在学习型组织中建立知识管理系统(1)

1/9在学习型组织中建立知识管理系统1学习型组织具有三个层次的内涵，在组织结构上属于层次扁平化；在信息分享上属于组织咨询化；在组织形态上属于系统开放化。就组织咨询化而言，整个组织就象一个咨询公司，员工之间彼此询问、彼此学习，相互之间的关系非常和谐、融洽，人们把彼此当作工作伙伴，无论地位高下，相互之间都可以自由地质疑，大家在交谈和工作时都彼此尊重和信任。在这个组织中，组织成员不仅可以分享组织中的共同知识，也可以分享彼此间的知识。因此，可以说，在学习型组织中建立知识管理系统，进行知识管理，使组织成员能够方便、迅速、准确地获得各种资讯，是建立学习型组织的一项目标与任务。传统的经济理论认为，土地、劳动力和资本是创造财富的基本要素，这些要素在20世纪中都发挥了重要的作用，但到了目前，除上述三个要素之外，还必须加上其他几个可能是更为重要的要素，如技术、创新、信息等等，用一个词来概括，就是知识。奈斯比特说“在工业社会里，战略资源是资本，在信息社会里，战略资源是信息。它虽然不是唯一的资源，但却是最重要的资源。”自人类进入信息社会之后，知识的重要性被提高到一个新的高度，甚至有很多学者将21世纪称为“知识经济时代”，在这个时代里，知识将成为最重要的战略资源，应用知识、提高知识的附加值将成为经济活2/9动的核心，在各种产业中，最成功、最具竞争力的厂商通常是那些善于开发、改良、更新、保护知识，并能迅速、持续不断地将它们转化为产品或劳务的佼佼者。从某种意义上来说，企业组织将是一个知识体，它不断地吸收知识、转化并产出知识，企业处理知识的能力决定了企业的竞争力。正如彼得杜拉克所说“知识生产力已经成为和竞争力的重要支撑，知识也已经成为首要产业，这种产业为经济提供了必要的和重要的生产资源。”因此，在知识经济时代，建立学习型组织，知识管理将是企业经营管理中的一项核心内容，无论人力资源管、生产管理、设备管理、财务管理等等都必须围绕着它展开。一、知识管理的内涵1）、涵义知识管理可以说是伴随着人类文明的进化而不断发展起来的，在不同时期的社会，人们都有不同对知识进行管理的方法，但将知识管理真正作为一门学科来认识，只有在知识经济时代，在这个时候，一方面技术、信息、创新等对企业的生存与发展起着关键的作用，另一方面，由于各种类型的知识极其丰富，单个个人或组织只能了解其中的一点点，无法全面地掌握，这就限制了个人或组织的创新力和竞争力。从这二个方面我们可以看到，知识管理包含了两个层次的内容，一个是对知识的管理，另一个是用知识来管理。从根本上说，知识管理是组织在不断地持续变化的环境中，为适应变革、生存和能力3/9的需要，将数据资源与信息技术的信息处理能力结合起来的组织处理过程和人的创造和创新能力。在实际的管理工作中，知识管理这二个层次的内容是相互交融、不可分割的，无论是人力资源管理、生产管理，还是设备管理，都包含着对知识的管理和用知识来管理。而企业的实际知识管理，必须结合本企业具体的人员状况、生产技术、经营策略、设备状况等等，对于这些情况，不同的企业会有不同的情况，因此在知识管理中所需运用的知识也各不相同，但有一点是相同的，那就是对知识的管理。在这里，我们主要强调的就是对知识的管理和运用，通过这些管理，使组织成员能够方便、准确及时的获取各种知识，它也是用知识来管理各种业务的前提。2）、作用A、知识管理是信息管理的延伸与发展如果说信息管理使数据转化为信息，并使信息为组织设定的目标服务，那么知识管理则使信息转化为知识，并用知识来提高特定组织的应变能力和创新能力。信息管理经历了文献管理、计算机管理、信息资源管理、竞争性情报管理，再演进到知识管理，知识管理是信息管理发展的新阶段，它同信息管理以往各阶段不一样，它要求把信息与信息，信息与活动，信息与人连结起来，在人际交流的互动过程中，通过信息与知识的共享，运用群体的智慧进行创新，以赢得竞争优势。B、知识管理的作用在于培育集体创造力在土地、4/9劳动、资本和知识这几种生产要素中知识与其他要素不同，知识可以渗透到劳动对象、劳动工具、劳动力以及科技、教育等各种因素中，其作用越来越被强化，另外知识作为无形资产也变得日益重要，声望、商誉、商标、专利以及员工的经验与技能等一些知识资本或智力资本，都需要进行评估和管理。一个国家未来的兴衰，将决定于它发展“头脑型”产业能否取得成功。知识的增加来源于不断学习，而基于实践的学习尤为重要。知识管理是学习型组织的特征，它通过企业知识网络的发育和建设，来培育和提高组织内部个人和集体的创造力。C、知识管理的目标是要推动创新创新是技术行为与经济行为的有效结合，表现在技术上有改进，经济上有效益。创新主要有技术创新、管理创新、制度创新，其中制度创新是前提，技术创新是动力，管理创新是保证。知识管理就是要促进企业内部、企业与企业之间、企业与顾客之间、企业与研究单位之间的联系，加强知识联网，加快知识流通，其目的就是要推动创新。知识管理通过培训使新知识向企业全面渗透，加大知识在企业内部的流动，创造有利于创新的良好环境。3）、层次知识管理涉及到企业内部各个部门以及各部门之间的文化、信息、技术等各种类型的知识，因此，从企业整体的角度来看，知识管理使一个系统，是一个能够有效地协调各部门工作，为企业成员提供5/9创新工具、创新环境，并能提高企业竞争力的系统。但由于各个部门的工作范围、工作性质都有所不同，因此，知识管理系统按其性质可以分为信息管理系统和经营管理系统二个层次；按部门类型又可分为人力资源管理、生产管理、营销管理、财务管理、技术管理和设备管理等等。二、KM系统工具知识图根据公司的组织结构、生产流程或者项目分类清点公司知识，再根据知识清点绘制出反应公司知识状况的知识图。知识清点的对象包括原有数据库、全体职工的头脑以及与公司业务有关的各种外部信息。知识图可以真实地反映公司内知识的分布情况、知识的丰裕情况以及员工的知识掌握情况，形象化的知识图在公开后为企业内部所共享，它是建立内部网和专家网的前提。电子数据库将知识图所反映出来的全部知识登录在电子数据库中，以保证员工在需要的时候即刻就可以提取使用。电子数据库必须与内部网联合使用，另外电子数据库还必须及时更新，以保证知识的有效性。内部网知识管理和信息技术是密切相关的。利用现代计算机技术与通讯技术，将公司内、外部可以利用的所有知在个人电脑中反应出来，以达到公司所有员工能够享有这些知识，而无需自己化时间与精力去寻求，一方面提高了工作的效率，另一方面也提高了工作的效果，这就是内6/9部网。实施内部网还可以有以下一些功能对大量的、不同类别的信息、服务和工具可以同一访问。一次性出版，然后做多个链接到各地，降低了复制劳动和过时信息的数量。1、信息可以更加方便地加以定位和定时出版。2、保证每个人能够得到最新信息，而且通信工具也得到了改善。3、每个人都可以变成开发员，提供自己工作范围内的知识。专家网刚进入公司的年轻职员虽然有着强烈的工作热情，但是缺乏经验和人际关系网，而以正退出第一线的为数众多的一代人为核心的职员们却拥有丰富的经验和人际关系网，这样为了便于双方交流，使年轻职员尽快掌握工作知识，根据以作好的知识图把掌握着重要知识的人挑选出来组成专家网是非常有必要的。教育研究计划根据公司知识图所暴露出来的薄弱环节和不足部分，制定教育研究计划，从外部引进经验或自行开发研究，并对职工进行培训来加以弥补，以保证公司的发展计划。三、建立KM系统的步骤第一步建立内部网络1）、知识清点和知识图的制作知识清点的对象是全体职工和数据库，因为公司内的知识，一部分存在于职工的头脑中，而销售信息等数字类的知识则主要存在于计算机的的数据库中。通过这种知识清点，公司内部什么样的知识分布在什么地方也就一目了然了，公司内什么样的员工掌握了什么样的7/9知识，他们希望向什么方向发展，这些将变得越来越清楚，同时也能了解公司内缺少的知识是什么，由此便可绘制知识图使公司内的知识状况清晰可见。2）、建立专家网络参考已作好的知识图把掌握着重要知识的人挑选出来组成专家网，这些人被登录在个人电脑的主页上，作为顾问回答公司有关的咨询，双方可以利用电子邮件和电子会议等方式进行知识传递。3）、制定教育研究计划知识图制成后，公司内的薄弱环节和不足部分便暴露出来，这就需要通过从外部引进经验、进行教育研究等方式来加以弥补。作为知识管理的一部分，企业应该在这方面投入大量的资金和时间，保证能够为公司的发展提供充分的知识。第二步登录数据库知识知识使人了类创造的产物，最初朦朦胧胧产生于人的头脑中的无声的知识是全部知识的源泉。为提高公司员工的工作效率，必须把这些属于个人的知识登录到数据库中，使之能够为众人共享。同时也应把本来就属于公共的知识，包括人力资源、工艺技术、设备操作和外部信息登录到数据库中，使得更多的人能够实行共享。第三步建立知识“流通”组织为提高公司员工的工作效率，需要利用知识图、专家网、教育研究计划、知识数据库等来形成使知识在公司内流通的结构，这就是所谓的“知识市场”。在知识市场上，人的知识不断膨胀并产生新的想法，因此知识得8/9到迅猛的发展。为了运用知识市场，必须要建立与此相应的组织，一方面为员工建立这个市场，另一方面引导员工进入这个市场，利用这个市场，这就是学习事业部的工作。四、KM系统的实施1、实现KM系统的完全开放化学习型组织是一个开放性的组织，KM系统也应该是一个开放性的系统。这就是说，KM系统不仅应该对企业中每一个成员开放，而且还应该对我们的顾客、供应商、销售商开放，使大家能够从中受益，从而提高我们企业的工作效率和效益，达到建立KM系统的各个目的。2、把握知识管理全局，改造公司文化知识管理项目的成功首先取决于一种鼓励信息共享、知识共享的公司文化，对知识管理持敌对态度的公司文化是知识传播的最大障碍。改造传统的公司文化，建立有利于知识共享的新型公司文化，显然超出了KM人员的职责范围。但是如果公司员工对改造公司文化持消极态度，则KM人员就应该承担起这个任务，与学习事业部的有关人员配合，努力向他们宣传建立有利于知识创造与知识共享的公司文化的必要性。3、系统分析业务流程，将KM系统融入业务流程重组知识管理就是对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，以提高业务水平和效率。KM系统人员应该认识到，信息的创造、共享与再利用不是在真空中发生的，信息的收集与再利用只有与特定的业务流程密9/9切联系，才能有效地发挥作用。在这个阶段，在系统分析方面有优势KM人员应发挥重要作用，他们的首要任务是发掘可以让知识管理发挥作用的业务领域，例如市场推广、消费者服务、产品开发等。一方面，他们应对公司人员进行有关的技术培训，另一方面，他们必须努力研究把知识系统、技术手段与具体业务结合起来的最佳方式，并为公司提供指导。4、推动公司内部知识小组的形成知识小组由那些热心于知识共享的人员组成，其成员通常担负共同的业务职责（如市场营销部门或研究部门），具有知识小组的条件。这个阶段