子表格处理软件基础--中文Excel2000讲义

第四篇电子表格处理软件基础中文Excel2000,中文Excel2000概述工作表的编辑数据运算工作表的格式化数据图表化数据管理和分析页面设置和打印,第14章中文Excel2000概述,Excel2000是Microsoft公司开发的功能强大、技术先进、使用方便的电子表格软件。是基于Windows的应用程序。电子表格是一种二维表。功能体现在电子表格、图表、数据库等三个方面。,启动：“开始”菜单“程序”子菜单单击“MicrosoftExcel”图标退出：“文件”菜单“退出”命令单击右上角的关闭按钮双击左上角的控制菜单按钮单击控制菜单“关闭”命令按快捷键Alt+F4,基本概念和术语(1)工作表和工作簿工作簿(BOOK):是指在Excel环境中用来存储和处理工作数据的文件。是若干工作表(sheet)的集合。新建的工作簿只有16个独立的工作表，可增加其他的表或图，最多255张。默认文件扩展名为.xls工作表(Sheet):是由许多单元格组成的表格。每个表为256列65536行，列标为A-IV；行号为1-65536。正在处理的工作表称为活动工作表。,(2)单元格、单元格地址a.单元格：工作表中每个长方形的表格。每个单元格均有一个固定的地址，称为单元格地址。由“列标+行号”组成。正在处理的单元格为活动单元格。b.区域：由一些相邻的单元格组成。通常用第一个单元格地址和最后一个单元格地址，中间用冒号分隔表示。如：(A2:F10)区域。,如：A3格表示第1列第3行的单元格。区分不同工作表的单元格：在单元格地址前加上工作表名和！号。如：Sheet2!A3表示工作表Sheet2的第1列第3行的单元格。区分不同工作簿的单元格：在工作表单元格地址前加上工作簿名，并用括起来。如：Book1Sheet2!A3表示工作簿1中工作表Sheet2的第1列第3行的单元格。,窗口的组成与操作,标题栏,菜单栏,工具栏,编辑栏,名称框,活动单元格,行号,列标,状态栏,工作表标签,水平滚动条,垂直滚动条,全选按钮,标题栏：一般系统启动后，自动为：BOOK1工作簿（文件名），扩展名为.XLS。工作表区：左上角按钮为：全选框；上面为：列标；左面为：行号；右面为：垂直滚动条；下面为：表标签、标签滚动按钮、水平滚动条。,工作簿基本操作(1)打开已有工作簿文件步骤：a.“文件”菜单“打开文件”命令（或“常用工具栏”中单击“打开”按钮）b.在“打开”对话框键入或选择所需文件名，单击“打开”按钮。(2)保存工作簿文件步骤：a.编辑好文件后，利用“文件”菜单“保存”命令（或“常用工具栏”中单击“保存”按钮）b.在对话框中选择“保存位置”，在文件名处键入名称，单击“保存”按钮。,1、工作表基本操作工作表的选取与更名(1)表的选取：单击表标签。(2)表的插入：“插入”菜单选择“工作表”命令。(3)表的删除单击要删除表的表标签选取“插入”菜单选择“删除工作表”命令打开对话框，若删除，选“确定”。(4)表的更名双击表标签出现“重新命名”对话框填上新名后按“确定”按钮。,第15章工作表的编辑,单元格、区域的选取(1)单元格的选取：单击该单元格。(2)区域的选取：如：(A1:E6)区域。单击左上角第一个单元格(如A1)拖动鼠标至右下角最后一个单元格(如E6)，松开鼠标，即选中该区域。(3)选取一行：单击行号。(4)选取一列：单击列标。(5)选取整表：单击表左上角的全表选择框。(6)取消区域的选取：单击所选区域外任何空白处。,A1,E6,2、输入数据单元格数据输入先单击要输入数据的单元格，后输入。(1)字符输入字符输入在单元格中为左对齐，输入的内容可在编辑栏中的输入框中显示，修改在输入框内进行。数字字符在输入时要先输“”(半角)，如输入字符3333650，则输入时应键入3333650，单元格内显示左对齐的3333650。,(2)数字输入一般数字的输入显示为右对齐。(3)日期和时间输入一般输入格式为“年/月/日”或“年-月-日”，但系统都会转换为“年/月/日”格式。时间格式为“时:分:秒”,(4)自动填充输入在输入表格时，经常会遇到序列数，使用自动填充功能方便快捷。复制单元格字符数据步骤：a.在选定单元格内输入字符数据；b.将鼠标指针移到单元格右下角的小“”块处，直到出现黑“”字。c.按住鼠标左键，向下(右)拖动鼠标至目标单元格，松开即完成。,填充柄,填充序列数系统提供常用序列的填充，用户也可以自定义系列。例如：输入星期一、星期二、的序列。步骤：a.在选定单元格内输入“星期一”；b.将鼠标指针移到单元格右下角的小“”块处，直到出现黑“”字。c.按住鼠标左键，向下(右)拖动鼠标至目标单元格，松开即完成。,等差数列填充例如：产生序列：1、3、5、7、9。步骤：a.在选定单元格内输入“1”；b.选定要产生序列的单元格，假设为(A1:F1);c.选取“编辑”菜单中的“填充”命令;d.选取“填充”命令中的“序列”选项，出现“序列”对话框，将对话框中的步长改为2；e.按“确定”按钮。,数据编辑(1)数据删除选取单元格，输入新内容或按Del键。(2)修改数据两种方法:方法一:单击单元格，在编辑栏的输入框内修改。方法二:双击单元格，在单元格内修改。,3、移动和复制工作表进行编辑时，经常需要将单元格或区域移动或复制。（1）移动简捷法:选定单元格或区域鼠标指向单元格或区域的一边，指针为空心箭头拖动单元格或区域到新的位置，松开。剪切/粘贴法:选定单元格或区域选取“编辑”菜单中的“剪切”命令(或工具栏中“剪切”按钮)再选定目的单元格选取“编辑”菜单中的“粘贴”命令(或按“粘贴”按钮)。,（2）复制简捷法:选定单元格或区域鼠标指向单元格或区域的一边，指针为空心箭头按住Ctrl键，拖动单元格或区域到新的位置，松开。复制/粘贴法:选定单元格或区域选取“编辑”菜单中的“复制”命令（或工具栏中“复制”按钮）再选定目的单元格选取“编辑”菜单中的“粘贴”命令（或按“粘贴”按钮）。,（3）工作表的移动和复制同一工作簿内:选定工作表标签拖动鼠标到所需的位置松开即可。不同工作簿之间:选定工作表标签选取“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令在“工作簿”列表框中选取目标工作簿选取工作表位置若是复制，则要选中“建立副本”复选框，不选则为移动单击“确定”按钮。,4、插入和删除1.行、列、单元格的插入P2412.行、列、单元格和区域的删除P2423.清除删除是整个区域除掉，但清除只是取消选定区域中的内容。,1、公式的输入（1）简单公式a、自动计算：选择要计算的数据区，系统把结果显示在状态栏，可以通过快捷菜单改变计算类型。,第16章数据运算,（2）自动求和1.存放结果单元格相邻总计的数据区选取需总计的数据区，注意数据区内应包括一个空单元格，用于存放总计数。单击自动求和按钮。,2.总计的数据存放任意的单元格选定存放结果的单元格按自动求和按钮用鼠标选择要总计的数据区域按回车键。,用于存放计算结果,（3）复杂公式先输入“=”号，再键入公式的内容。3类运算符：算术运算符：+、-、*、/、%等比较运算符：=、=、等文本运算符：&（连接）运算次序与数学的运算规律一样。例如：津贴计算：津贴=基本工资64,2、函数的使用Excel2000中提供了几百个函数。函数的结构：函数名（参数1，参数2，）函数的输入：选定单元格，可通过“粘贴函数”按钮获取函数。或：“插入”菜单“函数”命令。,粘贴函数对话框,例如：计算最大值,函数列表框，编辑栏输入“=”后出现,函数列表,折叠按钮，用于重新选取参数范围,重选数据范围,再单击折叠按钮,单击确定，完成,3、公式的编辑（1）公式的复制：可以使用填充柄复制；也可以使用“复制”“粘贴”的方法。在复制时，公式中引用的单元格会随着目标单元格与原单元格相对位置的不同而发生变化。（2）公式的移动：可以用鼠标拖动单元格边框的方法；也可以用“剪切”“粘贴”的方法。在移动公式后，其中所用引用的单元格都不会发生任何变化。,（3）单元格特定属性的复制：选定单元格，单击“复制”；选中目标单元格，“编辑”菜单“选择性粘贴”命令；在“选择性粘贴”对话框中选择相应内容。,4、相对引用和绝对引用1.相对引用所谓相对引用，就是把一个含有单元格地址引用的公式复制到一个新的位置，公式中的单元格地址会根据情况而变化。2.绝对引用所谓绝对引用，就是把一个含有单元格地址引用的公式复制到一个新的位置，公式中的单元格地址保持不变。公式中的单元格地址前有“$”符号。,（注：此公式是混合引用）,1、自动套用格式系统提供多种不同制表格式供用户选择。方法：先选定所需套格式的区域“格式”菜单选择“自动套用格式”命令在对话框中选择格式，单击“确定”按钮。,第17章工作表的格式化,2、自定义格式化字符格式化1.使用字符格式化按钮。2.使用“格式”菜单中“单元格”命令里的“单元格格式”对话框中选取“字体”标签。包括:字体、大小、字形、颜色和下划线等。,对齐格式化1.对齐格式按钮。2.使用“格式”菜单中“单元格”命令里的“单元格格式”对话框中选取“对齐”标签。,数字格式化1.数字格式按钮只要选取需要格式化的区域，再单击数字格式按钮即可。2.使用菜单命令a.选取需要格式化的区域；b.单击“格式”菜单；c.单击“单元格”命令；d.在“单元格格式”对话框中单击“数字”标签，选定一个格式；e.单击“确定”。,边框设置1.用边框设置按钮。2.使用“格式”菜单中“单元格”命令里的“单元格格式”对话框中选取“边框”标签。,单元格背景和底纹设置1.用颜色设置按钮。2.使用“格式”菜单中“单元格”命令里的“单元格格式”对话框中选取“图案”标签。,行高列宽调整改变列宽1.鼠标法鼠标移至右边框线上，指针变为双箭头，按住鼠标左键拖动到合适宽度，松开。2.菜单法:选取改变列宽的列单击“格式”菜单单击“列”命令单击“列宽”子命令在对话框内填上需要的宽度，按“确定”。改变行高操作与“改变列宽”相似，在“格式”菜单选“行高”命令。,3、条件格式条件格式是指根据单元格中的数据是否满足所规定的条件而设置不同的格式。,4、格式复制和删除格式的复制：（1）使用“格式刷”按钮（2）使用菜单命令“编辑”菜单“复制”命令“选择性粘贴”命令格式的删除：“编辑”菜单“清除”命令“格式”命令,1、图表类型图表能直观明了地表示工作表的数据及其数据变化趋势的功能。Excel为用户提供14种图表类型。如柱形图、条形图、折线图和饼图等。2、图表的组成分图表区和绘图区两部分。,第18章数据图表化,图表标题,网格线,绘图区,图表区,数据表,数据轴,分类轴,数据系列,图例,3、创建图表图表在Excel中存在两种方式:a.图表与工作表在同一张工作表中，称为嵌入图；b.单独创建于另一张表中，成为独立的一张工作表。,“图表向导”按钮,插入图表菜单命令,（1）在工作表上创建嵌入图表步骤:选定用于创建图表的数据；单击“图表向导”按钮；或“插入”菜单“图表”“在原工作表嵌入”；用“”指针划定图表区域；屏幕出现“图表向导”对话框；依照“图表向导”上的指令来操作；共分五步，各步骤之间通过选择“下一步”或“上一步”按钮转换；在任何步骤中选择“完成”按钮，“图表向导”将完成操作。,1,2,3,4,（2）创建独立表格工作表与表图分开。1.菜单法：选取数据区“插入”菜单“图表”“建立新图表”完成图表向导五步骤，按“完成”。2.快捷法：选取数据区按Alt+F1或F11可快速建立默认类型(一般为柱形图)的图表。,4、图表编辑和格式化（1）图表及其元素的选中（P275）1.嵌入图的选中单击嵌入图的空白区。2.独立图表的选中单击图表标签。,“图表”菜单,“图表”工具栏,3.图表元素的选中a.选图表区单击图表中空白区域。b.选图形区单击图形区的空白处。c.选数据系列在选中图表后，单击数据系列。d.选数据系列的一项数据在选中数据系列后，单击系列上的某一数据。e.选取其他项包括：标题、图例、坐标轴、网格线和文字框等，单击某项即可选取。,“图表”快捷菜单：,图表编辑的相关菜单,（2）图表的移动、复制、缩放和删除（P276）1.图表移动选中该图表，鼠标指针在图中任一点上，按住鼠标左键拖动到所要去的地方，松开。或，应用“编辑”菜单的“剪切”和“粘贴”命令。2.图表复制选中该图表，鼠标指针在图中任一点上，按住Ctrl键和鼠标左键拖动到所要去的地方，松开。或，应用“编辑”菜单的“复制”和“粘贴”命令。3.图表缩放选中图表，鼠标移到八个小方块的任一个，指针为双向箭头，按住鼠标左键拖动即可改变图的大小。4.图表删除选中图表，按Del键。独立图表的整张删除要执行“编辑”菜单的“删除工作表”命令。,（4）改变图表类型激活图表放鼠标指针于图表空白处单击右键显示快捷菜单，选取“图表类型”命令从“图表类型”对话框中选择所需的类型按“确定”。（5）图表数据编辑1.数据删除选取需删除的数据系列按Del键。2.增加数据“图表”菜单“数据源”命令在工作表中选取要增加的数据单击“确定”。,（6）图表中文字编辑1.增加图表标题选中图表单击右键显示快捷菜单，选取“图表选项”命令输入标题，单击“确定”。2.标题文字编辑与删除单击有关文字即可编辑其中内容。单击有关文字按Del键(或用“编辑”菜单选“清除”命令)（7）图表网格和图例1.网格和图例的编辑选中图表单击右键显示快捷菜单，选取“图表选项”命令选取“网格线”或“图例”。2.图例的移动激活图表选中图例用鼠标拖动。,七、图表网格线和图例1.网格和图例的编辑a.建立:双击激活图表“插入”菜单“图例”或“网格”命令在有关对话框中选取所需内容。b.图例删除:激活图表选中图例按Del键。c.网格线删除:激活图表“插入”菜单“网格线”命令在对话框中使复选框为空。2.图例的移动激活图表选中图例用鼠标拖动。,1、数据清单数据清单当作数据库看待的表格。又称列表，表中的列相当于字段，每一行就是数据库中的一条记录。建立数据清单的方法:1.直接在工作表中输入。2.用“数据”菜单上的“记录单”命令建立。注意：一个数据清单最好独占一个工作表。打开列表方法:1.在工作表中建立的，打开列表所在的工作簿即可。2.Excel可以打开其他数据库文件。,第19章数据管理和分析,清单的编辑记录较少的，可直接在工作表中编辑。记录较多的，使用“数据”菜单上的“记录单”命令。在“记录单”对话框中可进行修改、增加、删除、条件查找等操作。,2.数据排序在表格应用当中经常使用。1.排序按钮操作:单击数据列表中的某一字段，再单击工具栏上的排序按钮（有“升序”和“降序”两种）。此法只能对一个字段排序。2.菜单命令操作:此法可对多个字段排序。单击“数据”菜单选“排序”命令显示“排序”对话框，选取主、次和第三关键字及其顺序按“确定”。,升序,降序,3.数据筛选根据用户的条件从列表中选取一部分数据。1.“自动筛选”命令选取列表中任一单元格单击“数据”单击“筛选”命令单击“自动筛选”子命令显示筛选箭头单击要进行筛选的字段箭头，从清单框中进行选择即显示出筛选结果。2.自定义筛选条件筛选条件可以多个，用户可以自行定制。方法见P285-286。3.关闭筛选打开“数据”单击“筛选”命令选择“全部显示”。,单击筛选箭头显示的清单框,4.分类汇总（1）基本分类汇总注意:要对列表按某个字段进行分类汇总，必须先对该字段进行排序。操作:单击列表任一单元格单击“数据”菜单选择“分类汇总”命令打开“分类汇总”对话框，选取当中的项目单击“确定”。,例如：按职称对工资和奖金进