调查管理制度

.调查管理制度编制肖誉强日期2014年8月15日审核赵咏梅日期2014年9月15日批准俞发祥日期2014年9月26日修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人目录第一章 目的使命3第二章 适用范围3第三章 组织和责任主体3第四章 调查小组的职责3第五章 调查人员权利3第六章 调查相关部门或人员的职责4第七章 调查措施及纪律5第八章 处罚与奖励5第九章 举报投诉保护6第十章 附则6第一章 目的使命第一条 调查作为内审的一部分，调查员应遵从审计监察制度及本制度的规定，对涉及欺诈和违反公司商业行为准则的指控开展独立迅速的调查。第二章 适用范围第二条 本制度适用于对集团公司及控股下属各项目公司、专业公司、成员企业和员工的指控调查。 第三章 组织和责任主体第三条 审计监察中心设置专门的调查小组负责调查业务。第四条 调查人员需要具备如下技能：丰富的审计经验、熟练的访谈技巧、良好的数据分析能力、与高级管理层的沟通能力。第五条 调查小组向审计监察中心总经理汇报调查结果。第四章 调查小组的职责第六条 调查违反商业行为准则行为的指控，以及根据指控评审小组或高层指示进行调查。第七条 向发生指控的业务线管理层发送调查发现和建议，同时抄送高级管理层，包括人力资源中心和财务管理中心高级管理层。第八条 公平、公正、敬业、严谨的从事调查工作。第九条 评审并批准业务部门对调查建议的反馈，包括业务改进措施和问责措施。如果调查小组认为问责不充分，与业务管理层沟通后不能达成一致意见，应升级到审计监察中心总经理以与恰当的分管体系管理层讨论后确定。第十条 监控转交其它部门处理的指控，保证这些指控能得到迅速、有效的处理。第十一条 定期向董事会汇报所有指控、调查以及转处理指控的情况。第十二条 将调查收集的资料进行整理归档。第十三条 确认问责措施和业务改进措施的执行。第十四条 不得滥用调查行为恶意干涉、阻碍被调查对象的生产、经营活动。第五章 调查人员权利第十五条 不受限制地接触所有部门及各分子公司，记录、资产和人员；受调查单位必须优先安排调查员此类要求并快速响应。调查人员有权访谈公司客户、供应商等外部人员，访谈之前需征求法务意见。第十六条 调查工作不受任何部门的干涉，独立、客观、公平的进行调查，发出调查结果。第六章 调查相关部门或人员的职责第十七条 除内审监察人员外，公司的其它一些组织或人员如法务人员、人力资源中心、成本采购中心、行政信息中心等，都有责任调查与该部门相关的案件，并协助内审监察人员的调查。由其它部门调查的案件也可能需要审计监察中心的介入（如转处理的指控），这种情况下，内审监察人员的介入程度由相关调查部门责任人决定。各业务部门或人员在调查业务的职责阐述如下：1、法务（1）对日常调查工作给予协助及法律咨询服务。（2）参与讨论并决策每个指控是否涉及特权，如涉及特权，由法务主导调查工作，监察人员给予协助。（3）与诉讼相关的调查，需由法务主导，监察人员在调查项目中给予协助；在草拟和定稿所有文档，以及与其它部门沟通之前，须得到法务的指导。（4）如果在调查过程中发现或怀疑有犯罪行为，调查人员应当立即与法务以及审计检查中心管理层讨论，并确定后续的行动计划。（5）如果员工（包括客户、供应商以及其它商业伙伴的员工）承认了犯罪行为（比如偷窃、销赃），或者有其它方面的发现，应当归档确切的供词和发现的证据，并取得法务的意见再进行访谈。（6）要公正、公平、合理、严格的实施调查程序，严格执行保密制度。2、人力资源中心（1）作为指控评审小组成员之一，协助确定指控的处理意见，保证审计监察中心转提交的指控得到及时、有效的处理。（2）人力资源中心有责任对员工或者管理层提出的涉及如下的指控进行调查：涉及福利、劳工纠纷、歧视、个人绩效、发展计划、威胁或暴力行为等。（3）批准业务线管理层提交的关于调查结果的问责措施。（4）确保业务线管理层实施决策的问责措施。3、成本采购中心（1）执行指控评审小组转处理的指控。（2）负责调查和解决与供应商关系相关的事项。4、行政信息中心（1）执行指控评审小组转处理的指控。（2）负责对违反公司信息安全的行为进行调查，包括：资产管理、人员安全、物理和环境安全、通信和操作管理、权限控制等。（3）在调查过程中，获取相关信息时，提供IT专业方面的支持。5、转处理的指控（1）业务部门，如成本采购中心，人力资源中心等，需要根据指控评审小组的指示，对转处理的指控进行调查。（2）各业务部门对于转处理的指控，应确定适当的人员执行转处理指控的调查。（3）指定的调查人员调查转处理的指控，需维护工作底稿、编制报告，并提交审计监察中心评审。6、指控收集（1）各部门接受或收集的内部和外部投诉和指控，筛选出违反祥源商业行为准则的指控，如资产的不正当使用、舞弊相关的指控，并将其及时转发给审计监察管理员，包括指控的原始信息。（2）审计监察管理员应根据收集到的指控信息进行登记和维护，并制作指控基本信息表。7、调查项目相关的业务部门（1）在审计监察中心发送调查报告后，业务部门制定问责措施，并获得集团人力资源中心和法务的批准，以确保问责措施遵从祥源制度，并合法。对于涉及特权的问责，由集团人力资源中心制定问责措施，报董事会批准。问责措施应包括违规的个人角色，严重性和问责原因。问责措施应当匹配违规的严重程度，并遵守法律。问责措施包括不限于：口头警告、书面警告、降职、离开管理岗位、降薪、冻结加薪、开除等。（2）制定详细的业务改进措施，并将问责措施表和业务改进措施提交给审计监察中心。第七章 调查措施及纪律第十八条 调查人员具体实施调查工作，各相关业务部门应积极配合调查工作。第十九条 调查人员在调查过程中，就存在的问题，应形成书面的调查记录，一经发现可能舞弊或不道德的行为时，呈报审计监察中心总经理或监察副总。第二十条 调查人员必须本着客观与实事求是的原则，开展调查工作。第二十一条 各相关业务部门在积极配合调查工作的基础上，主动对调查工作的各方面提出意见、建议或改进措施，以利于调查工作的不断完善。第八章 处罚与奖励第二十二条 被调查单位和个人以及与被调查单位和调查事项相关的单位和个人违反内部审计制度，拒绝或者拖延提供与调查事项有关的资料的，或者拒绝、阻碍检查的，审计监察中心责令改正，并报公司领导同意，给予通报批评，警告；拒不改正的，追究有关责任人的相关责任；第二十三条 审计监察中心应对拒绝接受调查的内部员工及以各种方式逃避、阻挠、妨碍调查的单位和人员进行处理处罚，或提出处理处罚建议送交有关部门进行处理处罚；第二十四条 审计监察中心应对威胁、侮辱、打击报复调查人员及侵犯调查人员名誉、人格、人身安全的有关人员提出处理处罚建议送交有关部门进行处罚。第二十五条 对于涉及违法犯罪的，由法务主导移交司法机关处置。第二十六条 对借举报故意捏造事实，诬告陷害他人的或者以举报为名制造事端，干扰公司正常工作的，依照有关规定严肃处理，构成犯罪的，由法务主导移送司法机关依法处理。第二十七条 举报事项经查证属实，使违法违纪者受到应有问责或惩处，并为公司挽回或减少损失的，对举报投诉人应当通过秘密方式酌情给予奖励。第九章 举报投诉保护第二十八条 审计监察中心对举报投诉人的姓名、工作单位、家庭住址等有关情况及举报的内容必须严格保密，举报材料列入密件管理。严禁将举报材料转给被举报投诉单位、被举报投诉人。 第二十九条 接受举报投诉人举报投诉或向举报投诉人核查情况时，应当在做好保密工作、不暴露举报投诉人身份的情况下进行。第三十条 宣传报道和对举报投诉有功人员的奖励，除征得举报投诉人