浅谈秘书人员如何适应新形势下的企业发展

1/5浅谈秘书人员如何适应新形势下的企业发展浅谈秘书人员如何适应新形势下的企业发展，有效参与管理管理对一个国家、社会、企业都至关重要，企业的秘书人员服务于企业管理层，参与着企业的管理活动。秘书人员如何适应新形势下的企业发展，有效参与管理，是摆在我们面前的一个重要课题。一、秘书人员在企业管理中的角色秘书的工作性质决定着企业秘书的角色是参谋、助手和事务工作者。秘书参与企业管理工作，主要为决策者提供决策事项的参考信息，协助制定企业发展目标，做出详细计划，帮助组织指挥、控制，进行创新策划，实施工作协调，帮助决策者管理企业服务。第一，企业秘书是企业管理的参与者。企业秘书与企业决策者最接近，在决策形成的过程中，秘书基本上参加了形成决策的全过程。从这一点来说，不管是主动的还是被动的，秘书都在参与管理，可以说是企业管理的参与者。第二，企业秘书是企业管理的信息提供者。企业秘书的工作之一就是要经常为决策者提供企业发展的有关信息，以便决策者参考。同时，决策者经常向秘书了解所需要的信息，为决策做好准备。2/5第三，企业秘书是企业管理的督查落实者。决策确定后，除了决策者自己传达管理意图外，还需要秘书和下一层管理者来传达管理意图，有些工作需要秘书去部署、协调和提醒、督促。第四，企业秘书是企业管理的形象维护者。一方面企业秘书人员的一言一行都要维护管理的权威和企业的形象；另一方面，企业决策者经常委派秘书执行一些管理行为，这就需要秘书人员在具体工作中把握和体现管理者的思路，维护和执行管理层的决策。当然，秘书在管理中的角色定位并不能单从以上几个方面去把握，只要从企业管理的实际出发，从秘书工作的内在规律出发，围绕加强企业管理的重点问题和领导关注的难点问题入手，积极主动地、创造性地发挥好在企业管理中的参谋服务作用，就能比较恰当地把握好秘书人员在参与企业管理中的角色。二、企业秘书人员参与管理应具备的基本素质秘书人员参与管理，角色定准是前提，具备基本素质是重要条件。根据我段的实际情况，秘书人员有效参与企业管理，必须具备基本素质和参与管理所需要的分析、解决问题的能力。第一，必须具有较高的政治素质。秘书的工作决定秘书非常接近一个单位的管理核心，这就需要秘书对企业的发3/5展、对工作要有强烈的责任心、进取心和奉献精神，具备坚韧的品质和坚持原则、抵制盲从的意识，还应具有保密意识、谨慎作风和严以律己的意识。第二，必须具有较强的业务素质。秘书工作主要分为办文、办事、办会，这就要求秘书应具备较强的写作能力、企业要求掌握的业务知识和相关的业务知识、计算机操作能力、捕捉信息的能力、统筹兼顾的办事能力、科学分析判断事物和形势的能力以及较快的反应能力等。第三，必须具有较强的承受能力。秘书工作决定秘书必须在幕后工作，要时刻摆正自己的位置，尤其在提供了正确对路的决策参谋意见，给企业带来较大收益和取得较好成绩时，要谦虚谨慎、保持平和的心态；在受到挫折和压力的情况下还要忍辱负重，顾全大局，这就需要秘书具备较强的承受能力。第四，必须具有较强的协调能力。办文、办事、办会都需要各部门的配合，这就需要秘书首先具备沟通能力与合作精神，善于协调上下左右关系，以最短的时间和最少的人力把事办得最好。同时，还要具备帮助领导联络、准确传递和协调各方的能力。第五，必须具有较强的学习能力。早在1948年党中央从西柏坡迁入北京之前，毛泽东同志就告诫全党同志“我们所熟悉的东西快要闲起来了，我们不熟悉的东西正在强4/5迫我们去做”、“我们必须学会自己不懂的东西”，要老老实实地学，恭恭敬敬地学。当前信息化的时代，使人们的知识显得匮乏。因此，企业秘书人员要具备较强、较快的学习能力，不断给自己充电，丰富知识，提高素质，以适应社会快速发展的需要。第六，必须具有较强的自我控制能力。近年来的秘书串案，如陈希同秘书陈健、铁英秘书段爱华和“河北第一秘”李真等，严重影响了秘书的形象。因此，秘书人员要时刻进行自我控制，严格要求自己，廉洁自律，维护秘书形象。当然，秘书还应具备许多其他素质，但素质和能力建设是一个永无止境的过程，是一个与时俱进的过程，是一个不断创新的过程，需要秘书人员始终谦虚谨慎、坚持不懈地去改造、去完善。三、企业秘书人员参与企业管理有效途径首先，要转变观念，主动参与企业管理。要变过去“不在其位，不谋其政”的观念为“不在其位，善谋其政；善谋其政，不越其位”的观念。为了企业全体员工的共同利益，从思想上和行动上主动参与企业管理，为领导当好参谋和助手。其次，要取得有效的管理支持。一方面通过自身的努力和工作业绩取得管理者的理解和支持；另一方面要把企业5/5的目标和具体实施方案传递给被管理者，求得他们的认同，并取得他们对企业管理的支持和参与。第三，要多方求证，深思慎行。不管是出谋划策，还是执行决策等，都要建立在调查研究的基础上，多收集信息，多征求意见，多分析论证，明确企业发展方向和市场形势，帮助制定科学、合理、明确、公平的目标和总体计划、具体实施方案，并通过宣传等手段帮助全员认同，按决策去执行。同时，秘书人员在参与企业管理中还应注意的几个问题。一是不能代行领导职权。在参与和执行管理时，要摆正自己的位置，不能狐假虎威，甚至以领导自居。二是不能被动参与管理。在参与和执行管理时，领导怎么说就怎么干，