浅谈基层农发行档案管理工作存在的问题和建议

1/5浅谈基层农发行档案管理工作存在的问题和建议档案工作是基层农发行一项重要的工作，档案管理作为规范管理的重要内容，对规范我行内控机制，促进各项业务管理基础工作水平的提高具有重要意义，但是要真正整理好档案，做到合理分类、科学建档，并纳入综合档案室管理，最基本的是要抓好档案工作的日常使用与保管。一、当前基层行档案管理中存在的问题（一）档案意识不强，档案利用率低农发行档案工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为支行带来巨大的社会效益和经济效益。但是长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使农发行员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。（二）档案管理制度不健全很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的行虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。如整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上2/5做文章，私自涂改文字或数据，这样严重损害了档案的真实性和利用价值。（三）基层行计算机管理档案有待完善近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。虽然在农发行设立了计算机管理档案系统，但在基层行未普及运用计算机管理档案文件传阅功能，基本还采用纸质公文传送、手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。（四）档案专业人员现代化管理有待增强目前农发行档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，基层行档案员身兼数职等，档案管理人员的素质影响档案管理水平。二、提高档案管理的建议（一）加强档案管理服务意识处理好业务工作与服务全行中心工作的关系。立足于抓好档案业务建设，着眼于抓好全行档案服务水平，以基层行创新的档案业务建设为切入点，健全档案设施，提高利用效率，促进规范管理，积极服务于全行中心工作，服务于农村经济。在此基础上做到四服务，一服务全行中3/5心工作，编印综合资料手册；二服务业务管理工作，为业务部室提供原始资料；三服务领导决策，提供政策依据；四服务宣传调研，提供综合数据和相关资料。（二）提高档案管理的认识要充分认识档案工作对促进农发行发展的重要作用，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各档案员的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进农发行档案工作，努力采用现代化管理手段，不断提高服务质量。（三）规范档案管理机制，强化工作责任建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。严格收发文、保管、保护、借阅制度。就农发行而言，不仅有文书档案，还有会计档案、信贷档案、实物档案、声像档案等等，它涉及到各个工作部门，甚至全体干部职工，因此是大家共同的事，只有全行人员都来保护档案，注意档案形成的质量，才能确保档案收集齐全、完整、质量高，才算是真正做好了档案管理工作，（三）实现基层行档案管理现代化1、增强档案管理人员的现代化意识。档案人员的现代化意识包括思想观念、知识结构、操作技能的现代化。4/5档案工作现代化与档案管理人员思想现代化是相辅相成、相互促进、共同提高的。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员除要全面掌握档案专业知识外，还要通过参加培训、岗位自学、外出参观学习等形式来提高综合素质，适应新时期农发行档案管理工作。2、掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而近年来电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，同时需增加基层行的文件传阅功能，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来。所以，档案员要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识的学习，努力使自己具备专业型档案管理人才。3、利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的知识，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。在计5/5算机管理档案上，利用现代化手段设置计算机“模拟”立卷，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以