项目采购管理

项目采购管理,了解项目采购管理的过程与要素掌握项目采购管理的常用工具与技术,课程目标,项目采购管理过程组,主要内容,项目采购管理概述,采购的定义,从项目组织外部采购或获得所需产品、服务或成果的各个过程。规划采购（规划）记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程实施采购（执行）获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程管理采购（监控）管理采购关系、监督合同绩效以及采取必要的变更和纠正措施的过程结束采购（收尾）完成单次项目采购的过程,项目采购管理概述,项目采购管理包括合同管理和变更控制过程,编制合同或订购单并由具备相应权限的项目团队成员加以签发对合同或订购单进行管理,项目采购管理过程围绕合同进行,合同是买卖双方之间的法律文件，是对双方都具约束力的协议它使卖方有义务提供规定的产品、服务或成果，使买方有义务支付货币或其他有价值的对价在复杂项目中，可能需要同时或先后管理多个合同或分包合同,项目采购管理概述,项目采购特点,目标的唯一性临时的一次性逐渐完善的周期性,项目采购管理的重要性,确保采购经济有效。（成本）有助于掌握市场变化趋势。保证项目按计划实施。从制度上最大限度地防止腐败现象的发生采购的目的是以最低的成本及时地为项目提供满足其需要的物料、工程和服务。,主要内容,规划采购管理,规划采购管理：是记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。本过程的主要作用是，确定是否需要外部支持，如果需要，则还要决定采购什么、如何采购、采购多少，以及何时采购。规划采购管理识别哪些项目需求最好或应该通过从项目组织外部采购产品、服务或成果来实现，哪些项目需求可由项目团队自行完成。,1、项目管理计划2、需求文件3、风险登记册4、活动资源需求5、项目进度计划6、活动成本估算7、干系人登记册8、事业环境因素9、组织过程资产,输入,1、自制或外购分析2、专家判断3、市场调研4、会议,工具与技术,规划采购管理,输出,工具与技术,项目管理计划,需求文件与采购规划有关的、关于项目需求的重要信息带有合同和法律含义的需求,输入,规划采购管理,风险登记册,活动资源需求,项目进度计划,活动成本估算,干系人登记册,事业环境因素,组织过程资产,规划采购管理,合同的种类,1、总价合同：此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。总价合同也可以为达到或超过项目目标（如进度交付日期、成本和技术绩效，或其他可量化、可测量的目标）而规定财务奖励条款。固定总价合同（FFP）总价加激励费用合同（FPIF）总价加经济价格调整合同（FPEPA）,思考题：在固定总价合同中伴随着交付范围的变更，合同总价是否允许变更。,可把合同分成两大类，即总价类和成本补偿类合同。还有第三种常用的混合类，即工料合同。,规划采购管理,合同的种类,2、成本补偿合同：此类合同向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本（可报销成本），外加一笔费用作为卖方的利润。成本补偿合同也可为卖方超过或低于预定目标（如成本、进度或技术绩效目标）而规定财务奖励条款。成本加固定费用合同（CPFF）成本加激励费用合同（CPIF）成本加奖励费用合同（CPAF）3、工料合同：是兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同。在不能很快编写出准确工作说明书的情况下，经常使用工料合同来增加人员、聘请专家和寻求其他外部支持。,规划采购管理,合同类型的选择,输出,工具与技术,自制或外购分析-是一种通用的管理技术，用来确定某项工作最好由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。,专家判断,输入,规划采购管理,市场调研-包括考察行业情况和供应商能力。,会议,规划采购管理,自制或外购分析,导致选择自制而非外购的因素有：（1）数量太少，或没有供应商提供该产品；（2）质量要求极高或很独特，需要特殊的加工过程，供应商无法达到；（3）供应更有保障，使供需更协调；（4）保守技术秘密；（5）成本更低；（6）利用或避免设备与人力的闲置；（7）确保公司自有设备的稳定运行，由供应商承担因需求波动造成的额外负担；（8）避免对单一供应商的依赖；（9）竞争、政治、社会或环境等因素迫使组织自制，尽管它宁愿外购。,导致外购而非自制的原因有：（1）组织缺乏管理经验或技术经验，无法自制产品或自行提供所需服务；（2）自制的固定供应商与组织已建立了良好的合作关系，供应商有能力为组织提供优质的产品或服务；（3）组织为非核心的活动进行长期维护，无论从技术上还是从经济上讲都不合适；（4）很难确定自制决策的真正长期成本；（5）选择供应源与替代品比较灵活；（6）采购费用通常较少。,输出,工具与技术,采购管理计划-说明项目团队将如何从执行组织外部获取货物和服务，以及如何管理从编制采购文件到合同收尾的各个采购过程,输入,规划采购管理,采购工作说明书-应该详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定他们是否有能力提供这些产品、服务或成果。,采购文件,供方选择标准,自制或外购决策,变更请求,项目文件更新,规划采购管理,采购文件,各种采购文档的通用名称是投标邀请书、邀请提交建议书、报价邀请书、谈判邀请书和承包商初始反应文件：（1）投标邀请书：用于寻找常规项目最合适的价格。一般不需要谈判，越低的报价越容易获胜。（2）报价邀请书：用于低价值商品。（3）邀请提交建议书：用于复杂、非目标的高价值商品。接下来的工作包括进一步澄清与谈判。（4）采购文档应该包括相关的工作说明（SOW）、期望的反应形式和要求的合同条款。,规划采购管理,供方选择标准,课堂练习题,1.以下关于固定总价合同的说法，正确的是（）。A.价格完全固定，不允许调整，以便卖方承担工作范围变更的风险B.买方不需要准确定义所需采购的产品或服务C.买方承担因合同履行不好而导致的成本增加D.如果工作范围发生变化，则可以调整合同价格2.在成本补偿合同下，买方为卖方报销合同工作实施的一切可列支成本，并支付一定的费用作为卖方的（）。A.管理费B.固定成本C.间接成本D.利润3.以下关于采购工作说明书的说法都是正确的，除了（）。A.详细描述拟采购的对象，以便潜在卖方确定他们是否有能力提供B.详细描述拟采购的对象，以便为潜在卖方提供一个统一的报价基础C.为了保证采购工作的严肃性，采购工作说明书一旦发出，就不能更改D.每次进行采购，需要编制相关的采购工作说明书,课堂练习题,4.通常，买方比较喜欢的合同类型是（）。A.固定总价合同B.成本补偿合同C.单价合同D.工料合同5.某项目采用成本加固定费用合同。合同中规定的目标成本为100000美元，并按10%提取利润。合同实施结束时，实际成本是110000美元，那么最终的合同价格是多少？（）A.120000美元B.121000美元C.110000美元D.算不出来6.可以在总价合同中加入经济价格调整条款，以便应对（）。A.工作范围变更的风险B.现场条件变化的风险C.通货膨胀的风险D.生产效率低下的风险,主要内容,实施采购,实施采购：是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。本过程的主要作用是，通过达成协议，使内部和外部干系人的期望协调一致。对于大宗采购，可以重复进行寻求卖方应答和评价应答的全过程。,1、项目管理计划2、采购文件3、供方选择标准4、卖方建议书5、项目文件6、自制或外购决策7、采购工作说明书8、组织过程资产,输入,1、投标人会议2、建议书评价技术3、独立估算4、专家判断5、广告6、分析技术7、采购谈判,工具与技术,实施采购,输出,工具与技术,采购管理计划,采购文件,输入,实施采购,供方选择标准,卖方建议书,项目文件,自制或外购决策,采购工作说明书,组织过程资产潜在的和以往的合格卖方清单关于卖方以往相关经验的信息，包括成败以往的协议,实施采购,输入,1、自制或外购决策：产品或服务的采购组织在决定外购时，先要分析需求、明确资源，再比较采购策略。组织的核心能力；合格供应商所能提供的价值；用经济有效的方法实现需求的风险；内部能力与供应商能力的比较。,2、采购工作说明书：规定了明确的工作目标、项目需求和所需结果，供应商们可据此做出量化应答。规格；所需数量；质量水平；性能参数；履约期限；工作地点；其他需求。,输出,工具与技术,投标人会议-是在投标书或建议书提交之前，在买方和所有潜在卖方之间召开的会议。,建议书评价技术,输入,实施采购,独立估算,专家判断,广告,分析技术,采购谈判,思考题：投标人会议中是否可对某投标人进行优待措施或优先谈判。,1、采购谈判：是指在合同签署之前，对合同的结构、要求及其他条款加以澄清，以取得一致意见。,工具与技术,实施采购,（1）达成协议之前，澄清差异达成一致的过程（2）谈判目标（买方）公平合理的价格使合同在规定的时间和绩效限度内履行保证合同中具有关于合同如何履行的条款（3）谈判目标（卖方）获利性市场份额客户的安全需要,谈判五阶段：草案、试探、草议价格、收尾、达成协议,输出,工具与技术,选定的卖方-根据建议书或投标书评价结果，那些被认为有竞争力，并且已与买方商定了合同草案（在授予之后，该草案就成为正式合同）的卖方。,输入,实施采购,协议,资源日历,变更请求,项目管理计划更新,项目文件更新,课堂练习题,1.在为采购项目主要设备进行谈判期间，卖方开始收拾东西准备离开会场，此时，气氛极其紧张。这属于下述哪种谈判战略？（）A.关键人物不在场B.公平、合理C.撤退D.截止日期2.你已经发出了建议邀请书，潜在供应商有一些疑问。你决定开一次会来澄清工作说明书，以便每个人都能理解。你此时正处在下列哪个阶段？（）A.规划采购B.实施采购C.管理采购D.结束采购3.下列哪一项不属于合同变更的一个类型?（）A.终止B.建设性的变更C.补充协议D.变更顺序,主要内容,控制采购,控制采购：是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。本过程的主要作用是，确保买卖双方履行法律协议，满足采购需求。买方和卖方都出于相似的目的而管理采购合同。,1、项目管理计划2、采购文件3、合同4、批准的变更请求5、工作绩效报告6、工作绩效数据,输入,1、合同变更控制系统2、采购绩效审查3、检查与审计4、报告绩效5、支付系统6、索赔管理7、记录管理系统,工具与技术,控制采购,输出,工具与技术,项目管理计划-描述了如何管理从编制采购文件到合同收尾的各采购过程。,采购文件,输入,控制采购,协议,批准的变更请求,工作绩效报告技术文档-按照合同规定，由卖方编制的技术文件和其他可交付成果信息。工作绩效信息-显示哪些可交付成果已经完成，哪些还没有完成。,工作绩效数据满足质量标准的程度；已发生或已承诺的成本；已付讫的卖方发票的情况。,输出,工具与技术,合同变更控制系统-规定了修改合同的过程,采购绩效审查-是一种结构化的审查，依据合同来审查卖方在规定的成本和进度内完成项目范围和达到质量要求的情况。,输入,控制采购,检查和审计,报告绩效,支付系统,索赔管理,记录管理系统,输出,工具与技术,工作绩效信息-通过报告供应商的绩效情况，项目组织能够加强对采购绩效的认识，从而有助于改进预测、风险管理和决策。,输入,控制采购,变更请求,项目管理计划更新,项目文件更新,组织过程资产更新往来函件支付计划和请求卖方绩效评估文件,主要内容,结束采购,结束采购：是完结单次项目采购的过程。本过程的主要作用是，把合同和相关文件归档以备将来参考。结束采购过程还包括一些行政工作，例如，处理未决索赔、更新记录以反映最后的结果，以及把信息存档供未来使用等。需要针对项目或项目阶段中的每个合同，开展结束采购过程。,1、项目管理计划2、采购文件,输入,1、采购审计2、采购谈判3、记录管理系统,工具与技术,结束采购,输出,工具与技术,项目管理计划-包含采购管理计划，它为结束采购提供了细节和指南。,采购文件-为结束合同，需要收集全部采购文档，并建立索引和加以归档。,输入,结束采购,思考题：一个项目，在完工与交付阶段项目生命周期结束时，项目采购管理的活动是否也就结束了？,输出,工具与技术,采购审计-对从规划采购管理过程到控制采购过程的所有采购过程进行结构化审查。其目的是找出合同准备或管理方面的成功经验与失败教训。,采购谈判-如果通过直接谈判无法解决，则可以尝试替代争议解决（ADR）方法，如调解或仲裁。,输入,结束采购,记录管理系统,输出,工具与技术,结束的采购-买方（通常是其授权的采购管理员）向卖方发出关于合同已经完成的正式书面通知。,输入,结束采购,组织过程资产更新采购档案可交付成果验收经验教训文档,课堂练习题,1.采购审计（）。A.识别卖方工作流程或可交付成果中的不足之处B.识别项目活动是否符合组织和项目的相关方针、方法及流程C.检查风险应对措施在处理已识别风险及其根源方面的有效性D.对从规划采购到管理采购的所有采购过程进行结构化审查2.如果潜在卖方的报价明显低于买方的独立估算，则可能表明以下所有，除了（）。A.潜在卖方没有全面响应采购工作说明书B.潜在卖方误解了采购工作说明书C.采购工作说明书有缺陷D.如果该潜在卖方中标，就可以为买方节约大量成本3.你和你的团队正在与你的供应商结束一项合同，证明合同已经完成的正式书面通知是由谁来发布？（）A.买方的高级管理层B.买方的项目团队C.买方的采购管理员D.项目发起人,案例分析1,采购管理案例-西门子公司的采购技术方法西门子采取的是全球统一采购制度。过去，西门子的通讯、能源、交通、医疗、照明、自动化与控制等各个产业部门(division)根据各自的需求独立采购。随着西门子公司的逐渐扩大和发展，采购部门发现不少元部