高效时间管理培训教材(PPT 72页).ppt

高效时间管理,讲师：陈东2014年12月,第一章,3,浪费时间的因素,小游戏让我们从那些耳熟能详的时间格言开始：,时间就是金钱富兰克林子在川上曰：逝者如斯夫一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴世界上最重要的东西就是时间爱迪生,不能管理时间的人，就不能管理一切!彼得德鲁克,时间帐目表,项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7年一日三餐2.5小时4.2年22.5年交通2小时3.3年19.2年电话1.5小时2.5年16.7年看电视上网3小时5年11.7年看报、聊天2小时3.3年8.4年刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.7年休假、白日梦、闹2小时3.3年3.4年情绪、身体不适,最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时！,时间管理理念的演变,早期的时间管理工作量=工作效率工作时间,备忘录便签,日程安排表效率手册商务通,规划表短期、中期、长期目标,自我管理式,案例讨论,如何安排一周的时间？,时间管理的误区,因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；不做计划也能获得实效；不了解做计划的好处；计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；不知如何做计划。,误区一：工作缺乏计划,担心部属做错事；担心下属表现太好；担心丧失对下属的控制；不愿意放弃得心应手的工作；找不到合适的下属授权。,误区二：组织工作不当,习惯拖延时间。不擅处理不速之客的打扰。不擅处理无端电话的打扰。泛滥的“会议病”困扰。,误区三：时间控制不够（拖沓）,误区四：整理整顿不够（凌乱）,误区五：进取意识不强,文件处置测试,十大时间盗贼,找东西懒惰时断时续一个人包打天下偶发延误,惋惜不已或白日作梦拖拖拉拉对问题缺乏理解就匆忙行动消极情绪分不清轻重缓急,第二章,16,时间管理的原理,抓住当下,时间管理第一原则,时间管理的实验,时间管理的真正含义,时间管理的实验,时间管理是通过使用时间来控制生活的方式。通过管理你的时间，你就可以确定在职业和个人生活中你看重什么，从而相应地指引自己努力的方向。,什么是今天？,今天就是你昨天作计划的“明天”今天是你余生的第一天,要事第一,时间管理最重要原则,找到你生命中最重要的鹅卵石,工作优先矩阵,1,2,4,3,工作价值矩阵,重要,紧急,M1危机急迫的问题有期限压力的计划,M2防范于未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,M3繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,M4不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动,工作结果矩阵,重要,紧急,M1压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,M2有远见、有理想平衡纪律自律少有危机,M3全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,M4短视近利危机处理轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系欠佳甚至破裂,优先关注M2,第二象限工作法,时间管理第三原则,OEC管理,OEC:日清日毕，日清日高总帐不漏项事事有人管人人都管事管事凭效果管人凭考核,结构性问题,反复出现，经常发生,问题的背景比较清晰,过去曾经有解决该问题的经验或教训,最坏的处理结果可以预料或能接受,辨别标准,其他原则之：80/20原则,80%的销售额是来自20%的顾客80%的电话是来自20%的朋友80%的财富集中在20%的人的手中80%的病假是由20%的员工所占有的80%的看电视时间是花在20%的电视节目上80%的教师辅导时间是花在20%的学生身上-帕累托定律：80%的有效工作是用20%的时间完成的。,帕累托定律,80%的有效工作是用20%的时间完成的。,80/20不同于普通思维的地方,其他原则之：有序原则,帕金森定律：工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间“文件堆积定律”：文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。,第三章,32,时间管理方法步骤,时间管理的方法和技巧,1.了解自己使用时间的方式和状况,2.明确你的目标,3.将目标分解成工作计划,4.制定你的时间计划,5.确定浪费时间的因素并制定相应的策略,6.实施、评估并调整你的时间规划,如何进行时间管理？,了解自己使用时间的方式和状况,有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该了解自己的时间实际耗用在什么地方。彼得德鲁克,你每周会有哪些活动？,二、个人活动,一、公务活动,你每周会有哪些活动？,三、家庭活动,四、休闲活动,评估你的时间使用情况,1、你的时间实际使用情况与你的期望相符吗？2、你的时间使用情况与你的关键责任相符吗？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？4、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？,5、我做的哪些事对我的目标很重要？6、我如何浪费我的时间？我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？别人如何浪费我的时间？7、我可以采取哪些措施防止浪费时间的现象？,第二步：明确你的目标,目标制定ABC法删减法,ABC工作分类法,ABC法,将目标分解成工作计划,1、详细了解2、5W2H原则3、设置控制点（milestone）,笛卡尔原理：所有大的目标、大的工作都可以分解成若干小部分。,工作计划制定工具,42,逻辑树分析,问题陈述,问题/假设1,问题/假设2,问题/假设3,分支问题,分支问题,分支问题,分支问题,分支问题,分支问题,为什么使用逻辑树？,1.将问题分成几个部分，使解决问题的工作可以分成智力上能够解决的几个部分不同部分可按轻重缓急区分工作责任能分派到各人,2.保证问题获得完整地解决将问题的各个部分解决好，即可解决整个问题所分问题的各个部分各不相同，而且包括了各个方面(即没有重叠没有遗漏),3.使项目小组共同了解解决问题的框架,4.协助重点使用组织框架及理论,绘制逻辑树的关键原则,完全穷尽,相互独立,MutuallyExclusive,CompletelyExhaustive,逻辑树练习,汽车钥匙不见了，怎么找？,三家人开三辆车到公园门口，停在停车场走到草坪上，大人打扑克牌，小孩踢球。小孩还在周边道路上骑自行车。小孩没去游乐场两小时后，原路返回到停车场，发现一辆车的钥匙不见了大人问小孩还她没有，小孩说还了。,工作任务分解结构（WorkBreakdownStructure）为顺利完成项目所需要的所有任务和活动的逻辑组成关系,WBS,WBS范例,工作任务分解结构WBS,工作任务分解结构的要求,如果用了如何去做，说明你走得太远了,用告示贴,以小组活动形式创建任务分解结构,以目标作为最主要的组成部分,用动词和名词描述所有的任务和活动,表现出所有基本任务的逻辑关系和完整性。,练习：办公室搬家,一个部门的两间办公室搬到另一栋办公楼的一间新办公室里，两栋办公楼之间相距15公里；新办公室装修已经完成，只需要搬隔断、办公家具、电脑设备等；,关键路径,最早开始/最早结束vs最晚开始/最晚结束正推法vs逆推法自由浮动时间vs总浮动时间,练习：计算项目时间,施工必须在设计完成之后开始,前导图（PDM）,开始,设计地基（1）,设计结构（5）,设计细节（12）,地基施工（6）,结构施工（9）,细节施工（3）,结束,MSProject：GanttChart,第四步：制定时间计划,列出你的所有工作估算你的每项工作的时间及期限限制根据优先原则及效率曲线安排你的工作,步骤,效率曲线,时间,效率,估计行动时间的长短,经验估算公式估算工作时间=（a+4b+c）/6a：最乐观时间b:期待时间c:最悲观时间倒推法,预留出弹性时间,不要把所有的时间都列入计划把工作时间的60%列入计划40%视为弹性时间，其中20%用于意外活动，20%用于个人及其他社会活动,制定你的时间计划,年计划、季度计划、月计划与每日计划首先安排固定项目根据你的生物钟安排时间把较大的任务分割成易于控制的小任务充分利用零碎时间为每件事情设定明确的起止时间留出充分的休息、娱乐时间留出机动时间,第五步：确定浪费时间的因素并寻找对应的策略,时间就是生命，无端的空耗别人的时间，其实是无异于谋财害命的鲁迅,浪费自己的时间等于慢性自杀，浪费别人的时间等于谋财害命,确定浪费时间的因素,我要死掉了！,我要死掉了！,打扰是第一时间大盗,1、会议2、电话3、打扰来自上级、下级和同事请托,学会适时说“不”,案例：提交报告vs汇报,领导布置了一项工作，自己已提交了方案计划，并报领导审批。但由于领导自身工作繁忙，未及时处理，耽误了办理进度，却反过来责怪我。,电话策略,不要拖延,测试：拖延系数测试一次做对,拖延测试,下一步行动是？,第六步：实施你的计划,很多人不是热心去做正确的