浅谈信息技术在学校档案管理中的应用 _0

精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创1/7浅谈信息技术在学校档案管理中的应用浅谈信息技术在学校档案管理中的应用文/马淼摘要档案作为记录学校成长发展的文献资料，不仅具有参考价值，更重要的是，档案对学校的发展和学术交流具有重要意义。档案记录的不光是资料，更重要的是记录学校师生之间的交流和成长过程。随着科学技术的发展，不断有新的管理方式和管理理念涌现。对于学校档案管理来说，信息技术的应用提高了档案管理的范围、管理的科学性、管理的准确性以及大大提高了管理的效率。关键词信息技术；学校；档案管理信息技术简称IT信息技术主要通过计算机应用和通信技术的发展，共同完成对海量信息的加工处理。信息技术的传播载体，主要依靠网络传输。网络作为目前受众最多的传播媒介之一，具有巨大的影响力。所以，把信息技术应用到学校档案管理恰到好处，不仅可以梳理错综复杂的文字，还可以有效地归类数字化的视频、音频资料。有效地简化了管理的程序和步骤，节省了劳动力，集中了管理精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创2/7的内容，提高了管理的效率。一、学校档案管理的发展现状1保密性能差档案的管理的内容一要保存，二要保质，三要保密。学校档案记载着学生的个人信息和学校的论文文献资料，具有重要的保密价值。但是传统的学校档案管理都是人工手动操作管理，借阅的人多就会出现档案丢失。如果保密等级较高的资料外泄，会对学校造成严重的损失。所以一直以来，保密性差是学校档案管理存在的一大漏洞。2,错误率高，查阅效率低这恰恰限制了学校档案管理的稳定发展。档案作为文献资料具有较高的参考价值，可供查询阅读。但是由于目前大多数档案管理多为纸质材料，保存难度高且体积大种类多，在查找的过程中容易打破摆放的顺序，由于档案是人工查找，所以，缺乏智能化处理，如果不能及时调整顺序和编码，就会造成查找效率低下。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创3/73档案管理单一化由于传统的管理模式限制，导致档案的管理内容主要以纸质文字为主，外加少量的图片，此外不再有其他类型，严重制约了档案管理的多元化发展。随着时代的发展，电子科技普及应用，数字化产品逐渐取代了纸质产品。大量视频、音频也逐渐作为档案资料保管，由于学校档案管理缺乏技术支持，不能很好地对数字化资料进行管理成为一大遗憾，往往会遗漏大量珍贵文献。二、信息技术在学校档案管理应用中的特点1保密性能高信息化管理属于智能化操作管理，利用网络的传输和海量存储的特点加强了档案管理的保密性能。档案管理人员只需要对计算机进行操作，就可以轻松管理全校的所有档案。只要建立完整的管理体系，和加密工作，就可以很好地预防信息被窃取的可能性，不仅减少了管理人员的工作量，还提高了档案的安全性。2保存完整性强精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创4/7信息技术管理的应用，可以有效地控制档案的进进出出，详细地记录档案的借阅情况。每本档案上都有编码，一旦丢失可以快速地追踪寻找，保证档案不被丢失。并且，加入信息技术的应用之后，可以存储大量的数字文件，一般情况下数字文件储存于计算机或硬盘中，不容易丢失，不容易损坏，对储存环境没有要求，并且计算机还可以对数字文件进行有效的备份，提供双重保险。3管理内容海量、极速查阅等特点，不断满足各类学校对信息化档案管理的青睐由于信息技术管理主要是依靠计算机，以及各类应用软件和办公软件的应用，对各类信息进行分文别类，然后按编码、专业、年份、类型等进行集中管理。信息技术管理可以自由设定查询途径，建立完整的查询目录，以满足极速查阅的条件。三、加强信息技术在学校档案管理中应用的途径1加强学校领导对信息技术档案管理的重视，才能得到进一步的推广精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创5/7档案管理一直以较为保守的方式管理，漏洞百出的错误率严重影响档案的管理效率，损坏大量重要资料。如果应用信息技术管理就可以把珍贵的文字用计算机逐一录入，保证纸质资料的完整性，不仅更加人性化还很科学化。2加强学校信息技术档案管理设备因为档案管理等于在玩一个规模宏大的文字游戏，必须要有完善的装备才能保证管理的安全性。建立可靠的网络管理系统，全面覆盖整个校园，进行一对一传输，这样老师就可以直接把资料传入档案室，节省时间，提高档案查阅的速度和准确性。3提高档案管理人员的素质修养档案管理工作相对乏味枯燥，但是要求管理人员心思缜密才能胜任。所以，要不断加强对档案管理人员的素质修养，由于是信息技术管理，管理人员还要能够熟悉的掌握计算机和网络的应用，具有较强的随机应变能力，才能处理好繁琐的管理任务。所以，培养专业的管理人才，不仅要有强烈的责任感，还要有良好的职业道德。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创6/7综上所述，我国大多数学校对档案的管理意识薄弱，没有真正认识到档案管理的重要性，所以，档案管理一直处于相对落后的发展局面。随着科学技术的发展，学校档案管理也逐渐趋于专业化、科学化、海量化的方向发展。信息技术在学校档案管理中的应用，有效地提高了管理的准确性，减少对纸质档案的损坏，提高了重要文件的保密性能。信息技术在档案管理中的应用，作为一项新技术的开发，受到了各类学校的一致好评，足以证明学校对档案管理意识逐渐加强。这也意味着我国的学校档案管理制度，正在朝又快又好的方向发展。所以，信息技术在档案管理中的应用，一定要在学校师生之间普及开来，这样才能实现信息化档案管理的实用价值。总的来说，信息技术在档案管理中的应用，逐渐把传统的档案管理推向数字化、网络化、多媒体化、和智能化模式，革新了传统档案管理的弊端，打破了死板的管理模式。参考文献1李丽。信息技术在学校档案管理中的有效运用J佳木斯教育学院学报，2012。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创7/72马成智