试论秘书工作的科学管理

1/5试论秘书工作的科学管理试论秘书工作的科学管理在我国有一个特殊的职务就是秘书，秘书工作是一种社会职业。所谓秘书就是助手的意思，因此秘书所发挥的职能就是助手的职能。在上个世纪我国的秘书工作具有一定的规范性，工作目标和工作内容都有一定的范围。随着经济体制的改革，尤其是上个世纪的80年代，秘书工作随着改革开放，也发生了很大的变化。秘书管理的科学化及工作效能都发生了根本的变化。助手、参谋成为新时期秘书工作的新角色。如何实施科学化的秘书工作管理，成为新时期秘书工作的新课题。如何实现秘书工作的科学管理，下面笔者将自己的思考谈一谈。一、正确理解秘书工作的职能秘书在日常的工作中要摆正自己的位置，将工作中领导的意图领会清楚，并按照领导意图将工作做好。随意更改领导的工作内容、随意改变领导的意图都是不允许的，这是有违职业道德的表现。秘书工作允许创新，但是要在依从领导意图基础上进行创新，在充分领会领导意图的基础上进行创造性的发挥。创新和创造性都要在体现领导意图的前提下完成，否则就不是一个称职的秘书。秘书工作除了服务功能外，参谋功能也是主要的。在新时期的新环2/5境下，秘书工作也要以参谋功能为主。在工作中多给领导提建议，为部门工作献策。工作中的情绪控制也是一个主要方面，不能因为自己的情绪影响工作的效果。领导的决策永远是秘书工作的核心内容，秘书要围绕这个核心工作进行自己的工作开展。秘书的工作是站在领导身后面的人，是领导影子遮蔽下的工作人员。工作内容是被动的，但是工作态度是积极主动的。秘书要把工作做成主动型，需要秘书具备一定的工作能力和工作艺术。秘书需要具备领导者的眼界，善于掌控全局，了解全局性的工作视野。第二是要熟悉阶段性的工作任务，和领导保持工作中心的一致性，正确处理工作内容，了解手头工作的轻重缓急，能够将复杂的事情理顺好，保证工作的顺利开展。最本文由论文联盟HTTP/收集整理后是要领悟好领导布置工作的内容，分析清楚领导工作的情况和思路，帮助领导将每一项工作落到实处。最后是要善于积累资料，善于将工作内容做好记录，保存好工作档案，为工作的开展建立备忘录。秘书具备了这些素质就是很好地完成了工作职能。二、秘书的时间管理秘书的大部分工作是为领导工作服务的，给领导工作日程做好安排，并能及时提醒领导按照工作计划完成工作。时间就是金钱，时间就是效率，在信息技术大爆炸的3/5年代，时间观念在每一个人的心中都异常强烈，所以秘书工作的时间观念比别人要更强。首先是要管理好领导的时间，这是秘书工作的重要职责。帮助领导做好工作日程时间的控制，做好工作内容的时间安排，这是秘书工作的重要构成部分，不能有丝毫的马虎，否则容易造成重大的失误乃至于损失。秘书能够有效控制领导的工作时间，为领导工作效率的提高做好准备。秘书工作的有效性可以从如何帮助领导把握时间开始，不使领导陷入不必要的琐事纠缠中，从而提高工作效率。比如为领导制定工作时间表，做好工作计划表，这些都是帮助领导掌控时间的行为，也是工作有效性的保证。但是在实际中，秘书工作没有将领导的时间管理作为工作的主要内容。其中的原因不只是秘书的责任，一些领导者自身的时间观念也是一个重要的影响因素。陈旧的时间观念影响日常的领导和管理工作，搁置一些工作导致时间的拖延，进而影响工作效率。秘书管理领导的时间要注意有序性，科学安排领导的工作内容，保证领导工作的合理有序，不使领导穷于应酬忙于周旋。上级部门的工作安排、本部门的工作安排，这是秘书要帮助领导控制时间的主要方面。秘书要了解上级领导的工作精神，又要领会本部门领导的工作意图。这样可以更好地把握领导工作的内容和时间安排。秘书还要为领导争取可以控制的时间。领导的时间4/5可控性是随着职务的升高而减少的，也就是时间受制于他人的问题随着职务的高升而控制的力度减弱。秘书要帮助领导将不可控的时间变成可控时间，这样才是一名领导能力的体现，也是提供工作效率的关键。秘书要将工作时间表和工作计划表的拟定工作作为一项作用内容，实现和帮助领导将不可控时间变成可控时间。将时间表中的重要工作内容做好标记，同时要做到简洁明了，让领导一目了然，不能繁琐和复杂化，影响领导的判断。为领导的时间控制做好安排，做好实现工作目标的计划。拟定工作清单、制定时间标准表、填写好目标工作管理卡，标明隶属工作单位、职位、工作计划、预期进度、自我追踪、考评等内容。三、做好秘书工作要提升个人素质秘书是工作在领导身边的人，既要服从领导，又要为领导做好参谋。这是秘书工作的性质决定的。一名合格的秘书要具备德行操守，德才兼备是一个秘书必须要具备的素质。如果工作中失德，必然失范，那么所造成的后果是不堪设想的。秘书是工作在权力中心的人员，没有很好的德行操守是不能独善其身的。秘书工作的无确定性，使得秘书个人生活也会受到很严重的影响。正确处理个人和集体、自己与领导、工作与家庭之间的关系也是秘书能力的体现。5/5