兴安置业集团行政管理制度汇编

行政制度汇编陕西兴安置业集团有限公司二零一三年九月目录目录1公文管理办法4一、总则4二、公文种类4三、公文格式5四、行文规则7五、公文形成7六、公文处理9七、文件管理10八、文档立卷归档和销毁10九、附件11印章管理规定14一、总则14二、刻制与启用14三、管理15四、附件16档案管理办法20一、总则20二、档案的收集管理20三、档案的范围、内容20四、文件资料的立卷归档21五、档案资料的查阅、借阅23六、文件档案的保存及销毁24七、附件25资产管理办法30一、总则30二、管理原则30三、资产分类标准30四、管理流程31五、补充细则34六、附件34会议制度36一、董事（股东）会会议36二、公司年度生产经营工作会议36三、全年生产经营计划工作会议37四、集团公司全年预算计划工作会议37五、集团公司年度生产经营总结大会38六、总经理办公会38七、会议室的使用管理规定39物料管理办法40一、物料领用及采购申请40二、物料采购40车辆管理规定45一、调度管理45二、驾驶员管理46三、驾驶员服务准则49出差及外派假管理办法50一、出差审批流程50二、交通工具乘坐标准及费用报销要求50三、出差补助、住宿费报销标准及报销要求51四、差旅费的核销52五、外派假管理规定53六、市内因公外出交通费用规定54七、附件54电话及网络管理规定57一、固定电话使用管理57二、手机费用管理57三、计算机及耗材的采购58四、计算机使用与管理58五、计算机安全措施及计算机文件备份59六、计算机清洁及保养59七、网络管理员职责60工装管理规定61一、工装的穿着61二、工装的领用61三、工装费用支付方式61四、工装管理流程63五、工装申请单64办公秩序、环境卫生及后勤管理规定65一、办公秩序和环境卫生标准65二、检查评比66三、员工餐厅管理规定66四、员工宿舍管理规定67（一）员工入住相关规定67（二）宿舍规定及要求68（三）宿舍物品的管理68（四）人员的管理69员工行为规范70一、基本原则70二、工作环境维护70三、保持良好的职业状态与工作状态71四、培养良好的职业习惯73公文管理办法一、总则一为了公司公文处理工作更加规范化、高效化、制度化，结合公司目前实际情况，特制定本办法。二公司公文，是发布公司内部必须执行的规划、制度、条例与办法等政策性文件；是请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具；是具有法律效力和规范格式的公务文书。三行政人力资源部负责集团公司的公文处理工作，正式文件原件及修改稿由行政人力资源部负责保存归档。四公文处理必须做到及时、准确、安全；集团公司及下属各部门的公文处理工作，必须严格执行公司保密制度以确保公司机密。二、公文种类一决定、决议对重要事项或重大行动做出的安排，用“决定”。经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。二通知发布公司内部规章制度和行政措施，转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。三公告、通告、通报向公司内外宣布重要、重大事项，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项（包括授权事宜），用“通告”。表彰先进、批评错误、传达重要情况，以及需要所属各部门知道的事项，用“通报”。四报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。五请示向上级部门或主管部门请求指示、批准事项，用“请示”。六批复答复下级部门的请示事项用“批复”。七意见对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。八会议纪要记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。九函与平行的或不相隶属的部门相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准等，用“函”。三、公文格式公司各部门间行文，如需分管领导或总经理签字，须行政人力资源部存档备查的，都需要加注文号；如临时性协调沟通不需要分管领导或总经理签字的，不需要加注文号，但公文格式不取消。公司公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成一眉首公文的眉首“陕西兴安置业集团有限公司”。1秘级和保存期限五号宋体字，版心右上角第1行，如“秘密一年”。2眉首红色（根据需要），方正姚体变形美术字，尺寸为20MM8MM。3发文字号由发文部门简称、年份、序号组成。五号宋体，眉首下一行居中，年份、序号用阿拉伯数字。例如陕兴安发（企管行人）字2013第51号4为保证公文编号规范、合理，便于登记、存档、查阅和管理，公司统一规定各部门发文字号格式如下陕兴安（企管行人）发201第号公司所在地公司简称发文部门简称年文号二正文正文部分一般包括标题、发送部门、内容、附件、落款等。公文标题用加粗小二号黑体，小标题用加粗三号黑体，内容用四号宋体。公文用纸一般为A4纸。1标题发文字号下空2行居中排列。标题一般包括公文种类和发文事由，要求准确简要地概括公文的主要内容。除发布规章和批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。如果转发或批转的原文件标题过长，可重新确定标题。标题右下行可用“”号加上小标题。2主送部门标题下空1行，左侧顶格。3内容主送部门下1行，自然段左空2字；回行时顶格，数字、年份不能回行；文件内容的结构层次序数，第一层用“一”，第二层用“1”，第三层用“1）”，第四层用“A”；内容中行间距为25磅。4附件名称标于文件内容之后，空2行，且在落款之前。附件一般与主件合订发送，如不能合订，应在附件首页右上角注明文件的发文字号，与主件同时发送。5落款指正文末尾的发文部门名称、印章和发文日期。发文日期以签发日期为准；联合行文，以最后签发部门签发日期为准，联合行文中落款，主办部门应排列在前。三文尾包括主题词、抄报、抄送和份数等项。其中字体为四号宋体加粗。1主题词置于横线之上左端，词目之间间隔一个汉字距离。2抄报、抄送在主题词下横线两端。上级部门为抄报，平级部门为抄送。3公文校对以原文为准，非承办人不得擅自改动原文。发文后发现的差错由校对人员公司关系公司名称部门公文字号备注集团公司发文陕兴安发201第号企业发展中心发文陕兴安（企发）发201第号综合管理中心发文陕兴安（管理）发201第号营销管理中心发文陕兴安（营销）发201第号恒和公司发文陕恒和发201第号1各部门必须按文号顺序发文，不能跳号或无号发文。2各中心下的分级部门发文可用其中心部门简称做为公文字号，例如企业管理中心下属部门“行政人力资源部”发文，文号为陕兴安（企管行人）字201第号。3各部门做好公文的存档工作。恒隆公司发文陕恒隆发201第号直属部门陕西恒天置业集团有限公司工会发文陕兴安（工会）发201第号负责。右下角标出共打印份数。四、行文规则一公司对政府及上级单位的请示或报告，与不相隶属的部门协商相关工作，需要用公司名义（公司红色文头、不需文号）发文。二公司的决定、决议类公文，用公司名义（公司文号）发文。三公司各部门内部发文可按公文的种类和性质（通知、公告、通告、通报），用部门名义（公司文头，需加部门文号）发文。四公司各部门对上级单位的请示或报告，都须用部门的名义起草公文上报至上级单位。五部门之间如非必要尽量不用发文形式解决一般性质的问题。六请示应一文一事，一般只明确一个主送单位，不要多头主送。如果需要同时上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。不要同时抄送下级单位。请示除领导直接交办的事项外，一般不以个人名义上报。七除检举、控告类逐级上报会延误时机、遭致损失之外，公文一般不得越级上报。因特殊情况，必须越级行文的，要同时抄送被越级的上级单位。对不符合规定和要求的越级行文，收文机关可不予办理，并予以退回。五、公文形成公文形成一般，包括拟稿、核稿、会签、签发、用印、印制、发送等。一拟稿1公文起草必须使用统一格式，由行文单位熟悉该项工作和业务的专人负责。重要公文应由行文单位负责人主持起草，在适当范围内征求意见。2草拟公文应遵守以下几点（1）用词准确、规范，人名、地名、专业术语、数字、事物名称、引文等准确无误。使用简称应先用全称，在括号内注明“以下简称XX”。简称应规范化。时间应具体到年月日，不要将“200X年”简写成“XX年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等词语表达。（2）公文中的数字，除发文时间等内容必须使用汉字外，其它均使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。（3）引用公文应先引标题，后引发文字号。（4）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。二审核文稿各部门自行复核文稿。三会签1需要会签的文稿，行文单位按照公文所涉及的部门，主动与相关部门协商，部门负责人须在公文上批复签字。2在会签过程中如有分歧意见，应由行文单位请示领导处理，要如实反映各方面意见。四审批签发1审批公文，主批人应明确签署意见、姓名和时间。2所属部门的通知、公告、通告、通报类的公文，用公司文头、部门文号，由部门负责人签发。3公司政策性文件（决定、决议）用公司文头、文号，由集团公司负责人签发。4所属部门的请示、报告及内部通知类公文，需用部门文头，由部门负责人签字，报送主管（相关）领导审批。5签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改，必需重新审批。五文档编号1公文签发审批后，行政人力资源部档案管理员应根据内容登记、编号，注明发送范围、份数等。2未按规定会签的文稿，行政人力资源部可以退回重办。六用印1公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压在发文日期上，并尽量使年月日露出。如正文无空档，可另起一空白页注上发文日期并盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。2不符合行文规则、原稿未经签发、字迹模糊以及超出规定份数的公文不得盖印。3除正式公文盖印外，原稿也应盖印，以示办结。七复印发文经领导人签发后的公文，印制前必须对照原稿再次认真校核，发现差错，应及时更正。六、公文处理公文处理包括签收、批办、承办、催办、办结、归档等程序。一签收1外来文件由行政人力资源部统一签收、拆封、编号、登记并派送。2公司工作人员外出参加会议带回的文件，应及时交给行政人力资源部或相关资料管理人员登记并归档。3公司下属各部门负责人负责本部门文件的统一签收、拆封、签发、编号、登记等公文管理工作。二批办1各部门领导批示的文件，由本部门批转分送相关人员。2传阅文件应迅速快捷，以确保信息及时准确地传递。3领导人之间不宜直接横向传递公文，以免积压或传失。三承办由领导批示、指定承办单位的公文，承办单位应抓紧时间办理（承办部门收到急件时，应在二日内答复并返回文件。一般文件，五日内应办理完毕，最迟不超过一周），不得延误，推诿。四催办各部门均有权对本部门发出的文件进行监督、催促，以防止积压或漏办。五办结1凡应阅知的人员都已签名或签署意见的视为办结。2凡按有关程序，符合下列情况之一的为办结（1）已按领导人批示认真承办，履行了处理程序并有结果的。（2）函件已作明确答复的。（3）请示已作答复的。六归档各部门公文办结后，应及时整理立卷归档。个人不得私自保存。七、文件管理一公司由行政人力资源部专人负责文书处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育。严禁将“机密”或“绝密”文件带往公共场所或家中。二文件传递过程中，必须办理签收、登记、注销等手续，并按收文登记本检查归档，以防遗漏。三公司工作中收发的各类文书及其附件，都必须由承办责任人收集齐全、分类整理后定期归档。公司相关承办人不得越期自行留存应该归档的文件。四文件归档后妥善保存。没有存档价值和存查必要的公文，经相关审批手续由行政人力资源部档案管理鉴别、登记后销毁。八、文档立卷归档和销毁一承办部门（人）收到或制发的办理完毕告一段落的文件资料，须妥善保管，并定期整理分类向行政人力资源部档案管理员递交文件销毁申请，批准后办理移交、清退事宜。二各部门根据公司工作范围和活动规律，按文档资料归档范围归档。文档依据其重要性和时效性分为三档。档一保存2年，档二保存5年，档三永久保存。依据文件的重要性、时效性在存档文件上注明档级。文件归档以年度为单位，在次年上半年内完成对上年度文书档案的全部归档工作。三凡需归档保管的文件、资料，承办人需用时，可到档案管理人员处借阅。借阅文件、材料要办理借阅、审批手续。借出的文件材料，借阅人应妥善保管，用毕及时归还，档案管理员应当面予以检查并注销借阅手续。四一切无保存价值的文件、材料，在收发文登记簿上注明销毁字样，会同有关部门进行鉴定。确定销毁时由行政人力资源部批示，然后分年代捆扎，存放三年后销毁。五公司档案资料保管期如下表保存年数文档资料归档范围编号备注2年请假单、出勤单、工作考核表、各类申请书、出差申请、帐单、薪资、奖励单、年度计划、一般文书、重要的一般文书员工离职后相关个人资料5年调查表、统计表、会议资料、会计传票、帐薄、收据15年银行现金账、会计传票、原始单据、账簿永久1基础书类（专业书册、工作手册）2股东会议、董事会议等所决定事项的资料3政府机构所发布的公文4历史性重要文书5法院裁决文件6公司的企划方案、企划书等资料7公司财产的契约书、文件8会计决算文件、年报9人事资料、调查表、统计表10其他的核准函件修订后不必要的文件销毁九、附件一关于下发通知模版二请示、报告等陕兴安发（2013）5号黄欣关于下发的通知。本制度从即日起正式生效，望各部门严格按照公司的规定予以执行。特此通知附件此页无正文陕西兴安置业集团有限公司二0一三年五月日主题词下发通知陕西兴安置业集团有限公司制2013年5月日发（共印份）陕西兴安置业集团有限公司报告（请示）（公文标题用加粗小二号黑体）如有副标题加粗三号黑体空一行正文内容（宋体四号）。一、。1、1A。部门年月日（汉字数字）印章管理规定一、总则企业印章是企业的标志和象征，因此印章管理是公司行政管理的一项重要内容。为规范公司印章的管理，特制定印章管理规定。公司各部门和个人都必须严格遵守和执行。一本规定旨在对公司各类印章的刻制、发放、使用、缴销、废止等环节进行严格管理，以有效地规避有关经济风险。二本规定所指的印章包括公司公章、法人代表章、财务专用章、合同专用章、销售专用章、票据专用章（如现金收讫等）、银行印鉴章、材料认质认价章以及其他所有代表公司并承担民事责任的各类印章。三公司各类印章的刻制应符合公司机构设置、名称变更及工作职能变化等需要。二、刻制与启用一印章的刻制依照以下程序1各部门根据实际需求提出申请，填写“印章刻制申请表”。2提交公司总经理审批。3行政人力资源部根据“印章刻制申请表”的具体要求及审批意见统一刻制，任何其它部门和个人均不得私自刻制公司各类印章，一旦发现追究法律责任。二印章的启用依照以下程序1印章刻制完毕后，行政人力资源部应立即将印章登入台帐内，同时盖印留底，此台帐永久保存。2在新印章领用之日，各部门同时上交旧印章，旧印章自上交之日起废止。3新印章启用，应以通知形式正式公布启用，通知中要注明印章启用的日期和印模。启用通知的印模应用蓝印油，以示第一次使用。4行政人力资源部应建立废止印章登记台帐，并将废止印章封存保管，直至保存年限期满，最终销毁（除特别需要，保存三年）。5销毁时也将按照有关审批程序实施。三、管理一自领取所需印章之时起，各领用部门负责人将无条件承担该印章使用的一切责任。行政人力资源部建立相应的盖章登记帐册以备查对，尤其是公司公章、合同专用章、财务专用章等若使用不慎易损害公司权益的印章，各使用部门须落实专人使用和保管，责任到人，严格按规定使用。二印章的分类和使用范围1公司印章公司的法定名称；使用范围公司下发的文件；以公司名义发出的对外函件及报表；以公司名义出具的证明、担保、授权等法律文书；其他须加盖公章的文件材料。2法人代表印章代替法人手写签名的印章；使用范围公司开具的支票；其他须加盖法人代表印章的凭证与法律文书。3专用印章（1）财务专用章往来对帐需财务确认的核对函件；结算、结帐证明；涉税报表、资料及相关退税资料；其他需加盖财务章的文件材料。（2）合同专用章以公司名义签订的各类经济合同。（3）业务专用章业务往来出具的相关报表及需加盖业务章的相关文件。4戳记代替手写的印章。如发票已开、已兑奖等。三印章的管理1法人代表印章、财务专用章、合同专用章由公司专人保管；2公司印章由行政人力资源部设专人进行管理；3其它印章由使用部门专人管理；4与印章保管人员应签定印章保管协议。四印章的使用1各部门使用印章时由用章人先填写印章使用登记表，详细注明印章使用用途、印章数、盖章人、使用印章名称等相关资料，经部门负责人签字后，提交公司负责人审批。（1）加盖公司印章，各部门行文、资料等普通级别的文件由分管副总签批，公司重要文件尤其是对外报送的各类文件（涉及到公司主体经营、财务、商业机密、协议合同等）必须由总经理签批。（2）加盖财务专用章及法人代表印章,由财务经理签字同意。（3）加盖合同专用章。合同专用章加盖前，公司法务专员要对合同进行审核，若合同签约部门在2个工作日内没有对法律专员的相关处理意见提出异议，经合同签约部门办理印章使用登记表签字确认后可加盖合同公章。由此带来的相关损失由合同签约部门负责人承担。所有的合同或是协议由总经理签批。2任何人不得开具空白介绍信或在空白纸上加盖公章。五公司名称变更，新启用公司公章时，由行政人力资源部起草文件函告上级主管部门和相关的单位及业务单位，文件中应告知新旧印章的印模、启用日期等具体内容。其它新启用印章，各职能部门可视需要，函告相关部门和个人。六原则上印章不允许带出公司使用，确因工作需要带出使用的，需填写带出使用理由，经本部门所属中心负责人签字，公司总经理审批后方可外借。1公司印章的外借批准同意后，行政人力资源部须严格依据用章部门的用章申请内容监督加盖公章内容。对外出用章时间给予登记在案。2借出的印章，用完后应立即归还。借用人必须在规定时间内归还所借印章，如超出归还时限或使用与登记内容不符的，所引发的所有法律问题均由借用人承担，公司保有追究其主要责任和经济赔偿的权利。3各部门、各单位应妥善保管各自范围内使用的各类印章。若不慎遗失，应立即采取措施登报公告注销，所发生费用由当事人承担。七凡因工作需要而本制度未涵盖列明的使用情况出现，须报请部门、公司负责人批准方可使用并作好记录。四、附件一印章使用保管协议二印章刻制申请表三印章使用登记表印章使用保管协议甲方乙方一、本协议适用于所有印章的保管。二、甲方委托乙方负责对公司共枚，进行保管、使用。乙方负责对各枚印章使用是否符合签批手续进行审核，同时登记使用记录，每月报行政人力资源部备案。三、各类印章须在范围内使用，不得超过范围使用、混用，具体使用范围参见印章管理制度相关条款。四、印章保管人严格按照印章使用程序和使用方法操作。五、乙方保管印章期间内若违反印章管理办法，甲方将按照印章管理制度及公司相关制度条例予以处罚。六、本协议一式贰份，甲、乙双方各执壹份。七、本协议有效期至保管人变更时为止。八、乙方在离职或是工作岗位调整时应着中做好交接工作。九、印章保管人变更后，若发现由于前任印章管理人对印章管理不善给公司造成损失，公司保留对前任印章保管人员的相关追诉权利。甲方签字（盖章）乙方签字（盖章）年月日年月日印章刻制申请表申请部门申请人申请日期印章刻制名称印章形式印章用途印章大小备注形部门经理分管领导常务副总经理总经理印章刻制申请表申请部门申请人申请日期印章刻制名称印章形式印章用途印章大小备注形部门经理分管领导常务副总经理总经理印章使用登记表使用日期盖章内容（文件摘要）使用人使用印章名称份数分管副总总经理档案管理办法一、总则一为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本办法。二公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图片、图表、账册、凭证、报表、技术资料、声像、光盘、U盘、移动硬盘等电子记录媒质、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。三公司及各部门员工有保护档案的义务。四档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。二、档案的收集管理一行政人力资源部是公司档案的归口管理部门，负责档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查。二行政人力资源部下设档案室，负责集团公司档案管理工作，并配备专人负责。三各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人监管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。四档案的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。五一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交档案室备案。会议文件由行政人力资源部收集。三、档案的范围、内容一计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各部门的工作规划、计划。二批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；三法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部的各类规章制度。四公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。五总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；各部门的工作总结。六凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。七汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等。八人事资料包括公司的人事基础档案、人事任命、人事调整、人事考勤、人员招聘、培训考核和工资核定记录等相关资料。九调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部策划方案等。十声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料以及协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。十一证件性文书资料包括法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文。十二馈赠性资料包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。四、文件资料的立卷归档一立卷归档的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点1归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。2在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。3卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；4卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的左上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。5按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。6声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。7光盘、U盘、移动硬盘等电子类存储媒质，必须在其显著位置标注所存储的内容简介、存储容量、时间地点等，以便于分类、保管、检索和使用。二档案的收集1凡属本档案管理制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。2银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。3业务文件、往来函等业务传真、资料由各部门立卷留存。4各类外来文件、资料由行政人力资源部负责立卷留存；内部文件由行政人力资源部公示后，回收立卷留存。5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到行政人力资源部，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交行政人力资源部。三立卷归档的时间1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交部门档案管理员或行政人力资源部立卷。2对于某些专门文件为方便日常工作，立卷时间可根据实际情况适当延长。四文件装订归档文件时，应依下列方式整理1以左方装订为原则。2左方装订文件及其附件均应靠准左上角、理齐钉牢。3封面用牛皮纸，上面写明档号及归档年份。封面首页为“目次表”。4档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类档号，以便查档。5文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。五档案分类1档案分类应视部门组织、文件内容等因素，按部门、文件类别二级分类。先以部门区分，部门区分之后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序编号。2同类别的文件以装订于一档夹为原则，每档夹厚度约4CM,如文件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档夹装订。并于类别之后增设“卷次”编号，以便查档。3文件归档时依序编号、登录，编号标与文件右上角，并以每一类别一个“目次”编号为原则。4档号的表示方式如下A1B1C1其中A1为经办部门，B1为文件类别，C1为档案卷次。六档案名称及编号1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。2卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示。五、档案资料的查阅、借阅一档案资料的借阅、查阅权限1档案资料主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。2各部门工作人员经部门负责人批准后，可直接查阅属于本部门业务工作范围的档案资料。3如需查阅非本部门的档案和有密级档案，须经分管副总批准，方可借阅。4除以上情况外，其他任何人未经批准均无权借阅和查阅档案资料。二档案资料的借阅和归还程序及相关要求1借档个人填写档案资料借阅申请单。2借档部门经理或分管副总审批。3行政人力资源部经理审核。4档案员交付相关档案资料并登记在案，保存好档案资料借阅申请单。三文件档案借阅时间1档案资料借阅时间原则不得超过7天。2到期未还者档案管理员应及时催还。3对超期时间超过10天不还者停发借阅者本人工资直至归还资料，并给予扣款50元处罚。4损坏、丢失者除追究责任外，视资料重要程度给予扣款1003000元处罚。四查、借阅文件档案注意事项1保持资料的整洁和完整，严禁丢失、涂改、圈划、抽取、撤换和损坏、分拆、转借档案材料。2不得擅自复制拍摄档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经分管副总（总监）同意。3仅有一份的重要文件（证书、批文）资料原件一般不得外借，特殊情况需要持原件办理业务时需经总经理批准。4查、借阅者不得擅自泄露文件内容，违反者视情节轻重，予以处罚。六、文件档案的保存及销毁一保管期限1永久保存公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、规章制度、其他经核定须永久保存的文书。2十年保存预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料、重要的经济合同、协议、招（投）标方案、工程技术资料、政府行业主管部门颁布的政策法规文件资料、其他经核定须保存十年的文书。3五年保存公司一般事务性的文件材料、期满或解除的合同、其他经核定保存5年的文书。4一年保存结案后无长期保存必要者。二文件档案销毁1对到销毁期限的档案资料于每年12月下旬由公司行政人力资源部或各部门负责编制拟档案销毁清单由总经理审批后，进行集中统一销毁。2对已确定销毁的档案资料，应按文件清单逐份核对点清，并加盖“销毁”章。3已确定销毁的档案资料，必须认真填写档案销毁清单，未经登记不得销毁。4档案销毁时要有二人以上，由行政人力资源部派人监销。5档案资料销毁后，监销人必须在档案销毁清单上签字，并注明销毁时间。销毁登记需长期保存。三档案资料销毁暂留到销毁期限的档案资料，由于特殊原因作保留的，档案管理员编制档案资料销毁暂留清单，确认需继续保留的期限，按审批权限审批后，继续列入保存。七、附件一档案目录二档案资料借阅申请单三档案销毁清单四档案销毁暂留清单陕西兴安置业集团有限公司档案目录档号文件编号文件标题页数行文单位行文日期备注陕西兴安置业集团有限公司档案资料借阅申请单部门借阅人姓名借出时间归还时间申请借出档案名称/编号申请借出档案理由是否复制/复制份数是（）否（）部门领导意见行政人力资源部经理意见分管副总意见总经理意见归还人签收人档案完好程度陕西兴安置业集团有限公司档案资料借阅申请单部门借阅人姓名借出时间归还时间申请借出档案名称/编号申请借出档案理由是否复制/复制份数是（）否（）部门领导意见行政人力资源部经理意见分管副总意见总经理意见归还人签收人档案完好程度备注销毁时间销毁原因保管时间归档日期所属部门页数文件标题文件编号陕西兴安置业集团有限有公司档案销毁清单序号审批人审核人监销人陕西兴安置业集团有限公司档案销毁暂留清单文件编号文件标题归档日期暂留原因暂留期限审批备注资产管理办法一、总则通过规范、明晰、高效的资产管理，控制、指导、监督、检查各部门资产管理工作。确保公司资产保值、增值。做到帐、卡、物三者相符。（注帐为财务资金帐面；卡为资产管理部台帐；物为使用部门实物。）二、管理原则一管理部门责任行政人力资源部在资产管理职能上实行全权管理，设资产管理人员对公司各部门资产实行全面管理。二公司资产管理人员建立资产管理台帐，监督各部门按规定合理使用公司资产，每月、半年、一年与财务部门进行资产盘点。三行政人力资源部资产管理人员，负责公司所有资产申请审核、入库、出库、调拨、盘点、报废（报损）、出售（出让）、暂存手续办理和审核；四使用部门负责人是资产管理的第一负责人，对本部门使用资产全权负责；五各部门可根据本部门实际情况设立1名兼职资产管理员对口行政人力资源部资产管理人员，负责资产管理的日常工作；六行政人力资源部资产管理人员有权利和义务就公司购买设备的使用方式、注意事项等内容召集培训各部门兼职资产管理员及相关使用人员。三、资产分类标准一固定资产类（详见附表固定资产分类目录）单价在人民币2000元以上，实物形态保持一年以上的物品；单价在人民币2000元以下，但实物形态保持一年以上，且参与经营，数量较大，合计金额较高的物品（具体鉴定由行政人力资源部与财务部共同协商确定）。二低值易耗品耐用物资类（“耐用物资”详见附表耐用物资分类目录）非一次性消耗品，没有列入固定资产物品，公司认为有管控需要的，需建立“管理台帐”加以管控，财务不建耐用物资台帐。此类低值易耗品由行政人力资源部资产管理人员负责不定期抽查管理。四、管理流程一申购1部门新购置固定资产和耐用物资时，必须填报物品“采购申请单”，经本部门负责人及公司负责人签字审批后，由行政人力资源部统一采购，办理入、出库手续并建帐管理。2对公司内可调拨的固定资产/耐用物资，由资产管理员签批意见，并将“采购申请单”退回申请部门，通知调出部门填写“资产调拨单”/“情况说明”，配合需求部门将所需物资配备到位；无库存和无可调拨物资的就按正常申购程序；如不合理的重复购置将直接退回申请部门，原则上必须是损坏的物资报损后再申请新的采购或同时进行。二入、出库和记帐1固定资产类。固定资产送达时，收货人应负责点收数量、检查品质及规格是否与“申购单”相符，验收合格后，收货部门填写收货清单，及时将固定资产的说明书及保修卡等资料交行政人力资源部存档，以备维护保养之用。在资产到货两天内，采购经办人将收货清单或收货人已签字的商家送货单（有说明书和保修卡的固定资产需有行政人力资源部文档管理签字）到资产管理处办理固定资产入出库手续。同时资产管理作台帐，财务部分摊费用并建账。2耐用物资类。物资送达时，收货人应负责点收数量、检查品质及规格是否与“申购单”相符。验收合格后，由收货人填写收货清单。在耐用物资到货两天内，采购经办人持收货清单或收货人已签字的商家送货单到资产管理处办理入出库手续。资产管理人员根据“收货清单”或收货人已签字的商家送货单入库。资产在办理入库手续的同时办理出库手续，并交财务部分摊费用。3赠品类公司接收的固定资产、耐用物资类赠品，由收货部门填写收货清单，在接收赠品两天内，收货部门将收货清单交到资产管理部和财务部（固定资产类），并由财务部与相关部门一起视时价估价入帐（固定资产类）。4对于公共使用的固定资产和耐用物资从购置到使用所产生的费用均由公司承担，资产管理人员负责资产的日常管理。三调拨1固定资产的调拨（包括分公司间的调拨），调出部门（分公司）必须先告知资产管理人员，并填写“资产调拨单”，并持“资产调拨单”先到财务部核实资产的购买日期、单价、金额、净值后，交由调入部门签字，由调出、调入、财务签字的“资产调拨单”交到资产管理处备案；2“资产调拨单”一式四联，一联资产管理部留存作各部门资产台帐调整凭据，一联调入部门留存，一联调出部门留存，一联交财务固定资产员作资产台帐调整凭据。3耐用物资的调拔原则上不填写调拔单，实行“情况说明”备案制，“情况说明”统一使用公司协调函。由调出部门和调入部门签字后交资产管理处备案。4不允许部门之间私下调拨固定资产/耐用物资，因工作经营需要调拨的，由物资调出部门负责在转移后三个工作日内提交“资产调拨单”/“情况说明”，逾期未办理，一经查实，由资产管理处按其转移固定资产/耐用物资净值/原值金额大小提出罚款金额，对部门资产管理人员及部门负责人进行处罚。5个人物资移交员工因辞职或岗位发生调动时办理资产移交并完善书面的移交手续，由资产管理人员签字确认。“个人物资移交清单”由资产管理处留存。四暂存1部门固定资产/耐用物资如有闲置时，由该部门向资产管理提出暂存申请，并由负责人签字后由资产管理人员办理暂存事宜。2暂存物资必须是完好的、可再利用的。一经交行政人力资源部的暂存物资，在暂存期间均由行政人力资源部保管，暂存物资未被调拔/出让/报损/报废前仍然属于原使用部门帐面物资。3“暂存清单”留存行政人力资源部作暂存物资台帐调整凭据。4不允许部门隐瞒闲置物资情况，一经查实部门有闲置物资而隐瞒不报，由行政人力资源部按其闲置物资净值/原值金额大小提出罚款金额，并没收该闲置物资入资产库。五维修在用物资发生故障，使用部门或管理部门及时通知行政人力资源部进行维修。无法自行维修的由行政人力资源部协助外修。维修费用由使用部门承担，公共物资维修费用由公司承担。六报损、报废1固定资产类，如无法修复或修复费用过高时，应由使用部门填写“资产出让（报损、报废）申请表”，注明使用部门名称、报废资产的品名、规格、数量及报废原因，由行政人力资源部填写意见，前往财务部核实资产的购买日期、单价、金额、净值后，再送交财务经理、综合管理中心负责人、总经理审批。2耐用物资类，如无法修复或修复费用过高时，应由使用部门填写“资产出让（报损、报废）申请表”，注明使用部门/管理部门名称、报废资产的品名、规格、数量及报废原因，报行政人力资源部审核即可。3“资产报损申请表”批准后，行政人力资源部和财务部根据“资产出让（报损、报废）申请表”更新固定资产台账。由行政人力资源部按出售程序处理报废物资。4对未到使用年限，提前报废的物资，申报部门必须在“资产出让（报损、报废）申请表”上说明提前报废的原因。如果是因为使用不当造成的，应由相关责任人和部门进行赔偿，并接受处罚。具体金额由行政人力资源部按照公司的有关规定处理。5赔偿工作要在确定的期限内完成，偿还款项全部自筹解决。对无故拖延不交者，公司将采取适当的行政措施，强制执行。6对于已无法修复的物资，使用部门均应及时办理报废手续。如果有部门为了逃避罚款而隐瞒不报的，一旦落实，将由行政人力资源部按照规定强制执行。七资产出售、出让1定期对库存及暂存资产进行盘点，对公司无法使用但仍有转让价值的物品，申请程序与“资产报损、报废”相同。2处理的资产，由行政人力资源部、财务部共同办理出售事宜（一月内）。资产出售后，行政人力资源部将款项上缴财务部分别冲抵资产所属部门的费用，财务收据复印件所属部门留存，行政人力资源部留收据原件备查。3资产出让（报损、报废）申请表资产管理留存作各部门资产台帐调整凭据，一份交财务固定调帐，行政人力资源部备案。4因经营需要改变实物形态时，其程序与资产报废相同。5使用部门自行处理资产。八资产的盘点1每月底行政人力资源部会同财务部对固定资产进行盘点，并完成固定资产盘点报告。2年中、年底进行全面清查。资产盘点工作由行政人力资源部组织，财务部监督，使用部门配合完成。盘点结束后编制固定资产盘点表，并经使用部门负责人、行政人力资源部、财务部会签。3对出现的盘盈、盘亏现象，由使用部门协助行政人力资源部查明原因，并对盘盈的净收入和盘亏的净损失提出处理意见，报财务部、总经理批准。资产管理和财务部凭已批准了处理意见的盘盈盘亏意见调整固定资产台帐，并由财务负责作账务处理。五、补充细则一鉴于电脑和电话等网络管理的专业性，须由网络管理人员对每台电脑配置进行建帐管理，电脑异动时，需要凭个人移交清单才能进行调整和转移，并对调整及时进行登记，参加年中、年终电脑盘点。二对于“名片”类易耗品，由行政人力资源部进行登记审核，直接进费用管理，其申购和入出库手续不再经资产管理审核和办理。六、附件资产出让（报损、报废）申请资产出让（报损、报废）申请表申请部门日期经办人货物名称购买日期数量单价折旧年限目前净值出售金额原因使用部门主管意见财务部、行政人力资源部意见公司总经理批示会议制度为了进一步规范和精简集团公司的各种会议，提高工作效率，转变工作作风，推动计划落实，推进各项工作，特制定本制度。一、董事（股东）会会议董事会会议，由董事长负责召集，董事（股东）会成员参加，主要研究解决集团公司的重大经营管理问题一会议主要议题1公司章程修订。2公司中长期发展战略规划。3公司年度经营目标。4公司重大投资决策。5公司重要人事任命，集团公司副总监以上人员任免，集团公司行政人力资源部、财务部负责人任免，集团董事会办公室负责人任免。6集团公司财务管理制度修订，公司人力资源薪资管理制度修订，其它重要管理制度修订。7其它重要事项的研究解决。二会议时间根据工作需要随时召开。二、公司年度生产经营工作会议会议一般由董事长召集，参加人员为集团公司副总监以上人员、集团公司财务部负责人、行政人力资源部负责人、计划管理部负责人参加。根据董事会确定的下年度经营目标研究确定集团公司年度任务目标。一会议主要议题1总结上年度工作任务完成情况，研究确定上年度工作总结报告。2研究确定集团公司各项目开发建设进度。3研究确定集团公司下年度销售目标任务。4研究确定集团公司重大任务目标的完成节点。5研究确定集团公司项目拓展规划方案。6研究确定集团公司内部管理基本思路和重大举措。7研究确定集团公司年度预算框架。8研究确定集团公司人员配置方案。9研究确定集团公司年度目标完成重要支撑条件及需要解决的重大问题。10研究确定集团公司下年度经营计划和各项计划任务目标。二会议时间每年3月10日左右。三、全年生产经营计划工作会议会议一般由总经理主持召集，集团公司副总监以上人员参加，财务部、行政人力资源部、计划管理部负责人参加。研究确定全年生产经营计划的分解落实及工作任务的分配派发。一会议主要议题1总结上年度工作任务完成情况，研究提报上年度工作总结报告；2制定项目开发建设的推进计划，下达各中心、子公司的年度工作计划指标；3分解落实下年度销售目标任务，制定重大销售策略和营销推广方案；4研究制定实现年度计划的保障措施（机构设置、人员配备、资金支持、成本费用管控、计划管理、绩效考核等）；5研究解决保证年度经营计划实现达成的相关事项。二会议时间每年3月15日左右。四、集团公司全年预算计划工作会议会议一般由总经理召集。集团公司副总监以上人员参加，集团公司财务部负责人、行政人力资源部负责人、计划管理部负责人参加。研究制定全年财务预算计划、财务成本控制计划、各项管理费用使用计划的。一会议主要议题1进行上年度财务预算执行、财务成本控制、管理费用计划执行情况分析汇报；2研究制定编制下年度财务成本控制计划；3研究制定下年度财务费用管控指标计划；4研究制定下年度资金使用计划及投融资计划。二会议时间每年3月18日左右。五、集团公司年度生产经营总结大会会议由总经理提议召开，集团公司全体员工参加。进行全年生产经营工作总结暨年度表彰奖励。一会议主要议题1总经理作上年度工作总结和下年度计划安排；2进行表彰奖励；3董事长阐述企业发展与项目开发、公司管理与团队建设、企业文化与员工队伍等事项。二会议时间每年3月20日左右。六、总经理办公会一般由总经理委托执行总经理负责召集，参加人员集团公司总经理、执行总经理、副总经理、各中心总监、各子公司总经理。一会议主要议题1根据年度计划要求，各分管领导提出月度计划的分解方案，研究落实年度工作计划；2对月度工作计划的执行情况听取各个分管领导的工作汇报，就计划执行的重点、难点问题进行研究解决；3督促月度计划执行过程中延迟、未完工作，并研究改进措施和解决办法；4听取计划管理部门月度工作计划推进情况汇报，对分管领导就本部门未完成工作提出质询；5听取行政人力资源部月度绩效考核评价汇报，研究审核月度绩效考核评价结果，审定月度绩效考核结果；6财务预算计划执行情况、成本控制计划执行情况、各项费用计划执行情况的分析汇报，以及相关问题的研究解决。7研究确定总经理年度、半年度工作报告及汇报董事会等重要事项；8其他生产经营管理中的重要事项。二会议时间一般每月召集一次，根据工作需要，亦可随时召开。七、会议室的使用管理规定一会议室由行政人力资源部统一管理、调度。二各部门申请使用会议室前在行政人力资源部处登记进行预定。三为确保会议室设施设备的完好，各部门使用会议室前，行政人力资源部接待人员须陪同预定人员一起检查会议室的设施设备，预定人员认可后方能生效使用（会议开始前未接到任何异议，就视为无异议）；若使用后检查出问题一律由预定部门负责。四各部门在会议进行中所需物品如白板笔、刷、投影仪、插线板等必须在登记使用时写明，在行政人力资源部统一签字领取。五各部门使用会议室，应服从行政人力资源部安排。若会议延时，必须在使用时限内提前向行政人力资源部申请，经认可后方能延时使用。使用时爱护会议室内设施，会议结束后主动收拾好相关物品，桌椅归位、保持卫生整洁。六会议室使用完毕后若行政人力资源部在接收检查时发现室内设备（包含电子类、家具、花卉等）有损毁情况，使用部门照价赔偿，若行政人力资源部未及时做检查或未查明，相应责任由行政人力资源部承担。七会议室使用完毕后将所借物品（会议结束半小时内）归还并登记，不得将其留在会议室。接待部人员必须在会后对会议室进行检查（使用部门须在场），检查合格后方能生效。若下班后使用会议室，在次日早上915前退还会议室与相关物品。八有下列行为之一的除赔偿外再进行处罚1有意损坏会议室内设备、设施的。2所借物品自行带走或丢失的。九有下列行为之一的由行政人力资源部给予处罚1会议室卫生状况保持差的。2未按时退还会议室及归还借用物品，影响其他部门使用的。3会议超时，未及时向行政人力资源部申请而影响其它部门会议的。4事先未向行政人力资源部申请而私自使用会议室，并造成其它部门无法正常使用的。5事先未申请而占用会议室，无视行政人力资源部或其主管部门协调的。物料管理办法一、物料