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精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创1/3学院电话传真管理制度学院电话传真管理制度第一条电话管理（一）电话接打规范1、接听电话规范用语（1）“您好安徽外国语学院部门”（2）“请稍等，”（3）“对不起，他（她）不在，请打他（她）手机或改日再打”2、拨打电话规范用语“您好，我是安徽外国语学院的”3、接听原则接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响23声之间就拿起话筒。4、挂断电话尊、长者优先挂断；打电话者先挂电话。（二）电话记录及处理1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素何人、何地、何时、何因、何事、何果。2、要及时将电话记录内容转告当事人。（三）电话的开通（移机、停机）精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创2/3因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。（四）电话故障处理1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。（五）电话费用结算1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。话费标准另行制定。2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时，避免因欠费而停机。第二条传真管理（一）传真操作规范1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。重要传真发送后，需电话确认。2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。收到传真后及时通知相关部门精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创3/3人员领取传真，并做好登记和签收。3、院办公室文员负责传真机维护，保障传真纸张的充足。（二）传真使用要求1、传真由院办公室文员操作，其他人员严禁接发传真。2、严格登记制度
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