第四章 办公自动化应用-EXCEL.ppt

第四章办公自动化应用-Word,计算机信息中心2011年,4.2Excel2010,4.2.1初识Excel20104.2.2工作表的基本操作4.2.3公式与函数4.2.4数据筛选4.2.5数据的统计4.2.6图表的应用4.2.7分类汇总4.2.8页面设置与打印4.2.9工作表的保护,4.2.1初识Excel2010,与Word的对比Excel能完成Word表格的所有功能；数据量较少时，二者功能没有差异；数据量较大时（成百上千万个数据），只能用Excel管理数据；典型应用：学校学生的成绩、公司大量员工的基本资料、工资、福利等数据。,工作簿、工作表、单元格,4.2.1初识Excel2010,4.2.1初识Excel2010,Excel2010工作界面,4.2.1初识Excel2010,列号与行号Excel工作区是由二维表格组成的。每列有一个列号，用字母表示，依次为A，B，C；每行有一个行号，依次为1，2，3。列号最多有255个，行号最多有65536个。一般我们只会用到其中很少的一部分。地址区Excel中每个单元格都有一个唯一的地址。单元格地址的构成：列号行号，如A1。同一时刻只能有一个单元格处于活动状态，称为活动单元格。地址区显示的地址即是活动单元格的地址。,4.2.1初识Excel2010,当前工作表一个Excel文件称为一个工作簿；一个工作簿一般会包含若干个工作表（Sheet），但同时只能有一个处于可编辑状态，称为当前工作表。在Excel工作界面中，当前工作表的名称处于选中状态；当前工作表中由若干单元格构成，但只有活动单元格，处于可编辑状态。活动单元格的内容显示在“编辑栏”，可以进行编辑。,4.2.2工作表的基本操作,Excel文件的基本操作：新建文件：启动Excel程序，选择“文件”“新建”命令，双击“空白文档”。打开文件：鼠标左键双击Excel文件；或者Excel环境中，选择“文件”“打开”命令；保存文件：组合键：【Ctrl+S】；或者从快速访问工具栏中单击图标。另存文件：选择“文件”“另存为”命令关闭文件：鼠标左键单击工作界面右上角的“X”图标。,4.2.2工作表的基本操作,工作表的基本操作：新建工作表打开工作表工作表重命名工作表的复制工作表的移动工作表的删除设置工作表标签颜色,4.2.2工作表的基本操作,工作表内容的编辑单元格的地址。单元格的选择：包括单个单元格；多个连续单元格；多个不连续单元格；选择整行、整列。增加/删除行或者列。不同类型数据的输入：文本、数字、日期等，尤其是数字型文本的录入，需要在数字之前增加一个半角的单引号。,4.2.2工作表的基本操作,工作表格式的设置：字体设置：选择“开始”“字体”中的命令。对齐方式：选择“开始”“对齐方式”中的命令。边框格式：选择“开始”“对齐方式”“边框”命令。行高和列宽的设置。数字格式：选择“开始”“数字”右下角斜箭头，弹出“设置单元格格式”窗口。单元格自动填充：包括：系统提供序列和有规律的数据填充。普通数据填充时，文本数据保持不变；数字数据保持不变；文本+数字，则文本不变，数字持续增加。,4.2.2工作表的基本操作,函数的基本应用函数的插入：选择目标单元格，单击编辑栏左侧的图标“fx”，在弹出窗口中选择函数并设置参数。函数的复制：连续单元格的复制：设置第一个单元格的函数；选择第一个单元格，鼠标移至右下角呈现黑色十字型图标时，鼠标左键双击该图标即可。不连续单元格的复制：设置第一个单元格的函数；选择第一个单元格；组合键【Ctrl+C】；选择目标单元格；组合键【Ctrl+V】。,4.2.3公式与函数,（1）相对地址、绝对地址与混合地址公式I2=F2*0.9+H2，该公式用到的地址都称为相对地址。相对地址：指当该公式被复制到其他位置时，公式中的地址会自动发生改变的地址，形如：A2。绝对地址：指当该公式被复制到其他位置时，公式中的地址会不会发生改变的地址，形如：$A$2。混合地址：指当该公式被复制到其他位置时，公式中的地址只有行或者列会发生改变的地址，形如：A$2、$A2。,4.2.3公式与函数,假设I2单元格中是一个公式，现在我们要将I2复制到J3单元格中，则I2中公式采用三种形式的地址时，目标单元格的公式会不一样。,相对引用,例：在F2中输入公式“C2+D2+E2”,相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。,绝对引用,例：在F2中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”,设置绝对地址需在行号和列号前加符号“$”,绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。,混合引用,例：在F2中输入公式“C2+$D$2+$E2”,混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。,例：某个工作表7个单元格的输入内容如下,而且其它的都是空单元格,如将单元格C8的内容复制到单元格D9,单元格E9将显示？,1.使用公式(必须以“”开头)算术运算符：+、*、/、%、比较运算符(6种)：、=、，结果为“TRUE”或“FALSE”文本运算符(1种)：&,公式与函数使用,2.使用函数函数格式：返回值=函数名(自变量)函数名：要做什么运算自变量：运算对象,返回值,公式与函数使用,自变量有六种类型：数值型、文本型、逻辑型、数组型、错误值、参数。调用函数方法：从键盘逐个字符输入点击插入函数按钮,公式与函数使用,数学与三角函数绝对值函数ABS(数值型)例如：A4=ABS(-36)=36,4.四舍五入函数ROUND(数值，数位)“正值”，小数点右保留位数,ROUND(214.53,1)=214.5“0”类似取整函数,ROUND(214.53,0)=215“负值”，小数点左保留位数,ROUND(214.53,-1)=210,3.求余函数MOD(数值型,数值型)例如：A4=MOD(15,4)=3,2.取整函数INT(数值型)例如：A4=INT(5.002)=5，A4=INT(-5.002)=-6,公式与函数使用,6.求和函数SUM(参数1,参数2，参数30)例如：A4=SUM(15,4,7)A4=SUM(A1,A3)A4=SUM(B2:B60)A4=SUM(A1:B2,C3:D4)A4=SUM(A1:C8C3:D4),西文符号,5.随机函数RAND()、无自变量例如：A4=RAND(),公式与函数使用,条件判断函数IF(判断条件，条件真时返回值，条件假时返回值),判断条件,公式与函数使用,公式与函数使用,统计函数平均值函数AVERAGE(参数1,参数2,参数30)例如：A4=AVERAGE(A1:A3)2.计数函数COUNT(参数1,参数2,参数30)例如：COUNT(B5:B14)=4不统计文本型数据个数3.条件计数-COUNTIFp1794.求最大值函数MAX(参数1,参数2,参数30)5.求最小值函数MIN(参数1,参数2,参数30),文本函数1.求字符长度函数LEN(参数1)例如：LEN(“BIFT”)=4LEN(“BIFT北服”)=62.函数MID(text,start_num,num_chars)函数功能：从字符串text中，取出从start_num开始的num_chars个字符。,习题：大赛记分。9个评委为选手打分，选手最后得分为：去掉一个最高分，去掉一个最低分，剩下的求平均分。,PMT基于固定利率及等额分期付款方式，返回贷款的每期付款额。语法:PMT(rate,nper,pv)rate贷款利率。nper该项贷款的付款次数。Pv贷款额例如：假设你分期付款买一辆汽车，价值10万元，年贷款利率为6.1%，分5年付清，每月付多少钱？=PMT(6.1%/12,5*12,100000),公式与函数使用,4.2.4数据筛选,功能：将目前暂时不关心的数据隐藏起来，方便我们对数据的处理。当数据处理完毕后，可以取消筛选功能，将数据再次显示出来。步骤：选择“开始”“编辑”“排序和筛选”“筛选”然后设置筛选条件（1个或多个）,4.2.5数据的统计,当面对大量数据时，我们往往更关心统计数据，而非明细信息。EXCEL提供了统计函数，可以方便生成统计数据。常用统计函数：COUNT、COUNTIFSUM、SUMIFAVERAGEMAX、MIN,4.2.6图表的应用,功能：Excel的图表功能往往使统计数据更形象、更直观。步骤：选择数据区域（连续、不连续）；选择“插入”“图表”“饼图”“饼图”；设置图标格式标题图例坐标轴填充颜色、边框样式等,“设计”功能区选择图表对象后，自动会在工作界面的选项卡中增加“设计”功能区。“设计”功能区提供了若干对图表对象的内容、格式进行调整的工具。类型：改变图表的类型数据：改变图表的数据范围图表布局：改变图表布局图表样式：改变图表的样式外观位置：设置图表位置是在本工作表中，还是存放在一张新的工作表中。,4.2.7分类汇总,分类汇总为我们提供了查看不同级别统计数据的功能，统计信息和明细信息只需要单击级别按钮即可实现。步骤：根据分类字段排序；选择“数据”“分级显示”“分类汇总”命令。设置参数：分类字段、汇总方式、汇总项,4.2.8页面设置与打印,页面设置通过“页面布局”功能区进行。主要内容：主题：设置表格的主题；页面设置：大小、