文秘专业基础知识

精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创1/14文秘专业基础知识文秘基础知识概况文秘基础第一节秘书的定义及分类一、秘书的定义制定秘书定义的要点1秘书活动的服务对象是领导者2秘书活动的根本职能是辅助管理3秘书活动的基本方式是处理信息和事务。教材给出的定义秘书是直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创2/14其他定义1秘书是帮助上司处理各种事务的人员。2秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。3秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。二、秘书的分类纵向分类1秘书所在单位的级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。2同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分初级秘书主要从事一般日常工作中级秘书主要负责文字工作起草文稿、办理公文、精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创3/14处理信息高级秘书工作以参政议政为主，较多参与决策。3秘书职业资格鉴定的三个等级线初级、中级、高级秘书，在知识要求和技能要求上各有不同。横向分类1从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。2从具体工作的角度划分，其意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。“生活秘书“这一类型确实存在过，不能简单地予以否定按此标准划分，还有“新闻秘书“、“军事秘书“、“公关秘书“、“警卫秘书“等类型。第二节秘书机构精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创4/14一、秘书机构的定义秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构，也叫办事机构。它隶属于领导机关，并在机关内为领导工作和机关日常事务提供公务服务。二、秘书机构的性质比较两类机构1职能性机构承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰。2综合性机构不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构。三、秘书机构的特点精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创5/14附属性直接隶属于领导机关综合性活动内容综合性强辅助性活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督。四、秘书机构的设置总原则必须适应机关或单位管理工作的实际需要。具体要求1凡独立单位必须设置秘书机构2秘书机构的组织形式、人员配备，必须符合精简、合理、高效的要求3秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创6/14五、秘书机构的任务总括1秘书机构的基本任务是为机关领导层或领导者提供综合性辅助和公务服务。2办文、办会、办事是中外秘书机构的主要任务的概括。分述1政务性工作调查研究信息工作协调工作咨询工作精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创7/142业务性工作文书工作档案工作会务工作接待工作保密工作3事务性工作六、秘书机构的领导关系秘书机构只直接对所属机关单位负责秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创8/14这种领导关系，可以形象地比喻为“各为其主“、“各自为营“。秘书机构之间的联系1纵向联系2横向联系七、各类秘书机构第三节秘书工作一、秘书工作的定义秘书工作是秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象而开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动，其目的在于通过近身综合辅助和公务服务，减轻领导的事务负担，以便领导集中精力处理决策大计，协助领导提高工作效率和优化工作效果。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创9/14二、秘书工作的主要内容主要内容1事务管理2中介沟通3文书工作4信息工作5参谋辅助6会务操办7综合协调8督促检查小结精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创10/141简言之，凡是领导者和领导机关需要的综合辅助和公务服务，都是秘书工作的内容。2领导者的工作延伸到哪里，秘书工作就必须跟进到哪里。3秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。第四节秘书工作的特点一、众说纷纭的描述和概括秘书工作的特点是一个复杂的体系，可从不同的角度予以描述。二、秘书工作最重要、最有特色的性质辅助性1内涵一切秘书活动均以辅助领导为中心内容。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创11/142地位辅助性是秘书活动最根本的属性。3全面准确地认识辅助性秘书人员必须“尊重政务与事务之区别“。秘书部门负责人的工作性质是“既要参与政务又要掌管事务“。立足于本单位的全局，在强烈的战略意识指导下，不仅要想领导之所想、急领导之所急，而且要想领导所未想、急领导所未急，提供全方位、全过程的辅助。辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。只有搞好事务性工作，单位内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使单位职能正常发挥，立于不败之地只有搞好事务性工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效地进行领导。不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，不能认为领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创12/14辅助决策不仅表现在重大问题的研究、讨论中，而且表现在大量的日常事务的承办和处理中，把这些日常工作做好了，就是为决策的制定、执行和落实提供了帮助。秘书人员在辅助决策中作用的大小，既取决于秘书人员是否积极主动地开展工作，更取决于领导是否重视发挥秘书的作用。此外，还与秘书人员自身的能力有关。秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。中介性1沟通上下、全面协调2就围绕领导的核心工作决策而言，秘书活动可以发挥的作用是辅助领导决策，传达决策，了解决策的执行情况，检查督促决策的贯彻落实。3中介性服从于辅助性精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创13/14事务性1在辅助领导的过程中，大量的事务性工作主要靠秘书人员来完成。2辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。三、三大特点之间的关系辅助性是秘书活动的根本性质，中介性和事务性是由辅助性决定的，也是秘书活动的重要特性。四、为什