蓝凌知识管理（lks）系列白皮书

蓝凌LKSKOA基于知识管理的工作平台蓝凌知识管理LKS系列白皮书深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司目录1前言62关于LKS63关于KOA84KOA的特点1041创新管理思想1042产品技术特性105KOA基本功能1251经验知识管理12案例管理13知识文档13工作总结16专家网络16培训系统16考试系统1752规范协作管理17规范制度17任务分派18审批流程18项目协作1853行政办公管理19公文流转19办公资源21会议管理21个人工作台2154组织文化管理23内部论坛23网上调查24贺卡系统24电子期刊24员工活动24文化窗口2555KOA系统门户25门户维护25新闻系统26待办事宜26常用资料266KOA核心服务2661KM机制26知识沉淀机制26知识传播机制27知识推进机制28知识安全机制2962组织架构与人员管理3063系统安全3064应用集成317KOA扩展功能3271KOA可选模块32人事档案32图书管理33考勤管理33固资管理33车辆管理33合同管理34技术支持34ISO文控3472邮件系统3573移动办公支持36移动办公36短信服务3674团队协作3775实时协作39SAMETIME集成39腾讯RTX集成3976竞争情报系统3977CKO工具箱41知识规划41知识跟踪与推进41知识评测42知识审计428KOA咨询4381KOA咨询服务4382KOA知识包449成功案例4591KOA在医药行业应用4592KOA在流通与分销业的应用4693KOA在中国移动的应用4694KOA在制造业的应用4695KOA在房地产业的应用4710关于蓝凌491前言企业内部信息资源浩如烟海，不知如何入手，怎么办企业中信息孤岛林立，员工各自为战，怎么办决策过程缓慢时常错失良机，怎么办不能在最短的时间内找到适当的人响应客户需求，怎么办员工离职造成关键业务领域巨大损失，怎么办新员工加入一个月了，还不能进入角色，怎么办业务运作长期固步自封，难以创新，怎么办员工越来越缺少工作激情，怎么办专家神龙见首不见尾难以寻找，怎么办蓝凌以创新理念和创新技术规划的创新LKSKOA正是解决之道2关于LKSLKS是蓝凌知识管理解决方案系列软件产品的总称（LANDRAYKNOWLEDGEMANAGEMENTSOLUTION）,LKS是企业管理支撑系统MSSMANAGEMENTSUPPORTSYSTEM的完整解决方案。企业信息系统包括业务实现和管理支撑两个主轴。业务实现是一个价值链的实现过程，主要服务两类用户一是企业的供应商与合作伙伴，信息工具主要是供应链平台，实现采购、物流和库存等主要业务。另一类用户就是客户和代理商等，实现销售、市场和客户服务等业务过程。服务这些用户的系统也就是电子商务系统。企业运营支撑系统定位于操作处理层面和业务控制层面。它所要解决的问题是通过计算机信息技术代替部分手工操作，完成基本的数据采集、汇总和处理工作。这是整个信息系统的基石，没有解决好这个层面的问题，就不能得到准确的数据、丰富的信息，也就谈不上更深入的管理和分析。业务控制层面所要解决的问题是通过计算机技术融入企业的管理和控制思想，实现流程重组和业务的优化，提高企业的计划和控制及产能的管理，减少经营管理中的一些人为错误和行为弊端。管理支撑是一个管理链的实现过程，主要服务两类用户一是企业的普通员工，包括中下层管理人员，是企业管理过程的基础，实现员工的网络办公、人力资源管理和知识管理等协作管理平台。另一类是面向企业的决策者，包括总裁和董事会等成员，实现管理分析、决策、控制服务。它所要解决的问题是通过计算机技术挖掘企业经营发展中的各种信息和规律，帮助决策者洞悉市场的未来变化，从而把握企业的未来方向，制定正确的企业发展方针和策略，并提供控制决策执行的手段。管理支撑系统（MSS）是企业信息化建设的基础，它与企业所有的员工相关和业务关联，定位于能力建设、宏观控制、业务分析和战略决策层面。LKSMSS系统主要内容包括个人事务助理PBAPERSONALBUSINESSASSISTANT；办公管理系统OAOFFICEADMINISTRATION；团队协作系统TCSTEAMCOLLABORATIONSYSTEM；知识资源管理KRMKNOWLEDGERESOURCEMANAGEMENT；人力资源管理系统HRMHUMANRESOURCEMANAGEMENT；企业文化系统OCMORGANIZATIONCULTUREMANAGEMENT；竞争情报系统CICOMPETITIVEINTELLIGENCE；客户知识管理CKMCUSTOMERKNOWLEDGEMANAGEMENT；业务培训系统BTBUSINESSTRAINNING；知识挖掘与商业智能（KD信息发布平台管理沟通平台信息集成平台LKS的产品框架是通信协作平台EM知识库管理KDOC流程管理系统KWF知识发掘与商业智能KBI其他系统知识门户EKP培训与考试系统KEDU员工知识办公平台KOALKS核心服务（通信协作、组织架构、安全管理、KM机制）系统集成网络情报系统KCIASDBEMAILWEB人/PDA人力资源系统KHR客户关系系统KCRM3关于KOAKOA是LKS系列产品中的核心系统和知识管理解决方案的基础它是支持员工工作的公用信息平台它是管理知识资源的基础设施它是企业创新体系的支撑系统它是决策支持体系的基础它是构建学习型企业的好工具它关注企业知识的沉淀、共享和协作。通过LKSKOA，可以实现合理整合公司资源，实现系统互连、信息共享，加强沟通与协作；可随时随地办公，提高工作效率和质量；依靠有效的技术手段，有效降低办公费用开支；有效实施企业绩效监控，及时反馈企业经营信息；形成健康、积极的文化氛围、增强企业凝聚力。KOA包含1知识管理平台系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。2协同工作平台将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。3激情管理平台从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。4企业通信平台建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括WEBMAIL、网络会议、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与INTERNET邮件互通。5信息发布平台为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。6行政办公平台改变了传统办公室的办公方式，利用网络化的电子办公环境，实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。7信息集成平台现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，容易形成“孤岛”；KOA系统具备灵活的接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。4KOA的特点41创新管理思想LKSKOA是以KM（知识管理）为核心的工作平台，以企业最关心的企业核心利润源为切入点，结合了中国企业的特色，得出要做“对”事、做“快”事、做“好”事、有激情做事，必须借助于KOA来提高员工工作能力、工作效率和工作热情，从而提升企业整体竞争力，提高企业核心利润源。管理组织特点LKSKOA作为一种工作平台，以知识管理为核心，就必然少不了管理的组织结构。蓝凌LKSKOA在整体的策划、设计过程中，结合中国特色各类企事业的组织结构模型，设计了具有针对性的管理组织方案，使LKSKOA更为实用有效。管理推进特点为了保障系统的合理性、有效性、可行性，更有力的提高企业的整体素质，LKSKOA产品同时包含了管理推进的运行机制、知识明晰机制、参与绩效机制、参与奖惩机制等各种机制。42产品技术特性1、实用性LKSKOA将抽象的知识管理理论与具体的IT技术和平台相结合，最具实用性。系统采用纯WEB交互界面，以单一登陆、统一界面和相同的风格为系统内容资源，构建一个企业信息通道。简洁的用户界面，使得产品操作简单、易学易用。除了浏览器界面外，支持手机短信、WAP等移动办公。模块化结构，同时各个子系统通过核心服务模块实现无缝集成。2、开放性及个性化LKSKOA是一个完全开放的产品。它不仅具有跨平台的特性，而且还可以和各种企业内部系统相连接，保证用户系统向电子商务的过渡和扩展。LKSKOA还可以根据应用的不同要求进行个性化的定制。支持标准的INTERNET通信协议,包括IP/HTTP、SMTP/POP3/IMAP/MIME、LDAP/X509、SQL/JDBC、CORBA/IIOP、XML等等。3、安全性LKSKOA根据底层系统平台和应用层的各种权限设置，具有完善的安全授权和行为轨迹机制，可以安全的连接到各种标准的应用服务系统，满足用户系统的各项安全。利用操作系统和数据库提供的强大的多层安全机制以及记账功能，跟踪并记录所有用户对各个数据库的各种操作。基于角色的安全管理策略，与LDAP目录集成，实现多套系统一次登录。4、可扩展性LKSKOA作为一个单一系统存在的同时，可根据用户的需求，自由的选择和扩展商务应用。作为子系统使用时同样支持与其它系统的无缝连接。5、分级管理业界独特的“数据集中、管理分布”的逻辑架构，特别适合于分支机构众多、组织架构复杂和高速扩张的企业应用环境。6、支持多平台LKSKOA系列产品的跨平台特性是突出的，可以运行在以下三类平台上工业标准平台基于INTEL结构的WINDOWS体系平台IA平台；UNIX开放平台包括SUN、IBM、HP和LINUX等开放系统；IBM专用系统如AS/400和S/390等IBM高端专用平台上。LKSKOA是运行在IBMLOTUSDOMINO服务器平台上。门户系统提供PORTLET组件，可以运行在IBMWEBSPHEREPORTAL的各个版本之上。5KOA基本功能KOA系统门户（分级门户系统）系统门户（分级门户系统）系统门户（分级门户系统）系统门户（分级门户系统）组织文化管理组织文化管理内部论坛文化窗口网上调查贺卡系统员工活动电子期刊组织文化管理组织文化管理内部论坛文化窗口网上调查贺卡系统员工活动电子期刊目录服务、系统管理目录服务、系统管理规范协作管理规范协作管理任务分派审批流程TEAMRO规范制度项目协作规范协作管理规范协作管理任务分派审批流程规范制度项目协作经验知识管理经验知识管理案例管理工作总结专家网络知识文档培训系统考试系统经验知识管理经验知识管理案例管理工作总结专家网络知识文档培训系统考试系统行政办公管理行政办公管理个人工作台办公资源考勤管理公文流转车辆管理会议管理行政办公管理行政办公管理个人工作台办公资源考勤管理公文流转车辆管理会议管理人人人KM人LKS核心服务系统核心服务系统人人人人WINDWOSIA,SUN/SOLARIS,HPUX,IBMAIX,S/40EMAILWEBBROWSER人/PDA其他系统其他系统数据库、数据库、ERP等等其他系统其他系统数据库、数据库、等等R651经验知识管理人才流动是不可避免的。技术人才流失会带走技术开发的方法、经验甚至成果；营销人才的流失会带走客户信息，客户进攻的方法和经验；管理人才流失带走的是管理的方法、经验。最终，人才流失带走的是投资者的投资。这些方法、经验、信息的损失是企业经营的最主要风险之一。显然，管理这种风险，弱化这种风险就是要把人才在工作中掌握的经验、方法、信息都沉淀下来，管理起来，让大家共享，让新来的员工迅速掌握并成为企业人才。实际中，KOA通过知识沉淀与共享的方式，用“案例管理”、“工作总结”、“知识文档”来分别实现这些目标。企业的竞争是人才的竞争，具体而言是企业员工素质的竞争。要使企业工作质量得到保障，员工的技能素质是关键。而员工的技能素质取决于员工能否快速获取知识。所以向员工快速传播知识是提高工作质量的关键所在。蓝凌LKSKOA通过知识地图与知识查询，用知识地图、专家网络来实现上述目标。案例管理案例管理把员工在工作岗位上对某件事或某件工作的点滴经验、体会、信息沉淀在系统中，并可由相互岗位上的员工查询、引用。它包括建立案例模板可以为各类案例文档预定义好格式，如岗位案例模板、项目案例模板等；建立案例文档即关于某件工作的经验、体会、总结，可选择不同的案例模板；案例查询对所有具有阅读权限的各案例进行引用或共享；案例点评对案例发表自己的意见，供别人参考；案例推荐主管领导或相关专家可以对值得表彰或推广的案例文档，进行推荐。知识文档文档是知识的容器，是已经固化的显性知识，其中蕴涵了大量企业特有的知识资产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。知识文档管理的职责就是有效地组织和规划文档，使文档的获得、归类、查找和提取更容易。为了促进知识管理和共享，方便协同工作，建立网络化文档管理系统，统一组织和管理企业的重要文档资料。文件管理功能文件管理主要提供企业各类文档的分类存储，以便各部门人员快速、方便地查找到所要的文件。通过该系统，各相关部门人员可以制定所有文件的统一分类规则并指定文件的管理者，经过授权哪些人可以阅读这些文件，哪些人可以对这些文件进行修改或删除等操作。提供一系列文档管理功能，包括了文档目录的新建、编辑、移动、删除，文档的新建、编辑、版本管理、删除等。分类管理（目录管理）即按树状目录的形式存放和标注一份文件知识它所处于的位置，使员工能以最快的速度能找到它利用它。用分类决定文档受控属性（审批、权限、发布范围等）。采用标签格式，以排版众多的文档属性信息。每一个文档均可启动一个审批流程。每一个文档均可被点评即对系统中的所有文件发表自己的阅后意见或体会，供别人参考。集成系统多个机制（订阅、催办、推荐等）。多维视图检索方式。文档的版本管理。知识浏览功能通过知识平台可以按照不同的角度对知识进行浏览。可以通过知识类别/最近更新/订阅汇总/多维检索等方式找到所需要的文档后，对于该文档可以进行如下的操作对常见的文件格式（DOC、XLS、PPT、TXT、PDF、HTML、通用图像格式等）直接可以进行浏览查看内容；提供下载知识的功能，被授权的用户可以对当前浏览的知识另存到本地；可以按照作者、主题、日期对相关文挡进行排序显示；在浏览的过程中对于感兴趣的文档附加评论；可以订阅自己所关注的知识分类或者文档。另外对于知识浏览的权限按需要进行管理。根据知识的安全级别分别需要设定不同的权限。知识发布功能通过知识平台可以让员工发布自己的知识。用户在向知识平台服务器提交文档时，需要输入标题、作者、关键字、描述等属性，同时需要选择知识类别及审批专家（知识类别及审批专家可以重选择）。然后该用户指定的专家在知识平台上需要审核用户提交的文档以保证最终的质量，如果通过，则提交领导进行审批；如果没有通过则需要反馈给用户。领导在平台上接收到专家的通知后，需要审批用户提交的文档。如果通过即可发布到知识平台上被大家看到。如果没有通过则可直接反馈给专家及用户。知识审批功能为了保证知识的质量，必须设置合理的审批路由。用户可以通过可选的审批路由，对其进行审阅和修订，然后再发布该文档。KOA系统提供两种基本审批路由串行方式在第一个人审批了文档之后，下一个人才接收到一个要求审批的电子邮件；并行方式所有的审批者同时接收到要求审批文档的电子邮件。管理员可以指定下列两种审批方法之一只要有一个人审批，文档就获得审批；或者必须所有人审批，文档才获得审批；知识搜索功能通过知识平台可以搜索到所需要的知识。搜索的结果包括最佳匹配、类别匹配和文档匹配。用于搜索存储在多个不同位置的信息源（即包括工作区内部的信息，也可以识别通过信息源链接的工作区外部的信息）；对于搜索深度要求较高的情况下，可以直接搜索附件内容（包括MSOFFICE系列的文档附件）对文档可以进行全文搜索，也可以按照文档属性（作者、类别、描述、关键字、标题等）进行搜索。知识安全功能知识平台可以进行有效的安全控制，包括对平台本身的分级权限（模块级）、文档权限（记录级）和文档附件的下载、打印、拷贝权限的控制。系统管理员可指定知识平台的管理员；知识平台管理员可指定在知识平台具有各级权限（如可创建文档、可阅读所有文档、可维护目录等）的人员；可以为每条知识文档指定其阅读权限和编辑权限；可以定义每条知识文档中的附件进行下载、打印、拷贝权限的控制；对于没有阅读文档权限的人员，将连文档标题也无法看到（即无法获悉系统中是否有该文档存在）。知识统计功能通过与相关模块结合（CKO工具箱），知识平台可以统计知识员工对平台的使用情况以作为考核的参考。需要记录的信息如下登陆的次数、浏览的次数、发布文档的数目（其中另计被推荐为精华级知识的数目）、搜索的关键字、发表评论的次数、订阅的内容及下载的知识纪录。在上述纪录的基础上，需要累计（或定期）统计各个信息并且对每种信息进行排序及智能提示。工作总结工作总结把员工工作一段时间（定期）的计划、安排执行情况及经验和体会沉淀到系统中，并可由其它人共享查询、引用。它包括总结模板用户系统管理员可自定义总结的类型和每种类型的文档模板。建立总结要求员工按照总结模板把工作的计划、安排执行情况及经验和体会都记载到系统中；点评总结对他人的总结发表自己的意见，供别人参考。专家网络专家网络是向专家学习获取专家知识的有效场所。它通过专家地图指引，快速找到专家，向专家提出自己的问题，并得到专家的解答。它主要包括专家地图即标明了企业中或企业聘请的所有专家所在专业领域和他们的经历和水平专家答问即让员工及时地对所找到专家进行提问，并寻求解答。专家收到提问后可以及时答复查询问答好让其它员工在系统中看到曾经发生的问题以及专家给出的答案，从而成为知识加以学习和引用。培训系统培训系统把培训员工的教材知识、规范制度知识以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供员工以各种形式进行学习和培训。培训完毕可以参加相应的考试，以检验掌握学习内容的程度。这种培训完全可以不受时间、空间的限制。它包括建立培训课件即将有益于员工提高技能和认识的文稿、教材等存入系统，所有员工可以共享；通知培训即可以通知应培训员工按指定课件内容进行学习，并参加考核；自助培训即可以按自己的需求随时自助学习教材，并且还能发表自己对教材或课件的看法，点评这些教材，以供其它人学习时参考。考试系统考试系统配合培训系统，随时帮助员工检验自己掌握所学知识的程度。同时它也可以通过专门出题考核新入职员工的基本技能。它包括试卷建立即专门出题考核；参加试题即接到考试通知后经培训再进行的考试；自助考试即自己学习完毕后自己对学习效果进行检查；试题维护即对系统中的试题进行修正、补充或删除。52规范协作管理“效率”一直是管理者追求的重要目标。要求工作者在一定的条件下尽可能好尽可能多地顺利完成任务。达到所要求的效率指标并非易事，企业中的工作过程都是由一系列工作环节组成，要在每一个环节不遇阻力，只有首先遵循前人总结的规章制度行事，才能少遇红灯；另一方面各环节也潜伏着不少的障碍，这些都会严重影响工作效率。沉淀员工以往总结的经验、教训和办事方法等，优化工作流程并遵循之，将事半功倍；通过沟通及时发现障碍，暴露问题，通过协作跨越障碍，解决问题，这些才是提高工作效率的最有效途径。KOA系统通过规范协作管理，用“规范制度”“任务分派”“审批流程”“项目协作”来实现这一目标。规范制度企业将员工工作中长期以来的经验教训行为准则等沉淀下来，形成适合企业本身特色的行为模式。按照规范制度，员工可以随时随地参考执行，确保高效率开展工作。其内容包括资料和指引列明了具体详细的操作细则；规章制度归纳和总结了企业行为准则；岗位职责明确了员工工作定位基准。任务分派内部工作个人对个人的协调与安排，直接沟通，减小环节障碍，提高效率。任务分派贯穿安排工作、承诺、答复承诺、完成工作到评价整个过程。建立任务单，向他人直接求助，并同时提供他人协作工作的相关知识；执行情况查询随时随地了解执行情况；过期催办未完成工作以邮件等多种形式催办。审批流程审批流程提供个人对多人的工作协作，大大简化传统工作的繁琐性。员工可以通过网络跨越时空限制，优化工作流程协作，提高效率。审批系统流程中涉及到的审批人逐个传递，审批人提出同意或不同意意见；自动催办在预定时间内，审批人未对申请审批则系统会自动催办；可以灵活自定义审批流程的类别和模板，对流程可以定义串行，并行，会签及其组合的复杂流程。项目协作企业中多人对多人的工作协作。项目协作对多部门、多岗位协作的工作进行全过程的监控，可随时了解项目进展和各协作部门的进度及状况。项目协作包括项目相关信息了解项目背景、大概情况利于尽快切入项目中去；项目任务及分解了解各阶段进展情况，作好分工协作安排；项目信息实时动态了解项目实施动态，以便采取相应措施。53行政办公管理新一代OA的核心是知识。较传统OA相比，新一代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。信息和知识是否充分发挥作用，直接关系到企业的创造能力与生产力和企业的直接效益。以知识管理为核心的办公信息系统旨在在现有信息资源的基础上，加强企业的信息的流转，支援企业人员有效获取有用的信息资源，提高工作效率，达到提高企业整体运作效率的目的。在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而“办公”实际上又是通过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目标的过程。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，提高办公效率。所以OA是管理信息系统MIS的基础。OA要从MIS、ERP、电子商务等系统中提取信息，用于辅助决策。公文流转“公文处理”是大中型企业日常办公的重要业务。在传统的手工作业的公文流转中，存在着低效率、少监督、欠管理的弊病，因此，建立一个好的办文系统是确保企业行政管理高效办事、廉洁行政、规范管理和提高效益的基础。“公文处理”按来文源不同可分为外来收文和内部发文，其中，以内部发文为主；按办理方式不同可分为批件和阅件。“公文”本身是一种非结构化的文档型数据，处理方式也是随公文性质、内容、重要性、紧急程度等诸多因素的不同而有不同的流程和权限要求，因此，“公文处理”模块的设计必须充分体现灵活性和易操作性之间的平衡，同时，必须提供严密的安全机制和完善的催、督办功能，以消除办文中的越权、泄密、拖沓等现象，另外，还必须提供流程跟踪监督、统计查询工具以规范行政行为和提高管理服务质量。在KOA办公信息系统中，将充分贯彻灵活性和可操作性互相平衡的设计思想，在办文流程上采用业务公文流程的预定义和在拟办环节实际定义相结合的方式；在安全性方面，采用定义到流程环节的权限用户组和密级相结合的机制；在办文管理方面，提供自动和手工方式结合的催、督办功能以及延期、挂起等附属申请和办文统计、全文查询等辅助工具，使整个系统体现了既严密又灵活、既复杂又易操作的特点。1、公文类型和模板可自定义可自定义公文类型，如集团来文、政府来文、通知、规章制度等。每种类型公文的格式可已自定义模板。文号根据不同类别自动生成，自动调出相关人员信息。2、公文流转可自定义流程流程可以是串行顺序流转、并行流转（接收或审批人可以同时进行）和会签流转（并行流转，全部通过才转到下一活动）。流转的次数和层次无限制。处理者可以委托支持两种委托类别，事先委托（对出差、请假等不能履行职责时可事先指定事务处理人员）和事中委托（责任处理人或其上级可以中途将处理者转向指定的人）。3、审批、电子盖章和电子签字公文修改笔迹留痕。网上电子签名（网上签名支持手写笔）。电子盖章功能，盖章后的公文不能修改。常用审批意见可以选择自动加入，减少中文输入。4、附件和扫描现有公文可通过扫描成图片后设定文号存档。公文可添加其他格式的附件（如WORD文档、EXCEL文档、JPEG图像等），附件没有大小和数量限制。MSOFFICE软件（WORD、EXCEL）可以直接编辑附件。5、查询、打印、借阅存档后的文档可设置权限控制浏览对象。可以按部门、人员和岗位来设置权限。可按文号、标题或正文关键字多重组合查询。可设置虚拟目录管理文档等。支持全文检索，全文检索的结果是根据权限筛选的。可以支持打印预览和打印参数设置。提供借阅公文的申请、审批、权限开放与回收功能6、提醒、通知及催办审批流转到达前，提醒功能（可以短信息、邮件、待办事宜提醒）。可定义审批后短信息、邮件、待办事宜通知功能。未按时办理，系统自动催办（可以短信息、邮件、待办事宜催办）。多次催办（次数或时间可自定义），系统转督办（相应事项转上级）。办公资源系统提供对公司部分内部资源借用的管理功能，包括资源的借用、审批、资源借用报表的打印输出。资源（如营业执照及其他证照、会议室、投影机、电视、音响、笔记本电脑等）借用流程需要审批，借用人可查阅资源占用状态并申请借用，系统保存着资源借用记录。会议管理组织相关人员举行会议集中解决重大问题。会前通知相关人员参加并先把相关电子文件共享给与会人员。会议结束后，及时将会议纪要、会议总结或会议决议存档并传达执行。会前组织通知相关人员并共享相关文件，让与会人员有备而来，会上言之有物，切中要点，会议安排可以自动检查与会人员的日程冲突，与“办公资源”模块关联会议资源，并可自动以短信、邮件、待办事宜等方式通知与会人员；会议组织记录、整理好会议纪要、会议决议等会议精神，归档备查；会后督办指导执行会议精神，督促落实会议决议，提高问题解决效率。个人工作台个人事务管理主要用于管理与个人日常工作息息相关的邮件、待办事宜、日程、个人通信录以及个人文档等，并根据需要提供相应的事务提醒功能，用来协助个人的日常办公。个人事务管理将与个人邮箱、待办事宜系统集成，提供统一的个人办公界面。日程管理个人日程个人日程文档由用户自己创建，可以上载附件，可指定文档的类型、时间段和是否需要提醒，提醒的时间和方式等。日程提醒用户可以设定是否需要提醒，提醒的时间，是一次性的提醒还是每日的提醒，还可选定提醒的方式（邮件，短信）、提醒间隔和提醒的次数，设定后用户还可随时更改或者取消提醒。日程文档包括未完成、已完成和过期三种状态。由用户将未完成的文档标记完成，已标记完成的文档不需要再提醒。对于未完成的文档如果过了结束期限，则自动转为过期。对于过期的文档，如果设置的提醒还没有结束，则继续提醒。日程文档的查看对于个人事务日志文档应提供日历视图查看功能，并且对于未完成的文档应加以醒目标记区分。一般情况下，个人只能查看自己本人日程，在授权情况下，可以看到他人的日程。日程文档的授权日程文档只能由本人手动删除。个人可删除自己创建的任何状态下的日程文档；授权他人阅读自己的日程；用户在授权配置中，定义是否公开自己的日程安排，对谁公开。被选中的人员将收到邮件通知；在新建日程安排时，可定义该日程是否保密；建立群组日历与查看他人日程；用户可以自己定义特定人群的群组日历，建立完群组日历后可以查看到群组内所有人的日程安排（若他人已授权给本用户，则可以看到他人的日程，反之，则系统自动提示，不允许查看）。公用通信录公用通信录是指公司所有员工的联络信息的汇集，所有人员共有。私有通信录（名片集）私有通信录是指由用户自己创建的联系人的汇集，由用户本人私有，其他人不可以查看。用户可以把收到的邮件的发件人直接添加到自己的私有通信录。通信录的管理公用通信录由系统管理员统一维护，其他人员不能做任何变动。私有地址本由用户本人自己进行维护，其他人员不能做任何变动。私有通讯录需提供直接从共有通讯录导入一个或多个地址信息（包括个人导入整个部门群组导入）的功能。个人记事本创建个人记事文档个人可以创建自己的记事文档，以记录一些私人的事项和备忘信息，个人记事本提供文字录入和排版功能。编辑个人记事文档个人可以编辑自己创建的记事文档，不能查阅他人的记事文档。删除个人记事文档个人只能删除自己创建的记事文档。54组织文化管理“以人为本”的现代管理模式不仅仅是一句口号，更要落实到实处，其实质就是从企业文化建设着手切实提高员工工作激情情。这样的文化建设实际上是要营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。KOA通过搭建企业文化管理平台，用“内部论坛”、“员工活动”、“文化窗口”、“电子期刊”等来营造良好企业工作氛围。内部论坛组织的企业文化建设十分重要，如果公司能让所有员工广开言路，正确引导员工关心企业发展、发表对企业管理的观点见解，将十分有利于公司的健康发展，企业论坛就是提供一个让所有员工相互交流的论坛。通过建立一个友好的、使用方便的讨论区，企业内部的员工可以就自己关心的话题进行讨论，交流心得体会。员工在论坛里可以讨论工作、生活、学习上的各类话题。论坛的分类可由系统管理员进行设置，并规定用户在创建主题时必须选择分类，用户在发表言论时可自由选择署名或匿名方式。通过该系统，所有授权的员工可以发表自己的言论或者回复别人的言论。管理员可以设置论坛分类，删除不良言论，整理各类文档等。可以设置论坛的开放时间，论坛须知提醒等附加功能。网上调查公司可以面向所有员工组织各种各样的网上调查活动。通过本功能，有关部门可在公司范围内进行网上调查活动，以便各部门主管人员快速、方便地了解员工的目前工作、生活方面的满意度等相关信息，为主管人员开展工作提供第一手有参考价值的资料，为更好地开展工作提供便利。系统还提供对调查结果的图形化的统计展现和授权查询。贺卡系统贺卡系统提供一个发送贺卡的中心，管理员可增添贺卡模板，发送贺卡只需从系统中找合适贺卡。系统一般对贺卡文档保留两周。贺卡可以公开或隐藏，隐藏了的贺卡只有发卡人和收卡人才看得到。另外，与其他模块配合（员工档案系统）时，系统能自动发送生日贺卡给当天生日员工。电子期刊电子期刊为企业期刊电子版本。通过该系统，编辑部可将公司历届的期刊快讯录入在系统中发布。系统提供自定义的栏目名称，录入文档并发布，管理所有快讯文档，发布各栏目支持人等。公司员工通过点击主页上的连接进入网上期刊系统，查阅最新和历届的期刊文档。授权员工可直接在系统中进行投稿，各栏目负责人可直接审核来稿后统一发布。员工活动公司可以面向所有员工组织各种各样的文体或者其他活动。通过该系统，人事部门可以创建活动计划、发布员工活动通知，员工可对活动做出响应，可以方便活动组织部门对实际的活动安排做出调整。历次活动的发布及报名信息将分类保存在系统中作为企业知识沉淀下来。文化窗口企业宣贯企业文化最直接的方式。可以分多个主题进行倡导。文化窗口可以存放企业领导人的相关文章，员工也可以把自己撰写的文章或摘录的文章推荐到栏目中去，相互交流，共享点评，逐步形成一致的品味情操、价值取向，稳定员工情绪，提高激情。文章分类按文章类型分类存档，便于用知识树查询；文章点评通过大家对文章点评的结果，反映了员工的品味情操和价值取向。55KOA系统门户KOA知识管理系统提供单一入口，输入一次用户名密码就可访问知识管理系统中所有子系统。为各个部门提供个性化的知识管理工作台面，甚至可以做到针对个人的定制。系统各个应用子模块均可提供接口用于被主页调用展示，主页上可直接调用并显示各子模块的信息。通过本系统，管理员可定制主页布局，挂接常用资料，新闻窗口等操作。系统动态发布文档最新信息、显示论坛最新主题，个人待办事宜列表等。公司员工通过主页导航到各模块和相应的文档。门户维护通过该系统提供的功能，可以定制LKSKOA系统的主页的内容,包括LKSKOA系统上各部门机构的主页导航链接,主页个栏目名称和二次菜单上的导航链接,主页上新闻栏目、右侧栏目的个数、高度等，系统还可直接配置的常用资料链接。管理员可创建多个主页页面（如部门主页、分子公司主页等），并为不同身份的人员，匹配其登录系统时的默认首页。新闻系统新闻系统是企业内部最基本的信息发布门户。新闻系统提供新闻起草、投稿、审批、发布、分类保存等功能。管理员可以设定新闻系统的分类，并可对各个分类设定审批人，经过审批的新闻才能发布出来。新建新闻时，可以设置新闻标题，内容支持HTML格式文本，可以设定新闻重要度（重要、非常重要、一般），可以设定新闻有效期，过期的新闻自动归入过期新闻栏，不会出现在当前新闻栏中。新闻系统提供图片新闻和滚动新闻功能，不需要编写程序，直接在IE上就可编辑和预览。新闻系统可直接显示在KOA主页上。待办事宜待办事宜为每个用户收集所有模块的待办信息（审批、查阅、文档催交等），并将这些信息展现在主页上供用户查阅。用户可以随时看到仅与自己相关的待办信息，当待办事情结束后（如审批完成），待办信息自动消失。待办事宜分为三类审批类、催办类和查阅类。常用资料它把“企业历程”、“组织架构”、“岗位职责”、“新员工指南”、“员工通讯录”、“常用设备使用说明”等常用资料放在明显的位置。供新员工迅速认识公司，迅速了解自己的岗位或角色要求，也迅速掌握办事的过程。这些都是有效的培训措施，它使新员工培训在传统方式下需要几个月才能过到的效果，只需在这里二周就可以过到，大量节约了培训成本。6KOA核心服务61KM机制知识沉淀机制版本控制机制对文档的版本进行控制，对文档的所有历史版本进行统一管理，保证文档在系统上的一致性、完整性。对文档具有编辑权限的人员，可对版本进行升级，并确保对于用户来说，永远只看到最新版本的文档，同时通过特殊查询仍可查看到历史版本。将文档做版本升级时，系统自动启动痕迹保留功能，使得审批人可以清楚比较新旧版本的差别。知识传播机制门户机制知识管理信息系统提供单一入口，输入一次用户名密码就可访问知识管理系统中所有子系统。为各个部门提供个性化的知识管理工作台面，甚至可以做到针对个人的定制。发布机制系统提供多层次的发布机制以保证信息发布的覆盖率包括4个对象的发布门户主页、个人邮件、个人待办事宜、手机短信息等。发布机制贯穿系统所有应用模块并可分级设置，管理员为每个应用子系统设置默认的发布对象，使用人员在提交文档时可选择具体的允许范围内的发布对象。检索机制系统提供全方位的信息检索，包括包括单一字段检索、复合条件检索、全文检索等检索方式。检索机制遍布每个应用模块，采用统一的搜索界面和完善的层级搜索帮助。检索的结果是按登陆的用户代码进行权限过滤的，无权存取的文档不会被检索出来。订阅机制订阅是对特定的信息产生时自动推送到订阅者手里。订阅包括了定时发送和实时发送两种方式。系统管理员可为不同类型的员工群组设定不同的可订阅清单。每个员工在可订阅的范围内选择各自的订阅信息，订阅条件具体到文档属性（创建时间、作者、标题、类别等）和文档关键字（如订阅内容包含“KM”两个字的文档，甚至是附件内容）定时发送的订阅，系统自动为每个员工整合每次发送的订阅信息，确保通过一封邮件就可收到所有的订阅信息。实时发送的订阅，包括了订阅其它人对自己发表的文档的点评，一旦这些点评信息提交，系统即自动发送信息到订阅者的邮箱中。帮助机制系统除了提供用户手册、安装操作手册、管理维护操作手册等相关文档之外，还在知识门户和流程管理系统提供知识关联机制。帮助机制可以动态记录操作技巧和使用经验，可以在使用过程中随时更新。帮助库支持目录分级查询和全文搜索功能。知识推进机制统计机制系统自动记录对每个文档的统计信息，包括了文档的被阅读次数、被阅读的人次、被点评次数、点评人列表等等，同时还将记录每个帐号的最近登陆时间（这可为员工确认自己帐号是否被盗用提供帮助）。若与CKO工具箱配合，还可进行更深入的知识统计和知识分布审计等功能。催办机制本系统提供系统范围内包含有“审批”功能的所有模块的催办机制。审批过程中如果审批人长期不处理，会造成工作的不便，所以必须有催办机制来督办处理。催办的类型分为文档型催办和事务型催办，文档型催办指的是通过判断某篇文档是否按要求产生来决定催办（如对月度工作总结的催办）；事务型催办指的是通过判断某个工作任务的状态来决定催办（如对某项任务未完成的催办）。催办机制提供三种方式来督办处理包括邮件催办、短信息催办、手动催办。当文档审批超时，系统自动发布催办信息。点评机制点评机制贯穿系统所有应用子系统，有权限的员工可对文档进行点评和讨论，使得文档在不断的反复讨论中得到升值并最终促成新版本文档的形成，进而汇总成组织的精华知识库。每次点评操作，系统均会记录相关的信息并作统计。推荐机制对于值得向员工宣贯和传播的知识，相关人员可以进行推荐，以扩大文档的被关注程度和传播范围（如若不推荐，该文档可能被埋没在众多良莠不齐的文档中）。对于技术和业务类文档，将可以使得在短时间内有大量的相关人员关注，并重用该知识；对于企业文化类的文档，将可以使得管理者能够通过推荐的方式向员工表示立场并使其理念有效宣贯到每个员工头脑中。在每个应用子系统中，均设有“推荐栏”，同时还可推荐到系统的门户主页中。每一次推荐操作均会自动记录在该文档中以便后来的阅读者了解该文档的价值度。知识安全机制权限机制整个系统统一由一个中心数据库配置并记录应用模块的权限列表，采用分级权限机制，权限控制最多可到每个文档的字段级别。系统的每个知识文档均有“可阅读者”和“可编辑者”选项供选择，可针对某个分类（目录）统一定义权限。系统可以针对文档中的MSOFFICE附件（WORD、EXCEL）进行下载、打印、拷贝的权限控制。所有应用模块中的视图文档列表根据阅读人动态变化，确保有权限的人员方可看到文档，没有权限的人员将连文档标题都看不到。系统自动记录针对文档的每步操作，包括阅读，编辑，删除，点评，订阅，催办等。审批机制系统提供了灵活的审批机制，融合了“串行”、“并行”、“会签”、“条件转移”、“自定义”五种流程审批的基本模型并可针对实际情况进行各种模型的自由组合，审批机制可融合到所有需要审批的子系统中，如ISO文档、报销流程、公文审批等应用。拥有相应权限的人员可随时查看到流程的当前状态，甚至可以直接手工催办审批人。审批机制还有对流程的统计功能，如统计每个审批环节在某个员工手上停留的时间等。62组织架构与人员管理LKS系统采用的是“集中存取、分级管理”的结构模式。“集中存取”表现为数据可以集中存储在数据中心，按读取权限的不同建立不同的逻辑视图。“分级管理”体现在“分级门户、应用模块分级管理、组织架构分级管理”三个方面。组织架构与人员管理按照目录服务的设计原则，符合标准的LDAP协议来保证整个企业范围内对组织架构和人员信息的维护一致性。对每个组织架构可以设置部门系统管理员，可以对部门内的员工信息进行管理与授权。63系统安全网络安全如果通过INTERNET/INTRANET访问KOA服务器，则可设置SSL、名称和口令验证来保护在网络上传输的网络数据，并验证服务器和客户机。此外，可设置防火墙服务器，防止INTERNET服务器受到来自企业网络外部的未经授权的访问。数据及存取安全KOA提供了多层次的方法以确保安全性。可以保护域、区段、表单、视图、数据库、服务器和网络域的安全。数据库存取控制列表和加密特性提供了真正的安全性,数据库存取控制表（ACL）规范了什么人可以以什么方式（例如，创建、读、写、删除等）访问什么样的资源。ACL控制的资源包括服务器、数据库、数据库内的文档和文档的字段。数据存取的身份包括下列7种级别不能存取者、存放者、读者、作者、编辑者、设计者、管理者。帐户及登陆整个系统的用户帐户与登陆由目录服务系统统一控制，而且可以采用IC卡智能密码钥匙进行登陆和控制。如采用EKEY系统。在每台工作站的USB接口上，采用EKEY的密码进行WINDOWS服务器的登陆验证。进一步，可以实现在线检测EKEY状态，在EKEY拔出时系统自动锁定，再次插入时可以继续运行，以便用户暂时离开时无需关机，又保持系统安全。目录服务可以选用微软AD、标准LDAP服务器和DOMINO等目录管理系统。安全日志系统必须提供日志的方式记载与安全性有关的操作，例如文档阅读跟踪、文档活动日志、系统维护跟踪日志等等，以便在发生安全事故时能有一个可以用来追溯的资料。从而查清事故原因、事故有关责任人员，并做到事故预防等等。系统可靠性KOA通过采用DOMINO系统的集群功能，具备负载均衡能力和热备份的高可靠性。KOA通过第三方的备份/恢复软件（如VERITAS）实现在线数据备份和数据恢复。64应用集成企业系统有很多种，供应商也很多，并且还不断有新的企业系统出现。但是，根据和企业系统的不同集成方式，可以把企业集成分成三个层次数据集成数据集成是最基本层次的集成，就是实现不同企业系统之间的数据共享、数据同步和数据传输。例如，通过NOTES客户端或者浏览器查询关系数据库系统中的企业数据，或者查看事务处理系统中的交易信息都是数据集成的例子。通过内置JDBC/ODBC的编程支持，因此可以使用JDBC/ODBC编程实现访问其他系统的数据，KOA可以实现对用友、金蝶、SAP等主流财务、ERP等系统交换数据；KOA系统提供SQL/JDBC接口，其他应用程序使用SQL/JDBC可以存取访问KOA系统中的文档；KOA提供最新的XML支持，其他系统可以采用XML与KOA交换数据。这是非常标准和未来主流数据交换接口。可以采用LEI/ESB工具与数据库及主流应用软件ERP/CRM/HR等连接，直接采用非编程方式进行数据存取。工作流程集成和数据集成相比，工作流程的集成是更高层次的集成，是应用逻辑的集成。通过实现流程集成，就把不同业务系统的应用逻辑和流程有机结合起来。这样就可以把企业流程的操作扩展到其它不同的系统和整个企业。系统通过协作和流程弱化电子邮件在办公和工作交流过程中的用途。但KM系统本身可以通过SMTP/POP3等电子邮件的标准协议来利用邮件系统进行系统交互和知识发布。知识集成和表示通过把从不同业务系统中发掘出的知识以最恰当的方式表示出来，为企业的决策者和业务经理提供决策依据。7KOA扩展功能71KOA可选模块人事档案人事档案系统是人力资源系统的重要部分，主要提供员工的基本信息，包括员工编号、入职时间、家庭成员、工作记录、奖惩记录、培训记录、薪酬记录等信息的登记和维护，方便相关人员查询。主要的功能包括员工档案信息录入管理员能在系统上录入员工的档案资料，用户可以根据软件提供的信息分类选项对本单位的档案内容进行调整，提供员工照片上载。信息查询按照系统提供的查询视图，分类查询员工档案信息，同时提供搜索功能，针对特定信息进行查询。员工通讯录展示和打印提供员工通讯录的展示和打印，可以查看到通用的员工信息。信息展示能按照需要进行列表展示，点击表头栏目可以自