制度和档案的建立与管理

-值得下载和拥有的优秀word文档-系统和档案的建立和管理1项目管理运行系统设备管理1公用事业管理程序9电梯操作说明2供配电设备维护和修理操作规程10电梯维护作业指导书3停电管理作业指导书11小型空调的安装、维护和修理作业指导书41千伏以下电力电缆维护作业指导书12小型柜式中央空调维修作业指导书5防雷网络维护和接地电阻测试指南13闭路监控、安全系统维护作业指导书6各种泵维护作业指导书14建筑自动控制系统维护作业指导书7给排水系统异常情况处理作业指导书15加工和维护工具(设备)的操作说明8消防主机维护和修理作业指导书16升降平台维护作业指导书2文件数据的建立和管理科学规范的档案管理能有效地为物业和公共设施的使用、维护、改造和各种管理服务提供有效的质量记录。公司自成立以来，一直重视档案的建立和管理。鉴于分中心的物业管理形式，拟采用系统化、科学化、计算机化的管理方式，配备专门的档案管理人员，建立印章制度，对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理。2.1待建立文件和数据的分类和检索2.1.1客户提供的技术数据1)计划2)竣工图3)总体规划4)单体建筑、结构和设备竣工图5)消防、附属工程及地下管网竣工图6)地质调查报告7)打开和完成报告8)图纸会审记录9)工程设计变更通知单和技术审批表(包括质量事故处理记录)10)隐蔽工程验收签证11)沉降观测记录12)竣工验收证书13)钢材、水泥等主要材料的质量保证14)新材料和新部件资格证书15)水、电、卫生洁具、电梯等设备检验证书16)砂浆、混凝土试块压力试验报告17)供水试压报告18)绿化工程竣工图及相关资料19)其他技术数据2.1.2物业服务中心建立的信息1)财产信息基本信息功能分区数据设备数据和操作说明2)客户信息内部办公室人员名册(无)内部部门分布数据3)日常管理数据清洁和绿化管理记录绿化和杀戮记录安全管理记录日常检查记录继承记录职责记录材料处理放行记录紧急处理记录车辆管理记录夜间检查记录闭路监控系统录像带车辆管理文件车辆详情停车场和地下车库使用公约车辆进出和停车记录临时装修管理文件(视具体情况而定)装饰通知(附图)装饰工程队安全责任书临时施工人员登记表建设单位营业执照复印件维护服务文件维护服务登记表维护服务回访记录设备管理文件各种公共设施的维护和维修记录各种机电设备的维护和操作记录设备分包商维护记录设备检验记录文化活动档案各种活动的计划和实施记录图片和视频新闻媒体报道的删减物业用户的反馈和建议客户意见调查和统计记录服务质量回访记录客户投诉和处理记录员工管理档案员工的个人详细信息员工绩效评估记录员工内务检查记录培训文件各种培训计划和实施记录考试和2.2.1档案收发管理程序物业服务中心重要资料(如委托方提供的资料)的接收必须经物业服务中心总经理或其指定负责人验收，并在备案前完善移交手续。物业服务中心的日常管理文件(如物业服务中心的通知、通知等)按照公司制定的文件管理程序收发，并归档。2.2.2文件数据管理要求采用各种形式的文件存储方法，如计算机软盘、光盘、录像带、录音带、电影、照片、图表等。并采用适当的存储和存储方法。其他形式的档案尽可能转换成计算机存储，以便于查找和利用。计算机文件应由专人按规定管理，设置分类文件子目录，过期和无效文件应定期清除。原始文件根据其使用的性质和重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状态发生变化时，应及时调整目录的相关数据，以方便搜索者及时找到有效文件。档案鉴定必须由物业服务中心总经理或其指定人员负责。其他未经授权的人无权决定档案的有效、无效、份数、保存期限、保存数量等。档案按照不同的业务性质分块，按照内容分类，一个一个编号，登记造册，编目，按照不同的业务部门放在柜子里。专人负责保管档案，做到档案标识清晰、分类清晰、便于查找。档案室必须由有资格的人员在借阅前登记。文件管理人员应及时检查文件的借阅情况，以便及时收回外来文件，防止因管理疏忽造成文件丢失。档案的室内储存环境应满足防火、防潮、防变质的要求，并应配备有效的灭火设备和适当的防潮干燥剂。档案管理人员应及时检查和清理，确保文件的存放条件符合公司的文件管理要求。根据科技中心物业档案的特点，制定严格的档案保密制度，由业主负责档案的安全和保密管理。在确定合