物流上市公司财务管理制度解析

编号版号生效日期财务程序手册发放编号（受控文件印章）体系文件修改记录修改日期初版本后版本修改内容申请人批准人拟制审核批准日期日期日期第一部分现金及备用金管理程序10目的为加强对公司现金业务的监督与管理，防范和控制现金风险，保障现金安全，根据中华人民共和国会计法、现金管理暂行条例、企业会计准则等法律法规制定本规定。20职责序号部门职责1财务总监对现金进行抽盘；对从银行支取现金进行审批；审批现金的支付业务；向董事会提出新开、注销银行账户、变更银行账户授权人及授权权限、银行账户电子证书的申请；在系统中新建银行账户科目。2财务经理/财务主管对现金进行抽盘；审核银行存款余额调节表；应不定期抽查空白凭证，包括空白支票和空白电汇单、支票领用登记簿；填写银行账户资料变更申请相关资料，保管银行印鉴卡。3应付账款会计编制银行存款余额调节表；保管支票、开具支票及登记支票领用登记簿。4出纳保管现金，负责现金的安全；根据现金支付凭证和公司对现金管理的限额要求提取和支出现金；记录现金日记账，进行日清日结；每日进行现金盘点，并配合现金抽盘；登记、跟踪及催收员工借款；填写支票领购单；保管财务专用章。协助应付账款会计查找未达事项的原因。5各部门经理审批现金支付申请单。30适用范围本部分涵盖现金、备用金、银行账户、支票及印章的管理。40定义本规定所指现金，指存放在公司及分支机构并由出纳保管的库存现钞，包括人民币现金、外币现金。本规定所指银行账户，指公司为办理结算业务、资金信贷和资金收付而在相应金融机构开设的基本账户、一般结算账户和专用账户。银行存款，指公司存放在银行账户中，通过发给银行指令、随时可以用来支付各项开支的资金。41现金及备用金管理411公司允许在下列范围内使用现金（1）给职工个人的工资、各项工资性补贴等，原则上打入职工个人工资账户，不予现金支取；（2）支付给个人的劳务报酬；（3）支付各种抚恤金、学生奖学金、丧葬补助费；（4）支付出差人员必须随身携带的差旅费；（5）根据国家规定颁发给个人的科学、技术、文化、教育、卫生、体育等各种奖金；（6）各种劳保、福利费用以及国家规定对个人的其他支出；（7）人民币5000元以下的零星支出；（8）费用报销款原则上由出纳批量处理,每周一次，打入报销人的工资账户。（9）除第（4）项外，公司支付给个人的款项，超过使用现金限额的部分，应当以银行存款或者支票支付；412公司财务部每日现金最高库存限额不得超过人民币50,000元。对于出纳收到的现金，当库存现金金额超过人民币50,000元时，出纳应在当天或第二个工作日将超出部分的现金存入银行，存现后递交银行回单给会计进行账务处理。413现金及现金等价物的保管责任人为出纳，现金存放在财务部的保险柜中。现金盘点发现的任何现金短缺或溢余均由出纳负全责。财务部的保险柜存放现金、空白支票及财务印章等，保险柜内严禁存放私人现金及其他物品，保险柜密码及钥匙由出纳保管。如遇出纳休假等情况需交由其他人员代管保险柜密码及钥匙的，应由财务总监安排人员进行交接，并由财务部其他人员监督交接过程，交接物品及金额、数量等需在交接清单中进行登记，并由交接双方及监督人签名。414当库存金额少于人民币50,000元时，出纳应根据现金支付情况申请现金备用金，出纳应填写备用金申请表，向财务总监/财务经理申请提取现金备用金。备用金申请表经财务总监/财务经理签字审批后，出纳开具支票到银行支取现金，并将银行回单及支票存根交会计在财务系统入账。415现金盘点1、现金的日常自盘出纳应对现金进行日清日结，每天完成当日的现金日记账，下班前自行盘点现金余额，与现金日记账余额进行核对，如有差异，及时查明处理。2、现金的抽盘财务经理/财务主管应进行每月不少于一次的不定期现金抽盘，财务总监应进行每年不少于一次的不定期现金抽盘。上述人员抽盘后，由出纳编制现金盘点表，各抽盘人员及出纳在现金盘点表上签字确认。416现金支付申请人需填写借款单,先由部门经理审批相关文件及签署,部门经理审批后,申请人需要把申请单及相关审批文件转给财务总监/财务经理进行审批及签署方可生效。差旅费借款需提供出差申请表，内容包括预计出差日期，工作内容，预计产生的费用；申请人填单，需部门经理，财务总监签名方可生效；现金采购物品，由申请人在OA平台提交申请，由部门主管、部门经理签名，财务总监审批方可生效。出纳根据经审批的借款单向申请人本人支付现金，并由申请人在借款单上签收，出纳负责保管整理、归档及保管借款单。417冲销借款流程差旅费借款必须在出差事项结束后由借款人填写报销单，附上正规发票，写清时间、用途、路线，由部门经理签名审批后交财务部审核，财务总监审核后交总经理审批，再由出纳通知借款人来冲销借款单。物品采购借款必须在完成采购后由借款人填写报销单，附上正规发票、OA审批表格，由部门经理签名审批后交财务部审核，财务总监审核后交总经理审批，再由出纳通知借款人来冲销借款单。出纳根据经审批的报销单，核对原借款金额，实际费用超出借款金额的，向报销人支付超出金额，并由报销人在报销单上签收；实际费用低于借款金额的，应在核销时，由报销人归还差额，并在报销单上登记。核销后，出纳应在借款单上注明“已核销”，并将报销单、原始发票、审批表格等交会计进行账务处理。418出纳应对每笔现金借款进行登记，包括借款人、借款金额、借款事由、借款日期、归还/冲销日期等，并在每月底检查借款的期限，对于未在合理期限归还/冲销借款的，或者长期未归还的，出纳应通过电话或邮件与借款人联系，了解未归还/冲销原因以及预计归还/冲销日期，要求借款人尽快归还/冲销借款，同时将了解的情况记录下来。如有任何借款人不配合的情况，或者多次催促无效，应向财务总监汇报，同时出纳邮件通知借款人的部门经理。对于年底仍未报销者，出纳通知人力资源部门，从员工工资里扣除该借款金额。42银行账户管理421新开银行账户的申请及审批财务总监根据公司业务发展的需求，向董事会提出新开银行账户的申请，说明开户理由、账户用途等，选定与公司有业务往来的银行，或者根据各银行业务优势等选择开户银行，并在取得董事会决议后方可开立账户。董事会决议需包含银行名称、币种、授权人及授权权限等。财务经理/财务主管根据董事会决议，向开户银行取得并填写开户申请资料，严格按照董事会决议规定的授权人及授权权限在银行印鉴卡上签名及加盖财务章，财务经理/财务主管负责归档及保管印鉴卡。银行账户开立后，由财务总监在系统中新建银行账户科目。422注销银行账户的申请及审批为有效管理公司银行账户，财务部应每年定期对各开户行的账户进行清理、核对，对不再使用的账户，如一年内未使用的结算账户，应及时办理销户手续。财务总监应根据公司业务发展的需求，对于不再继续使用，或者长期未使用的银行账户，应考虑将其注销。财务总监应向董事会提出注销银行账户的申请，说明注销银行账户的理由，并在取得董事会决议后方可注销账户。财务经理/财务主管根据董事会决议，将拟注销的银行账户中的存款余额转入公司其他银行账户，并向银行取得并填写注销银行账户的相关资料。423银行账户授权人及授权权限的变更及审批银行账户授权人及授权权限的变更须取得董事会审批。财务经理/财务主管根据董事会决议，向开户银行取得并填写银行账户资料变更申请相关资料，由原授权人及董事会决议规定的新授权人，按其授权权限分别在银行印鉴卡上签名及加盖财务章，财务经理/财务主管负责归档及保管新的印鉴卡。424银行账户电子证书的申请及审批银行账户电子证书的申请及审批须取得董事会审批，具体审批流程参见“421新开银行账户的申请及审批”。电子证书的持有人及其权限需严格按照董事会决议设置，如银行为授权人配备移动电子证书的，其账号、密码及移动电子证书须由授权人本人签收。每个授权人负责各自账号、密码及移动电子证书的安全。425银行余额调节表每月月初，在结上月财务账前，出纳应取得公司名下所有银行的对账单，包括当月未发生交易的银行账户，并将银行对账单交给应付账款会计。应付账款会计从系统中导出各银行账户的交易明细清单及期初期末余额，与银行对账单交易金额进行逐笔核对，根据核对结果编制银行余额调节表，记录无法对应的项目，并及时查找及记录原因，所有未达账均须查清原因，及时作相应处理。银行余额调节表编制完成后，由财务经理/财务主管进行复核，应付账款会计及财务经理/财务主管均需在银行余额调节表上签字确认，银行余额调节表应与银行对账单及系统导出的交易明细一起存档，由出纳保管。应付账款会计在核对时，应特别注意上个月度的银行余额调节表上无法对应的项目，确认其是否在本期已经得到解决。财务经理/财务主管审核银行余额调节表，审核的内容包括银行提供的对账单余额是否与银行对账单余额一致；银行余额调节表上的公司账数据是否与系统上一致；未达账项的核对。应付账款会计每月必须跟踪银行余额调节表未达账项处理结果。对于重大的未达账项，财务经理/财务主管必须跟踪银行余额调节表未达账项处理结果。43支票管理431支票申领如空白支票不足时，出纳填写支票领购单（银行格式），经财务经理/财务主管签字确认后，加盖银行预留印鉴，由出纳向银行申请购买支票。432支票的保管收到的支票、空白支票以及作废的支票均由应付账款会计保管，并每日由出纳锁入财务部的保险柜，密码及钥匙由出纳保管。433支票的使用应付账款会计负责开具支票，根据授权权限，将支票及凭证一起交授权人员签署，并加盖财务章，通知支票接受人当天领取支票，当支票接受人领取时，在支票领用登记簿上签收。应付账款会计负责将支票使用情况登记在支票领用登记簿上。应付账款会计在其电脑上安装支票开票系统，用于打印和开具支票，开具支票时凭密码先进入支票开票密码器，再根据密码器显示的动态密码在其电脑的支票开票系统进行操作。支票开票密码由出纳保管，需不定期更换（至少60天更换一次。作废支票须标明已作废，并在支票领用登记簿上进行登记，交由出纳统一保管。作废支票在下一次购买空白支票时，由出纳统一交银行核销。财务经理/财务主管应不定期抽查空白凭证，包括空白支票和空白电汇单、支票领用登记簿。44印章管理441公司公章公司公章由董事会办公室负责人管理和使用。需加盖公司公章时，应将连同需盖章的审批文件到印章保管者处加盖印章。如需盖章的文件无任何领导的批示，印章使用人需填写公司印章使用审批表，交所属部门经理签字后连同需盖章的审批文件到印章保管者处加盖印章。保管印章的授权人员，在加盖印章时，应一一核对需盖章的文件，审查文件是否按照公司规定经过了相关审核，核对无误后加盖印章，同时在公司印章使用登记表上登记用章的相关信息，包括用印单位、用印人姓名、用章事由等。信息登记后，盖章人需签字确认。442财务专用章财务专用章由公司出纳负责管理和使用。财务专用章仅用于财务有关事务，如银行支票、电汇单等，由出纳审核原始单据是否齐备，是否经过了对应授权人员审批后加盖财务印章。第二部分销售及应收账款管理程序10目的为加强对公司销售及应收账款的监督与管理，防范和控制风险，保障安全，根据有关法律法规制定本规定。为加强对公司销售收入及应收账款的内部控制，最大限度的保证公司收入的准确、完整、安全，降低公司的应收账款风险，规范销售和收款操作，符合中华人民共和国会计法、企业会计准则等国家有关法律法规的要求，制定本管理制度。20职责序号部门职责1财务总监审阅应收账款账龄分析表；对坏账准备及冲销坏账进行审批。2财务经理/财务主管审核账单、形式发票，并在形式发票上签字；将系统中的应收账款与系统进行核对以保证收入数据的完整性及准确性；审阅应收账款账龄分析表；计提坏账准备；冲销坏账。3结算主管审核进货文件袋，计算相应的费用并录入系统；开具及修改账单；完成与客户的对账；在“INVOICEMANAGE”模块中进行反审核操作。4结算事务员审核进货文件袋，计算相应的费用并录入系统；开具及修改账单；完成与客户的对账。5应收账款会计申购、核销税务发票；保管空白税务发票及作废税务发票；开具发票，并将形式发票、税务发票、账单邮寄给客户；登记“已寄发票登记表”；负责向税务局申请开具红字冲销发票；保管发票专用章；从SAP系统中生成并导出应收账款账龄分析表并提交财务经理/财务主管及财务总监审阅；编制应收账款余额调节表；跟踪应收账款回收、更新及维护应收账款账龄分析表；负责催收应收账款。6市场部IMS系统中输入各项服务的单价信息；建议及审批客户信用期限；跟踪客户的财务状况，并会同财务部每年年初对客户的信用期限进行评估；协助催收账龄超过90天的应收账款。7运作部/报关部/运输部及时将收费信息录入系统，保证收费信息的完整性及及时性；及时提供收费信息的支持性文件，如进货文件袋等。30适用范围本部分涵盖账单管理、销售确认、发票管理、客户信用管理、应收账款对账、应收账款账龄分析、应收账款催收、坏账准备等内容。40定义本规定所指销售，指公司为客户提供的各种服务，包括仓储、装卸、运输、报关、报检、增值服务等。本规定所指应收账款，指公司从事上述销售活动应收取的款项。41销售管理411市场部文员负责根据已签订的合同中的单价信息，在系统中输入各项服务的单价信息，经各客户对应的负责的业务代表审核，并每周从系统中打印系统日志，市场总监检查系统日志记录的变动情况，审核任何单价的变动。目前市场部使用模块与财务部使用模块未能整合，因此财务部须另行录入单价数据。财务部结算组根据合同中报价信息录入系统。（在IT完成系统整合后，财务部将直接使用市场部输入的单价信息，财务部不需另输入单价信息。）412收入数据录入及账单管理录入收入数据仓储、装卸、报关等收入，在系统中进行记录，运费收入在系统中记录。I/E部门在进货第二天必须将进货文件袋（包括发票、提单信息、EDILISTING、报关单等）交财务部结算组，由结算组计算相应的费用并录入系统。财务部在出具账单前，须保证收入数据的完整性，对于数据不完整的，应督促运作部或I/E部等部门尽快提供数据。账单日期账单截止日一般为每月的25日，对于有特殊账单日期要求的客户，由结算事务员根据客户的要求在账单截止日期出具账单。出具账单自动生成账单在出具账单前，每个结算事务员导出各自负责的客户的账单明细，并审核账单明细上的收费信息。结算主管负责抽查，如发现错误，在账单明细上进行修改。结算事务员在“INVOICEMANAGE”模块中生成形式发票，如在审核的过程中发现错误，应对应修改形式发票的相应信息。手工账单对于部分客户（通常由于为客户提供的服务不需要在系统中录入基础数据，因此无法在“INVOICEMANAGE”模块中自动生成形式发票），应由结算事务员在电脑中创建账单明细，然后手工在“INVOICEMANAGE”模块中创建形式发票。对于部分客户，对形式发票有特殊要求，“INVOICEMANAGE”模块的格式无法满足的，应由结算事务员使用EXCEL工具创建形式发票。运费账单运费账单，需由结算事务员在TMS系统中导出各个客户的运输费收入清单客户要求运费与仓储、报关等费用列在同一张账单中的，由结算事务员根据导出的运输费收入清单，在“INVOICEMANAGE”模块中加入运费；客户要求运费单独出具账单的，由结算事务员根据导出的运输费收入清单，在“INVOICEMANAGE”模块中单独出具运费账单。开具税务发票账单完成后，由应收账款会计开具税务发票，并将账单明细、形式发票及税务发票在寄出前提交财务经理/财务主管审核、签字。寄出时，由应收账款会计逐笔登记“已寄发票登记表”，包括税票号、公司名称、形式发票号、金额、快递单号等信息。对账部分客户（如）要求在寄出发票前必须完成对账工作，需经过客户方联系人签字确认后才可出具账单，对于该部分客户，结算事务员应确保在开具账单前已取得客户方联系人的签字确认，如在对账的过程中出现差异，应及时查明原因及时处理，以避免延误账单开具工作。重新出具账单如结算事务员操作错误，或者在与客户核对过程中发现记录错误需要重新出具账单及重新开具形式发票的，应及时通知结算主管，解释原因，由结算主管在“INVOICEMANAGE”模块中进行反审核操作，然后由结算事务员重新生成形式发票。反审核操作权限仅授权于结算主管，各结算事务员不得具有在系统中反审核形式发票的权限。对于已经由财务经理/财务主管审核签字的形式发票需要进行发审核操作的，需书面向财务经理/财务主管解释原因，并重新提交财务经理/财务主管审核、签字。413销售确认对于结账日未出具发票的（包括仓储、装卸、运费等），由结算事务员在“INVOICEMANAGE”中生成账单，作为暂估销售收入的依据。在完成所有账单后（包括已寄出账单以及用于暂估收入的账单），结算主管邮件通知财务经理/财务主管，财务经理/财务主管通知IT部门将“INVOICEMANAGE”中账单数据上传到系统中，数据上传完成后，财务经理/财务主管核对并审核，如发现差错，立即通知结算主管查明并进行修改。修改完成后，由财务经理/财务主管通知IT部门重新导出“INVOICEMANAGE”中账单数据上传到系统。上传完成后，系统自动确认销售收入。上传数据完成后，财务经理/财务主管应将系统中的应收账款信息导出，与系统进行核对以保证收入数据的完整性及准确性。如发现任何差异，财务经理/财务主管应在中手工录入凭证进行调整，以确保系统及系统数据一致。414销售冲回如客户在收到账单、发票及清单核对后发现记录不符的情况，财务部结算事务员应立即配合查明原因，如属于公司计算错误的，收回并重开形式发票及税务发票，并作为会计差错处理，在发现当月进行追溯重述调整更正前期差错。对账结果、差异原因说明、原形式发票、原税务发票复印件等应作为凭证附件归档。如应收账款无法收回，应确认为坏账损失，不得冲销收入，具体操作参见“425坏账”。415发票管理发票是公司向客户开具的正规合法票据。公司发票管理部门为财务部。财务部指定专人负责发票的购买、使用、保管、回收、核销和检查盘点工作。一般情况下，发票需由财务直接开具并邮寄给客户的联系人，如需由其他部门人员代由递送发票，需经过相应部门经理及财务总监批准，并由接收发票人员签收。发票的申购、签领和核销必须登记台账，写明发票类型、金额和数量，发票必须妥善保存并定期进行盘点/清理，由财务经理/财务主管不定期抽查发票管理情况及发票台账。开具发票时必须按下列要求办理1、按号码顺序填开；2、填写项目齐全，内容真实，不得涂改；3、全部联次内容完全一致；4、票物相符，票面金额与实物价格、实收金额相符；5、按时开具发票；6、经审核无误，在发票联加盖公司发票专用章。7、任何部门和个人不得转借、转让、折让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围，不得携带空白发票外出或邮寄空白发票。8、发票开具后，发现错误，应在各联次上注明“作废”字样。发票由收款业务员寄出，寄出发票时同时应登记“已寄发票登记表”，包括税票号、公司名称、形式发票号、金额、快递单号等信息。直接作废发票对于在开具专用发票当月，发生开票有误等情形，收到退回的发票联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。作废专用发票由开票员（应收账款会计）在纸质专用发票各联次上注明“作废”字样，全联次留存备查。上述程序完成后，开票员重新开具销售发票。红字冲销发票如发现开具发票错误时已经跨月或已经缴税，对于这种不能作废的发票而又需要重新开具发票的，开票员应先向税务局申请开具红字发票来冲销原发票，再重新开具正确的销售发票。作废发票需由应收账款会计收回后方可重开，作废发票应由应收账款会计统一保管，并在向税务局申领新发票时核销。发票使用完应由应收账款会计填写“发票领购验销申请表”并加盖财务专用章及公章，向税务申领新的发票，同时向税务局核销已使用发票及作废发票。42应收账款管理421客户信用管理公司给予客户的信用条款一般以付款期限形式体现，不采用信用额度的形式。市场部在接受新客户时，应了解客户的资信状况，要求客户提供营业执照，税务登记证复印件等，并由客户填写客户信用管理表并加盖客户公司公章后，由市场部业务代表对给予客户的付款期限提出建议，并提交市场部总监及财务总监（或其授权人）审批，具体操作参见市场部业务评审程序（CKMK001）。给予客户的付款期限应在销售合同中进行约定，并应与客户信用管理表一致。市场部负责跟踪客户的财务状况，每季度对客户的实际付款情况进行评估是否需要调整付款条件。具体操作参见市场部合同管理作业指导书对于调整付款期限的，应同时更新销售合同中信用条款/付款条款。对于应收账款付款延期情况严重的，原则上应由客服代表通知操作部门停止为该客户提供服务，具体操作参见市场部合同管理作业指导书。422对账财务部应每季度与客户核对应收账款余额，每季度结账后，向客户联系人发送应收账款清单，如发现差异的，应及时查找差异原因，并编制应收账款余额调节表，列明双方对账不一致的项目、金额及差异原因，并应于下一月度及时更进处理。季度对账情况应汇总应收账款对账情况汇总表上报财务经理/财务主管。每年年末，财务部应与客户财务部进行应收账款总额确认，填制往来对账单后，由财务经理/财务主管审阅，并加盖财务专用章，寄送客户财务部相关联系人。如往来对账单回函有差异，应查找原因，编制应收账款余额调节表，并汇总应收账款对账情况汇总表依次上报财务经理/财务主管及财务经理。423应收账款账龄分析应收账款会计每月从SAP系统中生成并导出应收账款账龄分析表，应收账款账龄按照30天以内、3060天，6090天，90120天，120150天，150180天，180360天，以及360天以上，按照客户名称分项列示。应收账款账龄分析表应提交财务经理/财务主管及财务总监审阅其合理性及应收账款回收状态。424应收账款催收履行合同时，市场部业务人员负责追踪前三个月的账单和客户的付款情况，确保计费准确，同时确保客户在合同约定的期限内及时付款。对于老客户，应收账款账龄在90天以内的，由财务部应收账款会计负责催收，超过90天的，应通知市场部/客户服务部进行催收应收账款账龄在30天以内的，原则上不进行催收；应收账款账龄在3190天以内的，应收账款会计通过电子邮件向客户联系人发送“逾期应收账款清单”，并要求客户提供付款计划，同时，财务经理/财务主管将已采取的行动及客户的回复、应收账款回收情况等在应收账款账龄分析表上记录。应收账款账龄超过90天，或者财务部在催收的过程中存在困难的（例如，无法得到客户回应或者客户不提供付款计划的）财务部相关人员应通知客服代表协助解决，客服人员及财务部相关人员对未付款项采取的沟通措施、沟通进展、回款情况等均应建立书面记录。具体操作参见市场部合同管理作业指导书。425坏账准备公司采用个别认定法计提坏账准备。对于个别被认定为回收有困难的应收款项，应向市场总监确认是否应收款项的回收可能性不大，在取得市场总监的书面意见后，计提坏账准备，参见会计制度。对于应收账款账龄超过三年的，应全额计提坏账准备。财务报表日，对有确凿证据表明确实无法收回的应收款项，市场部应向总经理汇报，在取得总经理的书面批准后，可确认为坏账损失，冲销应收账款及已提取的坏账准备。坏账准备冲销的总金额超过总经理审批权限的，应提交董事会审批后方可冲销。对于应收账款账龄超过三年仍未收回的，应按照审批权限提交管理层审批后冲销。第三部分固定资产管理程序10目的为规范公司固定资产的取得、维护、管理、处置等，遵守中华人民共和国会计法、企业会计准则等国家相关法律法规，明确各部门的权利和义务，保证公司资产的安全完整，根据国家有关财务会计制度，结合本公司采购管理程序（OPRM01）、会计制度制订本规定。20职责序号部门职责1人事行政部协调及汇总固定资产预算；负责固定资产的验收、入库及发放；登记、维护及更新固定资产台账；制作及粘贴固定资产标签；协调、审核固定资产转移；审核固定资产的出售、报废，以及出售及报废的询价、固定资产的处置；保管保修书/卡；组织固定资产盘点；调查固定资产盘盈/盘亏，编制固定资产清查盘点书面报告；负责管理以下资产行政车辆，电器类（落地扇、微波炉、冰箱、饮水机），家俬（文件柜、办公桌椅、推柜、会议桌等）。2物业安全部负责管理以下资产房产，装修，消防主题，电梯及附属设施，空调，电扇（固定在墙上的牛角扇、牛角落地扇），门禁系统物资，主机及摄像头（CCTV），保安用对讲机，巡更棒，测温仪，安检门，扫描器。3运作部仓库负责管理以下资产机动叉车（含充电器），手动叉车；本部门使用的对讲机，空压机。4进出口部负责管理以下资产货车。5财务部审核固定资产采购申请；负责固定资产编码；审核结算单据的完整性，支付款项；确认固定资产的申购、出售、报废、减值等；计算固定资产折旧；对固定资产盘点过程进行监督。6风险管理部固定资产采购询价；在SAP系统里完成收货过账；洽谈固定资产保险合同；负责出险报案以及配合理赔事宜。7IT部IT类采购需求的审核；IT类产品的验收，包括打印机、传真机、电脑及相关配件和耗材等；负责管理以下资产电脑及软件、打印机、传真机、交换机、复印机。8各部门经理负责部门所属资产的安全，包括办公设备及家具等。9总经理对人民币5000元以上（含5000元）的采购申请或者预算外的采购申请进行审批；签署固定资产采购合同；审批固定资产盘盈/盘亏处理。30适用范围本部分涵盖固定资产的申购、验收、编码、入账、转移、处置、维修及保险等内容。40定义本规定所指固定资产，是指同时具有下列特征的有形资产为提供劳务、出租或经营管理而持有的；使用寿命超过一个会计年度，单价超过1000元人民币。使用寿命，是指公司使用固定资产的预计期间，或者该固定资产所能提供劳务的数量。41固定资产申购411固定资产预算固定资产预算作为年度财务预算的一部分，由各部门编制，由人事行政部根据各部门计划编制固定资产预算，统一上报管理层及董事会进行审批。当年固定资产购置应在预算内实施，超出预算的应报总经理另行审批，超过总经理审批权限范围的，按照常规审批规定及条例的权限人进行审批。412固定资产申购申请价值在人民币5万元以内的，由资产需求使用部门或归口管理部门（参见471）在OA中填写采购申请单，经部门经理审批其合理性后，由风险管理部进行询价，按照采购管理程序（OPRM01）询价，并经过采购主管、经理依次审核价格、供应商及需求合理性后，提及财务主管初审是否符合财务入账要求和预算情况，审核通过后，提交财务总监审核并批准预算内5000元以下的采购申请，5000元以上（含5000元）的采购申请或者预算外的采购申请由财务总监发给总经理批准；超过总经理审批权限范围的，按照常规审批规定及条例的权限人进行审批。如采购固定资产属于IT产品，需经IT经理审核并推荐产品型号或技术参数。物品价值在人民币5万元以上（含5万元）的采购需求执行常规审批规定及条例的审批流程，经过常规审批规定及条例的权限人进行审批后的需求交由风险管理部进行采购。对临时紧急采购项目且单项费用在人民币5000元以内，由需求部门经理和风险管理部经理确认后，可以先行购买。对超过5000元的紧急采购项目，由风险管理部经理请示总经理后酌情处理。事后补填采购申请，需求部门经理和风险管理部经理在采购单上注明紧急采购的理由。413验收、入库及发放流程所有物品都必须办理验收及入库手续，由行政仓库管理员及相关人员统一收货。急用物资可以将物品直接送到使用部门并在使用部门当场办理验收及出入库手续。电脑及相关设备、传真打印设备由IT部指定人员与人事行政部共同验收；仓库用手推车、叉车及零配件、电子秤、货架等仓库使用的高价值物品则由运作部指定人员与人事行政部共同验收；涉及电工操作设备和材料的，由人事行政部仓库管理员和公司专职电工共同验收；其他特殊用品若人事行政部仓库管理员无法确认的，则由人事行政部和需求申请部门共同验收；属于设备类采购需确认保修期限及保修书，由人事行政部仓库管理员统一保留保修书/卡，属于IT产品的由IT部保管报修资料。验收结束后，参与验收人员在送货单上签名，送货单作为费用结算的原始凭证。出库时，领用人或者授权代领用人确定货物品质无误后在出库单上签字领用，出库单作为费用结算的原始凭证。行政仓库管理员将验货及发货记录反馈给采购结算专员，结算专员在SAP系统里完成收货过账。42固定资产编码421固定资产台账资产管理部门必须对公司资产统一记录，设置“固定资产台账”来登记固定资产及无形资产的增减变动情况、使用年限情况等，记录内容包括资产编号、名称、数量、型号规格、序列号、资产原值、购买时间、使用部门、使用人、存放地点、备注等。资产归口管理部门（人事行政部）负责建立、维护及更新固定资产台账，固定资产台账应按固定资产大类及编码序号登记公司全部固定资产，包括已经报废、出售或转让的固定资产。422固定资产编码财务部负责在SAP中对新增固定资产进行编号，资产归口管理部门（人事行政部）负责对新增固定资产的卡片编号，并制作固定资产卡片、建立固定资产台账。固定资产编码规则由财务部负责制定（见下表），按固定资产分类在公司内部统一进行编号，不得重复或遗漏。每大类固定资产必须连续编号，已报废、出售或转让的固定资产编码不得再次使用。固定资产卡片存放于固定资产使用地点，详细记录固定资产的资料，包括固定资产名称、规格、型号、生产厂家、生产的日期、固定资产购入日期、使用日期、使用部门、原始价值、固定资产的维修保养记录、固定资产使用地点的变动记录等。固定资产分类编号资产分类编号类别FC房产，装修，消防主题，电梯及附属设施物业类KT空调物业类物业安全类物业DS电扇（指固定在墙上的牛角扇，牛角落地扇）物业类CA门禁系统物资安全类TV主机、摄像头安全类物业安全类安全AQ保安用对讲机，巡更棒，测温仪，安检门，扫描器等安全类AC机动叉车（含充电器）叉车类仓库MC手动叉车叉车类DN电脑及软件IT类ITPT打印机、复印机、传真机IT类JS文件柜，办公桌椅，推柜，会议桌家俬类DQ落地扇，微波炉，冰箱，饮水机电器类各部门SB地磅，湿温度计，电子秤，相机，WH用对讲机，碎纸机，印时钟，空压机，投影仪，过塑机，投影幕，焊机，吸尘机等设备类每一项固定资产编号由资产编号加上四位数字流水号（如FC0001）组成。验收后采购人将采购申请单交财务部填写资产编号的流水号，并即时将资产编号通知至资产归口管理部门，资产归口管理部门做好固定资产台账更新，并在三天内将台账更新资料电子件EMAIL给人事行政部门和财务部指定人员备案。财务部给相应固定资产编号后，打印出统一格式的资产标签，交由归口管理部门在实物上粘贴标签。43资产入账采购专员结算报账时，需将采购申请单、送货单（或收货单）、出库单、验收单（如有）、对账单（如有）、发票、合同（如有）等一起作为附件。财务部根据付款申请、发票、验收单、采购申请单费用报销联、发票、合同等入账。固定资产须于取得当月入账，如需要验收或者安装调试的固定资产，在验收及安装调试通过后确认，已达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算的固定资产，应当在达到预定可使用状态后确认固定资产。44固定资产转移因工作或操作流程调整、变更，须按以下操作经过批准后方可转移，不得私自转移固定资产需要发生转移（如从仓运公司转移至物流公司或使用部门调换、使用人变更）时，应由资产归口管理部门协调，由转入使用部门组织填写资产转移单，经过转入使用部门、转出使用部门、资产归口管理部门经理批准后办理资产转移，资产归口管理部门更改资产台账，并在三天内将台账更新资料电子件EMAIL给人事行政部和财务部。财务部根据资产转移单在财务系统内更改资产信息，并制作新的固定资产标签，交由资产归口管理部门粘贴。45固定资产处置451固定资产出售对拟出售或转让的固定资产，应由使用部门提出处置申请，列明出售或转让的理由、该项固定资产的原价、已提折旧、预计使用年限、已使用年限等。由人事行政部负责处理，遵循共同参与的原则，可成立临时处置小组。固定资产处置价格应当遵循竞争性价格的原则，进行多家（通常为3家）询价的方式，选择最优价格的一家，并经人事行政部和财务部审核后确定。如有必要，应委托具有资质的中介机构进行资产评估。拟出售或转让的固定资产，必须经财务总监、总经理审批，超过总经理审批权限范围的，按照常规审批规定及条例的权限人进行审批。452固定资产报废对使用期满、正常报废的固定资产，或无法继续使用或损坏严重的固定资产，使用部门须通知固定资产归口管理部门组织申请报废，填写资产报废申请单。固定资产报废须进行技术鉴定，由资产归口管理部门和人事行政部协调指定人员进行技术鉴定，以确定资产是否已达到报废标准。由使用部门填写固定资产报废申请，列明固定资产的报废原因及固定资产的原值、净值等基本情况；由本部门经理、人事行政部经理、财务总监、总经理审批后，由人事行政部统一清理，回收的残值及固定资产报废申请交财务部进行账务处理。对使用期限未满，非正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出报废申请，注明报废理由、估计清理费用和可回收残值、预计出售价值等。人事行政部办应组织人员进行检查，查明原因后经财务总监、总经理审批，超过总经理审批权限范围的，按照常规审批规定及条例的权限人进行审批，批准后进行报废清理。对于人为毁损、遗失原因造成的资产报废，由资产归口管理部门组织使用人或损坏资产当事人填写资产赔偿申请处理单，资产报废赔偿须做技术鉴定并估算其实际价值。赔偿当事人按照估价向财务部缴纳现金。资产归口管理部门根据资产报废申请单或资产赔偿申请处理单做台账更新，并在三天内将台帐更新资料电子件EMAIL给人事行政部和财务部。财务部凭资产报废申请单或资产赔偿申请处理单作固定资产帐务处理。已报废固定资产的变卖，由归口管理部门协同人力资源部处理，填写资产变卖清单，财务部根据批准的资产变卖清单作账务处理。46固定资产维修人事行政部仓库管理员统一保留保修书/卡，属于IT产品的由IT部保管报修资料，如固定资产维修发生在保修期内且在保修范围内的，应直接联系厂家维修。固定资产维修涉及维修费用支出的，应按照采购管理程序（OPRM01）提出申请；商务车及生活电器维修，由人事行政部经理和财务总监根据报价单签批借款单后维修，无需填写采购申请单；测量仪器、电器设备、叉车等急用物资的维修、审验经采购主管和风险管理经理批准报价后可以先实施。47固定资产盘点公司每年对固定资产进行一次盘点，盘点由人事行政部牵头，组织各归口管理部门和使用部门，对固定资产进行清查、盘点，财务部负责监督盘点过程。盘点前，人事行政部前应制订固定资产盘点计划，经人事行政部及财务经理审批后实施。盘点小组应由资产归口管理部门人员、财务部人员、资产使用部门人员共同组成，严格按照盘点计划执行盘点工作，财务部负责监盘。盘点结果应由盘点人员记录在“固定资产盘点表”上，并由盘点人员签字确认。盘点完成后，由财务部汇总盘点结果，并与固定资产台账核对，对账实不符，固定资产盘盈、盘亏的，编制“固定资产盘盈/盘亏表”，由财务部、资产归口管理部门、资产使用部门共同逐笔查明原因，共同编制盘盈/盘亏处理意见，完成“固定资产清查盘点书面报告”，对清查盘点中的问题予以反映，同时针对盘点中发现的问题提出改善措施。“固定资产盘盈/盘亏表”及“固定资产清查盘点书面报告”应提交财务总监审批，涉及固定资产盘亏处理的，应经过总经理审批。财务部根据审批意见及时调整有关账簿记录，使其反映固定资产的实际情况。年度盘点时应特别留意闲置固定资产，如发现闲置固定资产的，应针对闲置固定资产制定清单，提出处置方案并定期跟踪。48固定资产保管481固定资产归口管理部门如下部门管理范围人事行政部行政车辆，电器类（落地扇、微波炉、冰箱、饮水机），家俬（文件柜、办公桌椅、推柜、会议桌等）物业安全部房产，装修，消防主题，电梯及附属设施，空调，电扇（固定在墙上的牛角扇、牛角落地扇），门禁系统物资，主机及摄像头（CCTV），保安用对讲机，巡更棒，测温仪，安检门，扫描器运作部仓库机动叉车（含充电器），手动叉车；本部门使用的对讲机，空压机IT部电脑及软件、打印机、传真机、交换机、复印机进出口部货车482固定资产保管部门及人员应在固定资产台账中登记，公司发放给员工个人使用的资产，如笔记本电脑等，应由员工本人签收及负责保管。如因固定资产保管部门或个人保管不善造成的固定资产损坏或丢失，应由人事行政部查明原因，经管理层审批后处理。各部门经理负责部门所属资产的安全。49固定资产折旧财务部每月应在关账前对固定资产计提折旧，在SAP系统中按下“AFAB”键，由SAP系统自动计提折旧。固定资产的原值、折旧年限及残值在固定资产入账时录入SAP系统。固定资产的折旧年限及残值参见会计制度。410固定资产减值财务部应根据国家会计制度，在年末对公司固定资产的账面价值与可收回金额进行比较，按孰低原则，对可收回金额低于账面价值的差额，应当计提固定资产减值准备。财务部向管理层提供证明固定资产发生减值的证据，经过管理层批准后，计提固定资产减值准备。财务部依据经管理层审批的减值准备金额入账。以后年度即使发现固定资产的可收回金额回升，也不得冲回已经计提的减值准备。411保险风险管理部负责与保险公司洽谈、签订财产保险，负责办理公司固定资产保险，包括办理保险及理赔等。公司所有固定资产，包括公司具有所有权的固定资产及租用的固定资产，均应购买保险。当发生自然灾害、意外损毁、被盗等情况导致损失时，出险后24小时内，资产使用部门/人或归口管理部门须向风险管理部报告，由风险管理部统一向保险公司报案,办理索赔。如遇节假日可顺延至节假日后第一个工作日。资产使用部门/人或归口管理部门须配合保险公司的调查工作，风险管理部跟进调查及索赔进展，财务部确认索赔款项的收取，并做相应账务处理。第四部分采购及付款管理程序10目的为加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，最大限度的保证公司付款的真实、完整，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，符合国家有关法律法规的要求，结合采购管理程序（OPRM01）制定本管理制度。20职责序号部门职责1总经理5000元以上（含5000元）的采购申请或者预算外的采购申请由财务总监发给总经理批准；审批付款凭证及支票。2财务总监审核并批准预算内5000元以下的采购申请；审批付款凭证及支票；监督对逾期应付账款的处理；批准逾期两年以上的应付账款的冲销。3财务经理/财务主管审核、抽查应付账款对账情况及应付账款对账调节表的编制；关注账龄在60天以上的应付账款，尤其是账龄在1年以上的应付账款，并指示应付账款会计对超出正常付款期间的应付账款应采取的行动；对于超出正常付款期的应付账款，督促责任部门尽快备齐相关文件并填写付款申请；对于逾期两年以上的应付账款查明原因，整理形成两年以上的应付账款账龄分析表，对于确定无法/不需支付的应付账款，在当月内冲销应付账款。4成本会计对合同约定的付款条件以及采购申请单、采购订单（或采购合同）、送货单、验收证明、入库单、发票等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性、一致性进行审核，并确认审核批准手续是否齐备；进行账务处理确认采购及相应的应付账款。5应付账款会计每周准备付款清单，包括付款项目及金额，以确保及时付款以及确保准备充足的资金以支付款项；在SAP系统中编制付款凭证并开具支票。每月末从SAP系统中导出应付账款账龄表，并以邮件形式发送给财务经理/财务主管；每半年与应付账款余额前10位的供应商进行应付账款余额确认，如发现差异，应查找原因，并编制应付账款对账调节表。每年年末，向应付账款余额前10位的供应商，发送应付账款对账函，如应付账款对账函有差异，应查找原因，并汇总应付账款对账情况汇总表上报财务经理/财务主管审查。对于账龄在60天以上的应付账款，尤其是账龄在1年以上的应付账款应了解未付款原因并在应付账款账龄表中进行记录以备查。对于超出正常付款期的应付账款，督促责任部门尽快备齐相关文件并填写付款申请。6风险管理部管理供应商及进行采购价格管理，进行采购询价；每周将已收到货物的采购申请从OA系统导入SAP系统MM模块；如发生已验收入库的货物因质量问题需要退货的，按照采购合同约定及时与供应商协商进行退货/换货处理。7人事行政部办理收货、验收及入库、出库手续；定期进行库存盘点。30适用范围本部分涵盖采购申请、采购确认、采购退回、发票管理、预付款管理、应付账款管理等内容。40定义本规定所指采购，指公司从供应市场获取产品或服务作为公司资源，以保证公司生产及经营活动正常开展的经营活动。本规定所指采购不涉及固定资产采购。本规定所指应付账款，指公司因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务。41采购申请411预算请购部门每年应编制采购预算，作为年度财务预算的一部分，统一上报管理层及董事会进行审批。当年采购应在预算内实施，超出预算的须报总经理另行审批，超过总经理审批权限范围的，按照常规审批规定及条例的权限人进行审批。412采购申请价值在人民币5万元以内的，由请购部门在OA中填写采购申请单，经部门经理审批其合理性后，如果是IT设备的采购须经过IT经理审批后，由风险管理部按照采购管理程序（OPRM01）询价，并经过采购主管、经理依次审核价格、供应商及需求合理性后，提交财务主管初审是否符合财务入账要求和预算情况，审核通过后，提交财务总监审核并批准预算内5000元以下的采购申请，5000元以上（含5000元）的采购申请或者预算外的采购申请由财务总监发给总经理批准；超过总经理审批权限范围的，按照常规审批规定及条例的权限人进行审批。物品价值在人民币5万元以上（含5万元）的采购需求执行常规审批规定及条例的审批流程，经过常规审批规定及条例的权限人进行审批后的需求交由风险管理部进行采购。对临时紧急采购项目且单项费用在人民币5000元以内，由需求部门经理和风险管理部经理确认后，可以先行购买。对超过5000元的紧急采购项目，由风险管理部经理请示总经理后酌情处理。事后补填采购申请，需求部门经理和风险管理部经理在采购单上注明紧急采购的理由。具体采购申请程序参见采购管理程序（OPRM01）。42采购确认财务部应当对合同约定的付款条件以及采购申请单、采购订单（或采购合同）、送货单、验收证明、入库单、发票等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性、一致性进行严格审核，并确认审核批准手续是否齐备，审核无误后，进行采购确认并进行相关账务处理，否则不予确认采购。风险管理部文员负责每周将已收到货物的采购申请从OA系统导入SAP系统MM模块，导入完成后由SAP自动进行采购确认。43采购退回所有物品都必须办理验收及入库手续，由行政仓库管理员及相关人员统一收货。急用物资可以将物品直接送到使用部门并在使用部门当场办理验收及出入库手续。对于需要安装调试的设备，须完成安装调试后验收合格。如验收不合格应拒收货物。验收入库后，因质量问题，需要退货，行政仓库管理员及相关人员应配合采购部调查原因，如查实属供应商提供的物品的质量问题，应按照采购合同约定及时与供应商协商进行退货/换货处理，经人事行政部审批后办理出库手续。财务部须依据经审批的出库单，退回发票并进行退货相关账务处理。货款已支付的，采购部/请购部门应协助财务部收回已支付货款。44发票管理441原则上付款时，必须要求供应商提供正式发票，财务部应将采购发票及采购合同作为付款依据进行存