高效时间与会议管理培训课件(PPT 39页).ppt

高效时间与会议管理,曾容华,新形势下的危机与发展,这世界唯一不变的事,变化,时间管理是最重要的个人管理,时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。彼得杜拉克,放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚,一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。莫等闲，白了少年头，空悲切。子在川上曰，逝者如斯夫！,拥有明确的人生目标是管理好时间的前提。掌握时间分配的八大领域：健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲。,欲管理时间，先树立原则！,时间管理的重要性,瓶颈理论认为,改善绩效的最佳方法不是改进每个环节步骤,而是改进瓶颈(最大的约束因素).因为系统的整体绩效取决于瓶颈时间正是管理人员的最大的约束因素.失去时间,人们会变得无能时间管理的重要性至少等同于战略,创新,领导力这些看似更为眩目的管理议题,甚至更为重要,越忙越空虚工作太多，总是做不完忙得没有时间吃饭和睡觉努力工作，却感受不到快乐忙忙碌碌，焦头烂额，却毫无成就感,没有原则，往往会,。,困惑,无法辨认事情重要与否无力确定事情的先后顺序无力有条不紊地行事总是被更急迫的事情打断,你能回忆昨天的时间耗费吗？,主要做的事及用时间时间/工作清单分析有多少是有计划的？有多少时段记不起做什么？超时/浪费多少（总和/各项）？时间利用率？=工作用时之和/法定工作时数什么原因？,72岁是如何度过的？,睡觉20年吃饭6年生病3年工作14年读书3年,体育看电影电视等8年饶舌4年打电话1年等人3年旅行5年打扮5年,时间管理的本质,目标,亲情,财富,事业,名利,享乐,学习,健康,友情,丧失目标，空有激情将让你付出双倍的努力。,14,人们为什么不制定目标,认为制定目标不重要不知道如何做害怕失败害怕别人笑话,15,目标设定方法,4W明确目标设定的理由（why?）明确实现目标需要做的事项（what?）明确能帮助你实现目标的人（who?）明确目标实现的时间（when?）1H明确目标实现的途径(how?),16,确定目标的原则,S(Specific)MMeasurable)A(Agreed)R(Realistic)T(Timed）,具体性可衡量一致性现实性有期限,17,目标细化,把你的“计划”写在纸的右端，思考你在此前需要做什么。问自己：“我今天能开始这一步骤吗？”如果不能，“我首先要做什么？”一步一步倒推。将每项计划切细再切细，切到你今天能够开始做的一个步骤为止。,18,时间管理的意义,更有效率,更成功,更幸福,时间管理的法则,永远应先做最重要的事第二象限法则避免平均分配时间和精力帕雷托80/20法则避免事事都想做完,学会取舍工作ABC法则,紧急VS重要事情,第二象限工作法,偏重第一类事务,偏重第二类事务,偏重第三、四类事务,完全时间管理,1、事先周详的计划2、排定工作的优先顺序3、设定长短程目标4、订定每日工作计划5、挑战效率最高点6、学习分配工作,7、今日事今日毕8、避免分散注意力9、将阻碍减到最低10、培养说“不”的能力11、应付突发状况12、随时检视,思考题,想一想讨论三分钟会议为什么没有实效?,为什么员工讨厌开会呢？,课堂讨论,向会议要效益高效会议的本质,有“规”有“矩”高效会议的原则,关注现状和病因,仅仅只能防止出错,只有找到