【时间管理-精选讲议】=高效时间管理技巧培训讲议【p079】

高效时间管理TIMEMANAGEMENT问问你自己你每天的时间够用吗你对时间的安排合理吗你每天的工作效率高吗你每天过得充实吗你有危机感吗你的生活紧张吗你遇到的时间难题有哪些假如今天是你生命中的最后一天你的一天是怎么过的版权所有北京春风训练课程内容时间的特性时间管理的法则时间管理和工作安排的系统方法及工具浪费时间的陷阱时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。鲁迅明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何，请君听我明日歌。文嘉明日歌时间的特性要预先设定目标、规划时间（每年、每月、每周、每日）1头一天晚上明确明日目标2上周末前明确下周目标3上月30日前明确下月目标4上年度11前明确明年目标人生规划六大主要领域健康、家庭、事业、财务、心理、社交制定规划的五大原则明确、量化、挑战、长短、时限时间管理的法则分清优先顺序，重要级别时间管理ABC法则A最重要B重要C不重要A级优先必须做的事B级优先应该做的事C级优先可以去做的事1用大块时间聚焦、优先解决A类事件2压缩B类事件3不做C类事件我们要经常问自己假如今天只做一件事我做什么2080法则1每天的时间管理2任务清单3追踪检查系统4当日事当日毕5杜绝拖延6凡事设定时限帕金森定律你给他多少时间，他就会用掉多少时间。你是如何规划一天时间的我们能给我们的时间打几折我们如何让早上上班前40分钟时间变成10分钟时间是像海绵，我们需要不断压缩时间。我们不能改变时间的长度，但可以改变时间宽度。决策失误是重大失误，我们通常会犯如下错误1个人决策2匆忙草率3不懂放弃4不切实际授权的本质复制自己，用别人的时间好处1增强信任2培养下属3做更重要的事方法1找对人（用人所长，顺势而为）2由简至繁（分阶段授权）3明确结果（请重复一遍）4责权利一致，做出承诺5检查帮助6承担责任（授权不等于弃权）时间管理和工作安排的系统方法关于时间管理时间能管理吗你真的没时间吗你有多少时间用在工作上效率（EFFICIENCY）VS效果（EFFECTIVENESS效率把事情做对（DOTHETHINGSRIGHT）效果做对的事情（DOTHERIGHTTHINGS）效能把对的事情做对（DOTHERIGHTTHINGSRIGHT）输入输出一般工作者输出输入聪明工作者自己做别人做排入工作行程SCHEDULING授权DELEGATION如何节省时间时间管理的基本认识知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上时间无法管理,事情/任务才是管理的对象浪费的时间远比有效利用的时间多善用管理工具提升时间利用效率确立目标（GOAL）/愿景（VISION）设立短期目标（OBJECTIVE）制定工作计划（PLANNING）区分轻重缓急（PRIORITIZING）管理时间的四大任务个人管理的四步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整PDCA循环戴明环P（PLAN）计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定；D（DO）执行。执行就是具体运作，实现计划中的内容；C（CHECK）检查。就是要总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题；A（ACT）行动（或处理）。对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定，并予以标准化，或制定作业指导书，便于以后工作时遵循；对于失败的教训也要总结，以免重现。对于没有解决的问题，应提给下一个PDCA循环中去解决。制定目标时应该遵循法则目标设定的课题成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如你知道它们何时会出现）。可衡量的MEASURABLE是你真正希望做的。合乎需求的DESIRABLE不受其他人的参加而可以随着改动的。可控制的CONTROLLABLE能够用文字（书面）表示出来。可想象的CONCEIVABLE根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。可信的BELIEVABLE将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。可达到的ACHIEVABLEI危机紧迫的问题已到期的项目会议II准备事项预防措施价值整合计划关系建立真正的休闲授权III不预期的打扰如电话某些信件、某些报告某些会议某些触手可及的事情你喜欢做的事情IV过于简单的事垃圾信件某些电话一些会浪费时间的事紧急不紧急重要不重要时间管理矩阵工作日志时间工作内容工作分类实际花费时间ABC完成每日时间规划法列出任务估计工作需要时间预留机动时间给意外事件决定优先,删减和委派事后检查日程计划日程计划日程计划日程计划举例举例时间日志定时将您使用时间的方式忠实记录起来是帮助您开始时间管理的最佳方式时间工作安排工作优先度备注7007157307458008158308459009159309451000101510301045110011151130114512001按照自己的需求修改每日时间日志为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作，因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。2填写时间日志随身带着每日时间日志，以每15分钟为一单位，忠实正确的将你在这15分钟所做的工作或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出去午餐、聊天等。如何填写每日时间日志如何控制时间的使用1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划尽可能授权留出处理意外事件的处理时段尽可能消除或减少干扰因素高效率利用精力高峰期计划时间运用的指导方针总是把你的计划写下来。保持集中力在你将预定完成的目标上。总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。先将主要的事项及活动计划好。多花心思在计划每天的一开始。尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。多留一些时间给重要的工作。确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。建立一些弹性在突如其来的事件上。每一天拨出一些供思考的时间给自己。考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先将明日的行程排好。请你的秘书来协助你安排行程。将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。1描述要获得的结果要完成什么任务2评估现状,分析外部的机会与威胁、内部的强弱项3界定目标4制定行动计划和具体步骤列表、排序、设定期限5计算预算费用,包括金钱、人力、时间6制定时间表7执行计划8跟踪计划的执行情况期望现状步骤预算目标时间表执行跟踪制定工作计划的八个步骤工作计划WHYWHATWHOWHENWHEREHOWTOHOWMUCH准备演示纲要给上司的成本分析报告清理预算分析资料估计制作文宣费用订立商展规划会议议程顾客意见反馈分析评估地点项目进度时程安排新产品上市扩大市场占有率列表任务名称日期工作项目重要性开始结束负责人成果评价制作工作计划管理者的时间计划善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间预留可弹性运用的时间以应对突发状况将琐碎的工作交由部属处理将时间运用于改善组织,改善工作方法,创新,提高客户满意度,降低成本,减少错误及瑕疵的工作谁偷了你的时间浪费时间的陷阱缺乏轻重缓急之分缺少计划随意授权无效的会议缺乏组织个人间的冲突对时间估计的不足试图根据记忆来做事没有能力说“不”拖延时间浪费的陷阱未事先约定的访客电话给自己一段安静的时间拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益避免干扰避免干扰电话尽量减少代接与授权电话留言避免无关话题简洁回答必要时礼貌的结束对话访客限制区域与人数在别人的工作区域讨论工作座位远离门或走道站立谈话邮件分类安排时间阅读过滤垃圾邮件限制对象会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始,准时结束转接电话结束前清楚说明会议结论与要求1、计划欠妥7、欠缺自律13、用人不当2、贪求过多8、无力拒绝14、社交闲谈3、不速之客9、做事绝延15、权贵混淆4、条理不清10、无效会议16、沟通不良5、事必躬亲11、文件繁杂17、进度失控6、电话干扰12、工作搁置18、应付危机跳脱时间陷阱经理人应经常问的问题我的工作如何对公司的策略产生贡献我的主要角色与职责是什么我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助如何提供更好的服务给内部及外部的客户有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注有哪些是公司期望