某公司采购管理办法.doc

某移动公司采购管理办法一一一总则第一条为规范公司采购行为，保证项目质量，降低运营成本，优化采购流程，提高投资效益和工作效率，根据国家相关法律、法规和中国移动通信集团公司采购管理相关规定，并结合公司实际，特制定本办法。第二条某公司（以下简称“公司”）办理采购事宜，适用本办法。第三条本办法所称采购，是指以有偿方式取得货物、工程和服务的行为，包括购买、委托、租赁、雇用等。本办法所称大宗采购是指区公司单项合同估算价在50万元人民币及以上、市公司单项合同估算价在20万元人民币及以上的采购，大宗采购需区、市公司采购决策委员会的决策。本办法所称小宗采购是指区公司单项合同估算价在50万元人民币以下、市公司单项合同估算价在20万元人民币以下的采购。本办法所称普通类和综合类采购包括但不限于车辆、普通空调、计算机、办公用零星固定资产、低值易耗品及一般办公用品、培训的入围选型及采购。本办法所称专业采购是指市场经营类、计划投资类、网络运营类的采购。其中市场经营类采购是指用于公司市场营销、渠道建设、业务管理和服务工作的包括但不限于SIM卡、刮卡、手机终端、广告宣传、印刷品的入围选型及采购；网络运营类采购是指用于公司网络及运营支撑系统维护、网络优化管理和工程建设工作的包括但不限于网络主设备（含软件、保修服务、备品备件）、网络配套设备、工程施工队伍、网络代维服务商、网络测试服务商、网优网管设备、机房消防、仪表、备品备件及材料的入围选型及采购；计划投资类采购是指已下达全年固定资产投资计划的包括但不限于网络主设备（含软件、保修服务、备品备件）、网络配套设备、传输设备、运营支撑系统设备及软件的入围选型及采购。本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括但不限于原材料、设备、产品、软件等。本办法所称工程，是指施工工程，包括但不限于土建、设备安装、传输线路、基站的新建、改建、扩建、拆除等。本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。第四条采购管理原则（一）必须严格遵守国家的法律、法规；（二）必须维护国家和公司的利益，满足降低公司运营成本和保证公司运营发展的需求；（三）必须坚持公开、公平、公正的原则。（四）实行采购管理制度化，流程标准化，操作规范化。一一一机构及职责第五条采购过程中有采购决策机构、采购管理部门、采购职能部门和采购需求部门。采购决策机构有董事会、总经理办公会、采购决策委员会。采购统一归口管理部门为综合部。采购职能部门按专业属性划分为四类部门，市场经营类采购由市场经营部负责，网络运营类采购由网络部负责，计划投资类采购由发展计划部负责，普通类和综合类采购由综合部负责；市公司网络运营类、计划投资类采购由市公司网络部负责。各部、中心、工会均为采购需求部门。第六条区、市公司成立采购决策委员会，对区、市公司的采购工作进行决策审批。采购决策委员会职责（一）区公司金额在人民币50万元及以上、市公司金额在人民币20万元及以上的采购项目决策；（二）审定入围供应商,审定选用设备型号、工程施工、服务；（三）金额在人民币3000万元以上的采购项目（以下称“重大采购项目”）在通过委员会决策后报区公司董事会批准执行。重大采购项目也可由董事会或总经理办公会直接批准执行。第七条采购决策原则为（一）采购必须符合国家法律、政策要求，符合网络及业务发展实际需求；（二）通信设备的选型必须符合集团公司下发的选型范围；（集团公司没有规定的除外）（三）会议采用不记名投票方式决定，杜绝个人决策行为；（四）在满足公司需求前提下，应优选价格低的设备，降低运营成本；（五）批复的采购额度不得突破，批复的采购技术方案不得改动。第八条综合部职责为（一）负责招投标及采购管理；（二）负责供应商管理；（三）负责对采购专家进行采购及招投标知识培训；（四）负责收集统计采购审批单；（五）审核招标文件、招标或入围选型公告；（六）负责公布招标及入围选型公告；（七）负责供应商资质审核工作；（八）参与接标、开标工作；（九）负责收集、整理报送采购决策委员会的决策材料；（十）负责完成采购决策委员会会议决议；（十一）负责公布中标或入围公告，发中标或入围通知书；（十二）负责受理采购投诉。第九条采购职能部门职责为（一）审核采购需求部门提交的采购审批单并确定采购方式；（二）负责拟订采购项目实施方案；（三）部门总经理、副总经理或室经理担任采购小组组长，负责组织招标、询价采购工作并在采购决策委员会上进行汇报；（四）负责组织MIS录入工作。第十条采购需求部门职责（一）负责拟定采购项目的年度预算、月度预算；（二）拟定需求文件，包含采购项目类别、采购标的、设备市场估价和费用预算、供应时限、供应地点、工程（安装、调测）时限、工作量需求、是否一家或多家供应商提供等要素；（三）应采购小组的要求提供项目、设备的相关背景材料，如采购设备全区在用的情况（数量、厂家分布、存在问题）等；（四）参与招标、采购工作；（五）负责拟订采购合同，组织建设部门履行合同及付款；（六）负责组织或配合对采购项目验收。一一一采购小组及专家库管理第十一条采购职能部门在采购中应成立采购小组，由公司总经理或副总经理指定采购职能部门总经理、副总经理或室经理担任组长。重大采购项目由公司总经理指定副总经理担任组长。采购小组实行组长负责制，组长全面负责小组工作的协调、管理及采购具体实施。第十二条采购小组成员由公司总经理或副总经理直接指定，小组成员一般为3人。重大采购项目成立跨类别采购小组的，由公司副总经理提出成员建议，提交公司总经理审批，小组成员为5至7人。第十三条采购小组职责为（一）拟定招标、入围选型公告及招标文件；（二）负责制定评分标准；（三）制定标底。公司需制定标底的，由公司总经理或副总经理及采购小组组长负责制定标底并在纪监审计部监督下封存；国家规定需设标底的，委托专业公司承办；（四）负责对供应商诚信、履约能力、产品质量等方面进行审核；（五）负责接标、开标、核标、评标工作，并完成相关文档；（六）负责进行采购项目汇报；（七）负责会议决议附件的编写。第十四条采购评审专家（以下简称“专家”）是指符合本办法规定条件和要求，参加公司招投标、议价、竞争性谈判等采购有关评审工作的人员。第十五条专家库管理由综合部负责，专家库成员由四类采购职能部门提出人员建议，人力资源部负责专家资格评审，经公司副总经理审查后报公司总经理审批。第十六条入选专家库的人员应当具备以下条件（一）具有较高的业务素质，从事相关工作研究生满1年、本科生满2年、专科生满3年；（二）熟悉采购、招标投标的相关政策法规和业务知识；第十七条专家库按专业属性分为市场经营类、网络运营类、计划投资类、综合类四大类，各类别的专家构成为（一）市场经营类专家由经评审合格的，市场经营部、集团大客户中心、客户呼叫中心、数据业务中心等部门、中心人员组成；（二）网络运营类专家由经评审合格的，网络部、网络管理中心、网络优化中心、运营支撑中心等部门、中心人员组成；（三）计划投资类专家由经评审合格的，发展计划部、工程建设中心、运营支撑中心等部门、中心人员组成；（四）综合类专家由经评审合格的，综合部、人力资源部、财务部、纪监审计部、党群工作部、工会、员工培训中心、物流供应中心、枢纽楼建设中心等部门、中心人员组成。第十八条专家参与评审工作时，应遵守以下工作守则（一）自觉遵守国家有关采购的政策、法规；（二）遵守公司管理规定，廉洁自律；（三）认真履行职责，客观、公正、公平地参与评审工作。第十九条专家库实行年度复核，并及时予以更新和补充。有下列行为者，取消专家资格（一）评审工作中与厂商串通，弄虚作假，谋取私利的；（二）泄露与评审工作有关情况和资料的；（三）本人辞职或被辞退的；（四）公司认为不符合条件的其他情况。一一一区、市公司采购分工范围第二十条采购分工分为三类（一）第一类为统谈统签，是区公司集中采购类；（二）第二类为统谈分签，是市公司集中采购类，由区公司负责进行选型、签定框架协议提供市公司选购，市公司直接与供应商签订合同；（三）第三类为自购，是市公司自行选型采购类。原则上县（市）公司采购由市公司统一实施和管理，区公司每年都对市公司的自购进行检查监督。第二十一条区公司统谈统签范围（一）网络主设备（含软件、保修服务、备品备件）；（二）网络配套设备；（三）区公司负责建设的工程项目；（四）市场经营类，包括卡、刮卡等；（五）运营支撑系统设备及软件；（六）其他区公司认为需要统谈统签的，包括手机终端、车辆、区公司本部用零星固定资产和办公用品等；第二十二条区公司统谈分签范围（一）市场经营类，包括手机终端等；（二）网络配套设备；（三）市公司负责建设的工程项目；（四）普通类和综合类的包括普通空调、电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备；（五）其他区公司认为需要统谈分签的生产、办公用零星固定资产及其他货物。第二十三条市公司自行采购范围（一）运行维护的零星仪表工具、市公司的土建项目及相关设备，营业厅配套设备等；（二）办公管理类，包括复印纸、打印纸、墨盒、光盘等耗材；（三）市场经营类，如市公司的广告宣传、广告品等。一一一采购方式第二十四条公司采购采用以下方式（一）公开招标；（二）邀请招标；（三）单一来源采购；（四）议价采购；（五）一般采购；（六）紧急采购。第二十五条公开招标是指公司以招标公告的方式邀请供应商投标，符合下列情形之一的采购，可以依照本办法采用公开招标方式（一）国家规定必须要采用公开招标的；（二）所采购的货物、工程、服务没有指定入围供应商并且符合招标条件的；第二十六条邀请招标是指公司以投标邀请书的方式邀请供应商投标，符合下列情形之一的采购，可以依照本办法采用邀请招标方式（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（二）采购的货物、工程、服务已经选型，入围供应商在有效期内的；（三）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。第二十七条采购采用招投标方式（包括公开招标和邀请招标）的，遵照中国移动公司招标投标管理办法执行。第二十八条单一来源采购指固定向单一供应商采购的。符合下列情形之一的采购，可以依照本办法采用单一来源方式（一）集团公司指定的合同，如集团公司统谈分签的或集团公司指定唯一供应商的；（二）由于技术等方面限制，只能从唯一供应商处采购的；（三）为保持与原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需继续从原供应商处采购的。第二十九条议价方式是指公司以询价书的方式邀请供应商参与采购活动，对供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式，符合下列情形之一的采购，可以依照本办法采用议价方式（一）招标后无供应商投标或者无合格标的或者重新招标不能成立的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用招标所需时间不能满足公司紧急需要的；（四）采购的货物规格及标准统一，货源充足的，如日常用的复印纸等。第三十条符合下列情形之一的采购，可以依照本办法采用一般采购形式（一）即用的生产或办公用货物的采购；（二）单一来源（即供应商固定）的零星采购。第三十一条紧急采购是指发生了不可预见的紧急情况，先直接要求供应商供货，后办手续的采购。符合下列情形之一的采购，可以依照本办法采用紧急采购方式（一）网络故障需紧急抢修；（二）运营支撑系统故障需紧急抢修；（三）其他紧急情况。一一一采购过程管理一一一计划与请购第三十二条采购需求部门根据审核后的年度投资计划、资金支出预算计划开展采购工作，采购必须严格按计划执行。预算依据中国移动公司资金支出预算管理办法，纳入部门全面预算管理。预算内资金支出按权限实行授权管理，预算外资金支出由公司总经理审批后方可开支。原则上应将多次同类小宗采购合并为一次大宗采购，以降低采购成本。第三十三条采购需求部门填写采购审批单（附件一），将采购的依据一并附上，进行采购的前期准备工作。一一一请购的核准第三十四条根据采购需求部门提交的采购审批单，采购职能部门总经理或副总经理进行初步审核并确定采购方式，审核的内容包括采购项目是否在预算内、采购项目的合理性等,将审核通过的采购审批单提交给公司总经理或副总经理审批，审批权限按中国移动公司资金支出预算管理办法相关规定执行。第三十五条公司总经理或副总经理指定采购小组组长，并指定采购小组的成员。一一一采购实施第三十六条采购执行的程序（一）采购职能部门将采购审批单复印一份到综合部存档；（二）采购需求部门向采购小组提供本次采购的货物、工程或服务的技术规范；（三）采购小组制定此次采购的评比标准，重大采购项目的评比标准需公司总经理或副总经理审批。若采购已有入围厂家，在入围供应商满足交货期、交货地点、服务等要求的前提下，评比方式有最低价中标或最接近标底者中标两种方式；（四）若为公开招标或供应商入围选型评选，采购小组制定入围选型或招标公告，填写采购信息网站发布审批单（附件二），网站发布信息内容要素包括供应商必须具有的资质要求、采购的实施地点要求、采购的时间要求、供应商投递材料的时限要求等。经公司总经理审批后，综合部负责在公司网站等媒体发放招标公告或入围选型公告；（五）采购小组编制招标或入围选型文件，综合部负责法律审核。文件必须清晰、详实，使供应商能清楚了解采购的目的和要求；（六）采购小组将招标或入围选型文件呈公司总经理或副总经理审批；（七）采用公开招标方式或供应商入围选型时，采购小组接收供应商投递的资质材料，进行初步审核，并交综合部对资质材料进行审核；（八）采购小组向通过资质审核的供应商发放招标或入围选型文件；（九）采购小组、综合部及纪监审计部在预定的时间、地点接收并审核供应商提交的应答文件；凡属下列情况之一者，应答文件应当众被宣布为作废材料1应答文件未密封；2应答文件未加盖单位印章、无法定代表人或其授权代表的签字；3未提供单位法定代表人的授权委托书；4逾期送达；5以联合体方式投标者无联合协议或者授权委托书；6内容不全或数据模糊，辨认不清且无法澄清的。（十）若从入围供应商进行采购，采购小组可根据评比标准现场评标、开标。开标由采购小组组长主持，议程如下1出席开标的人员签到；2公布投标书投递情况；3指定工作人员拆封；4公布评比标准；5公布各投标书的主要内容；7根据评比标准，采购小组确定中标供应商。若有特殊情况，需请示公司总经理或副总经理后确定中标供应商。（十一）采购小组完成评比后，需完成采购文档整理，采购文档包括1项目基本情况，包括项目名称、项目预算、采购金额；2采购小组成员名单；3邀请和选择供应商的条件及原因；4符合要求的应答供应商一览表；5评比标准；6招标或入围选型文件；7应答文件；8评比记录；9采购小组成员签字的的评比表；10采购小组推荐的供应商及签订合同的处理的事宜；11澄清、说明、补正事项纪要。一一一报送决策第三十七条小宗采购需将采购情况材料报送公司总经理或副总经理决策，确定中标供应商。第三十八条供应商的选型入围及大宗采购需报送采购决策委员会决策。报送决策流程为（一）采购小组编制下列文档1采购项目决策申报表（附件三）；2采购项目选票（附件四）；3投递材料供应商资料（附件五）；4采购说明文件。（二）采购小组将采购项目决策申报表报公司总经理或副总经理审批；（三）每周五前，采购小组将公司总经理或副总经理审批通过的申报表提交综合部，综合部负责汇总各采购项目的申报表、选票、投递材料供应商资料及说明文件，审核材料的规范性并将申报表及说明文件报公司总经理，完成采购决策委员会会议准备工作；（四）采购决策委员会采用不记名投票方式决定中标供应商；（五）采购小组根据会议记录完成采购项目会议决议附件（见附件六），综合部起草会议决议并将决议及附件提交采购决策委员会参会成员审核；（六）审核通过后，综合部完成采购决策会议决议并下发给各部门（中心）及各市公司；第三十九条根据公司总经理或副总经理核准的内容或采购决策会议决议，综合部填写采购信息网站发布审批单，经公司总经理审批后在公司网站发布采购结果公告及向供应商发中标通知书（附件七）或入围通知书（附件八）；第四十条采购小组按规定将采购文档移交综合部。一一一签约第四十一条采购需求部门依据采购决策会议决议核准的内容或公司总经理或副总经理核准的内容拟定合同，综合部进行合同法律审核，采购需求部门按照公司合同管理办法组织建设部门与供应商签订合同并履行合同。与供应商签定的合同必须符合MIS系统录入规范。一一一收货、移送第四十二条采购职能部门进行MIS采购定单录入，物流供应中心按公司MIS物流管理规范进行MIS录入（包括接收入库、调拨和出库），完成货物接收、入库、调拨等工作。一一一付款第四十三条采购付款由采购需求部门组织执行，并严格遵守公司预算管理规定。一一一供应商管理第四十四条供应商是指具有合法经营资格，向公司提供货物、工程或服务的单位。供应商应具备下列条件（一）供应商应具有法人资格及经营范围许可，代理公司有正式授权代理证书；（二）具有良好的商业信誉；（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（四）有依法缴纳税收的良好记录；（五）最近三年在经营活动中没有重大违法行为；（六）法律、行政法规规定的其他条件。第四十五条供应商选型入围应从技术、商务和价格三方面进行评议。针对不同类型的选型，经请示公司总经理或副总经理后，采购小组可适当调整以上三个方面所占比重。第四十六条供应商必须经过采购决策委员会审议通过后，方能作为我公司的入围供应商。在入围期限内，公司可以向入围供应商进行采购。入围期限满后，需经采购委员会重新审核后方能延续入围资格。第四十七条供应商管理由综合部负责，建立包含供应商入围评选、采购过程管理、考评管理及退出等的供应商闭环管理机制，实现优胜劣汰。（一）建立供应商数据库，对于供应商的资质、诚信、规模、产品质量、价格及售后服务等情况建立数据库，供使用部门参考选择，并定期公布可选择供应商的名单；（二）对入围供应商进行考评，定期向各部门（中心）及各市公司下发调查单，收集使用部门对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等方面的意见，对供应商进行评分；（三）收集并整理供应商与公司合作的情况，将有欺诈、违约等行为或售后服务等方面存在问题的供应商报公司总经理审批后列入供应商黑名单库；（四）建立供应商沟通机制。供应商可与综合部沟通在招标或合同谈判或售后服务中存在的问题。一一一采购库存管理第四十八条区、市公司由物流供应中心实行库存统一管理，对公司所有货物进行出入库及库存管理，对物流的进出和转化实行统一管理，具体遵照中国移动公司物流供应管理办法执行。一一一附则第四十九条本办法由区公司综合部负责解释。第五十条本办法自发布之日起实施。、采购审批单采购需求部门申请日期审批单编号采购依据经办人姓名经办人电话设备类型配置规格估计单价数量采购清单采购需求部门采购需求部门总经理签字（章）签名年月日采购方式采购职能部门采购职能部门总经理签字（章）签名年月日采购小组组长采购小组成员副总经理副总经理签字（章）签名年月日总经理总经理签字（章）签名年月日此表综合部归档留存说明1审批单编号由采购需求部门编制，编号的规则为部门（中心）全称的拼音第一个字母_CG_年份_3位序号；2采购依据为审核通过的投资计划、资金支出计划，可添加附页；3若无法列举采购清单，请用详尽的文字描述所需货物、工程、服务的具体要求，可添加附页。、采购信息网站发布审批单采购职能部门申请日期申请人姓名电话网站发布信息内容发布依据采购职能部门总经理签字（章）签名年月日综合部法律资讯室意见签名年月日副总经理签字（章）签名年月日总经理签字（章）签名年月日综合部采购管理室办理情况此表综合部归档留存、采购项目决策申报表项目名称项目预算采购金额项目概况项目实施计划起止时间采购小组组长签字（章）副总经理签字（章）总经理签字（章）、采购决策委员会选票委员会决策选票审议项目名称同意不同意弃权备注公司公司请在空格内打、投递材料供应商资料XXX项目供应商资料公司全称注册资金在册员工数联系人姓名电话传真联系人EMAIL、采购项目会议决议附件XXX采购项目说明1采购项目名称XXX采购项目2采购项目内容3采购方式4采购金额5中标（入围）供应商资料1）公司全称2）注册资金3）员工人数4）联系人姓名5）联系人电话传真6）联系人EMAIL6合同签订要求7商务及技术、服务条款1）技术条款2）交货时限要求3）保修期及过保后收费4）服务承诺5）付款方式6）其他服务条款8其他说明无采购小组对以上内容已进行审核确认，并负责解释。采购小组组长组员、中标通知书中标通知书XXX公司经评标小组评审推荐，我公司确定你公司为XXX项目中标人。自此通知书发出后10个工作日内双方按招标和投标文件确定的内容签订合同。招标人移动通信有限责任公司年月日联系人联系电话、入围通知书入围通知书XXX公司经评标小组评审推荐，我公司确定你公司为XXX项目入围供应商，期限从年月日至年月日。招标人移动通信有限责任公司年月日联系人联系电话、同意同意不同意不同意接收供应商投递资质材料审批决策申报表下发会议决议起草会议决议12纪监审计部现场监督，接收应答文件并进行审核结束填写采购审批单，开展审批前期准备收集汇总并检查文档10拟定合同，组织签订及履行合同签约履