档案管理制度

第一部分临沂市齐煌集团有限公司档案管理制度2第一章总则2第二章管理体制和职责2第三章文件材料的形成和归档4第四章档案的整理、保管与统计7第五章档案的利用7第六章档案保管期限的划分及鉴定与销毁8第七章罚则9第八章附则10附件1公司档案工作组织机构图10附件2保密规定11附件3查阅、借阅档案规定12附件4档案库房管理规定13附件5档案销毁审批表15附件6档案销毁清册15第二部分临沂市齐煌集团有限公司档案分类规定17附件20附件1一级类目标识符号对照表21附件2临沂市齐煌集团有限公司档案分类表（一）22临沂市齐煌集团有限公司档案分类表（二）26第三部分临沂市齐煌集团有限公司项目开发建设工程档案管理细则27第一章总则27第二章工程文件的形成和形成单位职责27第三章工程档案的归档范围及质量要求29第四章工程档案的立卷管理33第五章工程档案的验收与移交36第六章罚则38第七章附则38附件1公司工程档案归档范围38附件2卷内目录47附件3科技档案案卷封面48附件4备考表49第四部分临沂市齐煌集团有限公司文书档案管理细则50第一章总则50第二章档案的收集与管理50第三章归档范围51第四章档案的整理、立卷51第五章档案的移交与利用56第六章鉴定与销毁57第七章附则57附件1文书档案归档范围及保管期限表58附件2不归档文件材料范围61附件3文书档案案卷封面63第一部分临沂市齐煌集团有限公司档案管理制度第一章总则第一条为规范临沂市齐煌集团有限公司以下简称公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，根据中华人民共和国档案法及相关法规、制度，结合公司实际情况，特制订本制度。第二条档案是直接记述和反映公司活动，保存备查的各种文件材料的总称，即公司及各分/子公司在生产经营和各项管理活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图纸、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式和载体的历史记录。第三条本制度适用于公司及各分/子公司档案的管理。第二章管理体制和职责第四条公司档案管理体制为二级责任制，即公司档案室与分/子公司办公室。第五条公司设置档案室及专职档案管理员，分公司设置专职或兼职档案管理员，公司档案室是档案的贮存基地、管理中心和业务培训基地，负责管理全公司的档案，以及公司档案建设的统筹规划、组织协调和服务支持等工作。同时又对全公司档案管理进行业务指导。具体职责为（一）贯彻执行中华人民共和国档案法，执行上级档案管理部门的方针、政策、规定；（二）负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；（三）负责公司档案管理战略目标的制订和组织实施；（四）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；（五）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（六）负责档案管理队伍建设；（七）负责档案信息化建设；（八）负责档案提供利用服务；（九）负责公司档案编研；（十）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第六条公司专职档案管理员负责公司档案工作的业务指导、监督检查、组织协调和统计上报、重要工程项目档案管理跟进和档案验收等。第七条各分/子公司专职或兼职档案管理员负责本单位档案的收集、整理、保管和提供利用，并根据实际需要，设置档案室，实行各类档案的集中统一管理。第八条人员管理规定（一）要选拔有专业技能、具有强烈责任感的人员担任专、兼职档案管理员；（二）档案管理员（专、兼职）要了解和掌握本单位、本部门的业务范围，以利于档案收集和利用；要积极参加专业培训，不断提高自身业务水平，认真负责地搞好档案工作；（三）档案管理员（专、兼职）须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。第三章文件材料的形成和归档第九条档案按照记述内容的不同划分为文书档案党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案、科技档案（项目开发建设工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第十条归档原则在维护公司真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，按照公司各类档案管理细则的要求，将公司生产、经营过程中形成的具有查考、利用价值的各种形式与载体形态的档案完整归档。第十一条归档范围（一）公司档案室接收档案范围1公司各职能部门文书、科技、会计档案及各分/子公司形成的文书、科技档案；2公司各职能部门人员以及分/子公司领导班子成员的人事档案；3公司及各分/子公司注册、变更的文书档案（包括各类证件的副本或复印件）；4房地产项目开发建设工程档案；具体为公司各个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、须归档保存的文件，包括建设项目的调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘察、设计、施工、调试、生产准备、竣工等活动中形成的文字资料、图纸、图表、计算资料、声像资料等形式与载体的文件资料。5公司及各分/子公司获荣誉档案；主要是公司所获荣誉档案。具体为各类证书、奖牌及获奖证明。6公司及各分/子公司重要设备档案；具体为公司及各分/子公司的固定资产（包括各种大型仪器、设备）在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。7公司在生产经营过程中所取得的主要凭证、证书等。如土地证、房屋所有权证书等。8其它有价值的各类文件材料。（二）各分/子公司接收档案的范围按照公司各类档案管理细则的要求，接收本单位形成的文书、科技、会计、人事以及声像、电子、实物等各种载体的档案。第十二条归档时间和归档程序（一）公司各部门所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档，并于每月月末移交公司档案室。各分/子公司文书档案采取各部门平时累积、年底集中整理归档的原则，上报公司的文书档案及其副本或复印件，于文件办理完毕的第二年第一季度末移交公司档案室。各部门、各分/子公司须建立平时立卷归档制度，对处理完毕的文件材料按照各类档案的管理细则进行整理。（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内归档（并按照公司项目开发建设工程档案管理细则具体执行，见第三部分）；设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门（单位）向公司档案室归档。（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司档案室移交；分/子公司会计档案在会计年度结束后由所在单位档案管理部门集中保管。（四）人事档案在文件材料办理完毕后的一个月内由公司人力资源部向公司档案室归档。（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第十三条归档职责及流程（一）各部门须指定资料员，负责收集本部门形成的有价值的文件材料，依据公司档案室要求整理后归档。（二）公司每位员工都有义务和责任熟悉本职工作，并按照各类档案管理细则中的归档范围及保管期限表，确定所形成的有价值文件材料，并向本部门资料员及时归档。（三）分/子公司档案管理部门，接收本单位的文书、科技、会计、人事、声像、电子、实物等所有档案；对应向公司档案室归档的，需制作移交清册二份，经单位主管领导审定签字后及时报送。（四）公司档案室根据档案移交清册进行清点核对，与移交单位在交接书上签名盖章。第十四条归档要求（一）归档的文件、资料必须完整。（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。（四）公司各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第四章档案的整理、保管与统计第十五条档案管理担负对档案的收集、整理、利用、再开发的重任，是公司各项基础管理工作的组成部分。第十六条各类档案的具体整理按照公司各类档案管理细则执行。第十七条档案的分类按照临沂市齐煌集团有限公司档案分类规定执行。第十八条档案的保管要符合档案库房管理规定（附件4）。第十九条分/子公司档案管理员（专、兼职）须于每年十二月份向公司档案室上报档案统计报表。第二十条公司档案室按国家统计局、国家档案局有关规定，每年一月份向市档案管理部门报送上一年度公司档案工作基本情况。第五章档案的利用第二十一条档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。第二十二条档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第二十三条提供、利用档案时须严格执行保密规定（附件2）、查阅、借阅档案规定（附件3）。第二十四条公司档案室负责对档案中的信息进行分析、研究、筛选、提炼、汇集和编写等加工，编辑各种编研成果，为用户提供系统的档案信息服务。第二十五条编研成果的种类包括公司简介、基础数据汇编、大事记、组织沿革、专题汇编或选编、手册和企业年鉴等。第二十六条公司及各分/子公司根据本单位特点，开展企业简介、工程项目介绍等形式的档案编研工作，并于编制完成后上交公司审批，不得自行利用未经审批的公司各类信息（特别是用于宣传工作的公司简介等信息）。第二十七条大事记、组织沿革和基础数据汇编等，按程序由分/子公司档案管理员编写上报，由公司档案管理员汇总，公司档案室负责编辑。第二十八条档案编研的编写程序为选题、拟订大纲、选材、加工与编排、审校与批准。根据编研成果的内容，终审由公司领导或委托有关部门全面审核。终审后的定稿才能印刷和传播。第六章档案保管期限的划分及鉴定与销毁第二十九条档案管理员须根据各类档案管理细则中的归档范围和保管期限表确定档案的保管期限及档案的价值。第三十条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中永久为50年以上，长期为1650年，短期为15年以下。第三十一条对公司有长远利用价值的档案须永久保存。第三十二条对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第三十三条凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第三十四条对于经过鉴定无需继续保管的档案，要由销毁档案人填写档案销毁审批表（附件5），并编制档案销毁清册（一式两份）（附件6），上报公司领导审批。第三十五条档案销毁后须写出监销报告。第三十六条不够归档条件，对本部门有短暂参考价值的文件材料由各部门自己保存，并视其参考价值由部门兼职资料员鉴定，待部门主管领导批准后，在失去价值后进行销毁。第七章罚则第三十七条有下列行为的，将由档案工作主管领导提请公司领导根据实际情况给予相关单位（部门）负责人及其相关责任人行政、经济处罚，并记录在案、全公司通报批评，构成犯罪的，依法追究其刑事责任。（一）忽视档案工作的重要性，随意调换档案工作人员（专、兼职），阻碍档案工作正常开展的单位和个人；（二）不按规定归档或不按期移交档案，影响档案工作或造成档案流失、损失的单位或个人；（三）对于工程建设未能及时跟进，影响工程档案材料不全的单位或个人；（四）档案管理员（专、兼职）未按照档案整理规范进行档案的收集和整理，给档案的利用造成不便的；（五）查阅机密档案未经公司领导批准的；（六）擅自进入档案库房的；（七）损毁、丢失、随意拆卷、折叠档案的；（八）涂改、伪造档案的；（九）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（十）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；（十一）擅自使用未经公司审批的文件和资料的（特别是用于宣传工作的公司简介等信息）；（十二）擅自出卖或者转让档案的；（十三）其它不执行或违反本制度有关条款的。第八章附则第三十八条本制度由公司综合管理办公室负责解释、组织实施、监督和检查。第三十九条本制度自发布之日起正式施行，并根据实际情况由公司综合管理办公室适时修订。附件1公司档案工作组织机构网络图2保密规定3查阅、借阅档案规定4档案库房管理规定5档案销毁审批表6档案销毁清册附件1档案工作组织机构网络图公司综合管理办公室公司档案室分公司档案管理机构附件2档案保密规定1严格遵守中华人民共和国保守国家秘密法和本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。2接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。3严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。4整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。5档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。6档案库房由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。7发现档案丢失，损坏要及时报告。附件3档案查阅、借阅规定1档案管理员要热情接待查询人员，主动介绍情况，提供优质服务。2公司内部工作人员借阅档案的，须经档案工作主管领导审核，重要和机密档案须经公司总经理批准。3查询人员提出所查档案名称，档案管理员负责检索、及时调阅案卷，查询人员不得进入库房。4查阅档案要登记，写明用途以及反馈利用效果。5档案一般不外借，特殊情况需要借出时，须填写借阅记录，并经档案工作主管领导批准后方可外借出，并限七天内归还。需延时的，须办理续借手续。6查阅机密档案，须经档案形成部门主管领导签字同意。7合作单位借阅档案，须持单位介绍信，并需获得档案工作主管领导和公司领导批准。8借阅档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容；在利用档案过程中要保证案卷完整与安全，严禁拆卷、剪裁和涂改；归还时经档案管理员核对无误后方可在借阅记录上注销。9损坏、丢失档案的，给予责任人及其主管领导批评、教育，本人须写出书面检查，由公司领导提出处理意见。丢失秘密档案的，须及时报告，按保密制度追查处理。10查、借阅档案须保持档案清洁，不得随意拆卷、折叠和涂改，不得弄脏、划道。11档案室内禁止吸烟，不准靠近阅览桌喝水。附件4档案库房管理规定1档案库房实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。2库房内的档案柜要统一编号。入库的档案要分大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据。3要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。4要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。库内温度应控制在1424，相对湿度应控制在4560。保持库房清洁，每月至少全面清扫一次。5库房内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。6下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开库房时，要注意关闭电源、关锁门窗。7认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。8案卷归还后，及时放回原处。9每年定期对库藏档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。附件5档案销毁审批表档案销毁审批表档案种类保管期限立卷日期立卷部门密级销毁日期销毁原因销毁档案文件题名销毁人签字年月日档案主管领导意见年月日公司领导意见年月日附件6档案销毁清册序号销毁档案文件题名第二部分临沂市齐煌集团有限公司档案分类规定第一条为深化临沂市齐煌集团有限公司以下简称公司的档案管理，使档案分类更加规范、合理，促进档案工作的整体建设，依据中华人民共和国企业档案分类法及其相关制度和规定，结合公司实际情况，特制订本规定。第二条公司档案分类原则、分类方法，一、二、三级类目的设置和下属类目的基本范围以及标识符号和排列方法均须执行本规定。第三条公司及各分/子公司档案的分类管理须执行本规定。第四条公司所有档案均须编定档号，档号是档案实体编号的总称。包括全宗号、案卷目录号、分类号、项目代号（或年代号）、案卷号。第五条公司档案的分类原则是以公司全部档案实体为对象，依据管理职能，结合公司档案的内容特点及形成规律，保持档案之间的有机联系，便于管理和开发利用。第六条公司档案设置8个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、项目开发建设类、设备仪器类、会计类、人事档案类。第七条二级以下（含二级）类目的分类方法（一）党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等四类在同一年度内，二级类目按职能分类，二级类目以下按问题组卷。（二）项目开发建设类的二级类目按工程专业性质分，三级类目按单项工程分。（三）设备仪器类的二级类目按种类分，三级类目按单项设备仪器分。（四）会计类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）分。（五）人事档案类的二级及二级以下类目按管理、专业技术人员和操作、服务人员分。第八条标识符号与识别方法（一）一级类目标识如下所示（标识符号采用各类目中前两个字的大写字母表示）党群工作类DQ行政管理类XZ经营管理类JY生产技术管理类SC项目开发建设类KF设备仪器类SB会计类KJ人事类RS（二）二级及二级以下的类目分别采用双位阿拉伯数字01，0299顺序排列标识。（三）分类号类目之间，用间隔号“”隔离开。（例如DQ01）第九条案卷排列方法为按年度分大类的排架方法按年度大类属类问题案卷排架。不区别保管期限特征，同一属类内按永久、长期、短期顺序排列，案卷按排列大流水编制保管号，直到需要再设案卷目录为止，即流水号编到“999”时，重新从“001”另行编流水号，并用案卷目录号区别。第十条党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类排列方法为按年度问题保管期限即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面先排永久、后排长期，再排短期，下一年度按上年方法连续排列。具体事例1999年党群类永久、长期、短期行政类永久、长期、短期经营类永久、长期、短期生产类永久、长期、短期2000年党群类永久、长期、短期行政类永久、长期、短期经营类永久、长期、短期生产类永久、长期、短期2001年第十一条项目开发建设类、设备仪器类、会计类、人事类排列以每个二级类目或三级类目为一个大流水号，在案卷排列中依次进行排列。第十二条声像、实物或其他非纸质载体形成的档案分类方法与纸质档案等同，单独建立案卷目录登记本，并加标识符以示区别。第十三条移交公司档案室的档案由公司档案室进行案卷的排列，由各分/子公司单独保存的档案，由各分/子公司进行案卷的排列。第十四条本规定由综合管理办公室负责解释，并根据实际情况适时进行修订。第十五条本规定自发布之日起正式执行。附件1一级类目标识符号对照表2临沂市齐煌集团有限公司档案分类表附件1一级类目标识符号对照表序号一级类目名称标识符号1党群工作类DQ2行政管理类XZ3经营管理类JY4生产技术管理类SC5项目开发建设类KF6设备仪器类SB7会计档案类KJ8人事档案类RS附件2临沂市齐煌集团有限公司档案分类表（一）一级类目二级类目代号名称代号名称归档范围保管期限上级党务工作指示、规定、通知、会议材料长期或短期01党务工作党委综合性工作、党务工作会议记录、组织建设、党员干部管理、党费管理等文件材料永久或长期02监察工作监督检查工作形成的文件材料永久职代会的报告、总结、决议、职工代表名单、开幕词、声像材料等永久一般发言稿、简报、参考材料短期工会委员会会议纪要、决议等永久民主管理的计划、总结、请示、批复、决议长期工会组织建设方面的文件材料、参议会文件材料长期03工会工作文体活动文件材料短期参加全国政协、省政协、市政协会议的文件材料永久或短期参政议政的提案及批复永久或长期04协会工作协会的其它材料长期或短期DQ党群工作类05其它领导个人材料永久或长期行政管理工作、办公室工作、文秘工作形成的文件材料长期或短期上级领导来视察、检查工作形成的文件材料（领导题词、讲话、综合性汇报材料、声像资料等）永久上级政府机关来文永久董事会、监事会、执委会纪要、讨论通过的文件永久庆典、集会及专业会议的通知、议程、代表名单、领导讲话、大会发言、纪要、讨论通过的文件、声像材料等永久或长期企业主要职能活动的工作总结、计划、报告（年度、季度）永久或长期01行政事务公司荣誉申报、批复等有关材料永久理论时事政策教育、精神文明建设、宣传工作的指示、规定、通知永久或长期有关公司宣传报道永久公司简介、形象设计及产品广告文本、样稿、说明书等宣传工作材料永久或长期本单位出版的报纸、杂志等刊物永久XZ行政管理类02宣传外事工作商贸洽谈会及公共关系工作材料永久或长期出国考察、友好往来等企业涉外活动材料（审批手续、报告、活动安排、人员名单、声像材料等）永久、长期或短期企业商务往来的文书材料长期或短期有关保卫治安、消防、交通、户籍管理等方面的规章制度、通知、计划、总结、报告、批复、会议纪要长期或短期03公安保卫本企业有关重大案件的文件材料永久04审计工作审计工作的规定、办法、通知书、报告、决定、结论、审计调查报告及向上报送的专题材料长期人事管理的规章制度、请示、批复、决定、通知长期或短期人事任免、招聘、调配、考核、奖惩、晋级、职称评聘等文件材料永久或长期机构设置、定员、定岗、定编等文件材料永久薪酬管理、劳动保护、福利与社会保障等文件材料长期或短期05人事教育管理员工培训、教育与人才培养等文件材料长期或短期生活福利、食堂、行政事务管理工作计划、办法、总结、医疗事故调查、结论、报告、批复长期06后勤福利房产管理的制度、职工住房分配、调整、统计等文件材料永久或长期07其它永久或长期或短期企业经营战略、决策、发展规划、管理目标、考核工作等文件材料永久或长期企业管理各项规章制度长期01企业管理新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料长期企业各种生产经营计划、调整计划、追加计划的报告、批复永久或长期季、月计划短期计划工作分析报告及计划工作总结长期统计调查、分析材料长期各种统计年、季报表永久或短期02计划统计工作统计工作制度、通知等文件材料长期或短期有关本企业的政策法律法规JY经营管理类03法律事务验资报告、审计报告、章程（修正案）、合资合同、股东会（董事会）纪要、工商注册登记材料、本公司及下属公司成立、合并、撤消、更改名称等文件材料永久或长期合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料永久或长期资质证书、属权证、营业执照、代码证永久或长期综合财务管理、资金管理、成本价格管理、会计工作、经营及股份管理、公积金管理等文件材料长期或短期有关工商、税务管理的文件材料永久或长期04财务管理重要问题的请示、报告与批复文件长期或短期05金融投资有关上市的文件材料永久或短期资产评估报告长期资产核算调拨、固定资产更新、资产转让、产权管理、房产管理永久或短期06资产管理土地档案、土地规划管理与监察等文件材料永久物资管理制度、规定、计划、总结长期物资流通原始凭证、物资目录、台帐、物资统计、仓库管理、废旧处理及利用等永久或长期07物资管理其它综合性材料长期或短期产品销售价格及调价政策等有关材料长期08市场营销用户档案、产品销售、售后服务等文件材料短期物业管理条例、物业管理制度和各项规定、办法永久09物业管理在物业监理工作中形成的文件材料长期10其它永久或长期或短期生产管理、技术质量管理的规章制度、办法、措施长期技术发展规划永久质量管理总结、计划、产品质量保证体系材料、产品质量分析报告及有关材料长期或短期计量、标准化工作有关的文件材料长期或短期01技术质量管理环保检测与控制、环境保护有关的文件材料长期或短期安全生产检查、隐患整改措施执行情况、安全生产各项规章制度等长期02安全生产事故处理决定和调查取证材料永久或长期科技项目计划、总结、规定长期SC生产技术03科技管理合资项目的调研立项报告、请示、批复永久科技成果管理长期产品设计定型、改型、改进报告、批复永久新技术开发、引进、推广的文件材料永久、长期或短期企业档案管理各项规章制度长期档案鉴定、销毁的有关文件材料、档案移交目录永久或长期大事记、组织沿革等编研材料长期04档案信息管理信息管理、图书资料工作的文件材料长期或短期管理类05其它永久或长期或短期（注在具体执行过程中如有类别划分不清楚可与综合管理办公室联系）临沂市齐煌集团有限公司档案分类表（二）第三部分临沂市齐煌集团有限公司一级类目二级类目三级类目基本范围KF项目开发建设类按工程性质分按建筑项目分同一工程项目内包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工、验收和工程创优的全过程具体参照公司项目开发建设工程档案管理细则执行SB设备仪器类按设备仪器种类分按设备仪器型号分同一设备仪器类含设备购置、安装调试、运行、维护、修理和设备管理等全过程材料；同时包含各种机械设备的随机材料，购买设备的请示、批复、计划、开箱验收、合同协议及分配情况等文件材料。01记帐凭证02职工工资表01会计凭证03其他01日记帐02总帐总分类帐03明细帐02财务帐簿04电子台帐01年度决算报表KJ会计档案类03财务报表02月、季报表01管理人员档案02技术人员档案03操作、服务人员档案04离退休员工档案RS人事档案类05已调出人员档案项目开发建设工程档案管理细则第一章总则第一条项目开发建设工程档案（以下简称工程档案）是临沂市齐煌集团有限公司（以下简称公司）档案的最重要组成部分，为统一和规范公司工程档案的管理及验收标准，建立完整、准确的工程档案，实现建设单位、施工单位、监理单位编报工程资料的标准化、规范化，根据国家建设部建设工程文件归档整理规范，国家档案局、国家计委联合颁布的基本建设项目档案资料管理暂行规定、省建筑工程技术资料管理规程和公司档案管理制度以及现行施工质量验收标准、规范，结合公司实际情况，特制订本细则。第二条本细则适用于公司和各分/子公司工程文件的归档整理及建设工程档案的验收；勘察、设计、监理、施工等单位均须执行本细则。第二章工程文件的形成和形成单位职责第三条专业术语（一）项目开发建设工程档案在整个建设项目中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案。（二）建设工程项目经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上执行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。（三）单位工程在建设项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并能构成建设项目的组成部分。（四）分部工程指将单位工程按专业或建筑部位划分为若干个部位，每个部位为一分部工程。（五）分项工程由一个或若干个检验批组成的基本单元工程。（六）检验批按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。（七）工程文件工程文件是在整个工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。1工程准备阶段文件工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。2监理文件由项目监理机构在工程建设监理全过程中形成并收集汇整的文件或资料的统称。3施工文件由总承包单位在工程的施工过程中形成并收集汇整的文件或资料的统称。4竣工图工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。5竣工验收文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。第四条工程档案须随工程进度及时收集、整理，并按公司工程档案归档范围（附件1）进行归类，并确保项目齐全、准确、真实，有关责任方须签字盖章。第五条工程档案实行分级管理，并按本细则规定的保存单位和时间进行保存。各单位工程项目经理负责本单位的工程档案的全过程，工程档案的收集、整理工作各单位须设专人负责。第六条建设单位职责在工程文件管理与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位须履行下列职责（一）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，须对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。（二）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，一并进行立卷归档。（三）向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与工程有关的资料，并保证资料的真实、准确、及时。（四）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。（五）负责收集、审核、签收和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。（六）编制的工程资料不得少于两套，其中向城建档案馆移交一套原件，建设单位自行保管一套。（七）在办理建设工程规划许可证或施工许可证之前，向当地城建档案管理馆进行登记备案。（八）对列入城建档案馆接收范围的工程（新建、改建、扩建的投资额在20万元以上或建筑面积在500平方米及其以上），工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。第七条监理单位职责（一）加强监理资料的管理，并有专人负责监理资料的收集、整理和归档。（二）监督检查勘察设计、施工资料的真实性、完整性和准确性。在设计阶段，对勘察、设计单位的工程资料进行监督、检查；在施工过程中，对施工单位的工程资料进行监督、检查并签署意见。（三）协助建设单位监督、检查工程资料的形成、积累、立卷及归档，并在工程竣工验收前监理工作总结、工程竣工结算审查意见书除外，由项目总监理工程师组织对监理资料进行整理后，向建设单位移交监理资料在移交、归档前必须由项目总监理工程师审核并签字。（四）编制的监理资料除移交建设单位两套外其中一套为原件，自行保存一套。第八条施工单位职责（一）加强施工资料的管理，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制，并配备专人负责施工资料的填报、收集、整理等。（二）建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交；分承包单位须各自负责分包工程施工资料的整理并移交总承包单位不少于三套。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并及时向建设单位移交。（三）接受建设、监理单位对施工资料的监督检查。（四）工程竣工验收前将施工资料整理、汇总并移交建设单位。（五）负责编制的施工资料除移交建设单位两套外其中一套为原件，自行保存一套。第三章工程档案的归档范围及质量要求第九条工程档案的归档范围（一）与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体文件，均须收集齐全，整理立卷后归档。（二）工程文件的具体归档范围参照本细则附件1的要求。（三）根据建设工程文件归档整理规范和城市建设档案著录规范规定，本细则将工程档案分为四个部分。1工程准备阶段和竣工验收资料，包括工程可研、立项、审批、征地、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、预算及工程竣工验收等阶段的项目建设文件资料，由建设单位负责整理。2监理资料，包括监理规划、进度控制、质量控制、监理通知、工程总结、合同、勘察、设计、施工等实施过程的监理资料，由监理单位整理提供。3施工资料，包括工程质量验收、工程质量控制、工程安全与功能检验、观感质量检查和竣工图等资料，由施工单位负责整理提供。4工程档案，包括工程档案立卷及移交等文件，由建设单位负责整理。第十条归档文件的质量要求（一）归档的工程档案须为原件。（二）归档文件必须系统、完整、准确，能够准确反映工程建设活动的全过程。（三）归档的文件必须经过分类整理，并组成规范、符合要求的案卷。（四）工程档案的内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（五）工程档案的内容须真实、准确，与工程实际相符合。（六）工程文件须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（七）工程文件须字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续完备。（八）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面297210MM。图纸宜采用国家标准图幅。（九）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面统一采用A4幅面。（十）工程文件须采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。竣工图一般采用蓝晒图，利用施工图改绘为竣工图应用新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（十一）竣工图编制的一般规定。1竣工图指建筑工程完成后，由建设单位组织施工，设计等单位按照建筑工程竣工的实貌编制的工程图纸；2工程竣工现状与原设计施工图不相符的内容，须全部按工程竣工现状清楚、准确的在图纸上予以反应，包括工程洽商或设计变更、施工过程中建设单位与施工单位双方协商的工程变更；3利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改的依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更的部分，超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图；4不同幅面的工程图纸采用手风琴式折叠法，折叠成A4幅面，图标栏露在外面；5所有竣工图均应加盖竣工图章（用不易褪色的红印泥），盖在图标栏上方空白处；6竣工图章尺寸为50MM80MM；7竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监；第十一条工程档案的归档时间要求（一）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段、分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。（二）勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。第十二条勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件的系统、完整、准确情况和案卷质量进行审查。审查合格后一并向建设单位移交。第十三条勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，须编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。第四章工程档案的立卷管理第十四条工程档案的立卷原则工程档案的立卷须遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。第十五条工程档案的立卷方法（一）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；（二）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；（三）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（四）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（五）竣工图可按单位工程、专业等组卷；（六）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。第十六条工程档案立卷要求（一）案卷不宜过厚，一般不超过20MM；（二）案卷内不能有重份文件；（三）不同载体的文件分别组卷；（四）卷内文件的排列1文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排序。3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（五）案卷的编目1卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；2页号编写位置单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角；3成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5卷内目录（附件2）的编制应符合下列规定（1）序号以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注；（2）责任者填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；（3）文件编号填写工程文件原有的文号或图号；（4）文件题名填写文件标题的全称；（5）日期填写文件形成的日期；（6）页次填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号；（7）卷内目录排列卷内文件首页之前。6案卷封面（附件3）的编写要求（1）案卷封面的内容包括档号、工程名称、专业类别、建设单位、设计单位、施工单位、工程地点、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷、备考表等；（2）档号由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写；（3）专业类别填写工程性质（工业建筑或民用建筑等性质）；（4）起止日期填写案卷内全部文件形成的起止日期；（5）保管期限分为永久、长期、短期三种期限，同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长（公司工程竣工档案在组卷时，若无特殊要求，所有档案资料的保管期限为长期）；（6）密级分为绝密、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级的文件，以高密级为本卷密级（公司工程竣工档案在组卷时，若无特殊要求，所有档案资料的密级为秘密）；（7）共几卷工程文件的总卷数；（8）第几卷该卷的顺序号。（9）备考表（附件4）是用来记载和说明案卷文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的表格，由立卷人填写、签名，并注明日期。立卷部门负责人在“审核人”处签名，并注明日期。7案卷装订（1）案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。图纸可以不装订。装订须采用线绳三孔或两孔左侧装订，要整齐、牢固，便于保管和利用。（2）装订时必须剔除金属物。（3）案卷装具一般采用卷盒，外表尺寸为310MM220MM,厚度分别为20、30、40、50MM。第五章工程档案的验收与移交第十七条列入城建档案馆接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，先通知公司档案室进行预检，再提请城建档案馆对工程档案进行预验收，并填报建设工程档案专项验收申请表，建设单位未取得城建档案馆出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。第十八条在进行工程档案预检时，重点检查以下内容（一）工程档案齐全、系统、完整；（二）工程档案的内容真实、准确的反映工程建设活动和工程实际状况；（三）工程档案整理、立卷符合本细则的规定；（四）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；（五）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；（六）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。第十九条停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。第二十条对改建、扩建和维修工程，建设单位组织设计、施工单位根据实际修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，须重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆移交。第二十一条向城建档案馆移交的工程档案，必须向公司档案室移交一份，并办理移交手续。第二十二条所移交的档案由相应建设单位负责收集，根据各分/子公司部门职责收集相应的项目开发建设档案，并加强工作中的配合，主要职责为（一）各分/子公司开发部负责收集各项目工程准备阶段资料；（二）各分/子公司工程部（项目部）负责收集各项目施工资料、竣工资料；（三）各分/子公司办公室负责收集各项目监理资料。第六章罚则第二十三条有下列行为的，将根据实际情况给予相关单位和责任人行政、经济处罚。（一）对于工程建设未能及时跟进，影响工程档案材料不全的单位或个人；（二）未能在规定时间移交工程档案的单位或个人；（三）未按照规范化要求整理档案，造成工程档案不全的单位或个人；（四）随意销毁工程档案资料的单位或个人；（五）其它不执行或违反本细则有关条款的单位或个人。第七章附则第二十四条本细则由综合管理办公室负责解释，并根据实际情况适时进行修订。第二十五条施工阶段工程资料的管理，可参照执行荣盛发展2005第50号文件（关于下发实施施工阶段内部工程资料管理办法的通知）第二十六条本细则自发布之日起正式执行。附件1公司工程档案归档范围附件2卷内目录附件3科技档案案卷封面附件4备考表附件1公司工程档案归档范围案卷题名案卷类别资料名称册数页数备注项目建议书项目建议书审批文件及前期工作通知书可行性研究报告及附件可行性研究报告审批意见工程立项会议纪要及领导讲话、批示工程立项的专家建议资料工程项目的评估研究资料决策立项资料卷计划任务书审批文件选址申请及选址规划意见通知书工程准备阶段用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书拆迁安置意见、协议、方案等建设用地规划许可证及附件划拨建设用地文件征地拆迁文件卷国有土地使用证岩土工程勘察报告水文地质勘察报告建设用地钉桩通知单地形测量和拨地测量成果报告申报的规划设计条件和规划设计条件通知书初步设计图纸和说明技术设计图纸和说明审定设计方案通知书及审查意见有关行政主管部门（人防、环保、消防、档案、交通、园林、河湖、市政、文物、通讯、保密、教育等）批准文件或协议文件施工图及其说明设计计算书勘察测绘设计文件卷施工图设计审查、审批文件勘察设计招投标文件勘察设计承包合同施工招投标文件施工承包合同监理招投文件招投标文件卷监理委托合同建设项目年度计划审报文件建设项目年度计划批复文件或年度计划项目表规划审批申请表及报送的文件和图纸建设工程规划许可证及附件建筑工程施工许可申请表建筑工程施工许可证开工审批文件卷投资许可证、审查证明及交纳各种建设费用证明建设工程质量监督报监备案登记表建设工程质量保证体系审查表见证取样送检见证人授权书见证取样试验委托单建设工程质量整改通知单工程质量监督卷建设工程质量整改情况报告书工程投资估算资料卷财务文件卷工程设计概算资料工程施工图预算资料工程施工决算资料案卷题名案卷类别资料名称册数页数备注监理规划监理实施细则监理规划卷施工组织设计（方案）报审表工程开工报审表复工报审表工程暂停令进度控制卷施工进度计划（调整计划）报审表主要施工机械设备报审表施工测量放线报验单工程报验单工程材料/构配件/设备报审表工程竣工预验报验单工程质量事故报告单工程质量事故处理方案报审表施工单位申请表（通用）工程质量整改通知砌体/混凝土检验批验收认可通知质量控制卷工程变更单监理资料卷工程款支付申请表工程计量报审表工程变更费用报审表工程款支付证书造价控制卷工程竣工结算审核意见书分包单位资格报审表分包资质卷试验室资格报审表监理通知监理通知卷监理工程师通知回复单工程临时延期报审表费用索赔报审表工程最终延期审批表合同争议处理意见合同争议违约报告及处理意见卷合同变更资料监理月报专题报告（总结）工程质量评估报告监理工作总结监理工作总结卷监理日志监理会议纪要监理会议纪要监理工作联系单案卷题名案卷类别资料名称册数页数备注工程开工报审表施工组织设计技术交底记录施工日志预验工程记录施工现场质量管理检查记录工程竣工施工总结工程管理资料卷工程质量保修书图纸会审、设计变更、洽商记录工程定位测量、放线记录原材料出厂合格证书进场检（试）验报告施工试验报告及见证检测报告隐蔽工程验收记录施工记录预制构件、预拌混凝土、门窗合格证地基、基础、主体结构检验及抽样检测资料工程质量事故调查处理资料分部（子分部）工程质量验收记录分项工程质量验收记录新材料、新工艺施工记录屋面淋水试验记录地下室防水效果检查记录有防水要求的地面蓄水试验记录建筑物垂直度、标高、全高测量记录抽气（风）道、垃圾道检查记录幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检测报告沉降观测记录节能、保温测试记录土建卷室内环境检测报告图纸会审、设计变更、洽商记录材料、配件、设备出厂合格证及进场检（试）验报告管道、设备强度试验、严密性试验记录隐蔽工程验收记录系统清洗、灌水、通球试验记录施工记录分部（子分部）工程质量验收记录分项工程质量验收记录给水管道通水试验记录暖气管道、散热器压力试验记录卫生器具满水试验记录消防管道、燃气管道压力试验记录给排水与采暖卷排水干管通球试验记录图纸会审、设计变更、洽商记录材料、配件、设备出厂合格证及进场检（试）验报告设备调试记录接地、绝缘电阻测试记录隐蔽工程验收记录施工记录分部（子分部）工程质量验收记录分项工程质量验收记录照明全负荷试验记录大型灯具牢固性试验记录避雷接地电阻测试记录电气卷线路、插座、开关接地检验记录图纸会审、设计变更、洽商记录材料、配件、设备出厂合格证及进场检（试）验报告制冷、空调、水管道强度试验、严密性试验记录隐蔽工程验收记录制冷设备运行调试记录通风、空调系统调试记录施工记录