公文写作基础知识

1/45公文写作基础知识公文处理和写作一、公文的产生与发展迄今我们所知道的最早的文章，就是公文。从1898年起，考古工作者在河南安阳小屯殷墟遗址等地陆续出土大量刻有文字的甲骨，到目前为止，数量已逾十万片。这就是在中国文化史上占据重要地位的“甲骨文”。“甲”是指龟甲，“骨”是牛骨或鹿骨，甲骨文就是刻在龟甲或兽骨上的文字，又叫甲骨刻辞。甲骨文是商代王室进行占卜时所作的简短记录，短的仅数字，长的也不过百余字，是我国最早出现的原始性的文章。马克思主义唯物史观认为，文字起源于劳动，文章和文学也是起源于劳动。从我们掌握的资料看，具有实用价值的文章和具有审美价值的文学相比，实用文的诞生明显早于文学。实用文的诞生至少有这样两个原因一是在漫长的生产劳动过程中，人的思维逐渐得以发展，人与人之间的交际也逐渐增多，于是人们便创造出一些符号以便进行交流，这些符号就是早期的文字。而文字的诞生为文章的产生打下了基础。二是人类的集体劳作需要协调、组织、指挥，而这一切缺少人类思维的固化物文章，是很难实现的，这样就形成了一种强大的推动力，使应用文的产生成为一种必然。2/45据学者考证，甲骨文主要是用来占卜的。当时生产力低下，人们对大自然不可能有科学的认识，总认为冥冥之中有凌架于万物之上的神，是他们主宰着事物的发生发展、生死存亡。于是，遇事总要用占卜的方式来预测一下吉凶祸福，由身兼史官和巫师双重身份的人在甲骨上用刻辞予以记载。就已发现的这些甲骨文来说，其内容涉及世系、气候、食货、征伐、畋猎等多方面。甲骨文是埋在地下的殷代王室的档案，用现在的眼光看，大部分都是公务文书。来源商周时代盛行在青铜器上铸刻文字，这就是我们常与甲骨文并称的“钟鼎文”。钟鼎文有的用来记载统治者的制度法令，有的记载统治者的文德武功，还有的记载贵族之间的商务活动，多数属于公文的范畴。不过，其中也有一些属于私人之间用于物质交换的契约，虽还是应用文，已不能归入公文范畴了。我国最早的文章总集尚书，所收录的文章多数也是公文。尚书中的文章，分为六种体式典、谟、训、诰、誓、命。其中，“典”用于记述典章制度，“谟”是议政的策论，“训”是进行教诲开导的论说文，“诰”是进行训诫的文告，“誓”是军队出征的誓词，“命”是君主的命令和诏书。这些文体，跟现代的命令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通报、报告等，都有一些近似之处。从以上介绍可见，在文字的草创时期，公文就已经产生了。3/45在所有的文体中，公文可以算是最古老的。周易系辞也可以证明这一点“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察，盖取诸。”到了秦代，公文从文类到体式都得以充分的发展。秦始皇在李斯的辅佐下，建立了第一代中央集权制的国家政权。为了达到长治久安的目的，他们统一了文字和度量衡，实行车同轨、书同文的措施。李斯等人为了提高公文的办事效率和可靠程度，还制定了现在仍在沿用的“抬头”、“用印”等制度，这标志着公文在当时已经相当成熟。汉代的公文体式主要有书、议、策、论、疏、诏、制、敕、章、奏、表等等，其中，皇帝对臣下使用的文体主要是诏、制、策、敕，臣下对皇上则主要用章、奏、表、议等，已有了大致固定的下行文和上行文的区分。同时，在表达上和结构上，也有了一些相对固定的格式。尤其值得一提的是，当时的公文还产生了一些流传后世的名篇，如贾谊的陈政事疏、论积贮疏，晁错的论贵粟疏，司马相如的上书谏猎等。汉以后的魏晋南北朝时期，公文无论从写作实践上还是从理论上看，都有明显的发展进步。主要代表人物首推曹操、曹丕父子。曹操亲自动手写过不少公文，代表作有让县自明本志令、求贤令、求逸才令、慎行令、修学令、请增封荀表等。曹丕则不仅亲自撰写公文，还4/45推出了有关公文写作的理论专著典论论文。他说文章是“经国之大业，不朽之盛事”，应该主要是指公文而言。他还把文章体式分为“四科八体”，并指出它们各自的特点“奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽”。其中的奏、议、书、论、铭、诔都是应用文，多数都可作为公文体式。只有后两种是文学作品的体裁。唐宋时代更是中国古代公文走向成熟的时期。由于这个时期出现了中国文化史上著名的“唐宋散文八大家”，涌现的名篇更是数不胜数。魏徵的谏太宗十思疏、十渐不克终疏，陆贽的奉天请罢琼林二库状、论两税之弊须有厘革，范仲淹的答手诏条陈十事等，都是脍炙人口的佳作。出于八大家之手的名篇则更多韩愈的论佛骨表、柳宗元的上枢密韩太尉书、欧阳修的朋党论、与高司谏书，王安石的上仁宗皇帝言事书，苏轼的为政之宽严、乞校正陆贽奏议进御札子等，不胜枚举。元明清时期，在应用文研究方面渐趋深入，明代吴纳的文章辨体，徐师曾的文体明辨，清代姚鼐的古文辞类纂，刘熙载的艺概文概等，都是影响广泛的文章学专著，其中对公文的各种体式论之甚详。来源辛亥革命以后，南京临时政府于1912年颁布了第一个现代公文程式条例。中国共产党成立后，也很快有了自己的公文体式，瞿秋白还于1931年起草了文件处理办法。5/451942年，陕甘宁边区政府发布了新公文程式。建国后，政务院于1951年就发布了公文处理暂行办法，以后多次修改，一直发展到目前所用的国家行政机关公文处理办法。二、公文的概念、特点和种类公文属于科学文章中的应用文体。应用文是非常庞大的文章类群。私人信件、留条一类的短文，都属于应用文。而公文则是应用文中特殊规范的一种。从把握公文这一事物本质、并从确定公文在应用文的坐标以及辨别公文自身种类等角度出发，对公文进行准确的定义是必要的。公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文办理公务，就是以文字的形式实施管理。公务，应该包括内务即内部管理和外务即处理其它社会组织的关系。公务还分为政务和事务政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事；事务是社会组织全体成员从事的业务性、日常性的工作。从公文的概念中可以提取出公文的特点来。作为客观事物的公文的特点和作为客观事物运动的公文写作的特点是密切相联的第一，公文内容的公务性。公文的“公”，指的是社会组6/45织。个人的感受认识，只能用文学作品或者一般科学文章来表达。但是，不管是起草者个人，还是领导个人，都不能用公文来表情达意。领导者个人只有在职务的前提下，并且只能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息。党纪国法都规定了公文内容的范围和性质。第二，公文格式的规范性。在绪论中“公文写作的特点”部分已经作了一些阐述。这里要说的是格式是文章都有的。但是，一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外在的文面格式，按照习惯形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有惯用的格式和法定的格式两种。惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。如普通公文中计划和总结的格式。法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。法定公文中的行政公文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。还要进一步说明的是，公文格式同时又是程式，呈现出公文写作和办理的程序性。公文格式的规范性，是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。公务具有公众性和同一性，对社会组织成员产生一致的认可、制约和指挥，否则社会组织就不可能运作。相应的，反映和办理公务的公文，也就形成了格式7/45和程式，显著提高了公文写作和办理的效率。完全可以预见，随着时代的发展和社会组织的进步，公文的规范及格式会更加科学、严谨，以致于公文写作和办理会有高度先进的电脑软件来实现电子化和自动化。第三，作者和读者的指定性。文学作品的作者是个人。一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结合。读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表或者称为第一领导人。有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册。这一社会组织及其第一领导人，就成为公文的法定作者。至于动笔起草公文初稿的人，如秘书，应称为起草人，不是法律意义上的作者。公文的读者是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达范围”。有一点要注意，有的告知性公文如通告，指定了读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群众。第四，法定权力的制约性。这一点，公文在文章中是独一无二的。公文只能由法定的作者发出。法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。也就是说，对于作者和读者，公文具有法规给予社会组织职权所产生的制约性。制约性在不8/45同的公文中有不同的情况。行政公文的命令，对于公文的接受者具有强制性。如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁。发出命令的政府机关有权依照法律规定，动用军队或警察等器进行处罚。行政公文的决定，具有国家指挥性和约束力。行政公文的通知，具有规定性、指挥性和指导性。经济公文合同，依照中华人民共和国合同法对于缔约各方具有确定的制约性，如奖惩、期限等。普通公文的讲话稿，对听众具有领导者所拥有的指导性和指挥性。法规性公文如法律、规章，制约性更是不言而喻的。公文正因为有制约性，才能产生现实的管理作用。公文的种类简称文种国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理暂行办法将国家行政机关的公文归纳为九类十三种，命令、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1、命令发布法规、强制措施、任免嘉奖。主席令、总理令、省长令、嘉奖令、严戒令等。2、决定下行文，重大事项、重大问题、重大行动安排决策。3、公告向国内外宣布重要事项的法定事项。关于打击走私的公告。4、通告一定范围应遵守或周知。5、通知下行文，发布规章，转发批转，办理或周知等。9/456、通报表扬先进，批评错误。7、议案向同级人大提报事项。8、报告上行文，汇报工作，反映情况，答复询问。9、请示请求批准。10批复答复请示。11意见重要问题提出见解和处理办法。12、函商洽工作、询问答复、请求批准。13、会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文写作的基本要求不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点一要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。二要符合客观实际，符合工作规律。来源三公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。四词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点1、条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。2、文字要精炼，篇幅要简短。3、遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要10/45准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。4、论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。5、造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。6、正确使用标点符号。7、正确使用顺序号一、1、。五要符合保密制度的要求。四、公文法定格式由公文本质特征所决定而形成的公文格式，是我们学习公文写作的必由之路。公文格式，表现为程式化的运作。公文格式，由眉首、主体和版记三大部分组成，在20XX年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法第3章规定“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”20XX年11月，国务院办公厅秘书局发布国家行政机关公文格式，规定眉首由公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人组成；主体由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识、附注；11/45版记由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置组成。公文的结构指公文的组织构造。公文结构具有规范性和相对确定性，党和国家对公文的基本构成作出了规范性要求。党的机关公文一般由17个部分组成。条例第八条规定“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”国家行政机关公文一般由18个部分组成。办法第十条规定“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度。发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为三个部分公文版头部分、公文本体部分、公文文尾部分。公文版头部分，包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项。党的机关公文截至目前，尚没有标注保密期限。公文本体部分，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。公文文尾部分，包括印发传达范围、主题词、抄送机关、12/45印制版记等四项。下面，以党的机关公文为例，对公文结构的组成部分作些介绍。版头。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也和以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用本民族的文字和汉字印制。份号。公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。密级。公文的秘密等级，标注于份号下方。紧急程度。对公文送达和办理的时间要求。发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。签发人。上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。标题。由发文机关名称、公文主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。主送机关。主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，须格排印。13/45正文。公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。附件。公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。发文机关署名。应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。成文日期。一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。印章。除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。印发传达范围。加括号标注于成文日期在下方。比如，“”，“”。主题词。按上级机关的要求和公文主题词表标注，位于抄送机关上方。抄送机关。指陈主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文未页下端。文格式图如下14/45图1份号眉秘密等级首紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文主体附件附件说明公文生效标识成文日期附注主题词版抄送机关记印发机关印发日期15/45印刷份数份号20机密5年特急省人民政府文件府20XX3号签发人关于的批复市人民政府附件12二0XX年月日附注12主题词抄送省人民政府办公厅年月日印发图2份号秘密程度16/45紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明印章发文时间附注主题词抄送机关印发机关印发时间印数写作公文之前，就要确定行文规则。从现实的公文写作及教学情况来看，行文规则往往是人们普遍遇到的一个重要问题。而学习和把握行文规则，则必须首先了解行文关系、行文方向和行文方式。一、行文关系行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位。17/45我国社会组织的管理机关可以分为三大类型政权机关，包括1立法机关体系自全国人民代表大会及其常设机构、省市人民代表大会及其常设机构至乡镇人民代表大会。2行政机关体系依次是中央人民政府即国务院；省、市、区政府；市、地区、州政府；市、区、县政府；乡、镇政府。3司法机关体系自最高人民法院至乡镇司法机关。其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。团体机关，包括中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会的领导权力核心；中国共产主义青年团机关体系；全国工会机关体系；全国妇女联合会机关体系；其他群众性团体，如文联、社会科学联合会等等。实体机关，包括事业单位机关，均由国家提供一定的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一般实体机关纵向级别较少。各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。每一社会组织都有管理机构即机关，在机关中又有不同的职能部门。如市政府，应理解18/45为市政府机关，而商业局则应解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门首脑一般称部门负责人。还要注意，在机关之下有各级单位，这些基层单位又会有自己的机关。如市政府机关下设区县及乡镇政府机关。又如总公司机关下设分公司机关。我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下四种一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。机关或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门。而下行文如决定、通知、批复等都是面向下一级机关或部门。二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隶属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文如命令、通知、意见、会议纪要等，下级也可越级使用上行文。三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性来使用。四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往19/45来的机关及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，都要通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。二、行文方向行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的去向。大致有四个上行，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示，但有的下行文如通知、通报等也可以在一定情况下上行。下行，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。平行，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。泛行，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。三、行文方式行文方式，指行文的方法和形式。从行文对象分1逐级行文向直接的上级或者直接下级行文。2越级行文越过自己的直接上级或下级行文。3多级行文向直接上级并呈非直接上级或者向直接下20/45级并转非直接下级的一次性行文。4普发行文向所属各机关及其部门、单位一次性行文，主送机关使用泛称。5通行行文向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一次性泛向行文。从发文机关分1单独行文。2联合行文。从对象主次分1主送。2抄送。五、公文处理的基本程序条例第三条规定“公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。”也就是说，前一节所讲的公文写作，只是公文处理的一个重要内容和重要环节。本节将概要介绍公文处理的一般过程与基本方法。公文处理，如上所述，主要是指公文的拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息。其具体内容主要有21/45第一，拟制公文。由从事公务活动的机关对有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理，创造出适用的信息，然后将其记录下来撰拟成文稿，再进行核校、修改、完善。第二，办理公文。公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、启封、登记、拟办、请办、批办。分发和催办等。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，从广义上讲，包括公文的拟稿、会商、审核、签发、核发、登记、缮印、用印、登记、分发等，从狭义上讲，可以不包括拟稿、会商、审核。第三，处置办毕公文。即根据一定的标准分别对已办理完毕的不同公文的归宿作出安排立卷归档、清退、销毁、暂存。第四，管理公文。即为使上述任务能有效完成，而对公文所实施的科学、系统的保管料理措施公文的清理分类，建立检察体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及对公文安全的维护等。公文办理包括收文办理、发文办理两个基本过程。党政机关分别用收文办理程序、发文办理程序对这两个基本过程进行了规范。收文办理程序收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用22/45信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。收文办理的一般程序为签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文。第一阶段公文的收受与分流。具体包括签收、启封、登记。这一阶段工作的主要任务是正确收受来自各有关方面的公文。签收，指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭证。具体指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员分别从发文机关、邮政部门、机要交通部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备通信设备收取公文。急件应当注明签收的具体时间。启封，公文统一或分别由办文人员签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。登记，收文办理过程中就公文的特征和办理情况进行登记。收文登记，一般分为阅件登记和办件登记两类。登记过程中，应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机失份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。有些机关的登记还分为外收文登记和内收文登记。第二阶段办理收文，具体包括拟办、请办、批办、分23/45发、承办。这一阶段工作的主要任务是通过对收文的阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决其所针对的事务或问题。拟办，秘书部门或有关部门负责人等经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的办理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导者审核定夺，作出指示。请办，也叫注办，指机关办公厅根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。批办，指机关领导者或部门负责人对公文进行认真阅读分析之后，提出处置意见。分发，指秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。承办，指对需要办理的公文进行实质性的处理，解决公文所针对的问题。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级审批的事项，承办部门应当提出处理意见或直接代拟文稿，一并送请上级审批。第三阶段组织传阅与催办。传阅，指公文处理机构根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者指示。组织公文传24/45阅，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文传阅的方式有很多，目前最普遍采用的方法是轮辐式传阅法。这就是以公文传阅工作人员为中心点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始送给第一个人阅看，第一个人看毕退回中心点，再由中心点传给第二个人看，依次下推，每传阅一人都经过中心点。公文走过的路线，呈车辐条状，因而得名。这种方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行踪，避免中途积压和传递断线，还可以合理调整阅文人的次序。催办，指公文处理机构对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。第四阶段处置办毕公文，包括清退、销毁、暂存、立卷、归档等。清退，经过清理将有关办华的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。清退的意义在于维护公文的安全，防止错误扩散，避免出现工作中的被动局面和不良影响，维护公文的权威性与有效性。销毁，以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办华公文所作的毁灭性处理。其意义在于保守公文中的秘密，避免无用公文的干扰，减少公文管理中无效的工作量。25/45销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由2人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。暂存，暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。其意义在于方便日常查考，减少档案部门的工作压力，挽救确有留存价值的公文使其更充分地发挥效用。立卷，将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。其意义主要在于保护公文，避免破损与散失；使公文化零为整，将零散公文按特定联系组成新的整体，从而便于查找和利用，更有效地满足人们系统查考利用公文的客观需求；为档案工作提供管理的对象，为档案事业奠定基础。归档，将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要来移交档案部门作为档案保存和管理。其意义在于使办理完毕的有查考价值的公文完成其向档案转化的过程，使公文能更充分地发挥其历史效用。发文办理程序发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。发文办理的一般序为拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。26/45第一阶段文稿的形成，具体包括拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。拟稿，即上一节所讲述的公文写作。经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意志见诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。会商，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。审核，指拟就的文稿在送交有关领导审批或会议讨论通过之前，由经验丰富、政策理论水平和文字水平较高的相关工作人员等对文稿所做的全面核查、修改工作。签发，指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发是绝大多数公文生效的必备条件。第二阶段公文的制作，具体包括核发、登记、缮印、用印或签署。这一阶段工作的任务，就是以定稿为依据以手工缮写、机械誉写和印刷等方式，制成供正式对外发出的各种公文文本，形成供实际使用、具有法定或特定效用的正式公文。核发，指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公27/45文的审批手续、文种、结构格式等进行复核，确定发文字号、分进单位和印制份数。登记，这里揭发文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。缮印，即以誉录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。用印或签署，即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。第三阶段公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使公文能为受文者有效接收创造条件。分装，指按照规定具体抗配和封装公文。发出，指将已封装完毕的公文以适宜的方式发送给受文者。第四阶段处置办华公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等。六、公文词语选择和公文语句的基本要求1认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。可在公文中采用的词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法方面有差别，也有联系。为此，要使公文用语精当，28/45必须注意对词语认真加以辨析，真正掌握其确切含义，否则就很有可能造成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。如下面一段文字经反复核查证明，张某、李某曾在1987年9月间收受过XX公司的巨额贿款，已构成受贿罪。案发后，二人还与XX公司业务负员XX订立攻守同盟，妄图掩盖过错。文中“过错”一词，显然是对“罪行”的误用。“罪行”与“过错”，在法律意义上都指违法行为，但却有明显的轻重之别。“过错”是民事责任的要件，指因故意或过失而损害他人利益的违法行为；“罪行”则是指犯罪行为，它对社会具有危害性并触犯刑律，是应依法受到刑罚处罚的。文中已确认二人的行为构成犯罪，却又称妄图掩盖“过错”，是自相矛盾并严重失实失当的。由此可见对词语不认真辨析其含义，凭想当然或者“望文生义”地去理解和使用，会造成表意的失误。在辨析同语含义的过程中，还应特别注意不同同语所包含的意义在范围大小、性质轻重等方面的差别。如“权利与“权力”，前者的范围要大于后者；“差错”、“过失”、“过错”的性质是依次严重的。2注意分辨词语的感情色彩，以正确责达作者的立场观点。如果按照词语自身的感情色彩对其加以划分，实词部分可分为褒义词、贬义词和中性词三类。前两类感情色彩强烈、29/45爱憎分明，而中性词则在不与其他词语搭配的情况下，没有感情的倾向性。在公文中，对事实的叙述要求客观准确，而在表明立场主张时则要求旗帜鲜明。也就是说，肯定什么，否定什么；赞成什么，反对什么；是爱还是增；是赞赏还是谴责，都要有明确的态度。为达到这一要求，必须注意分辨词语的感情色彩。做到这一点，不仅能使阅文者更准确地领会作者意图，而且还可使文件简明。如“在某些领导者的庇护下”和“在某些领导者的保护下”两句话中，贬义的“庇护”与褒义的“保护”就已鲜明地表现了作者的态度，无需再对所要讲的事情定性，人们即可知晓作者肯定或否定什么。3注意同语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果。词语的声音和语调对语义有一定的影响，如能于以重视，在选词中注意使音节匀称，注意避免因同音异义和语调附加语义带来的歧义，则有利于提高表达效果。4注意同语间的正确搭配，遵循语言法则。同语的选择要受事理逻辑、搭配习惯的制约，如随意超越这些制约，就会影响表达效果。如他们从实际情况出发，在发达农业生产中，因地制宜，不断创新，终于开创出一套发达农业各项生产的宝贵经验。这里，“发达”与“生产”，“开创”与“经验”都属于不妥当的搭配。30/45词语的搭配最根本的是要使语义搭配合乎事理、合乎逻辑，同时又要注意符合语言习惯。5注意公文具体使用场合对同语风格的要求，维护公文的严肃性及强制影响性。公文大都使用于正式、庄重严肃的场合，为与之相协凋，选择词语时务必注意同语的风格特点，除特殊情况外，一般不用口语、谚语、歇后语以及方言土语，书面词语中带有调侃、诙谐意味以及不够严肃郑重的词语也不应入选。6注意针对公文具体收受对象的特点选词，以便有的放矢，便于理解和执行。公文具体收受对象的理解能力以及与发文机关的关系不同，公文所选用的词语也就应有所差别，否则就难免会因“无的放矢”，而使对方难以理解；不知所云，或给对方平添困难，影响正常的工作关系。在一般情况下，如对方具体阅文者为专业人员，则词语的专业性、行业性可以强一些，反之就应避免使用专深的术语，注意少用专用词语；具体阅文者久化程度较高，可以适当使用古语词、外来词，阅文者文化程度较低或高低不一时，则务必注意词语的通俗性。当收文机关为自己的上级时，用词当特别注意礼貌与语气的和缓，相反，如对方是自己的下级时，则既应注意尊重对方，又需中肯坚决毫不婉曲。而当对方是自己的平级或不相属机关时，用词就要特别注意谦敬和明确，注意体现平等协作精神。31/457注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果。公义中所涉及的人物和事物是多种多样的，人物的地位、事物的性质、出现的年代以及相互之间的关系不同，就需要用不同的词语来表达，以使表达更鲜明、更直接、更有效。如在公文中，对正面的人物、正确的事物就不能用贬义词，同样也不可用褒义词来表达反面人物和错误的事物；对错误性质严重的事物应用严峻冷酷的词语，对正确的需褒扬的事物则要用有一定热情、能鼓舞人心的词语；对历史上的人或事可以多用一些古语词，对现代事物就可适当多用一些外来词和具有时代特色的新鲜词语；对于发文机关以及与其有直接关联的人或事，可考虑正确地使用一些谦词，而对于受文者及与其有直接关税的人或事，则应恰当地使用表示尊重和礼貌的敬语。8注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。一件公文的上下文对词语的选择具有很大的影响。有时为了使文气贯通从调一致，上下文的词语需要相互照应配合；有时为避免不必要的重复，必须使用不同的词语。如“对于未按标准交费的同志，要由其所在单位的领导进行批评教育，并责令其进行补交。”以上例句中，第一例中“进行”一词的重复出现是不必要的，后一个“进行”应改为“予以”。32/459注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力。不同文种对词语的选择都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已经涉及的公文使用场合、收受对象、人与事物性质等对选词的要求都与文种有一定关联，不同文种都在这些方面表现出一定的特殊性；另一方面则在于同一文种实际上就是独具特色的一种文章，这种特色往往在词语的选择上有较鲜明的表现。一般情况下，规范性公文的词语要求含义高度精确，风格庄重、朴实；领导指导性公文的词语则更重含义的明确、周密、概括、简洁；公布性公文的词语须讲求准确、通俗，发音响亮上口；陈述呈清性的报告、请示的词语要求简洁明了；函的词语更讲究和缓融洽而明确、概括。七、公文处理与办公自动化办公自动化是将现代化办公和计算机络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。在行政机关、企事业单位工作中，是采用INTERNET/INTRANET技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策33/45服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称OFFICEAUTOMATION，缩写为OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括络化的大规模信息处理系统。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机34/45关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。35/45请示请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。什么事情应该请示一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。36/453、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。撰写请示需掌握的三个要领来源1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或37/45强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。通报通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。来源通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。通报采用叙事的写法，总的要求叙事清楚，简明扼要。通知通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性38/45通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点来源一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应39/45尽量避免，更不应提倡。二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。转贴于公开选拔领导考试_考试大函函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。公函大体有以下几种用法来源一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，三、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。四、向上级机关请示较小事宜也常用函。函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。40/45报告“报告”是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。“报告”是陈述性文体。写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作，或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发“报告”的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。报告的主要特点，概括有四一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。二是报告中一般不提出建议或意见。如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上41/45级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。来源三是报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综