家具生产程序文件之文件控制程序

受控状态文件编号SXZQEP01持有者版本A上海思想者家具有限公司文件控制程序编制审核批准10987654321NO页次/符号（封面除外）文件变更申请编号日期版本申请人批准人发布日期2004/01/20实施日期2004/01/20文件控制程序1主题内容与适用范围本标准规定了文件的编制、审核、批准、编号、发放、归档、评审修订、保管等控制内容。本标准适用于本公司质量、环境管理体系文件的控制。2相关文件21SXZQEP02记录管理程序22技术文件和资料管理办法3术语文件指质量、环境管理体系实施中所涉及和形成的文件。4职责41后勤部是文件、资料控制的主管部门。42后勤部负责质量体系文件、检验文件、资料的管理。43后勤部负责环境体系文件、设备控制文件、资料的管理。44技术开发部负责产品图样、工艺技术文件（包括外来或顾客提供的图样、技术文件）、试验技术文件、资料的管理。45各部门、车间负责本部门文件、资料的控制和管理，保证本部门、车间在工作、生产现场、环境控制和管理的岗位上使用有效版本的文件，防止失效文件的误用。5控制程序51文件的编制511质检部负责或组织编制质量体系及有关的文件。A）负责编制质量手册、质量管理计划；B）组织各职能部门编制质量管理体系程序文件；C）检验计划、检验指导书。512后勤部负责或组织编制环境体系及有关的文件。A）负责编制环境管理手册；B）组织各职能部门编制环境管理体系程序文件；C）组织编制设备（含环保设施）运行操作规程；D）组织编制环境作业指导书。513技术开发部负责编制设计、工艺、试验等技术文件。514体系文件的编制应符合各自相关的标准。52文件的审核521体系文件由各职能部门经理负责审核；质量保证部、规划发展部分别负责两大体系文件接口和完整性审核。522质量管理计划、检验文件由质量保证部经理、科经理或其指定人员审核。523设备运行操作规程由规划发展部经理、科经理或其指定人员审核。524技术、工艺文件由研究开发部经理、科经理或其指定人员审核，如有顾客特殊要求，审核应包括本公司标准和顾客标准之间的转换。525外购外协件检验指导书由供应部会签后，质量保证部经理或指定人员审核。53文件的批准531质量手册、环境手册、质量管理计划由总经理批准后实施。532质量、环境体系程序文件由公司主管总经理批准后实施。533技术文件的批准按技术文件和资料管理办法执行。54文件的编号541质量手册编号为SXZQM2004，SXZ为本公司名称的缩写，QM是质量手册的英语首字母的缩写，2004，及为2004年编制；环境手册的编号为SXZEM2004，EM是环境手册的缩写；程序文件编号为SXZQEPXX，QEP是质量和环境程序的缩写，XX为序号,如SXZQEP02记录控制程序。542相关三级文件编号为WIXXXXX，WI是作业指导书的英语缩写,XXX为其对应的标准的章节号,XX为序号,如WI55101岗位职责及任职要求。543质量和环境的运行记录编号为QERXXXXX，QER是质量和环境记录的英语缩写。XXX为其对应的标准的章节号，XX为序号。544文件的编号应确保唯一性，便于追溯，避免重复使用。55文件的发放551质量、环境管理体系文件由后勤部负责发放，在公司内部使用的受控文件应加盖“受控”章，按受控编号对号发至持有人，否则应加盖“非受控”章。552各部门、车间设兼职文件资料管理人员，负责收文的传递、处理，确保无效文件不被使用。553文件收发应有记录和签名。56文件的保管561受控的体系程序文件具有流水编号，对持有者应进行登记，主管部门应每年进行核查，持有者离职，应将持有文件上缴主管部门。562体系程序文件发放应注明日期（包括修订日期），标识明确，按程序文件编制规定411封面条款执行，并应妥善保管，保持文件的整洁，不得在文件上涂改，不得擅自复印、外借。563如有外来文件或顾客文件，应按本单位文件收发流程执行，主管职能部门应有接收登记，与本单位文件分开放置，并应明显标记。564受控文件如因遗失需补发，由使用部门（人）提出申请，经文件主管部门批准后予以补发，并记录备案。565文件（包括硬拷贝和电子媒体）应按公司相应的档案管理规定和要求建立和维护电子文件备份，按时归档。57文件的评审修订571质量、环境管理体系文件每年应由质量保证部、规划发展部分别组织评审，以确认其有效性及适宜性。572体系文件修订必须履行审核、批准程序。573技术文件的修订应符合技术文件和资料管理办法。574技术文件的修订，应充分考虑对顾客的影响。575如有顾客文件更改，应在10个工作日内完成审核转换，分发实施。576文件主管部门应每年编制文件修订一览表或有效版本一览表，供文件使用部门进行核对。58文件和资料的保存和处理581体系文件归档后存放公司档案室，由总经理办公室负责管理；技术文件和设计、工艺、试验用资料存放公司科技档案室，由研究开发部负责管理；设备、规划文件和资料，由规划部负责管理和存放。保存环境应符合档案管理的规定。582文件和资料的保存期限按法规、通用准则、顾客的要求、记录管理程序等执行。583作废文件由主管部门负责回收、处理，销毁时应有清单，并经主管部经理批准。584因法律、追溯或知识积累等原因，需保留作废文件时，应加盖“作废保留”章，注明作废日期，并不得将作废文件与现行文件混合放置。585需保留的环保体系失效文件,保留时还应包括环境影响的验收报告、许可证、法定部门的监测报告、环保设施图纸等。6相关记录61受控文件发放记录QER423/4450162文件修改记录QER423/4450263有效文件清单QER423/4450364文件审批单QER423/4450465文件评审单QER423/44505受控文件发放记录QR423/44501序号文件编号文件标题版本页次受文签名受文日期文件修改记录QR423/44502文件编号申请编号文件标题申请变更内容申请原因评定原版本新版本申请人批准人受控文件清单QER423/44503序号编号名称版本备注1GKQM2003质量手册A/02GKQP42301文件控制程序A/03GKQP42401质量记录控制程序A/04GKQP53001质量方针、目标管理程序A/05GKQP56001管理评审控制程序A/06GKQP62001人力资源管理程序A/07GKQP71001质量策划控制程序A/08GKQP72001与顾客有关的过程控制程序A/09GKQP73001设计开发控制程序A/010GKQP74001采购控制程序A/011GKQP75001生产提供控制程序A/012GKQP75002服务提供控制程序A/013GKQP75501产品防护控制程序A/014GKQP76001监视和测量装置控制程序A/015GKQP82101顾客满意程度评定程序A/016GKQP82201内部审核控制程序A/017GKQP82401过程和产品监视和测量控制程序A/018GKQP83001不合格品控制程序A/019GKQP84001数据分析管理程序A/020GKQP85001纠正和预防措施控制程序A/021WI55101岗位职责及任职要求A/022WI82401进货检验规程A/023WI82402成品检验规程A/024A/025A/0记录/日期受控文件清单QR423/44503序号编号名称版本备注26A/027A/028A/029A/0A/0A/0A/