公司行政管理制度

行政管理制度目录办公室管理制度2办公用品管理办法3公文管理办法7印章管理办法19文件资料归档管理办法24档案借阅管理办法42资产管理办法44车辆及用车管理办法48电子办公设备管理办法53移动通讯设备管理办法57会议管理办法60员工职务活动中的廉正规定及获得礼品、礼券礼品以及协作单位返佣的管理办法63办公室管理制度1、办公桌保持清洁，不得堆放其它杂物及食品（茶杯除外）。下班时将桌面收拾干净。各部按区域卫生制包干，要求做到桌椅整齐、桌面整洁、有序。2、员工应注意个人仪表、仪容，工作期间，应按公司规定着装、佩戴胸卡，接待客户时，要注意言谈举止的文明礼貌。3、无特殊情况，禁止在办公室内用餐。工作时间禁止在办公室和工作区域内吃零食、瓜果等，禁止吸烟。4、妥善保管好各自的工作资料，注意保密，慎防丢失。下班时要做到关电脑、关灯、关窗、关门、关空调。部门最后离开的员工有责任检查本部门区域以上事项是否完成，办公室最后离开的员工有责任检查全区域以上事项是否完成，并通知管理员锁门。5、工作时间内不可离岗串位、电话闲聊、干私事，不可看与业务无关的书籍、刊物与报纸，不得利用电脑设备玩游戏、看股票以及其他与工作无关的网站。6、办公区域要保持文明办公环境，不得喧哗，严禁争吵。7、禁止使用非办公用私人电器。8、公司员工不得无故变动桌椅的摆放位置，因工作需要搬动桌椅的，使用完毕后，必须立即放回原处。9、本制度适用于公司及下属各办公区域。违者第一次，书面函告，再次违者，书面通知张榜并罚款50元。10、本管理制度自公布之日起实施办公用品管理办法1目的为了有效地节约办公费用开支，降低管理成本，使成本控制与行政考核真正挂钩，特制订本管理办法。2管理原则21由集团公司行政部根据各下属各公司、部门、项目部、管理处的实际使用情况，参考以往办公用品申领量及人员编制情况，核定各部门每月办公用品经费。22各部门只能在行政部核定的经费范围内，申领办公用品。3办公用品范围31本管理办法所称的办公用品为以下范围内的易耗品和耐用品。311易耗品类纸张、圆珠笔芯、墨水、墨水笔芯、胶水（固体胶）、粘贴纸、标签贴、笔记本、大头针、回行针、订书针、燕尾夹、修正液（带）、文头纸、信封、文件袋、档案袋、档案盒、装订线、橡皮檫、铅笔、印泥（印油）、磁盘、光碟、打印机墨盒（硒鼓）、色带框、复印机碳粉组件、电池等。312耐用品类计算器、尺具、圆珠笔、记号笔、墨水笔、绘图器具、文件夹、文件盒、文件篮、文件装订器、文件打孔器、笔筒、文具盒、剪刀、裁纸刀、订书机、起钉器、卷笔刀、页码器等。32其他办公用品的管理按照集团公司资产管理办法、集团公司电子设备管理办法进行管理。4采购办法办公用品的采购按照集团公司物资采购管理办法进行操作。5办公用品申领程序51申领部门文员填写月份办公用品计划表，将所需申领办公用品进行汇总标明使用人，由各部门第一负责人签字确认。52各申领部门文员应于每月25日将月份办公用品计划表报送公司行政部前台文员，次月10日前，申领部门文员到行政部前台处统一领取。逾期未报送的，次月不得领用办公用品。53行政部前台文员在每月底前，将各部门办公用品申请单汇总，报行政部经理审核。54行政部前台文员根据行政经理的审核意见通知供应单位送货。55使用部门领用办公用品后5天内，由使用部门文员统一将所申领的全部用品的领料单交于前台。56新入职员工到职当日，由所属部门文员至前台处领取水笔1支、笔记本1本，该费用纳入其所属部门次月申报的办公用品费用中，所需其他办公用品暂由其所属部门内部调剂。57部门建立员工工具领用卡，由各部门专（兼）职文员保管，部门文员负责在发放时登记，凡属耐用品类办公用品必须在卡上做好申领记录。58员工每次领用文具时，水笔及圆珠笔原则上只可领取笔芯（第一次领用除外），其它可更换易耗品一律以旧换新（如记号笔、修正液等）。59复印纸、打印纸、传真纸、硒鼓、墨盒、色带框应事先向行政部申报，按额定外办公费用审核，其他办公用品一律纳入额定范围。硒鼓、墨盒一律以旧换新510各部门所需办公用品原则上由公司行政部统一提供。如确有特殊情况，须事先经公司行政部同意后方可自行采购，否则费用不得报销。511员工离职时须在前台处办理办公用品的退还手续,由其所属部门文员将其员工工具领用卡上登记的所有物品归还至前台保管。如属非易耗品，遗失后则须按其折旧情况作价赔偿。512行政部前台文员核实无误后，收回办公用品和员工工具领用卡，并在该员工离职会签单上签证。513公司行政部应根据办公用品申领数量及各部门人员组成情况，核定各部门每季度的办公用品的数量和费用（各部门用资计划中不再列此费用）。各部门所领用办公用品的费用支出一律纳入额定范围进行考核，不得随意超出。若由于特殊任务要求或新的工作需要，必须超出此范围，统一由行政部汇总向总办提出申请。6行政监管61公司行政部应随时抽查了解各部门办公用品的使用情况，正确额定各部门每季度的办公用品所需费用，并按其实际分配。最大限度地实现办公用品在公司内部的资源共享。62行政助理应经常至各部门检查员工工具领用卡的记载情况，杜绝办公用品的非正常流失。7罚则71违反本管理办法者第一次，由公司行政部向责任人发出整改单，责令立即改正；违反本管理办法第二次及以上者，由公司行政部向责任人再次发出告知函，并抄送公司行政人事部，行政人事部应按照员工手册的相关规定，对责任人进行处罚。72违反本管理办法造成公司财物损失的，由责任人承担全额赔偿。8附则81本办法自下发之日起施行，原办公用品管理规定作废。83本办法由集团公司行政部负责解释。84附月份办公用品计划表、办公用品申领流程图。办公用品申领流程图申领部门每月25日前填写下月办公用品申请表办公用品申请表申请部门经理签字每半年核价一次公文管理办法1目的为充分发挥公文在集团公司各项工作中的指导作用，保证公文处理工作的规范化、制度化，特制定本管理办法。行政部前台文员签收行政部前台文员汇总并核对各部门领用物品额度行政部负责人核签行政前台文员采购行政部行政主管验收行政前台文员发放申请部门文员签领申请部门文员发放，并做好发放记录。耐用品应当登记于领用人员工工具卡1、员工工具卡2、发放记录本办公用品申请表2范围本管理办法所称的公文是指在集团公司范围内传达上级指示，请示和答复问题，指导或商洽工作及其集团公司各分公司、部门、项目部、管理处与外界关系单位往来的文件资料。3一般规定31凡重要事宜的指示、批复、请示、报告、传达、答复、工作联系等，一律以本办法规定的形式进行。32公文处理应遵循规范、安全、准确、及时的原则。33须请示审批即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后受令人必须以书面形式记录下来，并报指令发出人确认。34以公司名义对外正式发文的权利，集中在总办以及经总办授权的部门，其他部门不得以部门的名义对外发文，更不得以公司的名义对外发文。4公文文体种类41本公司常用文体411请示是下级向上级请求指示，审核批准某一事项时使用的文体。412报告（汇报）是下级向上级汇报工作、反映问题、提出建议、回答上级询问时使用的文体。413通知是上级对下级或平级单位之间，凡有事项需要告知对方时使用的文体。414函是与集团公司范围以外的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文体。415批复（示）是上级在对下级请示、报告事项进行答复时使用的文体。416工作指令是上级对下级布置临时、短期或紧急任务时使用的文体。417决议经集体讨论通过后，以集体名义下达纲领性文件或重大决策时使用的文体。418会议纪要是传达会议议定的事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行时使用的文体。419通报是发扬先进、批评错误、传达重要情况时使用的文体。4110工作联系单1对内是集团公司内部各平级或无隶属关系的部门之间联系工作时使用的文体。2对外是公司总办或其授权部门对协作单位发出事物性工作联系时使用的文体。4111调令是平级调动职员时使用的文体。4112任命书是任命或提拔职员时使用的文体。4113整改单1对内是公司职能部门在履行职务过程中，对违规部门和人员使用的文体。2对外是公司总办或其授权部门对相关协作单位，未严格履行双方合作约定，要求其改正时使用的文体。4114告知函1对内是公司职能部门在履行职务过程中，对违规部门和人员使用的文体。2对外是公司晓谕关系单位或人员具体事项时使用的文体。42公文中的要素本管理办法将组成公文的各要素划分为标题、紧急程度、秘级、文号、主送部门、正文、附件、发文单位、成文日期、抄送（报、发）部门。421标题公文标题应包括事由和文体种类二部分。用小二号华文新魏体，居中布置；标题与司标间应留白20MM。422紧急程度用手写“急”字标注在文件的右上角。423秘级由总办秘书根据文件的内容，以加盖“本件保密，复印追究”印章标注在文件的标题上方。424文号文号由发文机关代号、年份、序号组成，用五号楷体在标题之下空一行居右排布；序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用“（）”括入；序号不编虚位。详见本管理办法“8文件标号方法”425主送机关文号下空一行，左侧顶格用四号楷体标识主送单位全称，并标全角冒号。各部门报集团公司总经理或副总经理的签呈，一律以“总办”为主送部门。426正文主送机关名称下一行，每自然段首字空2格，用四号楷体标识；文中的数字用阿拉伯数码标识。427附件正文结束语下一行左侧空二格用四号楷体标识“附件”，并依所附文件资料的顺序注明所附文件图表的名称、份数。428发文单位1以公司名义对外发文时，应在落款日期之上以四号楷体居右列明公司全称。2以部门名义对外发文时，还应在公司名称之下以四号楷体标明部门全称。3以部门名义的内行文，只需在成文日期之上以四号楷体标明发文部门全称即可。429成文日期文尾的成文日期用四号楷体标识，数字用中文“一至九”、零用“0”标识居右顶格布置。4210抄送（报、发）部门1）在成文日期之下居左顶格标识需要抄送（报、发）的单位。3对上级单位的呈文，应标识“抄报”；对平级部门的行文，应标识“抄送”；对下级部门的发文，应标识“抄发”。5排版51公文排版应美观大方，版面布局均衡，符合行文规范。行距一般为15倍，字数较多时可调整为单倍行距，或采用固定值22磅调整，以缩短正文篇幅。52公文页数超过一页的，应在下方居中插入页码。6公文用纸61公司各类文件一律以A4复印纸竖向打印。62外发文及需要张贴布告的文件，一律用公司专用文头纸打印。63公司提倡内行文利用废纸打印及双面使用。利用废纸时，作废的一面应用记号笔划斜杠标识。7公文处理文件处理包括公司发文、总办签报批示、工作指令、部门工作联系单，以及公司上报下发的各种文件资料。公司总办文件由公司总办秘书归口管理；行政部发文由行政部归口管理；各责任部门的文件自行管理。71收文管理711文件资料的签收1）凡写明交寄总办领导的各类文件、资料、邮件，均由前台秘书登记签收后分送总办秘书，有领导姓名的由领导本人拆封，无明确姓名的由总办秘书拆封并附信函处理单分转。2）凡只写公司名称的函件由前台秘书登记，拆封后附信函处理单交行政部领导分转。3）部门上报总办的报告、请示等文件必须附签报单，由部门负责人签署后，报总办秘书签收分转。4）总办下发的“签报批示”、“工作指令”等指令性文件，由经总办领导签发后，由总秘通知各部文员签收。712文件的保管1）总办收文和发文由总办秘书负责归档保管；2）部门收文和发文由部门文员负责归档保管；3）归档保管办法按照集团公司文件资料归档管理办法执行。713文件的阅批与分转1）总办收文由总办秘书负责分转公司总经理、分管副总经理阅批后，分发承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在收文当天送阅，紧急文件要即收即送。2）为加速文件流转，总办秘书接到领导批示后，应当天将“签报批示”分发承办部门文员。3）为确保文件传递的安全，部门报送总办或分送同级部门的文件，应在工作时间送达收文单位秘书或文员签收。工作日17时30分以后，停止文件传递（紧急文件除外）。714文件的传阅和催办1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将属于公司秘密的文件带回家，也不得将文件转借非传阅范围的人员阅看。2）部门文员收文后应尽快送阅部门负责人，急件必须在接文后1小时内通知到责任人。3）公司流转的文件，阅件人必须阅后签名，文件由总办秘书或部门文员统一保管。4）阅文时保密文件不得抄录，不得复印。72发文管理721公司公文流转形式1）签报单及签报批示用于下级向上级签呈批复后即可执行的公文。2）用印申请单用于部门申请外发的行文报批。3）工作联系单用于部门间的工作协调事项。4）信函处理单用于处理收到的各类信函的内部流转。722使用规则A公司各部门均应建立收、发文登记簿各一本，由秘书或文员掌管。B签报是指下级部门向上呈报或业务部门向主管部门呈送请示、报告等内部文件。签报文件应使用签报单，由发文部门第一负责人签发，由部门文员呈报。C部门在工作中如需对外发文，一律用公司名义落款（经总办授权的部门发文除外），文件附用印申请单由总办签发。D部门间需要协调、配合的情况下，可采用工作联系单的形式进行。E部门文员在流转公文时，应在本部门发文登记簿上登记，送收文单位秘书或文员签收。收文单位秘书或文员签收后应在收文登记簿上登记，交有关领导签阅；签报文件不得越级，如需会签，应按级别送审，经有关职能部门会签后报总办签阅；723发文程序规定A总办对内发文总办秘书根据总经理或副总经理的批示内容，打印“签报批示”或“工作指令”后根据文件涉及的范围，通知部门文员签收（原件存档）。B总办对外发文总办秘书根据总经理或副总经理的批示内容，用公司专用信笺打印，文件一式二份，一份存档，一份用挂号邮件发出或专人送达。邮件应保存挂号信存根或对方签收的回执。C部门对外行文部门责任人起草，文员打印，部门经理审核后，一式二份附用印申请单报总办审阅签发，经总办核准，总秘用印后一份与用印申请单一并存档保存，另一份交部门外发。D部门对总办行文部门责任人起草，文员打印，责任人校对，部门第一负责人签发，附签报单传递总办秘书签收；E部门间横向行文发文部门将联系内容填写入工作联系单，部门经理签发后，由部门文员送相关部门文员签收。8文件标号方法81见文号调整通知82凡以公司名义对外发文的，序号由总办总经理秘书统一编制。83不需标文号的文件831部门每月、季、年度工作计划、小结。832会议纪要、会议记录。833本管理办法第4条未列明的文件资料。9公文样稿校对91公文制作人员或打印操作人员出稿时本人先行校对，无误后交给部门负责人。92部门经理接稿后进行校对，无误后流转总办副总经理秘书。93副总经理秘书接稿后进行再次校对，无误后送常务副总经理签发。10用印101按照集团公司印鉴管理办法的规定申请用印。11罚则111违反本管理办法者第一次，由公司行政部向责任人发出整改单，责令立即改正；违反本管理办法第二次及以上者，由公司行政部向责任人再次发出告知函，并抄送公司行政部，行政部应按照员工手册的相关规定，对责任人进行处罚。12附则121本办法自下发之日起施行，原相关规定作废。122本办法由集团公司行政部负责解释。123附对内行文样式、对外行文样式、签报单、信函处理单、用印申请单、工作联系单、文件流转程序图124附部门签呈文件流转程序图、部门呈文签发程序图附公司对外发文行文格式间距约12CM标题（二号/小二号华文新魏）（五号字体行距空一行）新太阳总字（200X）第X号（文号为五号楷体居右顶格；与正文的行距为五号字体）主送单位（居左顶格）（四号楷体，内容较少时可用小三号；行距为15倍）（正文）。结束语。附件12（空二行）新河湾地产有限公司二X年X月X日落款在正文右下方，用公司全称。日期用与正文相同的汉字，不得写阿拉伯字抄送（居左顶格，位于落款之后，字体与正文相同）说明1、全文左右距边3CM，底部距边至少2CM。2、本文以新河湾公司为例，外发文一律用公司标准文头信纸打印。2若文件在两页以上的，需打上页码，位于页脚居中，用阿拉伯数字标识。附一般公司对内部发文行文格式标题（二号/小二号华文新魏）（五号字体行距空一行）新河湾行字（20XX）第X号（文号为五号楷体居右顶格；与正文的行距为五号字体）主送单位（居左顶格）（四号楷体，内容较少时可用小三号；行距为15倍）（正文）。结束语。附件12（空二行）行政部二X年X月X日落款在正文右下方，用部门名称。日期用与正文相同的汉字，不得写阿拉伯字抄送（居左顶格，位于落款之后，字体与正文相同）说明1、全文左右距边3CM，底部距边至少2CM。2、本文以新河湾公司行政部为例，用普通A4纸打印。3、若文件在两页以上的，需打上页码，位于页脚居中，用阿拉伯数字标识。附部门签呈文件流转程序图部门责任人、经办人拟写签呈部门经理核签1、签呈2、签报单3、其他附件附部门呈文签发程序图部门文员或总监秘书流转并做好发文记录分管总监确认并会签意见1签呈、签报单等2部门发文簿副总经理秘书收文登记并归入待批文件夹1签呈、签报单等2收文登记簿3待批文件夹相关职能部门签署会签意见副总经理阅文后转呈、批示、批转1签报批示2发文簿总经理批示副总秘书打印总办批示并转发相关部门，并将原件归档。总助秘书收文登记并归入待批文件夹总经理秘书收文并归入待批文件夹副总经理秘书根据批示意见分转相关部门文员收文，并流转部门负责人、经办人部门负责人、责任人（任务经办人）在文件上签注处理意见和阅文意见。总秘书打印总经理批示，转发副总及相关部门，并将原件归档。部门文员将此件归入相应文档案卷总助秘书根据总助批示流转总秘、副总秘或分转相关部门，并将原件归档。部门文员流转并做好发文记录1签呈、签报单等2部门发文簿总助处理意见责任人拟稿、输入电脑按照行文规范调整版面向部门文员索取文号再次效对文字及行文规范部门经理审阅签发后流转部门文员打印成文附签报单流转部门文员在发文簿上登记，签报原件送总监审阅，并复制一份存档。分管总监签发总监秘书收文登记，将此件归入待审文件夹呈分管总监待发文件总监秘书在发文簿登记后流转不同意签发或需要补充资料的签发同意的流转总办退回部门文员件总监秘书流转总办副总秘收文1文件2、签报单1文件2签报单3发文簿1、文件2、签报单3、发文簿1文件2签报单3发文簿4收文簿1、以下程序为可选程序。2、部门总监无秘书的由该部门文员完成以下程序流转。3、部门文员进行流转时不需重复收发文登记。4、部门无分管总监的部门经理签发后直接流转总办即可印章管理办法1目的规范公司印章的制作、保管、使用、销毁，特制定本管理办法。2范围本管理办法所称印章，系指集团公司及其下属分公司的公章、法人印鉴章（职章）、合同章以及部门、项目部、管理处的部门章、业务专用章等。3标准公司的公章、合同章、部门章的制作按照外资企业公章样式刻制，中英文对照，其他印鉴按照行业规范制作。4印章的种类41公章刻制有公司全称并经主管机关登记备案的印章。42印鉴向主管机关登记的公司法人印章、财务专用章。43职章刻有公司董事长、总经理姓名的印章。44部门章刻有公司部门名称的不得对外使用的印章。45对外业务专用章为公司专门业务使用的合同专用章、发票专用章、人事专用章、报关专用章、骑缝章、修正章。46对内业务专用章为部门专门业务使用的项目章、资料章、确认章。5印章的刻制51公司各类印章由集团公司行政部统一定制，其他任何部门和个人未经公司总办书面授权，不得刻制涉及公司事务的印章。52行政部凭公司总办的书面通知，定制印章。53印章的规格、质地、字体和样式按公司统一规定。6印章的启用61行政部须建立印鉴档案，内容为印鉴（附印样）、启用期、领用期、保管人签收、作废日期及销存备注。本印鉴档案正本一份，由总经理秘书保管。62印章正式使用前，行政部以公司名义向有关单位发印鉴启用通知。7印章的使用范围71公司的公章、合同专用章、骑缝章、修正章由总经理秘书专人掌管。使用范围为经总办批准签发的公文、报表、协议、合同、证件、聘书、请柬、介绍信、证明、海关手续、订货单等。72公司的法人印鉴（职章）由常务副总经理保管，使用范围为以董事长、总经理、总办名义下达指令、告示、请柬、奖惩文书以及签发银行票据。73公司的财务专用章、发票专用章由财务部第一负责人保管，使用范围为公司财会事务。74公司下属各部门、项目部、管理处之部门章以及业务专用章，由各部门指定专人掌管，部门章的使用范围为部门负责人批准签发的以本部门（单位）名义上报（或下达）的内部行政公文、业务便函、报表、告示、工作联系单等。业务专用章视其用途分别用于部门授权范围内的业务文件、票据、证明等用印。8用印程序81任何文件资料需加盖公司公章的，申请人应先填写“用印申请单”并附需用的印文件资料（一式两份）流转总办秘书，经公司总办常务副总经理核准签发后，连同经审核的文件资料等交总经理秘书用印。82总经理秘书在文件资料上用印后，一份返还申请人，另一份与“用印申请单”一并存档。对只有一份原件的资料，总经理秘书在加盖印章后，必须将该件的复印件会同“用印申请”存档。83契约性文件需要加盖公司公章或合同专用章时，申请人必须按集团公司商务合同管理办法规定的审批程序流转，总经理秘书凭总办领导签发的商务合同审批表用印。84其他需要用印的事项，同以上操作程序办理。85总经理秘书应当将每日用印情况记录于用印登记表。86用印申请单由总经理秘书按照集团公司文件资料归档管理办法立卷保管。87公司下属各部门、项目部、管理处之部门章以及业务专用章的使用，由保管人负责监管，在公司授权范围内使用。88授权对外用印的部门，必须将每次对外用印的情况记录于用印登记表。对外用印的文件资料必须留存副本（复印件），交部门文员存档。89银行票据的用印按照公司财务管理办法执行。9用印注意事项91公文用印应注意位置恰当，印章的底圈中心应骑年盖月，保证字组端正，图形清晰。92用印文件应书写清晰端正，不可用圆珠笔、水彩笔和铅笔书写，不可有涂改。93不得在空白稿纸、空白介绍信、空白表格上用印。94印章必须与落款的名称相一致。10印章的管理101印章应存放于带锁具的抽屉中，存放印章的抽屉必须随时处于锁闭状态。102保管人必须严格遵守本管理办法，严格按手续用印。103未经总办领导批准，不得将印章擅自交给其他人员。104印章保管人员工作调动时，必须经公司行政部办理监交手续。105印章不得携带出公司办公区域。因特殊情况需要携带公章外出的，应填写重要物品出借单并履行报批手续，经总经理或副总经理批准后方可借出。106携带公司印章外出，必须两名公司人员共同前往办理。用印事宜处理完毕，必须及时归还公司。当天可办妥的事宜，印章必须当天归还，不得隔夜。11印章的作废111凡具有下列原因之一的，印章应停止使用，予以作废。1111原机构撤销；1112原机构并入其他机构；1113原机构易名。1114印章自然损坏。112作废印章统一由总办专人进行销毁。12罚则121印章属于公司的重要物品，保管人、使用人应当严格遵守本管理办法，履行好保管和使用职责，保管人违反本管理办法相关条款，未造成不良后果的，第一次依据员工手册第69条第三项第2点予以处罚。第二次依据员工手册第69条第四项第8点予以处罚，并调离岗位。122保管人、使用人违反本管理办法相关条款，造成不良后果的，依据员工手册第69条第四项第5点予以处罚，并调离岗位。123保管人、使用人故意违反本管理办法相关条款，恶意损害公司利益的，依据员工手册第69条第五项第6点予以处罚，并追究当事人的法律责任。13附则131本管理办法自下发之日起施行。132本管理办法由行政部负责解释。133附重要物品出借单、用印申请单、申请用印流程图。重要物品外借申请单编号申请日期部门借用人印章重要证照文件名称使用用途归还日期（副）总经理分管总监部门经理申请人文件用印申请单编号申请日期申请部门申请人备注文件份数每份文件页数文件名称、文号及内容简述文件用途（副）总经理分管总监部门经理申请人文件用印申请流程图责任人将定稿的待用印文件流转部门经理审阅。1待用印文件（一式二份）2用印申请单部门经理审阅后，在用印申请单上签名。分管总监审阅后，在用印申请单上签名后转总办秘书。总办副总秘书收文，传呈副总经理审核。副总秘书根据副总经理签发意见分转。需要相关部门协审的。退回修改或不同意发文的。转呈总经理阅后签发的。退回呈文部门通知呈文部门文员领取，至总秘处用印。流转相关部门负责人阅签。流转总经理秘书收文。总经理审阅相关部门会签返还副总秘退回修改或不同意发文的，由总秘退回呈文部门。同意签发的，由总秘用印后，一份返还呈文，另一份与用印申请单一并入档。总秘核对批示意见并监印，文件一份交呈文部门，一份随用印申请单一并入档。呈文部门留复印件、发文，并做好发文记录。注函件应当挂号邮寄，并将回执粘贴于复印件上。文件资料归档管理办法1目的为客观记录和真实反映集团公司经营实践活动的全过程，并为公司运作提供查考凭据和参考依据，特制定本管理办法。2引用标准外商投资企业档案管理暂行规定、建设工程文件归档整理规范国标、上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定副总经理签发意见同意签发的3范围31本管理办法规定了文件资料归档工作的管理职责，文件资料的形成与归档以及文件资料的归档范围。32本管理办法适用于新太阳集团及其下属各公司、部门、项目部、管理处。4定义41文件资料411具有存查利用价值的文字材料、图表、图样、计算资料、照片、奖品和录音录像资料以及电脑磁盘、光盘。包括A公司设立、变更、审批、登记等方面的文件资料；B董事会形成的文件资料；C财务会计及其管理方面形成的资料；D劳动工资、人事、法律事物管理方面的资料；E管理方面的文件资料按附件一要求汇总；F项目开发、工程管理方面形成的文件资料；G工程结算、造价审计方面形成的文件资料；H物业项目管理方面形成的文件资料；I楼盘销售、租赁方面形成的文件资料；J生产技术管理方面形成的资料；K物资采购、设备物资管理方面的文件资料；L基本建设方面的文件资料；M技术转让方面的文件资料；N其他具有利用和保存价值的文件资料。412集团公司公文管理办法中列明的文件。42档案各公司、各部门以及公司工作人员在经营实践活动中形成的，具有查考利用价值的，应归档保存的文件、资料。5职责51集团公司行政部是档案管理的主管部门，负责集团公司范围内的档案管理工作的年度收缴、业务指导、检查、监督。52集团各公司、部门、项目部、管理处负责本单位在职能活动中形成的文件资料的收集、积累、整理及归档工作；对反映、记录本部门职能活动的文件资料的齐全、完整、准确、系统与及时归档负责；对档案的科学管理、安全保密和有效利用负责。6文件资料的收集管理61集团公司董事会、董事长、总经理形成的文件资料由总经理秘书负责归档保管。62集团公司总办、副总经理、总助形成的文件资料由副总经理秘书负责归档保管。63公司实行部门收集、管理文件资料年终整理，第二年4月上交公司行政部档案室统一管理的制度。各公司、部门、项目部、管理处的第一负责人为本部门年度文件资料管理责任人，部门文员为专项工作责任人。64各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知集团公司行政部。65各部门专（兼）职文员的文档管理工作职责651熟悉本部门的工作业务，掌握本单位文件资料的归档范围，收集管理本部门的文件资料。652认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件资料及时归卷，每月上旬归档整理上一自然月的文件资料，每年三月底之前完成上一自然年度的归档装订工作。653承办人员借用文件资料时，应作好借用登记，并督促归还。654严格遵守保密规定。655按时参加集团公司行政部组织的文员培训。7平时归卷71各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由专（兼）职文员集中统一保管。711部门人员因工作需要，可以复制工作备份（保密件除外），复制后应在原件背面标注“X年X月X日XX（人）复制X份”。72各部门应根据本部门的业务范围及年度工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。721“案卷类目”的条款必须简明确切。722各部门必须设置的卷夹发文、收文、会议纪要、计划和小结、合同协议。723各部门根据工作特性，可以设置其他日常使用的卷夹或卷盒。73工作人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，交本部门专（兼）职文员归卷。74专（兼）职文员应及时将已经归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。75卷夹（卷盒）的首页必须配置案卷目录，案卷目录按照收文顺序依次登录收入卷的文件。8年度立卷81案卷质量总的要求是，遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。82归卷的文件资料种数、份数以及每份文件资料的正件与附件、原件与复印件、签报与批示等应立在一起不得分开。83不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的签报与批示，放在批示复文年立卷；没有批示的复文的，放在签报年立卷。年度总结和年度会议纪要放在针对年立卷。财务、审计、文件资料按照行业规定执行84工程项目文件资料按照单项工程起止分类整理归卷，不按年度分列。85卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件应依序排列在一起，即批示在前，签报在后；正件在前，附件在后等。86卷内文件资料应按照排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料的正面右下角打印页码。87必须按照规定的格式逐件填写或打印卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。88有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。卷内备考表应置卷尾。89案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整清晰。9罚则91违反本管理办法第一次的，由公司行政部向责任人发出整改单，责令立即（限期）改正；违反本管理办法第二次及以上的，由公司行政部向责任人发出告知函，并抄送公司行政人事部，行政人事部应按照员工手册的相关规定，对责任人进行处罚。92违反本管理办法造成文件资料或档案灭失、泄密，给公司造成重大损失的，根据责任人的责任程度，比照员工手册的相关规定处罚。10附则101本办法自下发之日起施行。102本办法由集团公司行政部负责解释。103附案卷卷内目录、案卷卷内备考表104附工程资料归档要求、绿化部一户一档管理要求、工程装饰部一户一档管理要求105附文件资料日常归档流程、文件资料年终归档流程。文件资料日常归档流程部门文员收文后，文员在收文簿登录1、收文簿2、文件资料部门第一责任人阅签意见部门相关人员流转阅签文件资料部门文员将此件入相应文挡卷夹部门文员将该件名称登录于卷内目录说明1部门文员收文后应及时将文件流转部门第一负责人阅签。属于急件的应在收文后2个小时内流转部门第一负责人阅签。无法书面送达的，应电话告知，并在该文件背面做好电话记录，待部门第一负责人事后确认。2部门负责人阅文后，必须签名确认，并注明时间。需流转部门人员传阅或执行的应签出阅文意见。3部门人员阅文后应签名确认，并注明时间。4文件必须由文员统一保管，部门人员不得留存。需要留存工作副本的，经部门负责人同意后，可以复制一份，并在该原件后标注“X年X月X日XX（人）复制X份”。5保密文件不得复制，部门流转时应注意阅文范围。6保密文件必须专夹保管，保密文件夹必须放置于带锁具的文件柜中，由文员妥善保存。文件资料年终归档流程1文件资料2卷夹（卷盒）卷内目录部门文员整理案卷按收文顺序编排案卷打印案卷目录敲盖页码配齐封面、封底装订成册填写封面及卷内备考文件资料说明1部门文档必须在当年3月31日前完成上年度文件资料的整理装订，并向公司行政部移交。2文档整理装订工作由部门文员负责完成。3、部门整理装订的文档资料，经行政部行政主管验收不合格的，部门文员必须在5个工作日内完成整改。工程资料归档要求1前期文件部份11综合性文件111领导讲话，重要会议记录、纪要、考察、调查报告，专家建议文件打印装订成册案卷的清单部门文员将装订成册的案卷送达公司行政部行政主管验收、交接将行政部的收件证明入当年部门收文卷夹1文件资料2、卷内目录1封面封底2文件资料3、卷内目录1成册案卷2、移交清单112有关请示、批复、批准等文件113合同、协议招标、投标等文件114动拆迁文件（含私房产权证）115建设工程项目涉外文件12立项依据性文件121项目建议书及批复122可行性研究报告、环境影响报告及批复123设计（计划）任务书及批复124建设用地选址意见书及批复（附图）125国家土地使用证及地形图（附原房屋权属证明及拆房证明文件）126国有土地使用权转让、抵押等文件，以及前期批租文件127建设用地规划许可证及核准的地形图128建设工程规划许可证及核准的建筑工程位置地形图及总平面图129城建档案、环保、卫生、消防、人防等审核文件2设计技术文件部份21工程水文、地质勘探报告及地质图22规划设计文件（指小区以上的建设项目）23设计图231初步设计（或方案设计）和工程总概算232施工图设计及工程预算24工程结构设计计算书及说明书注如用计算机设计计算时，则报送设计参数、计算公式（或源程序）及运算结果3施工技术文件31综合文件（管理性）311施工合同312施工预算313开、竣工报告314工程质量事故报告表及处理记录315重大工程质量责任人登记文件32测量类文件及沉降观测321施工定位测量322工程沉降,位移观测记录323工程测量成果资料边界、标高、测设、导线、水准点等33桩基类文件331桩施工记录332桩标高偏差和位移实测记录333桩加固处理记录334桩检测报告335围护结构及设计说明336其它地基、基础处理记录337桩基竣工报告34质评类文件341单位工程外观、实测、内业资料综合评分表质量综合评定表342分项、分部工程质量验收证明书（桩基、基础、主体等）343电梯分部工程质量验收证明书344烟风道,垃圾道检查记录表345地基验槽记录346隐蔽工程验收记录347单位工程观感质量评定表35施工材料质量保证文件351原材料汇总表及质量证明单、试验报告A水泥、砂、石、钢筋、焊条B防水、防腐、隔热保温材料C特殊木材352施工试验汇总表及试验报告A砂浆级配通知单，试块抗压试验B混凝土级配通知单（或出厂通知单）及抗渗、抗压试验C钢筋焊接试验D砂垫层环刀测定E回填土密实度测定F防水工程试水试验353预制构件明细表及合格证、试验报告A钢筋混凝土构件、钢构件B钢门窗、木制门窗36设计变更依据性文件361设计变更依据性文件汇总表362设计变更通知单363业务联系单364技术核定单365工程师指令366工程会议纪要37监理文件371监理合同372工程质量、安全、文明施工事故的处理方案报审单及处理过程和结果373各施工阶段的质量评估报告374工程质量评估报告4竣工验收文件及竣工图41竣工验收文件411工程竣工验收备案文件A建设工程竣工验收备案表B建设工程竣工验收报告C勘察单位工程质量检查报告合格证明书D设计单位工程质量检查报告合格证明书E施工单位工程质量检查报告合格证明书F监理单位工程质量检查报告合格证明书G上海市建设工程档案审核意见书H上海市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件412工程决算及审价报告汇总表413上海市建设项目工程档案验收合格证414上海市建设工程竣工规划验收合格证明含竣工规划验收测量成果415上海市房地产权证含房屋土地测绘技术报告书416各专业竣工验收鉴定证书（包括消防、环保、卫生防疫、环卫、劳动保护、电梯等专业）417其它项目竣工验收文件42现场声像资料421工程现场原地物、地貌和建成后建（构）筑物的照片、录像422重大工程建设全过程的照片和录像43竣工图431建筑工程A总平面布置图B建筑、结构竣工图（含桩位竣工图）C大型设备基础竣工图D电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控电梯等专业竣工图E建设用地范围内地下综合管网（含管线接口位置）5编制要求编制材料应符合下列规定51文件材料的排列511建设工程前期及竣工验收文件材料，按先批复后请示，先正文后附件，先文字材料后附图组卷；512工程设计文件材料，按设计程序组卷；513施工技术文件材料，按单体组卷，其中设计变更的依据性文件材料按项目或单体集中组卷。514监理文件材料，按监理程序组卷。52工程文件材料的规格文件材料的规格为A4幅面（297X210毫米），小于标准的要进行托裱。53文件材料的立卷厚度及编号文件材料立卷厚度不得超过3公分，立卷时要标明页号,正面标在右角，背面标在左上角，空白页不标页号，托裱时，页号标在文件上。531作废的图纸不归档,但必须在原施工图目录上进行标注,并注明依据。532重新绘制竣工图的应当有变更记录栏，内容为序号、内容、修改日期。533修改依据的要求及注记方法注记534在修改依据中，每一条款需注记被修改的图号。535技术交底会议纪要、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单等修改依据应注记其原始编号或日期；54竣工图的组卷竣工图按单体工程排列，单体工程中按专业组卷。6装订要求、案卷号及索引目录案卷、案卷号、编制说明以及索引目录的编写61案卷的填写内容每个案卷必须按标准化,规范化的要求填写。卷内目录、案卷封面、备考表及档案盒封面必须符合62案卷号的组成案卷号由档案类别、项目代号、阶段号、案卷流水号等组成，案卷号的格式63竣工档案编制说明的内容编制说明的内容包括工程和竣工档案的概况、案卷号和工程单体名称、代号的说明。以及其他需要说明的内容64索引目录卷的编制一个项目的竣工档案、需编制索引目录卷，为零零卷，不列入总卷内。索引目录卷由编制说明、案卷目录及各卷卷内目录组成。65归档档案室对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和标识，并摆放整齐不同项目的竣工档案不得混放在一起。7档案立卷、文字资料立卷要求71档案材料归档时，以A4（即210297）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。72档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。73文字材料组卷时，厚度不得超过2CM，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。74装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册。75竣工图不装订，按4号图纸（297X210毫米）规格折叠，图面朝里，图标要外露，页号标在右上角。8借阅81各部门、各地盘借阅竣工档案，应办理借阅手续，（项目开发过程中，各部门、各地盘如需借用相关的项目资料，应到档案室办理相应的借阅手续，填写档案借阅登记表，或出具借条，并在使用完毕后，立即归还档案室）82外单位借阅档案，需主管档案室的部门经理的批准。9销毁档案室如需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，并由主管档案室部门经理审查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存。10工程图书资料的控制101购买、登记1011档案室负责对各部门、各地盘所购技术资料（包括规范、规定、标准和相关的法律、法规等）统一进行登记和管理。1012各部门、各地盘需要购买参考书的，应先上公司内部网网上邻居档案室的电脑共享文件图书资料目录下查询，如属已经购买的，应先考虑从档案室借阅，或向当前借阅人借阅，如确需购买的，必须填写购书申请表，经由主管档案室的部门经理批准后，方可购买；购买后交档案室登记造册。1013档案室应对所购买的工程图书资料进行分类管理，按资料的用途、性质等进行分类、登记和造册，并盖章，集中存放。1014档案室应在每季度末打印出本季度购买的图书资料清单，发放公司各部门、各地盘。102借阅图书资料必须登记，填写图书借阅登记表。图书借出最长期为半年，如属工程项目长期借用，则由主管档案室的部门经理批准。绿化工程“一户一档”细则1施工技术文件11绿化施工方案12竣工图（施工图）13施工合同14施工预（决）算15开、竣工（小结）报告16工程质量事故报告及处理记录17重大工程质量责任人登记文件2施工材料质量保证文件21采购原材料的汇总表及质量证明单22树木清单（包括现场图片）3设计变更依据性文件31设计变更通知单32服务联系单33技术核定单34工程会议纪要4整理归档的具体操作办法参照公司有关文件规定。41原则要求档案盒卷内目录文档卷内备考表42附卷内目录、卷内备考表样张。X号房（室内装饰/绿化）工程卷内备考表说明编制部门编制人姓名编制日期检查人姓名图样张文字张其它张本部门已经编号的材料数量如右合计张室内装饰工程“一户一档”细则序号文件编号文件名称入卷日期责任人123456789101112131415161718191施工技术文件11装饰装修方案12施工合同13施工预算14开、竣工（小结）报告15工程质量事故报告及处理记录16重大工程质量责任人登记文件2施工材料质量保证文件21采购装饰装修原材料的汇总表及质量证明单22有关陈列家用电器说明书、质量保证书、保修单和环保说明书等等3设计变更依据性文件31设计变更依据性文件汇总表32设计变更通知单33业务联系单34技术核定单35工程会议纪要4竣工图41住宅室内装饰装修工程竣工后，装修人应当按照工程设计合同约定和相应的质量标准进行验收，并整理完成竣工图。5整理归档的具体操作办法参照公司有关文件规定。51原则要求档案盒卷内目录文档卷内备考表52附卷内目录、卷内备考表样张。X号房（室内装饰/绿化）工程卷内备考表说明编制部门编制人姓名编制日期检查人姓名图样张文字张其它张本部门已经编号的材料数量如右合计张X号房（室内装饰/绿化）工程卷内目录序号文件编号文件名称入卷日期责任人12345678910111213141516171819档案借阅管理办法1目的为了适应公司档案借阅工作的需要，使档案借阅的工作顺利开展。本标准对档案借阅的内容、要求以及管理作了规定，对档案借阅的检查和考核提供了依据。2引用标准外商投资企业档案管理暂行规定、档案法。3主题内容和适用范围本标准规定了公司档案室的借阅对象、手续和注意事项。本标准适用于档案室的借阅工作。4档案的借阅41凡本公司员工，通过正常手续，均可借阅与本人工作业务有关的档案。42个人因本职工作需要查阅档案，在办理查阅手续后，在档案室内查阅，不得擅自携带出外。43各部门借阅档案，需填写借阅（复印）申请单，并经部门负责人签名批准，档案人员认可，方可借阅；借阅档案资料必须登记，填写借阅登记表。借期不得超过七天，如确因工作需要时不能归还，须按制度办理续借手续。44非本职范围的卷宗一般不借，如确因工作需要须借阅，需总办审核批准。在办理手续后，在档案阅览室内查阅。45查阅机密档案须经总办批准，机密档案一律在档案阅览室内查阅。46阅档人员必须严格执行保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员，不得擅自复印或摘抄机密档案。47阅档人员均应