时间管理培训教材(PPT 186页).ppt

1,時間管理TimeManagement,鄧東濱,2,熱身運動（Ice-breaking）,3,底下的正方形圖中，總共有幾個正方形？,4,(1x1)16,5,(2x2)9,6,(3x3)4,7,(4x4)1,8,16+9+4+1=30,9,做完這個練習之後，您有什麼感想？,10,（先賢的智慧）沒有任何一件事會像它表面上看來那麼簡單。“Nothingissoeasyasitlooks”MurphysLaw,11,請閉目沈思底下一個假設性問題：？,12,儘早做妥重要的事！Priority,13,期限（Deadline）或死限（Deadline）足以產生強烈的催化作用。,14,兩種無知知道自己是無知的那種無知不知道自己是無知的那種無知,15,（先賢的智慧）知道自己是無知的那些無知的人，是愚蠢的。不知道自己是無知的那些無知的人，是單純的，他們應接受教導。不知道自己知道的那些知道的人，是睡著了，喚醒他們！知道自己知道的那些知道的人，是聰明的，傾聽他們的話！阿拉伯諺語,16,“Thosewhoknownot,andknowthattheyknownot,thesearefoolish.Thosewhoknownot,andknownotthattheyknownot,thesearethesimpleandshouldbeinstructed.Thosewhoknow,andknownotthattheyknow,theseareasleep;wakethem.Thosewhoknowandknowtheyknow,thesearethewise;listentothem.”Arabproverb,17,（量表檢測）你善於時間管理嗎？,18,19,0總分15不善於時間管理,20,15總分20時間管理技能尚佳,21,20總分25善於時間管理,22,25總分28時間管理技能絕佳,23,28總分30你自欺欺人！,24,時間資源的獨特性供給毫無彈性無法蓄積無法取代無法失而復得,25,（先賢的智慧）天下沒有不可或缺的人。“Thereisnoindispensableman”WoodrowWilson(1856-1924),26,時間管理不是什麼？,27,時間管理是什麼？時間管理即是自我管理。Timemanagementisselfmanagement.,28,自我管理是什麼？自我管理即是改變習慣，以令自己更富績效。,29,為什麼一般人通常都不滿現狀，卻可安於現狀？,30,現狀既得利益(Statusquo)(Vestedinterest),31,慣性惰性(Habit)(Inertia),32,恐懼(Fear)擔心改變之後要比改變之前更差,33,34,35,（先賢的智慧）習慣說,36,（先賢的智慧）假人,37,煮青蛙的實驗,38,提升時間管理技能之入手法建立正確的時間觀念（導正錯誤的思維習慣）跨越時間陷阱（導正錯誤的處事習慣）,39,第一種錯誤的時間觀念視時間為主宰受時間所擺佈重形式，輕實質,40,形式：包裝、架構、符號、(Form)制度、手段實質：內涵、精髓、意義、(Substance)福祉、目的,41,大愚若智VS大智若愚學歷VS學問菜單VS餐點婚姻VS愛情文字VS語意合約VS誠信知識VS知道,42,（先賢的智慧）買櫝還珠,43,（先賢的智慧）秦穆公嫁女,44,（先賢的智慧）諸佛妙理,非關文字,45,（先賢的智慧）呆若木雞,46,第二種錯誤的時間觀念視時間為敵人重視效率輕視效能,47,效率（Efficiency）生產力（Productivity）產出投入,48,效率是按正確方式做事。（Efficiencyisdoingthingsright.）效能是做正確的事。（Effectivenessisdoingrightthings.）,49,效能重於效率！,50,（先賢的智慧）龜兔賽跑,51,52,（先賢的智慧）南轅北轍,53,深一層的思考：你選擇用精湛的技巧到魚兒稀少的池塘垂釣呢？還是選擇到大魚、小魚成群的池塘垂釣？,54,（先賢的智慧）人們會忘記你事情做得有多快，但人們卻記得你事情做得有多好。“Peopleforgethowfastyoudidajobbuttheyrememberhowwellyoudidit.”HowardW.Newton,55,不要急著奔向死亡！,56,儘管效能重於效率，但兩者卻不可偏廢，亦即不要為了效能而全然忽視效率不要為了效率而全然忽視效能,57,第三種錯誤的時間觀念視時間為神秘物不善於時間之調配,58,第四種錯誤的時間觀念視時間為奴隸變成工作狂（Workaholic）,59,工作狂（Workaholic）對工作的態度，與酗酒者（Alcoholic）對喝酒的態度極為相似：酗酒者在不喝酒時，無法確定該不該喝酒；一旦喝起酒來，則無法確定該不該停止喝酒。工作狂在不工作時，無法確定該不該工作；一旦工作起來，則無法確定該不該停止工作。,60,工作狂所支付的代價生產力遞減養成拖延之惡習忽視家庭並導致事業之失敗過勞死,61,帕金遜定律（ParkinsonsLaw）工作將被伸張，以便填滿可供完成工作的時間。（Workexpandstofillthetimeavailableforitscompletion.）,3天,2天,C.NorthcoteParkinson,ParkinsonsLaw,Boston:HoughtonMifflin,1957.,62,（先賢的智慧）蝜蝂揹物,63,（先賢的智慧）養由基善射,64,工作狂之成因勤能補拙之觀念欠缺安全感不善時間管理故意受工作所壓制,65,（先賢的智慧）靈巧地工作，而非勤勞地工作。“Worksmarter,notharder.”,66,（量表檢測）你是一個工作狂嗎？,67,你若擁有8個或8個以上的是，表示你有強烈的工作狂傾向！,68,（量表檢測）你的工作是否妨礙你的婚姻生活？,69,1116個是你與配偶均善於處理工作壓力,70,610個是你對婚姻生活之關心不足,71,05個是你太忽視家庭,72,正確的時間觀念視時間為中性資源，有助於我們把握現在，而不致迷失於過去或未來。,73,我們唯一擁有的時間是現在（Now）；我們唯一擁有的地方是這裡（Here）。當下（Nowhere）,74,我們身體所在的時間，正是我們不在的時間；我們身體所在的地方，正是我們不在的地方；昏睡狀態,75,（先賢的智慧）Yesterdayisacancelledcheque.Tomorrowisapromissorynote.Todayisreadycash.Useit!,76,昨天是一張已被註銷的支票；明天是一張期票；今天是可隨意動用的現金，用吧！,77,（先賢的智慧）“Itisnotpossibletoholdtheday.Itispossiblenottoloseit,”Sundial,1695,78,我們無法抓住今天，我們卻可不斷送它。1695年日規上的題字,79,（先賢的智慧）我正準備好好活下去，生命卻已走到盡頭！（西藏古老諺語）,80,（先賢的智慧）甑已破矣，視之何益？,81,（先賢的智慧）師曠勸學,82,（先賢的智慧）老有所用,83,提升時間管理技能之入手法建立正確的時間觀念（導正錯誤的思維習慣）跨越時間陷阱（導正錯誤的處事習慣）,84,所謂時間陷阱（Timetraps），即指讓你花費許多時間，可是收效非常微小，甚至徒勞無功的那些人、事、物。,85,如何探索自己的時間陷阱？,86,請列舉你自己所遭遇的五種最嚴重的時間陷阱：1.2.3.4.5.,87,（量表檢測）時間紀錄表,88,（量表檢測）業務員之時間紀錄表,89,（量表檢測）電話紀錄表,90,（量表檢測）訪客紀錄表,91,（量表檢測）會議紀錄表,92,（量表檢測）時間紀錄摘要表,93,最常見的時間陷阱欠缺計劃，行事優先順序錯誤拖延有求必應縱情逸樂，自律不足事必躬親（待續）,94,溝通不良交通與商務旅行會議病與秘書欠缺協調電話之干擾午餐不速之客上司文件滿桌病,95,第一種嚴重的時間陷阱欠缺計劃，行事優先順序錯誤,96,計劃是什麼？你要往哪裡去？你如何去？,97,（先賢的智慧）底下是由三句話所構成的企業管理課程：你閱讀書籍的順序是由頭到尾。你經營企業的順序則是反其道而行。你先從設定終極結果入手，然後再作一切必要的事，以便達成它。設定一個切合實際的、穩健的目標或正如我先前所說的從設定終極結果入手的好處是：目標本身將開始界定，你必須做哪些事才能達成它。哈樓季寧ITT公司總裁,98,“Athree-sentencecourseonbusinessmanagement:Youreadabookfromthebeginningtotheend.Yourunabusinesstheoppositeway.Youstartwiththeend,andthenyoudoeverythingyoumusttoreachit.Thebeautyofsettingarealistic,firmobjective-orasIsaid,startingoutwiththeend-isthatthegoalitselfwillbegintodefinewhatitisyouhavetodotoattainit.”HaroldGeneen,99,目標不是什麼？目標是什麼？目標並非命運，而是方向。目標並非命令，而是承諾。目標並不決定未來，而是動員企業的資源與能源以便塑造未來的那種手段。彼得杜拉克,100,“Objectivesarenotfate;theyaredirection.Theyarenotcommands;theyarecommitments.Theydonotdeterminethefuture;theyaremeanstomobilizetheresourcesandenergiesofthebusinessforthemakingofthefuture.”PeterF.Drucker,101,良好目標的十二種標準明確的（Specific）可衡量的（Measurable）可達成的（Attainable）切合實際的（Realistic）有時限的（Time-bound）（待續）,102,清晰的（Clear）書面的（Written）具挑戰性的（Challenging）獲得同意的（Agreed）一致的（Consistent）值得追求的（Worthwhile）參與性的（Participative）,103,104,錯誤的行事優先順序一覽,（待續）,105,（待續）,106,107,最嚴重的錯誤的優先順序最緊迫的事（今天必須做）次緊迫的事（今天應該做）不緊迫的事（今天可以做）,108,史瓦（CharlesSchwab）與李愛菲（IvyLee）之軼事,109,（先賢的智慧）趙人患鼠,110,（先賢的智慧）緩事宜急幹，敏則有功；急事宜緩辦，忙則多錯。李叔同（弘一大師）（1880-1942）,111,正確的行事優先順序,112,113,（個案研究）工作的緊迫性與重要性之定位,114,115,116,117,118,119,不合理的時間配置舉例,120,明智的時間配置舉例,121,（先賢的智慧）光說忙是不夠的。問題在於：你到底在忙些什麼？“Itsnotenoughtobebusy.Thequestionis:whatareyoubusyabout?”HenryThoreau（1817-1862）,122,（先賢的智慧）要將你的百分之百的時間，用於關鍵問題的處理。“Devote100%ofyourtimetothecriticalissue.”RobertTownsendPresident,Avis-Rent-a-Car,Inc,123,124,社會現象之規律80/20分配,年營業額（）,客戶群（）,100,80,60,40,20,0,0,10,20,30,40,50,60,70,80,90,100,125,126,20之原因導致80之後果,原因,後果,127,128,80/20原理(義大利學者VilfredoPareto於1897年發現的)在一群事物中，屬於重要的少數的只佔20%，而屬於瑣碎的多數的則佔80%。倘若能掌握那些只佔20%的重要的少數事物，則能獲得80%的成效；但若致力於佔80%的瑣碎的多數事物之處理，則最多只能產生20%的成效。,129,130,131,80/20原理之應用實例一ABC分類法之存貨管制實例二某保險公司營業政策之改變實例三某製造公司對阻礙利潤因素之辨認實例四某中小企業老闆罹患心臟病之經驗,132,為何不做計劃？反應的心態太過強烈不做計劃也能收效不知做計劃的好處計劃與事實極難趨於一致不知如何做計劃,133,危機就是轉機！,134,個人危機舉例猝死車禍婚姻破裂破產罹患重病歹徒恐嚇,135,組織危機舉例電腦病毒入侵工業意外併購勞資糾紛跳票股價暴跌關鍵人物突然去職環保抗爭,136,危機危險機會危機是轉機與惡化的轉捩點（Crisisistheturningpointforbetterorworse.）,危機,137,面對危機的最差作為：視若無睹，置若罔聞面對危機的最佳作為：避免陷入危機事前控制P事中控制P事後控制P不做控制,138,（先賢的智慧）扁鵲醫術最差,139,長兄：擅長事前控制中兄：擅長事中控制扁鵲：擅長事後控制,140,（先賢的智慧）呂端拜呼萬歲,141,事前控制：留置王繼恩於藏經閣，並派人看守。事中控制：親自護送三太子前往福寧宮，舉行繼位大典。事後控制：登上殿階，確認御座上的是三太子，才率百官高呼萬歲。,142,不知做計劃的好處,143,正確的行事優先順序,144,第二種嚴重的時間陷阱拖延,145,最容易被拖延的事困難的事不愉快的事,146,正確的行事優先順序,147,正確的行事優先順序,148,拖延的藉口及其質疑一覽,149,克服拖延的方法成本效益分析法思維方式改變法,150,舉例：無意中得罪某客戶，需登門道歉,151,錯誤的思維方式,這件事非做不可，但是它令人感到為難，因此，我儘量予以拖延。,152,正確的思維方式,這件事令人感到為難，但是它非做不可，因此，我將立即做完它，以便儘早忘記它。,153,（先賢的智慧）圖難於其易，為大於其細。天下難事，必作於易。天下大事，必作於細。是以，聖人終不為大，故能成其大。（老子）,154,（先賢的智慧）逃避問題的最佳途徑，就是將它解決掉。無名氏“Thebestwaytoescapeaproblemistosolveit.”Anonymous,155,第三種嚴重的時間陷阱有求必應,156,正確的行事優先順序,157,有求必應的原因接納請託比拒絕請託更為容易擔心觸怒請託者想作廣受愛戴的好人不瞭解拒絕請託的重要性不知如何拒絕他人之請託,158,不敢說”No”的人說出的”Yes”，沒有什麼份量可言！,159,受尊重遠比受喜歡更重要！,160,拒絕請託的重要性拒絕是一種量力的行為拒絕是保障自身行事優先順序的手段,161,拒絕之要領耐心傾聽如無法當場決定接納或拒絕，則明白告知你需要考慮顯示你對請託事項已給予莊重考慮和顏悅色地多謝請託者想到你，並略表歉意（待續）,162,顯露堅定之態度最好能指出拒絕之理由令請託者瞭解，你的拒絕是對事不對人可能的話，提供可行的取代途徑切忌透過第三者拒絕切忌藉著不答覆來表示拒絕,163,第四種嚴重的時間陷阱縱情逸樂，自律不足,164,正確的行事優先順序,165,第五種嚴重的時間陷阱事必躬親,166,正確的行事優先順序,167,事必躬親的原因不願放棄得心應手的工作擔心部屬出紕漏擔心部屬能力不足擔心喪失控制（待續）,168,講求即時效果怕被部屬取代不了解借力使力的好處不知如何借力使力,169,借力使力之方法賦與權力（Empowerment）分權（Decentralization）授權（Delegation）,170,（先賢的智慧）宓子賤與巫馬期,171,（先賢的智慧）楊顒諫諸葛亮,172,173,王公VS士大夫（坐著論道）（起身執行）（決策者）（執行者）,174,管理者的規矩有所為，有所不