汇签单的撰稿人8、“撰稿部门”填写撰稿人所在部门9、“发送”填写需发送的部门10、“抄送”填写需抄送的部门11、“事由”填写所发文件的名称,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,六、公文上传要求,路径：综合事务行政管理企业公告权限：OA系统管理制度,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,文件的发放，一定要按照权限办理。无论由谁起草文件，在该文件的效用范围内，负责批准和发放的岗位必须是明确的、固定的、唯一的。当前，公司多个相关联的文件，对文件发放人的表述存在不一致和不清晰的问题，也存在超越岗位权限、文件规定发文的情况。例如：,2020/6/13,广东达安工程监理有限公司培训,1、通信事业部行政文员职位手册规定：“负责通信事业部的文件（含邮件、传真文件）编号、收发、传阅、借阅、归档管理工作。”但OA系统管理制度中规定，通信事业部电子公告通知的修改权人是“刘伟洪”，他的岗位则是通信总工室工程师。土建事业部电子公告通知的修改人是“戚蕊”，其岗位是土建事业部办事员，但其职位手册中无表述，发放文件的职责在土建事业部文员。OA系统管理制度规定，资质管理部电子文件公告通知的修改权人是“李智华”，但资质管理部发文的工作出现在资质管理部办事员职位手册。2、经行政部200