从基层出发，浅谈企业行政沟通中的障碍与对策

精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创1/12从基层出发，浅谈企业行政沟通中的障碍与对策摘要企业的行政管理体系，是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。今年暑假，为了深刻理解企业的行政管理现状，结合自身所学与工作实践，撰写总结报告，我亲自走进基层，到一家商场去做一名普通的保安，通过一个多月的亲身体验，充分了解了一家普通民营企业在日常运作中，行政管理方面所存在的问题，也从分体会到了这些问题给一家企业的普通阶层员工带来的麻烦与不便。因此，在这里撰写一份报告，汇报自身的感受以及对相关问题的看法。关键词行政管理、社会实践、基层、保安一、企业行政管理的作用性行政管理是企业的中枢神经系统，是企业里综合性最强的一项管理，其任务是帮助企业的管理者依据管理程序，作出管理决策，完成企业的目标规划。企业行政管理系统，精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创2/12是以总经理为最高领导，由专门行政部门组织实施、执行，其工作范围涉及企业的各个部门的方方面面。现在结合广州管理培训的内容讲一下什么是企业行政管理。1、企业行政管理的重要性。行政管理工作具有全局性、统筹性，是企业整体的中枢神经系统。企业的其它管理的特点是局部性、专业性，或称为业务管理。行政管理保证了企业其它部门工作的顺利、有效进行和并起到相互之间的协调作用。行政管理之所以重要是因为其广度和深度，涉及到企业的全部运作过程，是管理人员、各部门、员工之间的联系枢纽，也是企业与外界沟通的主要窗口。2、企业行政管理的职能。以现代行政管理培训的观点看，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大职能。管理职能即保证企业的政策得到贯彻、命令得到执行，企业制定的长期、中期、短期计划和目标能够按时、按质、按量完成。协调职能做好各部门之间的协调工作，推动和保证企业各项业务工作顺利、有效地进行。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创3/12服务职能为保障各业务部门的高效运转，提供人力资源、生产、办公环境、生活条件等方面的服务。3、企业行政管理内容。决策管理行政管理部门要协助企业的管理者按照正确的科学的程序和方式及时作出决策。首先是提供决策依据，行政管理部门负责组织相关的部门和人员，为决策机构提供充足可靠的依据，如数据、图表、背景材料、分析报告等。其次是明确决策权限和决策程序，即什么样的事情由谁（或组织）通过什么程序进行决策。最后是贯穿执行决策。计划管理。负责协助企业决策者和各部门主管做好计划的制定工作。计划一般是短期计划如，度计划、月度计划、阶段性计划等等，制定要考虑计划的全面性、协调性、可行性。对所制定的计划，要跟进、督办、检查，以取保计划的完成。及时了解情况、及时发现问题、及时协调关系，就能够保证整个企业“盘棋”的良好运作。最后是对计划完成情况的考核，这是考核各部门成员的能力和业绩的重要依据，也是完善企业计划管理的重要环节。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创4/12企业外联。企业的发展离不开良好的外部环境。企业行政管理担负者对外交往的主要任务。由此可见，企业行政管理在企业的日常运作中起的作用是非常大的，因此，任何一个企业，做好其行政管理也就十分必要了，那么，如果企业日常行政管理不完善，会造成哪些问题呢二、企业行政管理不完善会造成哪些问题1、难以做到人尽其用，物尽其才首先，如果企业行政管理不健全或者不配套，可能会使考核激励方面无法公平运作，造成没有一个良好的奖惩制度，如此，企业员工的积极性也就难以调动起来，久而久之，大家都发现多干与少干之间没有太多差距，多数人都会懈怠，从而导致企业工作效率下降，管理工作无法正常展开。2、权力过于集中，不利于企业民主制度的发展企业行政管理混乱会使得企业被少数人所操控，从而使绝大多数员工的利益无法得到保障，并且权力过分的集中而又缺乏监督机制，会导致一些企业工作人员官僚主义严重，家长制，人身依附等封建主义模式会纷纷出现，严精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创5/12重影响着决策民主化、管理科学化的进程，在很大程度上挫伤企业员工积极性，使企业管理系统缺乏活力和效率。在者，会表现的人浮于事，部分单位领导干部虚职，副职过剩，造成职务贬值，有职无权，或有职无责，导致上情不易下达，下情不易上送，人为地阻止了政令的畅通。3、导致分工不明，严重影响工作效率企业行政管理不完善会使得各职务负责人分工不清，职责不明，许多业务无法做到真正的岗位问责制，这样一来，任何一个部门再出现问题之后都可以有借口推脱责任，因此，在任务执行的时候往往表现的无所谓，或者反应迟缓，本来一个部门1天可以解决的问题，三个部门一同负责，却因为彼此干多干少的问题相互推脱，结果就是“三个和尚没水吃”三天也无法把任务圆满完成。4、沟通障碍因为缺乏有效地调度和执行，企业上下级之间也就无法得到有效的沟通，因此领导们往往感觉到员工无法理解自己的意思，每次自己发布的任务和要求员工都无法按照自己的意思去执行，而员工却感觉到每次领导布置下来的任务都无从下手，不明白领导到底想要什么，每次做出来的方案或计划都被领导否定。这一点，也是我作为一个精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创6/12大学生去企业实习所遇到的最为明显地问题，也是下面最需要我来谈的问题三、从基层出发，浅谈企业行政管理的沟通障碍及原因1认知障碍我们每个人都有自己独特的认知框架和偏好的交流方式。所谓认知框架就人们认识事物的方法和模式，它主要受到个人先前的知识经验、文化背景、社会地位以及个性特征的影响。因此每个人的认知框架是不同的，对同样的事物往往会作出截然不同的解释。比如我们商场对于货物的摆放要求是非常严格的，科长要求理货员把XX商品摆在显眼的位置上进行促销，可是却没说哪里是显眼的位置，结果理货员把商摆在货架上，因为那里比较高，所以容易吸引眼球，可是结果却受到了领导的批评，因为按照科长的意思是希望摆在地堆上，这样顾客进门就会发现，更容易引起大家的注意。其实这两种想法都没有错，可是导购员却只是按照自己的想法做事，完全不去想领导的意思是什么，而领导也没有错，因为本身的命令就很含糊，如果直接说“摆到地堆上”是不是可以好一些，结果最后是领导批评员工，员工觉得领导挑事，闹得不愉快，而归根结底，就是双方没有进行过沟通，所以导致没有默契。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创7/122层级降礴阻碍组织成员间信息和情感沟通的因素很多，但最主要的还是组织成员间因地位不同而造成的心理隔阂，这种情况被管理学者称之为位差效应。管理实践证明，位差效应所造成的不利是显而易见的。行政上级为了维护自己的尊严，只愿意与同级和上级领导来往，这样，领导的信息来源就局限子很狭隘的范围内，得不到丰富和充实。行政下级一般也没有主动向上级汇报情况的意愿，而满足于自己的日常本职工作，以免带来不必要的是非纠纷。比如公司一位保洁在我的任职期间离职了，可是这件事只上报道人事部，而上面的领导并不知道，结果有一天市里领导下来检查，本来有一片区域是这位保洁负责的，离职之后清扫的次数少了，如果领导知道此事的话就会避开带客人到这片区域，然而却因为消息闭塞，结果与客人来到这里的时候，脏乱的环境令商场人员大为尴尬。3手续繁琐，业务混乱。在行政部门中，往往许多一个部门或者以个人就可以解决的问题，经常会把权力分给多个部门，所以如果需要办理相关手续，往往需要在多个部门中跑来跑去。结果白白浪费了时间，降低了工作效率精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创8/12曾经有一次，一个顾客购物之前把贵重物品锁在安全箱里然后来商场购物，结果走的时候，打开安全箱的验证码不慎丢失，而客户又急着赶飞机，于是找到我，要求我帮忙打开，虽然我亲眼看到他把都系锁进安全箱，可是为了申请打开像箱子，我需要楼上楼下跑来跑去来来回回转了个部门，又是签字又是拍照，最后终于在2个小时后打开了安全箱，结果客户因为赶不上飞机而对我们心存不满。那么，对于企业行政关系不完善所造成的这些问题我们该如何解决呢下面，就结和我所学的专业知识，谈一谈我个人的看法。四、解决企业行政管理中沟通障碍的对策1、针对认知偏差管理研究发现，成功的销售人员都有一个特点，即能够按照顾客所习惯的交流方式选择不同的沟通策略。行政部门也一样，要想沟通成功，首先，必须了解对方的信息接受方式，对症下药地选择合适的交流手段，才能使要传达的交流意图得到比较完整、比较准确的接受和理解。其次，领导者和被领导者都要有不断学习的精神，使自己领导、工作的组织成为学习型组织，使自己成为所从事工作的内行和专家，紧紧跟上最新的科学技术发展步伐。最后，精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创9/12还要树立强烈的信息意识、沟通意识。“为政之妙在于协调沟通。”只有做好沟通协调、信息传递工作，才能使行政人员的思想、情感得到交流，对组织目标理解更准确、深刻，才能产生内聚力，共同完成行政管理的任务。2、减少语盲模糊障礴尽量多用具体化的语言。一定要用抽象语言不可的时候，则应鼓励对方多反馈，以促进彼此的了解减少使用专门术语，尽量使对方容易理解的简明语言，增加传递内容的可接纳性沟通语言的选择要正确，简洁，适当，经济。所谓正确和简洁，是表示不要选择意义容易混淆的言词适当是表示语言合乎主题、场合及沟通参与者的需要经济是表示使用的语言不需费力就能理解。3消除偏见障碍在一个组织里，低层人员的需求相对低下，主要是生理和安全的需求，也就是关心自身的福利、收人以及工作环境的稳定等与生活息息相关的事情而作为领导、上级的人员，其需求就比较高，主要是归属、尊重和自我实现的需求，即我的员工是否尊重我，自己的决策是否得到认同，是否能够实现组织宏伟的目标，以至于最终是否能最大限度地体现自我价值。显然领导和下属的需求层次不同，因此，他们考虑事情所站的角度自然也不一致。如果双方都以自己的思维方式去理解对方的话，要形成一致的沟通是精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创10/12很难的。因此，身为上级领导，要设身处地的多为下属考虑考虑，而下属也应该多站在领导的角度去思考问题，多一些集体荣誉感。这样“换位思考”，二者的沟通就不会有太大的障碍了。4、避免“位差效应”司马光在资治通鉴唐纪四十五中称“下之情莫不愿达于上，上之情莫不求知于下，然而民恒苦上之难达，上恒苦下之难知，九弊不去故也。所谓就弊者，上有其六而下有其三好胜人、耻闻过、骋词给、眩聪明、厉威严、咨强值，此六者，群上之弊也诌谈、顾望、畏槟，此三者，臣下之弊也。”司马光在此提到的这些情况，正是上位心理和下位心理对上下级之间所造成的不利影响。我们还着出，之所以会造成“上之难达”、“下之难知”的结果，主要责任在于上级，因此，要在最大程度上避免“位差效应”所造成的负面影响，还是应该从管理者人手。首先，管理者在沟通和交流过程中，应尽最大努力获取第一手材料，少用或不用经过各职位层次传递过来的信息。日本管理学家在实践中证实信息每经过一个层次，其失真率约为10一15上级向他的直接下属所传递的信息平均只有20一25被正确理解，而下属向他们的直接上级所反映的信息被正确理解的则不超过10其次，作为较高层次的管理者，应努精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创11/12力坚持走群众路线，注意实际和调查研究，既主张和允许下属报喜，更提倡和鼓励下属报优加强自己民主意识的修炼，平易近人，不耻下问，适时地表露一下自己的弱点，不仅不会有失