新形势下干部人事档案工作中存在的问题和对策

1/5新形势下干部人事档案工作中存在的问题和对策干部人事档案为组织人事部门招用、调配、培训、奖惩、任用干部等工作提供真实信息，但当前干部人事档案立卷归档中存在着一些不容忽视的问题，影响是了干部档案管理的质量。问题主要表现在以下三个方面一、立卷归档受政策法规变化的影响大近年来，国家、省、市组织部门都对干部人事档案管理工作进行统一法规性文件指导，这些文件的实施使得干部档案的管理工作在一定时期、一定程度上基本实现了制度化、规范化。但有的法规文件要求不统一、变化相对快，有的条款只是暂时的并多次改变，如工资级别登记表1992年以前立卷归档时没放，1992年以后要放，并只须放九类11号，可是20XX年又发文规定新整档案工资级别登记表不要放。这不仅给档案立卷工作造成一定难度，也在一定程度上影响了档案的美观。如审计材料，入党积极分子考察表，预备党员考察表，20XX年下文要求归档，而要求从1996年收集，这样收集起来就有一定难度。二、干部档案立卷不规范1、历史遗留问题多。以前大部分管档人员专业程度普遍偏低，且又多属兼职，有的自身要求不严，对立卷归档2/5的材料没有认真把关、鉴别，再加上部分单位领导干部对档案管理工作重视程度不够，使许多该归档的材料，有的没归档，有的填写不全，不该归档的材料混入了档案内，造成了案卷质量低。近年来对干部档案进行目标考核，干部档案管理部门为保证档案材料的完整，虽多次催交，但有的材料年代本文来源HTTP/久远，原件无法找到。责成有关部门补办的材料虽经认真鉴别，但有失历史原貌，影响了档案的完整性、系统性和真实性。2、纸张不统一，表格不规范。虽然明文规杂烩定档案材料要统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、红笔、铅笔等书写，但材料形成过程中，有的纸张大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超过装订线等，无形中给干部档案立卷归档工作带来了麻烦。档案目标管理要求纸张必须19规格，组织部门印制的表格都达到了此要求，但人事、教育、公检法等部门形成的材料大部分用A4纸，如报送的学历材料绝大部分都是用A4纸。凡此种种问题的出现，又必将影响到将来的档案立卷工作，影响案卷质量。3、档案意识淡薄，部分材料散失严重，归档不及时。随着人们档案意识的增强，大多数档案都能及时立卷归档，但立卷中发现，有的档案材料短缺，如表彰材料散失严重。3/5三、档案管理人员不稳定，素质有待提高干部档案立卷工作是一项专业性、知识性较强的工作，需要有一定业务知识的人才能做好。但现实并非如此，档案管理人员身兼数职，疲于应付，没有足够时间和精力从事档案管理工作，再加上有的基层领导重视程度不够，还有些档案人员认为“政治上没奔头、搞档案无尽头”，导致了干档人员调整频繁，刚刚熟悉业务，又被调到其它岗位。新的档案管理人员又开始新一轮熟悉业务的过程。以上问题已经影响到干部档案立卷工作和案卷质量。为切实加强理档案立卷工作，提高档案管理水平，针对档案立卷管理工作中出现的问题，基层档案管理部门和上级部门要高度重视。首先，统一标准，强化管理。要建立健全各项规章制度，统一标准，强化管理。文件的类别、条款等尽量少改动。要求形成干部档案材料单位的纸张规格要用A4纸，特别是高校的一些学籍材料。这样会避免少拆卷，少改动，少切纸，避免浪费过多的人力、物力，同时也有助于保持档案的美观，使干部档案立卷工作在统一的法规文件指导下，走上健康发展的道路。其次，严格把关，认真鉴别归档材料。干档管理人员让送材料者填写移交单，对每一份材料都要认真鉴别。一要看材料填写是否规范，有无漏填，有无使用纯蓝、圆珠4/5笔、铅笔、红墨水等，若不规范退回重填。二要看材料是否经组织审查盖章或本人签字，只有在盖章签字后，才能归档。三要看表格是否印制规范。鉴别审核后要核实移交单，看该送材料的单位还有哪些没送来，然后及时催交，并及时归档，这样就不会遗留问题，使档案管理工作走上正常化轨道。同时，各有关部门要把收集移交干部档案材料作为应尽的责任，及时移交。为解决立卷中存在的问题，干部档案管理部门要建立健全严格的归档制度，使收集整理经常化，不拖延、不积压、认真鉴别，及时归档，牢牢严把入口关。再次，加强领导，建好队伍。各级组织人事部门的领导，不仅要把档案立卷管理工作列入每年的工作计划目标，还要明确领导分管，对考核、任免等工作中形成的材料明确要求，责成相关科室手续齐全后及时送交干部档案室，在配备档案专兼职人员时，要选择政治思想好、事业心强、能熟练掌握档案专业知识的人担任，并注意保持人员的相对稳定。各级组织人事部门的领导对干部档案管理人员，在工作上要多关心，帮助解决收集、整理方面遇到的难题，要在档案的库房设备，经费使用上给予保；对兼职干档管理人员要在工作时间上给予保证；在政治上要多关怀。为了提高专兼职干档人员的素质，要不断强化业务培训和交流，有计划地