公文与档案管理.ppt

公文和档案管理，一、公文的概念和分类，一、公文的概念，公文即公文，是国家机关和其他社会组织为处理公务和行使职权而以规范的方式形成的具有法律效力的信息记录。(1)正式文件由合法作者制作(2)正式文件具有法律权威和特定功能(3)正式文件具有合法和标准化的形式(4)正式文件具有规定的处理程序(5)正式文件与文件和文件相关且不同；(2)官方文件根据其形成和使用范围进行分类。公文可以分为一般公文和特殊公文。根据公文之间的关系及其运行方向，公文可以分为三类：上公文、平行公文和下公文。公文可以分为三类：公开文件、内部文件和机密文件。在一个组织内，根据公文的来源和方向，公文可以分为三种类型：发文、收文和内部公文。(1)命令(命令)(2)决定(3)公告(4)通知(5)通知(6)通知(7)法案(8)报告(9)请示(10)答复(11)意见(12)信函(13)会议纪要(3)普通文件类型(2)正式文件表格和文稿(1)正式文件表格(1)，安排正式文件表格(1)，安排正式文件表格(2)，安排正式文件表格(3)，安排正式文件表格(2)， 公文文稿(1)草稿：公文原稿，根据发文机关的意图，是公文的作者(2)定稿：即已经经过法定审批程序的公文，是由负责人签发或会议讨论通过(批准)的定稿。 (3)原件：即发给收件人的具有法律效力的正式文件文本是以最终版本为基础，按照标准格式要求制作的正式文本。(4)存放副本：即与原始文件或根据原始文件复制的标准样品同时印刷的印刷副本。(5)副本：即与原件同时印刷的原件或复印件。(3)文件处理。首先，文档处理包括两大任务：文档处理和文档管理。文档处理是文档处理的前期工作。(一)签发文件的处理：包括起草、审核、签发、审核、印刷、校对、印刷、登记、分发等程序。(2)签收处理：包括签收、登记、审核、策划、审批、承诺、提醒、备注等程序。(三)公文、资料的日常收集、管理和利用服务的提供。(四)正式文件的归档和销毁以及机密文件的定期归还。(五)其他与办理公文有关的事项。3、文件处理程序，(1)文件处理程序1。草案2。复习3。问题4。复习5。复印印刷。校对7。使用打印8。寄存器9。分发，(2)收据处理程序1。请签名2。寄存器3。复习4。计划做5。第六批。承担7。强烈要求做8。注意事项，2。文档排序方法。2.文件归档操作程序(1)检查和调整卷内文件(2)安排卷内文件(3)安排卷内文件编号(4)填写卷内文件目录(5)填写卷内检查表(6)计划写文件标题(7)填写文件封面；2.归档文件分类方法(1)整理(2)装订(3)分类(4)排列(5)编号(6)目录(7)包装在盒子里。(1)文件归档方法1。文件归档方法1。文件归档方法1。文件归档方法1。文件归档方法2。文件归档方法2。文件归档方法1。文件归档方法1。文件归档方法1。文档集合1。文档集合1。内容和文档集合1。文档集合2。文档集合1。文档集合1。文档集合2。分散在各机关、个人手中的文件和在其他地方丢失的文件被收集到有关机关和各种机构的档案中(2)档案收集的重要性档案收集是档案业务的基础。1.文件的收集是文件管理的前提和基础。2.文件收集的质量决定了文件管理的质量。1.文件收集的内容和重要性。2.文件和文件的分类是对杂乱的文件和需要进一步组织以形成有序系统的文件进行分类、整理和编目的过程。(1)文件归档的内容和原则，(1)文件归档的内容，(2)文件归档的原则，(1)文件档案的系统化和基本编目，(1)充分利用原始归档基础。2.维护文档之间的历史链接。(1)文件在来源方面的联系。(2)文件在时间上的联系。(3)文件在内容上的联系。(4)文件的正式连接是指文件在类型、名称、载体或记录方式上的连接。3.易于保存和使用。(2)文件的排列文件和文件的排列是按照一定的方法确定每类文件的顺序和存放位置，以保持文件之间的有机联系。基本方法如下：1 .根据文件中反映的问题或工作中的联系进行安排。2.根据文件的作者、发送和接收机关以及文件内容所涉及的区域进行排列。3.按照文件的时间顺序。(3)文件编号1的编译。文件编号编制中的唯一性原则。理性原则。稳定性原则。简单的原则。2.文件编号的编制方法(1)完整文件编号的编制(2)文件目录编号的编制(3)文件编号的编制(4)件(页)编号的编制(4)文件检索工具的编制文件检索工具是记录和识别文件特征和存储位置并为文件检索提供指导和依据的各种书面材料的总称。档案中常用的检索工具包括文件目录、全文引用目录、主题目录(卡)、文件编号目录和索引、名称目录等。1。文件目录，即文件目录，也称为文件目录，是一个描述文件内容和组成部分并按一定顺序排列的列表。它是档案中最基本的检索工具。档案目录的编制方法应当符合国家有关规定，档案目录一般应当根据不同的保管期限，按年或者混合年编制。首先，它是按年编制的。全族的文件和档案按保存期限逐年编制成永久、长期和短期的目录。这种方法组织有序，便于在当年的任何时候补充和调整文件。然而，形成的目录太多，而且它通常适用于每年形成大量文件的单位。第二，混合年度汇编。根据文件的数量，每五年或十年将为每种文件编制一份目录，并有一个储存期。这种方法可以减少目录数量，便于管理。它通常适用于年度档案很少的单位。但是，混年编制不容易随时插入文件和调整文件，所以使用这种方法时要注意几个问题：首先，文件要按照分类方法的顺序排列，分类方法的顺序在每年内基本固定；第二，每个目录中的文件数量应采用自然序列法编制，不能重复。第三，文件号不能太长，尽量不要超过四位数。文件目录应包括以下内容：文件编号、文件标题、卷内文件起止日期、卷内文件页数、保存期限和注释等。如下图所示：2。全文引用目录，也称为文件目录，是一种检索工具，它将文件目录集合成整体或整体的一部分。它有两种形式：一种是列出文件编号、标题、起止日期、页码、保存期限等。首先是每个文件，这实际上是再次复制文件目录的项目，然后在这个文件条目下列出卷的文件目录。另一种形式是将文件目录的一部分与卷中的文件目录结合起来。上部如下图所示：三文件的识别和统计。文件鉴定是鉴定和判断文件价值，选择有价值的文件继续由档案机构保管，剔除无保存价值的文件予以销毁的工作。鉴定工作直接决定档案的保存和销毁，是档案管理中非常重要也是最困难的工作。(3)文件档案鉴定的方法和步骤1。文件评估方法评估文件价值的基本方法是直接而具体地检查文件。通常这种方法也被称为直接评估。2.文件档案鉴定工作的第一步是在归档时确定文件是否属于归档范围，并剔除一些没有保存价值的文件。机关的文件处理部门或者业务部门应当保存一年或者两年后销毁。第二步是确定归档文件的保留期，即确定文件的“生命周期”。第三步是在一定年限后审查档案的价值。2.档案统计。档案统计是以列表、指标和数字的形式揭示档案和档案工作相关信息的业务，包括档案基本登记和综合统计。基本任务是对档案事业发展和档案工作进行统计调查和分析，提供统计数据，实行统计监督。(1)档案统计系统我国档案工作统计系统基本分为四个层次：1。国家2号。专业系统3。本地4。档案馆和档案室(包括专业档案馆)的档案工作统计。档案统计内容1。档案数量统计。2.档案业务管理质量统计。3.档案开发利用统计。4.档案馆工作条件统计。(3) 全国档案事业统计年报制度填写1的主要内容和注意事项。填充范围2。主要内容3。注释(1)统计数据真实(2)统计数据准确(3)填写符合要求，视听档案管理，1。声像档案的概念和特征：(1)声像档案的概念声像档案是指国家机关、社会团体和个人在社会活动中形成的具有保存价值的特殊载体，以声音、图像等手段记录信息，辅以文字史料。(2)声像档案的特点1。直观可视化2。收集和储存的特殊性3。对其他载体文件的必要补充。2.音像资料的收集和归档。(1)收集分散在各部门和个人手中的具有保存价值的音像资料，收集并集中到档案馆和资料室，实行统一管理，是音像档案管理的主要工作环节。(2)音像资料归档制度1。视听资料的归档范围视听资料的归档也强调“以自我为中心”，即单位形成的反映单位工作活动的视听资料，是归档的重点。2.音像资料的归档时间为“两阶段归档对”。首先，视听资料应随时归档。二是一些音像资料的年终归档。3.音像资料归档要求(1)归档的音像资料应以原版电影和原版(录音带)为准。尽量避免重复版本或副本。(二)备案的视听资料应当完整。照片归档时，应同时有底片和文字说明。当录音带和录像带归档时，还应附有简短的书面说明。(3)对归档的视听资料进行选择和标识。(1)照片档案的整理、鉴定和编目可分为两类：传统照片档案和新照片档案。传统照片档案是指以感光材料为载体，图像为反射手段的具有保存价值的历史记录。新照片文件是指由数字图像技术和计算机技术形成的照片文件。它属于电子档案，它的形成、传递、储存和利用离不开计算机等现代技术和设备。1.摄影胶片的结构(1)胶片排列的方法，要求照片文件的排列，首先是胶片的排列，排列时要注意整套胶片要分开，不能分散。不要混淆不同家庭的底片。(1)胶片分类，(2)胶片排列、编号，(3)胶片装袋和插入，(4)胶片书芯页的填充，(2)照片排列方法、要求，(1)照片分类、构图，(2)照片排列，(3)照片编号，(4)照片描述的填充，(5)照片书卷目录、照片文件卷目录的填充，(3)特殊规格照片排列方法这些照片通常具有不同的尺寸，不能插入标准的照片书芯页。因此，这些照片的安排应该基于现实。一般方法是：对于小于相册核心页(约8-10英寸)的照片，可以插入空白核心页。并以每篇文章为单位填写文字说明。(2)超大和超长照片可以装在盒子或袋子里平放，但照片的编号和文字说明应放在盒子或袋子里。3.照片文件的识别(1)同一活动中形成的照片文件的保存期限应与纸质载体文件的保存期限相同。因此，一些照片文件的保存期限可以通过参考与其紧密相关的纸质载体文件的保存期限来确定。(2)照片档案价值评估方法(1)照片的形成日期(2)照片所反映的内容(3)制作照片的材料和技术质量(4)照片档案目录的编制(2)音像档案的编制和编目(2)音像档案是指使用特殊仪器和材料，采用音像记录方式，记录声音和图像的特殊载体的档案。主要包括：录音文件、磁带录音文件、磁带录音文件、非磁带录音文件等。1.音像文件的整理(1)分类：在每个档案室，音像文件首先分为两类，即音像文件，由于录制形式和规格不同，不能混用。(2)编号：音视频文件保存在磁盘或盒子中，文件的编号按照收集归档的时间顺序和内容进行编制。(3)文字说明：录音录像文件录制或制作完成后，应进行必要的登记，并补充文字材料。主要包括记录带形成单位、形成时间、内容、节目时间、光盘数量、技术质量、录像人员、检验人员等。文本材料是指反映磁带内容的文本草稿和注释。整理时，你可以参考登记的内容，填写标签，并把它们放入音频和视频文件的盒子，以便参考和使用。2.音像文件的编目分类后的音像文件的编目应单独编制，以便保管和利用。4、音像档案目录，音像档案的保管和保护，1。(1)照片档案的保管和保护在照片档案存放前，档案员应仔细检查照片和底片，防止照片和底片被污染存放。(2)档案员在接触胶片时应戴上干净的手套，以防止汗渍污染胶片。(3)感光材料为易燃材料，存放照片文件的库房应干燥、凉爽、无烟火、避光、防尘。应该有一个特殊的文件柜来存放照片文件。(4)选择和使用标准照片文件配件。社会上许多相册不利于照片档案的管理。照片档案保管时，应选择档案行政管理部门推荐的相册和底片簿。照片和底片应垂直存放。(5)档案室应建立照片档案的定期检查制度，及时解决发现的问题。2.音像文件的保存和保护。(1)仓库应保持适当的温度和湿度(2)胶带应垂直放置并缠绕平整，以防损坏胶带本体。(3)防尘避光(4)防磁(5)加强常规复制和旋转。第五，音像档案的利用。由于声像档案具有真