文件和资料管理程序

1目的对管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保管理体系及其它相关活动有关场所使用有效版本文件。2范围适用于所有管理体系有关的文件和资料的控制（包括外来文件、法律法规、电子文件等）。3术语31质量管理管理体系文件的分类按级分一级文件质量管理手册，规划公司质量方针、目标以及质量管理体系的总体要求。二级文件程序文件，规划公司系统的作业流程，各部门协作关系，信息传递的方式和途径。三级文件作业指导书或管理规定等，规定具体作业方式和作业方法等支持性文件。四级文件各类的记录等。外来文件顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（安全法规及国际、国家标准等）。32受控文件包括一级、二级、三级文件。其中受控的三级文件有产品图纸、作业指导书、控制计划、工装模具图纸、岗位职责、公司管理制度、仓库管理规定、安全操作规程等技术及管理性文件。33外来文件顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家标准）等；34受控文件35导读以会议的形成，组织文件相关的职能部门主管，对文件的适宜性、各部门之间的接口进行评审，并形成书面的评审记录。4职责41文件编制、审核、批准矩阵表文件类别编制审核批准质量手册管理部主管管理者代表总经理程序文件责任部门主管管理部经理管理者代表支持性管理文件责任部门责任部门经理管理部经理支持性技术文件责任部门责任部门经理品研部经理设备操作规范设备主管部门设备主管部门经理设备主管部门经理42管理部为本程序的责任部门，主导本程序的编制、发行、实施、修订工作；43公司其他职能部门，按照本程序的规定进行文件的编制、评审、会签、审批等实施工作。5工作程序NONOYESYES51文件收集、编制/修订需求的识别511各职能部门在各自职责与工作需求范围内收集各类所需的文件和资料，根据日常工作识别的工作流程优化的需求，识别文件修订的机会。512各职能部门在各自职责与工作需求范围内，负责所管辖工作相关文件、记录的编制/修订工作。文件的编制/修订部门在编制/修订文件之前，须填写文件编制/修订/作废申请单，二级文件及管理类三级文件须经管理部经理批准、技术类三级文件须经品研部经理批准后，方序号责任部门工作流程形成文件/记录123456789101112各相关部门相关部门相关部门审核责任人批准责任人管理部文件编制部门管理部文件使用部门/管理部管理部文件编制部门管理部文件编制/修订/作废申请表文件导读记录表培训记录文件发放回收记录表文件归档清单文件日常检查表文件发放回收记录表文件编制/修订/作废申请表YESNO文件收集、编制/修订申请文件编制/修订文件导读文件发行文件培训文件日常管理记录存档文件审核文件批准文件培训文件发放文件作废文件回收可实施编制/修订，设备操作规范须经设备主管部门经理批准后方可实施编制/修订。52文件的编制和修订521文件的编制/修订各职能部门根据41中规定的职责进行编制/修订文件，文件的修订部门须为文件的编制部门。522文件的编码5221文件的编码文件类型文件编号规则备注质量手册Q/HYQMSXXXXXXXX文件编制年份程序文件Q/HYXXXXXXXX标准条款号，XX文件顺序号三级文件Q/HYZD/SOP/JS/SIPXXZD管理制度SOP作业指导书JS技术文件SIP检验规范XX表示顺序号四级文件文件编号XXXX表示顺序号，相对应5222版本/修订号的编码文件的版本号从1到9，修订状态从0到9，第一版、第一次编制的文件的版本号为“10”。文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时（修改幅度大于20时）应进行换版，原版次文件作废。记录表单的版本号从A到Z，修订状态从0到9，第一版、第一次编制的文件的版本号为“A/0”。记录表单经多次更改（修订状态从0到9时）或需进行大幅度修改时（修改幅度大于20时）应进行换版，原版次记录表单作废。523文件的内容除技术性支持文件外，所有的文件均需包括封面、修订履历、正文三个部分，正文部分须包含八个条款，即目的、范围、术语、职责、工作流程、相关文件、相关记录、绩效指标；5231目的编制文件需要解决的问题；5232范围所编制文件的适用范围，系统的描述文件所适用的对象、流程、区域范围等相关内容；5233术语对文件中所使用的专业术语进行列举和说明；5234职责对文件中所描述的工作流程、规程、制度所涉及的部门进行列举，并说明每个部门在本文件中所应承担的责任；5235工作程序对文件所规定的工作过程，按照其工作步骤的先后顺序进行描述。具体包括两部分内容，第一部分为过程流程图，将实现文件中规定的工作的流程以“流程图”的方式进行描述，包括“工作顺序、责任部门/岗位、工作步骤、记录文件”四个部分，也可以根据文件编制的需要进行增加；第二部分为工作步骤的说明，根据流程图中的步骤，对每一个步骤的工作内容、责任部门/岗位、所需的记录进行详细的说明。5236相关文件即在所编制的文件中引用的其他文件，进行列举，写明文件的编号和版本号，如果没有写明版本号，表示所引用文件的有效版本为最新版本。5237相关记录将所编制的文件中使用的相关记录进行过罗列，须包括“编号、记录名称、记录编号、保存部门、保存年限”等相关信息；5238绩效指标对所编制文件体现的工作业绩进行监控的指标，须包括“编号、指标名称、计算公式、责任部门、监控频次”等相关信息。524文件格式公司所有文件，按照文件的类别设计相应的格式，同一类别的文件须保持形同的格式。文件中的字体应得体，与文件的内容相符合，可根据不同的文件自行识别，文件的字体推荐使用“宋体”，正文推荐使用“宋体、小四、115倍行距”。文件及相关记录表单的标题中，需体现公司的全称及LOGO。525文件的条款本文件中所规定的八项条款，若无相应的内容，则写“无”，当大的条款下需要使用晓得条款进行说明时，小的条款编号为大的条款编号后面增加顺序号，以此类推。526文件的修订5261当文件使用者发现文件规定不适而用需要更改时，填写文件和资料更改审批/通知单，说明更改原因，必要时附上相关的证据，提交文件的编制部门。5262文件更改的审批应由原审批部门进行，当需要由别的部门审批时，新审批部门必须获得原批准所依据的有关背景资料。5263文件更改批准后，由文管员实施更改，同时做好文件的更改标识（包括文件的修订状态变化）。文管员按文件发放/回收记录的此类受控文件发放对象修改所有发放的文件，同时回收作废的旧文件，并对文件和资料一览表和文件归档清单上的版本和修订状态作出更新。更改必须包括对文件电子底稿和存档硬拷贝的更改，对电子文件在文件属性的“自定义”和“摘要”项下说明文件的修订情况。53文件导读为确保文件的适用性和有效性，文件编制部门将文件起草完毕后，需组织文件涉及的相关部门对文件的适宜性、充分性进行评审，将评审的结果形成记录，文件的编制部门根据评审的结果进行修订。在评审过程中，如有如法协调的问题，以文件编制者的意见为准。文件导读通过后，参见导读的部门负责人，在文件的“会签”栏签字确认。文件导读说明文件的导读工作原则上有相关部门的负责人参与，当无法参与的时候，可授权部门内部其他人员参与，如放弃参与导读会议，在文件发行后，须无条件按照文件的规定执行。54文件审核文件评审工作结束后，根据41的职责，有责任部门/人员，对文件的适宜性和充分性进行审核，如审核可行，则签字后，递交上一级部门/人员进行批准，否则，返还文件的编制部门进行修订。55文件的批准文件审核工作结束后，根据41的职责，有责任部门/人员，对文件的适宜性和充分性进行审核，如审核可行，则签字批准，否则，返还文件的编制部门进行修订。56文件发行文件的审批流程结束后，文件的编制部门将相关人员签字确认的书面文件、导读会议记录、最终版本的电子文件一起提交管理部，管理部审核后，在文件封面的指定位置，敲“发行章”，同时敲骑缝章，发行文件。文件发行后，原件留存在档案室，同时将发行的文件发放一份给文件的编制部门，作为其培训的依据；正式发行文件的电子档，文控中心负责准换成PDF文档，文档命名为文件名称的全称加文件生效日期的年月日八位数字。57文件培训文件的编制部门，组织文件的相关方，对文件的内容进行培训，培训流程参照培训控制程序执行。考核合格后，方可发放文件。58文件发放581正式发放的文件需在文件封面或第一页上加盖“受控”章，并写明分发编号，发放部门需填写文件发放/回收记录，并由文件接收者在文件发放/回收记录上签字确认；电子文件以PDF文件的形式进行发放，并由文件接收者在文件发放/回收记录上签字确认；582技术类文件有技术部自行发放，其他各类文件有文控中心统一发放，各部门不得自行发放文件。583文件发放前，文控中心须核对接收文件部门是否存在待发放文件的老版本文件，如有，须在发放新文件的同时，将老文件收回。59文件的日常管理591相关部门所使用的文件必须是文件的最新版本，并确保在需要使用文件的地方可方便取得所需要的文件；592相关部门需妥善保管发放到本部门的文件和资料，确保文件保持清晰并易于识别，当发生损坏，污染等影响正常使用的情况时，需及时拿旧的文件到文控中心进行更换；文控中心应定期对各部门使用的文件进行检查，形成检查记录，发现文件不适用时，及时通知责任部门进行更换。593文件和资料有效性的评估5931随着本公司的发展变化，工艺技术的进步，外部标准的变更和修订，会出现原管理和技术文件不适用的情况，为确保文件使用的有效性，在每次管理评审前，由管理者代表组织各部门经理对本部门使用的文件的适用性进行审查，对不适用的文件按文件更改要求提出更改建议。5932文件的使用部门在日常使用文件的过程中，如因工作流程的改变等原因造成文件不适用，可向文件的编制部门提出修改申请，有文件的编制部门按根据实际工作需要进行适当的修订，具体步骤，按照526的要求执行。594文件的借阅5941需要借阅文件和资料的的人员，需填写文件需求申请表，并经部门主管批准后才能借阅。文件原件一律不准外借，任何部门不准复制受控文件。公司以外需要借阅文件时，经总经理批准。填写文件/资料借阅登记表。5942文件资料的借阅，依其受控性而分成以下不同借阅方式59421公司内部正式发行的技术资料、标准等，凡从事产品开发或技术整改的公司技术员工，其负责人员有权向经理办要求查阅其负责项目的技术资料与标准。其他非技术人员，须填写文件需求申请表，经其所属部门经理或管理者代表签字同意，方可借阅；59422公司生产经营计划有关的文件资料，涉及合同、报价事项之文件，须由总经理签字同意，方可查阅；5943质量记录，设备说明书59431凡工作范围涉及产品质量内容的员工因工作需要，可以至文控中心查阅相关质量记录或其他与质量记录有关之文件资料；59432凡从事此设备的修理人员都可借阅与设备说明有关之资料。5944来源于顾客、供方的各类资料、图纸，如顾客图纸、供方基本资料等来源于顾客供方的各类文件资料，业务采购人员原则上有权查阅；来源于顾客供方的图面，技术开发人员有权借阅。5945电子文件需要刻录、拷贝时，刻录、拷贝人员需填写文件需求申请表，经所在部门主管批准后由文控中心进行刻录、拷贝，并按照58的规定办理发放手续。595工程规范的管理5951工程规范的审批技术部必须保证及时评审、发放和实施所有顾客工程标准/规范，时间不能超过两个工作周。5952工程规范的更改工程规范更改的控制按照工程变更管理程序执行。596外来文件的管理5961外来文件的登记公司接收或搜集到公司经营、日常管理等所需要的外来文件的时候，及时登记在文件和资料一览表中，并在外来文件的首页上敲“外来文件”章进行标识，外来文件的编号以外单位的编码为准,外来文件无编码时，根据内部编码规则进行编码WL年份（四位）顺序号（三位）。5962外来发放、回收外来文件的发放和回收工作按照58和510执行。5963外来有效性的评估外来文件有效性的评估按照593执行。597文件遗失管理当发生文件遗失的现象时，文件的持有者应及时填写文件需求申请表经相关人员签字后，到经理办进行领取。598文件保管510文件的回收5101文件换版和作废时的回收在文件的日常管理中，当发生文件换版和文件作废需发放新的文件时，在文件发放的同时，必须将旧的文件进行回收，文件的回收人和文件使用部门的经手人在文件发放/回收记录上进行签字确认。5102员工离职时文件的回收员工离职的时候，必须将自己领用的文件移交给接任者、上级或下属，必要时退还给经理办，离职者将自己领用货借用的文件进行整理，并形成文件移交清单，并须接受人在文件移交清单上签字确认，文件移交手续办理完毕后，离职者将文件移交清单送经理办，经理办对离职者文件移交的情况进行审核，在确保文件全部移交后再办理离职手续。511文件的作废作废的文件由文控中心按文件发放/回收记录回收并记录，并填写文件销毁申请记录表，经部门主管审核、管代批准后，按