秘书为领导安排差旅三部曲

1/8秘书为领导安排差旅三部曲秘书为领导安排差旅三部曲作为领导，出差已经是家常便饭的事了。那么作为秘书，为领导安排差旅，则是一项经常性的工作任务，并且大多数的出差任务都是临时通知的，这就十分考验秘书的随机应变能力。出差主要分国内出差与国外出差、短期出差与长期出差，在每次出差动身之前，秘书都要为领导做大量的准备工作。例如，首先，就是要根据目的地来预订合适的交通工具票和距离以及价格适中的酒店然后，就要设身处地地站在领导的角度上来制作旅程表，准备必要的文件资料以及领导在各种不同场合的发言稿最后，如果是领导比较贴身的秘书，则要为领导整理一系列的日常生活用品。如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手如果留在公司，要事先准备好授权书，遇到重大事项要及时向领导请示。下面我们具体展开来谈谈如何为领导安排差旅。一、出差前1一联系领导出差一般是去开会、学习、参观、业务洽谈，如果是谈生意，那么秘书事先与对方的秘书联系就显得至关重要了。确定一个详备的日程安排，如明确早中晚餐2/8安排、目的地地址、所花费的路程时间、接待人员等信息。与对方秘书联系时，还可以了解一下对方所在地的环境、气候、路况等方面的情况，这些对日程表的制作起着着重要的参考意义。还可以问一下对方领导的喜好，准备一些小礼物送给对方，以表达对对方的尊重，更加能树立本公司的形象。二注意首先，要特别注意酒店的预订。领导出差，旅途劳累，选择一个舒适的酒店，显得尤为重要。选择什么星级的酒店要根据公司的规定，还要根据领导出行的范围，选择环境好、距离出行地近的酒店。本文由论文联盟HTTP/收集整理有些领导有一些特别的偏好。比如说，有些领导有洁癖，那么秘书为领导收拾行李时，要带好干净的毛巾、浴巾及私人洗漱用品，让酒店准备水果时，要选择剥皮的水果有些领导喜欢喝特定品种的茶，那么就要让酒店提前准备好有些领导是少数民族，对饮食有特殊要求，也要提前和酒店、还有对方秘书讲明。其次，要注意接/送机人员。不论领导从何时何地走，秘书如果有事不能亲自去送站，都要提前安排好送站的车、最好让本公司的老司机去，一来熟悉路，二来如果领导是出去谈生意，有利于做好保密工作。领导出差归来时，秘书最好去接站，不但可以为旅途劳累的领导拿行李，还可以向领导汇报他出差3/8期间的工作。很重要的一点是，还要给对方公司的送站人员打个电话，告知领导已安全抵达，并替领导对于对方公司的接待表示感谢。三确定首先，要确定出差目的和日期，明确出差目的和日期是为了能更好地规划好前期准备，比如说，去谈合作，那么你就应该事先搜集一下合作方公司的资料以及当前市场状况，才能做到“知己知彼，百战不殆”其次，确认领导出差陪同人员及其物品携带情况。这一点也是至关重要的，如果是自己贴身的秘书，那么就会减少很多不必要的麻烦，因为一般经过了磨合期，已经相当默契了。如果是其他人员，在出差前就要增加工作量了，要安排好接下来几天的工作，如果出现突发状况，准备几种解决方案最后，确定行程，预订车票。预订车票也是最为讲究的，在准备预订车票的时候，一定要提前打电话去查询、确认最新列车时刻表，因为由于天气突变、人流量的变化，车次的安排会随时变化。各公司及其企事业单位对出差的级别及待遇存在着一定的差异。比如，不同级别的人适合不同的舱位。因此，秘书在预订车票前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。预订车票时，尽量选择直达车。来回换车，不仅容易误车、误点，还会让领导觉得很心烦。所以能直达的就最好不要换车。如果没有直达车，必须要4/8换车，那么在时间上一定要留够充足的换车时间。特别要注意，为了防止突发事情的出现，秘书在日程上要制定几种应急方案，使领导的出行更加顺利，能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。在日常工作中，秘书就要细心观察并学习预订车票等的方法，及如何使用支票，如何兑换外币，如何在领导忘记带证件的情况下，使出行顺利地进行，这十分考验秘书的智慧。二、出差中如果秘书没有陪同领导出差，那么秘书一定要24小时开机待命。首先，立刻回到领导办公室，再次检查领导是否有遗漏文件，如果发现遗漏，应想法设法地传送给领导，方法主要有三种1把文件扫描后以附件形式用电子邮件发送到领导的电子邮箱。2用传真机把文件传送到领导所在的宾馆。3用特快专递把文件传送到领导所在宾馆。无论采取哪种方式，文件传出后，都要电话告知领导。其次，在领导到达目的地后，要在第一时间内，掌握领导到达后的联系方式，必要时需通知授权人及其它相关人员。很重要的一点是，不要以为领导不在，就可以不履行工作职责，就可以放纵自己，此时秘书的事务性工作减少，正好借此机会多学习，提高自己随机应变的处事能力。如果有客人给领导打电话，一定要做好电话记录，向领导汇报的时候，谨遵秘书职业道德，一定要如实反映情况，既不5/8添油加醋，也不掐头去尾。根据领导的日程安排，随时通报公司的业务进展情况，如果出现紧急事务需要领导处理，而此时领导正在开会，保密的事情就发个短信给领导，不需要保密的事，就可以根据领导的日程安排，联系到对方的秘书，让她代为转达要使公司能运营的井井有条，那么一定要配合领导授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息，根据情况及时与相关人员及领导沟通，及时调整日程安排。如果秘书陪同领导出差，那么就要处理很多事情。下面我们针对几点细节来谈。座次安排1乘车座位乘车的座次也很有讲究，在比较正规的场合，乘车一定要分清座次的“尊卑”，并在自己适得其所之处就座。一般情况下，都是双排五座轿车。由主人亲自驾驶时，座位顺序应当依次是副驾驶座、后排右座、后排左座、后排中座。由专职司机驾驶时，座位顺序应当依次是后排右座、后排左座、后排中座、副驾驶座。会议一般情况下，会议座次主要有方桌会议和圆桌会议两种。一般情况下方桌可以体现主次，在方桌会议中，如果只有一位领导，那么他一般坐在长方形短边的这边，6/8或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。假如是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位。就餐用餐座次的基本原则是居中为上，先有后左，以远为上，对门为上。一般客人在门对房门的位置，接待方在客人的对面，双方秘书则坐在领导的身边。内在与外在形象1言谈秘书在陪同领导外出时，要知道说什么话，该怎样说。当自己的领导与接待方的领导进行交谈时，秘书肯定会听到一些信息。除非领导明确表示让自己传达外，不得透露任何领导与他人交谈的信息，一定要保持职业操守，守口如瓶，即使有人拿钱贿赂，也要坚持自己的立场，不为权钱所动，忠心事主。举止在秘书培训阶段，应该都学过秘书礼仪的知识，如站姿、蹲姿、走姿等，在出差时，代表的不仅仅是个人7/8的形象，更是代表公司的形象。参加会议或者在就餐场合时，手机要调振动，有电话要出去接听，向领导汇报紧急事务时，最好写个便条，不要交头接耳地汇报。穿着着装需要遵循TOP原则，即时间、场合和地点，就是说着装应该与当时的时间、所处的场合和地点相协调。无论对于男秘书还是女秘书来说，简而言之，一套职业装走遍天下。三、出差后1基础性事务首先，及时向领导汇报出差期间公司内部事务及业务进展，汇报的时候，应该简单明了、详略得当。对于重要的事情，三言两语说不清，那么就需要在口头汇报要点的基础上，进行书面汇报。其次，进行出差资料的整理，其中包括资料、名片、会谈备忘等，根据需要转发给相关人员或者存档备用最后对合作方致谢。领导如果在出差期间得到了某个公司的悉心照顾，秘书还要根据领导的授意，向领导认为有必要的合作方致感谢函。财务性事务各种差旅费用报销。在领导出发前，秘书就已经为领导准备好了充足的差旅费用。这些费用一般都可以到财务部预支，等出差回来后再行结算。预支费用既可以是8/8现金，也可以是存入信用卡。一般来说，应该携带一部分零用现金，以备无法使用信用卡的场合使用，其他的高额支出则采用信用卡支付。如果秘书不陪同领导出差，那么就要提前告知领导记得要发票，并且保存好。如果秘书陪同领导出差，那么，就要保存好交通工具、住宿、餐馆等发票，回公司后立刻向财务部门及时上报，在这里，需要特别强调的事，秘书要有职业操守，不能在领导未经许可的情况下，购买私人物品，索要发票，进行虚假报账。所以报账钱，领导要先过目审查，再进行上报。后续性事务如果在出差期间，领导与某公司有合作意向，应立刻为领