日常用品管理制度

公司版企业标准版本1GS-XZ-I-007日用品管理制度0修订说明编制审阅者批准者批准日期编制部门行政部门公布日期实施日期本文件的知识产权属于公司的交易平台，未经许可或批准，不向公司外部的任何组织或个人提供，任何外部组织或个人未经许可取得、使用、转让文件的行为属于侵权行为。本文件由准备部门说明。公司版日用品管理制度企业标准版本0GS-XZ-I-007制定目的加强公司日用品的管理，控制日常用品的构成、保管和使用，特别制定本制度，防止公司资产的合理使用和公司财产损失。服务范围本制度适用于公司商品交易有限公司、本公司下属的公司及分公司(以下简称“公司交易平台”)。实施日期该制度从公布之日起施行。规范事项1定义1.1办公用品的定义本制度所指的办公用品用于消耗性办公文具、办公用品、劳动保险产品及非产妇单位价值不到200元(不是在这一区间根据情况处理)，使用期限不到一年的办公用品。1.2低值易耗品的定义本制度所称低值易耗品是指单位价值在200元以上、2000元以下(在本区间根据情况处理，但不限于此)，使用期限超过一年，不作为固定资产使用的非破坏性产品。1.3固定资产的定义本制度是指为商品生产、劳务、租赁或经营而保留的固定资产，是指具有2000元以上单位价值(包括2000元)，使用年限在一年以上的住宅、建筑物、车辆、机械设备、运输工具和其他生产、经营相关设备、仪器、工具等有形资产。2工作分工和责任2.1主管部门的责任2.1.1行政部门是日常用品的负责部门，随时掌握日常用品的使用情况，监督使用部门对资产的维护，确保资产完好，提高资产利用率，定期清点资产，确保账户、事实相符。2.1.2负责日常用品管理、分类和编号、建立和维护各类日常用品管理帐户、为低消费品、固定资产标记、接受、处置、报销等审批流程的启动。2.1.3跟踪违反本管理系统的责任。2.1.4财务部门定期清点低消耗材料和固定资产。每2.1.5季度负责向各部门发行资产清单，验证资产实际情况，及时了解资产状态。2.1.6行政部门采购负责人和固定资产管理人不能是同一个人。2.2使用部门和用户责任2.2.1使用部门和用户除了负责资产的正常使用外，还负责维护资产。如果在资产使用过程中出现问题，应立即通知行政部门。2.2.2负责启动资产租赁、转移审批流程，未经批准，不得擅自转移、处置、自行租赁和转售。2.2.3部门使用本部门资产的责任明确在于用户，而公用使用的资产的责任在于部门负责人。2.2.4转出、离职人员必须先办理资产转让手续，才能办理人事调动手续。2.2.5对资产的故障、损坏等，应立即通知行政部门。2.2.6如果资产因存储或使用不当而丢失或损坏，资产所有者将负责。2.3财务部门的责任2.3.1财务部门通过固定资产会计、财务报表中的固定资产卡更新、固定资产折旧计算、资产变更记录、财务部固定资产管理台账增加、季度第一个月和管理部固定资产管理台账，确认上一季度分类帐的准确性和一致性。2.3.2每年2月，财务部门将制定盘点计划，主管组织行政部门、审计员及其他相关部门对固定资产进行实地盘点，发行固定资产盘点报告。2.4审计员的责任2.4.1监察部至少每半年检查上述资产管理制度的实施情况，平时不定期进行随时检查。2.4.2检查系统的库存状况、采购接收、资产存档、财务会计、支票登记、使用控制和报废等流程执行的有效性和真实性。3购买日常用品、临时购买和购买3.1日用品的购买程序按照公司日常用品采购制度执行。3.2各部门报告的年度和每月购买计划的范围应正常控制在公司日常用品明细以内(见附录1)。3.3紧急购买日用品应按照公司日常用品采购制度执行。3.4行政部门负责人应该审查日常用品的所有购买情况，并审查额外的适用性和必要性。公司内部可以采购的话，管理部门会进行调整，采购现有库存资产。运行3.5日用品采购参考公司日常用品采购制度和招标管理制度。采购人员在未满足采购申请或需要调整采购计划的情况下，应参考负责董事同意的每日货物年度采购标准，然后再执行采购。4每天接受、接收和发放货物4.1接受收到低消费品、固定资产后，管理部资产经理要及时组织用户，使用处负责人、管理部经理共同进行检查，与专业技术相关的专业技术部门人员也要参与验收。检验确保数量、质量、规格模型等与月日常用品请购计划、新员工日常用品请购单、紧急采购申请单或合同信息匹配，同时将重点放在固定资产品种、规格、技术要求等详细信息上，以有效地识别和盘点该信息，行政资产经理公司低值易耗品验收表(见附件2)或公司固定资产验收表(附件3)大型固定资产项目竣工验收程序按照公司验收管理制度进行。4.2签入4.2.1接受购买的办公用品和合格的低值易耗品，固定资产在一个工作日内收购库存，根据实际数量和价格填写入库单，由行政采购员、财务官共同签署确认后，由行政部门经理签名。4.2.2行政部门资产管理人员根据入库单及其接受表格的信息，及时更新办公用品管理台账(见附件4)、低值易耗品管理台账(见附件5)和固定资产管理台账(见附件6)。此外，根据公司低值易耗品编码规则(见附件7)和公司固定资产编码规则(见附件8)，将连续且唯一的代码分配给添加的低消耗品或固定资产，同时登录相应的管理分类帐。4.2.3管理资产管理员必须为低消费品、固定资产贴标签。4.3签出4.3.1新员工入职后，将以下资料提交有关部门行政部门，即可获得必要的日用品。(一)人力资源部发行的新员工录用审批表份复印件；(二)工作人员联系方式清单；(3) 新员工日常用品请购单。其中，领事办公用品详细信息见新员工办公用品领用明细(见附录9)。4.3.2各部门从行政部门收到领事通知后，按照通知的具体要求收到购买的日用品。4.3.3行政部门应根据各部门实际购买数量发放日常用品，填写出库单，并应填写明确的姓名、数量、单价、总价、领事、领事部门等信息。士官，领主联合签名确认后才能使用。出站订单必须由行政部门经理签名确认。4.3.4财务经理必须根据出库单更新相应的管理分类帐。4.3.5资产管理职员在季度的第一个月将上季度的低值易耗品管理台账和固定资产管理台账发送给财务部门进行检查，并正确核对账目。5以其他方式取得的固定资产5.1以债券或非货币交易交换的固定资产必须得到公司相关部门的批准。根据公司批准的金额，固定资产的应收帐款或非货币交易交换的公允价值和合同金额。以债券或非货币交易交换的固定资产必须与对方签订相关合同。换成债券的固定资产也要发行债券特定事项的报告。未经公司相关部门批准，不允许擅自处理。5.2收到捐款的固定资产，如果对方提供了相关证明文件，则应与证明上显示的金额一起支付的相关税费加上入帐价值；对方未提供相关证明的人，以同类或类似固定资产的市场价格估价，经批准后记入账簿。6日常用品的使用、维护和外部贷款6.1用户负责资产的日常维护和维护，用户应实施检查、维护资产状态、完整、安全、及时消除资产风险隐患的具体安全措施。6.2资产使用部门主管对本部门使用的资产承担主要管理责任，行政部门资产经理对此进行监督。6.3资产使用者在使用部门内发生变更时，应及时向行政部门报告，并在季度资产清单上注明。资产管理员必须及时更新相应的管理分类帐。6.4由于用户搬迁、辞职、继承等原因，使用人暂时不足，使用处负责人应填写资产用户，并及时通知管理部，资产管理员应及时更新相应的管理院长。按季度盘点时，如果还没有指定使用人，行政部门就要收回这些资产，入库。6.5行政部门的固定资产经理应当根据固定资产的性质确定固定资产保险的适用范围和相关政策6.6各部门之间临时租赁低消费品、固定资产由各部门自行管理，贷款期间资产的管理责任留在租赁部门。6.7员工如果公共需要短期租赁资产，则应启动固定资产租赁流程，填写借用固定资产登记表(见附件10)，租赁人所在部门的负责人和租赁部门的负责人签名确认后，将借用固定资产登记表提交给行政部门固定资产经理，选择根据实际情况填写有关固定资产的信息，并将其发送给行政部门经理签名。固定资产管理员保留借用固定资产登记表并创建借出固定资产登记汇总表(参见附录11)。借款人返还借用的固定资产时，管理部请求借用固定资产登记表的返还登记，固定资产管理员更新汇总表。借款人应根据需要履行登记和返还程序。7次分配7.1在各部门之间分配的低消费品、固定资产的情况下，转入填写公司资产调拨申请表(见附件12)，只有得到行政部门批准才能处理。7.2之前，对于低消费品、固定资产，行政部门必须及时更换相应的标签，更新相应的管理分类帐。财务部门必须及时更新相应的固定资产卡，更新相应的管理帐簿。8回收离职员工日用品8.1员工入职后15天内离职的，应将收购的日用品原值返还行政部门，未返还的员工应按照积压价格赔偿。8.2工作人员进入公司15天以上后离职的人员，请将可回收办公用品和低用品返还给行政部门，包括：笔筒、订单人、计算器、转刀刀、垃圾桶、3米(如果有)。如果不退回，就要根据收货价格同等赔偿。没有要求返还的其他办公用品可以留在签字笔、订书钉等部门内部使用，但不能留在公司个人所有，由部门负责人监督。将固定资产送交管理部门处理回收库存，或由部门负责人临时任命资产使用负责人，在部门内重新分配使用人员。8.3职员离职时，应按照本制度的规定处置已确保的日用品，行政部门应将实际返还情况反映在离职会签表。如果有补偿的话，人力资源部支付工资的话，请扣除。9维修和报废9.1维修9.1.1对低值易耗品、问题或故障等固定资产，使用部门应及时向行政部门报告并填写资产报修登记表(见附件13)。行政部门负责联系缺陷资产品牌的售后服务或供应处进行维修。9.1.2维修结束后，行政部门负责人在资产报修登记表登记维修完成时间、保管费用、故障原因、维修结果等信息，由维修员、经理负责人共同签名确认。9.1.3如果不能修理，行政部经理必须在资产报修登记表登记修理结果，并通过修理者、经理负责人的共同签名确认。9.2报废条件资产报废必须具备以下条件之一：(1)资产已达到使用期限，使用性能丢失，或由于技术开发而从类似产品中删除了产品。(2)由于不可抗力造成的损坏，无法修复。9.3低值易耗品销毁程序行政部门对符合报废条件的低消耗性项目进行了技术评价和功能评价，查明了它能否修复。如果确定不能修理，行政部门资产经理将在低值易耗品管理台账处置这种消耗较少的产品，并通知财务部有关管理台的更新。9.4固定资产处置程序9.4.1行政部门对符合报废条件的固定资产进行技术鉴定和功能评价，确认是否可以维修或修改，将报废或维修意见填写公司固定资产处置申请表(见附表14)。9.4.2对于未达到正常使用年限的提前销毁或紧急事故造成的处置，行政部门相关技术部门查明原因，掩盖责任，在公司固定资产处置申请表上签署了是否报废。9.4.3财务部门根据资产折旧，在公司固定资产处置申请表上签名是否处分。9.4.4执行总裁公司固定资产处置申请表签署是否处置后，固定资产处置才能得到处理。9.5资产报废处理9.5.1行政部门根据公司固定资产处置申请表重新验证批准报废的固定资产信息，确认无误，然后在固定资产管理台账处分报废的资产。9.5.2财务部门对固定资产进行会计处理的资产执行财务处理，注销报废资产的帐面值和其他会计处理。年末，一起制定资产报废计划，以进行库存和税务检查。9.6及时处理处置资产，行政部门联系三家专业收购企业定价，组织相关部门共同参与，出售处置资产，将销售收入视为其他收益。9.7任何部门和个人都不能个人处理报废资产。10出售或转移固定资产10.1出售或投资转移的固定资产，有关部门提交处分申请，经行政部门经理审查同意后，经总经理批准，出售或转让。10.2发生固定资产报废时，行政部门固定资产经理和财务部门固定资产会计应及时更新固定资产管理院长、固定资产财务院长。固定资产处置要采取合理的方式，必要时要委托合格的中介企业进行资产评估。10.3固定资产转让和处置涉及产权变更，行政部门固定资产经理应及时采取产权变更程序。11固定资产担保或担保出于任何原因，公司固定资产需要用于担保或担保的，由行政部门固定资产经理审计后报告给总裁，在管理登记的同时，将抵押和担保的具体内容通知财政部固定资产会计，并将抵押或担保合同原件移交财