上市公司采购业务内部控制制度设计

上市公司采购业务内部控制制度设计摘要全球性金融危机的暴发，严重打击了投资者的信心，影响到上市公司的整体发展。随着后金融危机时代的来临，企业间的竞争日趋激烈，上市公司要想应对激烈的市场竞争，就需要全面提高管理水平，确立自己的竞争优势。采购与生产、销售、库存密切相联，是上市公司生产流程中极为重要的环节。然而，采购业务涉及环节多、联系公司内外，管理难度较大，尤其在上市公司实行多元化经营后，采购品种增加，采购业务更加频繁、复杂，采购环节中舞弊现象也随之增多，严重损害了公司形象，也影响到广大投资者的经济利益。因此，迫切需要完善上市公司采购业务的内部控制制度，加强采购业务的管理。本文以我国上市公司采购业务为研究对象，在分析上市公司经营特点和发展现状的基础上，揭示了上市公司在采购业务内部控制方面存在的问题，分析了问题产生的原因，在此基础上，提出了上市公司采购业务内部控制制度设计的总体思路，构建了采购业务内部控制的一般框架。旨在进一步完善上市公司的内部控制体系，保持和提高上市公司的竞争优势。【关键词】后金融危机时代上市公司采购业务内部控制ABSTRACTTHEOUTBREAKOFTHEGLOBALFINANCIALCRISISHASSERIOUSLYUNDERMINEDINVESTORCONFIDENCE,AFFECTINGTHEOVERALLDEVELOPMENTOFLISTEDCOMPANIESASTHEPOSTCRISISERA,INCREASINGLYFIERCECOMPETITIONAMONGENTERPRISES,LISTEDCOMPANIESWANTTODEALWITHTHEFIERCEMARKETCOMPETITION,YOUNEEDTOCOMPREHENSIVELYIMPROVETHEMANAGEMENTLEVEL,TOESTABLISHTHEIROWNCOMPETITIVEADVANTAGEPROCUREMENTANDPRODUCTION,SALES,INVENTORY,ARECLOSELYLINKED,ISALISTEDCOMPANYINTHEPRODUCTIONPROCESSISEXTREMELYIMPORTANTASPECTSHOWEVER,THEPROCUREMENTBUSINESSINVOLVESMANYLINKS,CONTACTSBOTHINSIDEANDOUTSIDETHECOMPANY,MANAGEMENTMOREDIFFICULT,ESPECIALLYINTHEIMPLEMENTATIONOFDIVERSIFIEDLISTEDCOMPANYAFTERTHEINCREASEINTHEVARIETYPROCUREMENT,PROCUREMENTSERVICEMOREFREQUENT,COMPLEXPROCUREMENTCHAINFRAUDPHENOMENONALSOINCREASE,ANDSERIOUSDAMAGETOTHECOMPANYSIMAGE,ALSOAFFECTEDTHEECONOMICINTERESTSOFTHEINVESTORSATLARGETHEREFORE,ANURGENTNEEDTOIMPROVEPROCUREMENTOPERATIONSLISTEDCOMPANYSINTERNALCONTROLSYSTEM,STRENGTHENINGTHEMANAGEMENTOFPROCUREMENTOPERATIONSINTHISPAPER,SOURCINGOPERATIONSINCHINALISTEDCOMPANIES,ASTHERESEARCHOBJECT,INANALYZINGTHEOPERATINGCHARACTERISTICSANDDEVELOPMENTOFLISTEDCOMPANIESONTHEBASISOFTHESTATUSQUO,REVEALINGTHELISTEDCOMPANIESINTHEPROCUREMENTOPERATIONSOFINTERNALCONTROLPROBLEMS,ANALYZETHECAUSESOFTHEPROBLEM,ONTHISBASIS,THEPROCUREMENTOPERATIONSOFLISTEDCOMPANIESRAISEDTHEINTERNALCONTROLSYSTEMDESIGNEDFORGENERALIDEAS,TOBUILDTHEPROCUREMENTOPERATIONSOFTHEGENERALFRAMEWORKOFINTERNALCONTROLAIMEDATFURTHERIMPROVINGTHEINTERNALCONTROLSYSTEMOFLISTEDCOMPANIES,LISTEDCOMPANIESTOMAINTAINANDIMPROVECOMPETITIVEADVANTAGE【KEYWORDS】THEPOSTFINANCIALCRISISERALISTEDPROCUREMENTINTERNALCONTROL目录1引言111研究背景112研究意义113采购业务内部控制研究动态述评22上市公司采购业务存在的问题及原因分析321上市公司的经营特点和发展现状3211上市公司的经营特点3212上市公司的发展现状422上市公司采购业务存在的问题5221采购流程设计存在缺陷5222采购审批执行不力7223供应商管理有待加强8224采购合同与采购成本管理存在各种风险1123问题产生的原因123上市公司采购业务内部控制制度的设计意义1531完善公司治理结构，强化基本制度建设1532规范公司采购管理，杜绝违法违纪行为1633提高物资采购质量，降低物资采购成本1634有助于进一步优化内部控制体系174上市公司采购业务内部控制制度的设计思路1841优化采购流程1842加强采购审批的监督作用2243建立供应链战略合作伙伴关系2244加强采购成本的分析与控制2445强化合同审计制度2746建立采购风险预警机制275上市公司采购业务内部控制一般框架2951请购与审批环节3052采购与运输环节3053验收与保管环节3254货款结算环节3355出库与清查环节346结论35参考文献36致谢38攻读硕士学位期间发表的论文391引言11研究背景金融危机的暴发，严重打击了投资者的信心，制约了上市公司的经济增长。随着后金融危机时代的来临，金融危机的影响依然广泛存在，市场萎缩、资金短缺、客户锐减、原材料价格剧烈波动、销售水平下降、汇率急剧变化，这些情况严重影响到上市公司的整体发展，随着竞争的日益激烈，上市公司正面临着严峻的挑战。新形势下，上市公司要想应对激烈的市场竞争就需要提高管理水平，确立自己的竞争优势。采购业务是上市公司生产运营的重要环节，同时也是上市公司加强管理、降低成本的关键环节，然而采购业务频繁复杂、较难管理，最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、以次充好、收受回扣等舞弊情况，造成公司存货积压浪费，采购成本上升，影响上市公司管理水平的整体提升，因此，采购业务也成为上市公司经营管理中的薄弱环节。目前上市公司在采购业务内部控制方面存在诸多问题，如采购流程设计存在缺陷、采购审批执行不力、供应商管理有待加强、采购合同与采购成本管理存在各种风险等，如何通过设计完善的采购业务内部控制制度来提升上市公司管理水平，以应对后金融危机带来的严峻挑战，正是本文探讨的核心问题。12研究意义上市公司是资本市场发展的基石，上市公司的整体发展水平直接关系到资本市场的吸引力和竞争力，是资本市场可持续发展的基础和保证。十多年来，我国上市公司不断发展壮大，已成为推动企业改革和带动行业成长的中坚力量。然而，我国上市公司起步较晚，管理经验不足，受体制、机制、环境等因素的影响，上市公司的治理结构和内部控制制度仍不完善。尚未建立起适应上市公司经营特点的采购业务内部控制制度，导致采购业务内部控制的监督作用没有充分发挥，本次金融危机使得这些问题更加突出，因此迫切需要构建一套适应上市公司经营特点的采购业务内部控制制度。本文提出了上市公司采购业务内部控制制度的基本思路，构建了上市公司采购业务内部控制的一般框架。本文的研究意义主要在于为上市公司完善内部控制体系、提高管理水平提供参考。13采购业务内部控制研究动态述评国外研究历程在采购业务的理论研究方面，国外的研究比较深入。JEANNOLLET等（2005）从利润、供应市场、集团规模、成员关系、受益人等五方面讨论了加入采购联盟实施联合采购的优势和劣势。JONEDGELL（2008）总结了2008年全球采购的四个发展趋势，指出由于美元走弱及中国存在很大的成本优势，中国还将是全球采购的重要市场。从国外在采购业务方面的研究来看，国外对采购业务的研究集中在企业经营过程中的实施情况，并开始总结经验和教训。国内研究现状采购控制的理论研究在国内也越来越受到重视。材料采购内部控制缺失风险与应对出自东北林业大学会计学院林阁，文章从采购合同和采购成本两方面较为全面地分析了公司材料采购内部控制缺失引致的风险及成因，并提出材料采购应对措施。强调对材料采购的订立、履行及结算实施合同审计，提出先平库、后采购的原则，这一观点是值得认同的，但实施合同审计必然会增加采购成本，也有可能错过最佳采购时机，这是否有利于实现公司价值最大化呢本文认为对实施合同审计付出的成本和因此而带来的收益应当做出合理的权衡，并在本文中继续探讨了有关合同审计的问题。采购成本控制初探出自中小企业管理与科技2009年9月下旬刊供稿文/李茅，文章从笔者所在企业出发，提出了控制采购成本的建设性建议。基于内部控制五要素的采购业务内部控制设计由西南财经大学的张燕江、吕光虎、诸波所著，依据COSO的内部控制五要素，将五要素与采购业务相联系，从五要素的角度来设计采购业务内部控制。总体上说，我国理论界对采购业务内部控制的研究较为关注，并为此做出了很多努力，但发表的文章较为零散，所研究的往往是针对某一公司出现的具体问题所提出的对策，或是主要从降低采购成本、加强采购管理方面提出建议，较少针对某一类型企业，如针对上市公司的特点提出系统完整的采购业务内部控制制度，构建采购业务内部控制框架。从目前国内采购管理方面的研究成果来看，我国在采购业务内部控制研究方面还处在不断探索中。结论从相关文献回顾中看出，国外在采购业务内部控制方面的研究已开始注重实践，从实践中吸取经验。我国理论界对采购业务内部控制的研究多集中于采购业务内部控制的某一方面，如采购成本的控制，尚不够系统和深入。可以说，完善采购业务内部控制理论，建立针对上市公司经营特点的采购业务内部控制制度，是一项任重而道远的工作。2上市公司采购业务存在的问题及原因分析21上市公司的经营特点和发展现状211上市公司的经营特点A上市公司的特点上市公司是指所发行的股票经过国务院或者国务院授权的证券管理部门批准，在证券交易所上市交易的股份有限公司。而非上市公司则是指其股票没有上市和没有在证券交易所交易的股份有限公司。上市公司是股份有限公司的一种，这种公司的股票在证券交易所上市交易，上市公司具有以下特点（1）上市公司是股份有限公司。股份有限公司可以为非上市公司，但上市公司必须是股份有限公司。（2）申请成为上市公司需经过政府主管部门的批准。按照公司法规定，股份有限公司申请上市必须经过国务院或者国务院授权的证券管理部门批准，未经批准不得上市。（3）上市公司发行的股票在证券交易所挂牌交易。1B上市公司的经营特点上市公司是资本市场发展的基石，上市公司的整体发展水平直接关系到资本市场的吸引力和竞争力，是资本市场可持续发展的基础和保证。随着资本市场的不断发展、市场环境的不断改善，上市公司正在成为我国经济运行中最具发展优势和发展潜能的群体。上市公司的经营呈现以下特点（1）实行多元化经营。采用多元化经营是上市公司达到永续经营与成长的重要策略。近年来，上市公司的产业结构日趋丰富，由以传统工商业为主转向以能源、交通、金融、钢铁、冶金、信息等基础和支柱产业为主的新格局。上市公司在促进国民经济又快又好发展中的作用进一步显现。（2）实行规模经营。上市公司数量在十几年的时间内已达到1421家截至2006年底，1995年我国全部上市公司的总资产只有400486亿元，占当年GDP的比例仅为659，而到2006年底，全部上市公司总资产已达21764936亿元，相当于1995年的5435倍，占当年GDP的比重达10321。212周之又，刘晓芳“商场现代化”，2006年第16期，P1819中国证券监督管理委员会“中国上市公司发展报告”，2009年3月，P76（3）盈力能力相对较强。从盈利能力看，上市公司营业总收入、利润总额和净利润增速不仅远超出国民经济的增长速度，而且利润增幅远超过收入增幅，增收更增利的趋势进一步确立。工业企业在我国上市公司中的数量最多、规模最大，能够代表上市公司的整体状况。因此以工业企业为例，从主营业务收入角度看，2005年工业企业上市公司实现的主营业务收入为3275771亿元，超过了全国规模以上工业企业的1/8，而2000年以前这一比例还不到10。（4）经营状况表现出行业差异和地区差异。这种差异从上市公司的数量、各行业非上市公司平均净资产收益率和非上市公司平均每股收益三方面可以反映出来。据2006年年报统计，在中国证监会的13个行业分类中，采掘业、金融业、保险业、房地产业上市公司经营效益较好，其经营效益领先于其他行业，这说明我国上市公司的经营状况呈现出行业差异的特点。从地区上看，各地区在经营状况和盈利能力上也表现出一定的差异，北京地区、上海地区上市公司经营效益要比其他城市高。3C多元化经营与采购管理的关系多元化经营是指经营触及至少两个以上的行业。近年来，为增加盈利机会，分散经营风险，很多上市公司都实行了多元化经营，产业遍布各行业、各领域，多角化经营在一定程度上可以分散非系统性风险，然而实行多元化经营必然带来公司采购品种的多元化，采购过程的复杂化，如许多上市公司实行跨行业经营，既经营房地产业，又经营饮食业、服饰业、旅游业等，经营项目多样，采购物资种类繁多、程序复杂，在多元化经营下，很多公司的采购业务都呈现出分散式采购的特点，采购由多个部门负责，每一部门负责一部分与本部门业务相关的采购，这便给公司的采购管理带来了一定的困难。212上市公司的发展现状我国上市公司形成于20世纪80年代末90年代初，经过二十多年的发展，目前已初具规模，并逐步走向科学化、规范化的轨道。上市公司在资产规模、盈利能力、发展潜力上都体现出其巨大的优势。近年来，上市公司通过股权并购、资产重组等不断发展壮大，已成为推动企业改革和带动行业成长的中坚力量。从产业布局看，上市公司产业结构日趋丰富，从资产规模看，上市公司资产规模增速按可比口径远高于全国水平之上；从盈利能力看，上市公司营业总收入、利润总额和净利润增速不仅远超出国民经济的增长速度，而且利润增幅远超3中国证券监督管理委员会“中国上市公司发展报告”，2009年3月，P12过收入增幅，盈利能力较强；从规范运作看，上市公司管理决策更加民主科学，信息披露更加透明公正，回报股东意识更加显著，资源和环境保护更加有力，可持续发展能力普遍增强，上市公司在促进国民经济又好又快发展中的作用进一步显现。然而，我国上市公司虽发展较快，但与西方经营经验丰富的老牌上市公司相比还是有很多不足的地方，如很多上市公司是由国有企业改制成立或新组建成立的，受体制、机制、环境等因素的影响，尚有一部分上市公司法人治理结构和内部控制制度不够完善，运作不十分规范，严重影响了投资者的信心；还有的公司上市后便急于并购以扩大规模，因而忽略了公司规模扩大对管理水平的要求，出现了管理队伍落后的情况，这些问题都制约了上市公司的健康稳步发展。422上市公司采购业务存在的问题近年来，我国的证券市场发展迅速，上市公司的经营规模和经营范围也在不断扩大，然而部分上市公司内部控制体系尚不健全，采购业务内部控制制度尚不完善，导致采购业务进行过程中存在着诸多问题，制约了上市公司的较快发展。221采购流程设计存在缺陷采购流程设计是采购业务内部控制的首要条件。采购业务发展至今，各公司已初步形成自身的采购业务基本流程。然而，部分上市公司在采购流程设计方面尚未突破传统，与非上市公司的流程设计大同小异，传统式采购流程在上市公司中仍被广泛使用。在传统式采购流程中，采购申请单的设计过于简单，通常是一式两份，没有太多明细要求，只要使用车间或部门将所需采购物资的名称、数量、估价填写后，交公司审批部门批准后，再转交采购执行人即可开始采购工作。采购执行人在收到批准后的采购申请单后，根据采购申请单的内容向供应商询价并签订采购合同、进行采购。期间不需要填写供应商选择、货物和价格选择的理由等文件资料，货到后，采购执行人凭借申请单到仓库进仓，仓库出具进仓单，使用部门在进仓单上签名承认货物的名称、数量准确之后，采购执行人即可凭已批准的采购申请单和进仓单到财务部通知付款，一式两份的申请单5分别交财务部和采购执行人保管，采购过程即算完成。这种传统式采购流程存在以下缺陷45南开大学公司治理研究中心公司治理评价课题组“中国上市公司治理评价研究”，商务印书馆，2007年7月，P67李玉周，杨斌“内部财务控制及风险防范”,西南财经大学出版社，2000年6月14日，P126127A没有进行准确的采购计划和实时统计采购行为，缺少一个有效的系统对公司全年的开支进行预测与管理传统式采购流程起点通常是请购申请，而不是采购计划。即使有采购计划也只是关于采购物资的数量、质量、预计价格等的简单计划，而不是通过详细的调查、预测和历史记录制定的全年采购计划和月度采购计划，上市公司在采购环节比较关注的是货源、价格、质量等问题，各使用部门往往等到有采购物资需要时才会提出采购申请，缺少事前的采购计划和提前准备，这样仓促之下实施的采购行为在项目可行性研究、细节论证、资金规划、质量保证、最佳性价比等方面都存在欠缺；同时，没有对采购业务进行实时统计，对已发生采购业务的采购物资质量达标与否，价格优惠与否，送货及时与否，售后服务好坏与否没有详细记录，也会导致每次采购只是一次孤立的行为，无法对下次采购发挥引导作用。上述问题将导致公司采购成本的增加和经济利益的损失。在企业经营效益好时还能掩盖，当企业经营困难，需要开源节流或内部检讨时，种种问题暴露出来后就会导致相关部门之间推卸责任、互相指责。B采购业务职责分工不明确部分上市公司对采购人员的职责没有明确的划分，随意性较大。具体表现在以下几方面（1）采购部门与其他部门分工不明确。一些上市公司没有明确规定哪些工作由采购部门进行，哪些工作需要其他部门的配合和协助。常常在需要采购时把采购物资清单交给采购部门，后续的重要工作，如样品的查看、供应商选择、采购价格确定等都由采购人员负责，而采购人员由于专业素质和能力的欠缺，无法胜任所有工作，这样就会造成采购业务控制环节的疏漏，为舞弊创造了机会。（2）采购部门内部分工不明确。一些上市公司对采购部门内部人员的分工不明确，没有具体规定哪些人员负责供应商选择、哪些人员负责订价、谈判、哪些人员负责信息的收集。还有的上市公司实行多元化经营后，采购业务由多个部门负责，有多个部门同时拥有采购权，导致采购权限分散，不便于管理。同时，由于采购业务的执行分散在不同的执行人手中，没有明确的分工界限，一些设备或备件谁都可以采购，不同时期、不同供应商的采购信息就会分散在不同的采购人员手中，缺乏汇总和归纳，不便于对采购信息的利用；同一产品向不同供应商采购时也会出现不同的条款，不能为公司争取到最优惠的条件；资料缺乏整理，同一物资需要再次采购时，不知道谁手中的资料是最终资料、最优资料而且一旦人员变动，无法追踪保证全套资料交还公司、导致信息流失。66张文贤，孙琳“内部控制会计制度设计”，立信会计出版社，2004年5月，P65C物资采购的系统分工不明确公司的采购物资通常有多种类型，包括原材料、包装物、各种零部件配件、低值易耗品，机械设备等。然而，目前一些上市公司没有对采购物资的特性进行细分，对原材料、包装物等生产物资，机械设备等固定资产，及各种零部件的采购，都没有明确的分类计划与分工。没有针对不同类型的采购物资制定有针对性的采购策略，指派相应的采购人员。例如，对原材料和机械设备的采购未实行采购分类，也没有制定各自的采购计划，而是统一交由对采购物资不十分了解的采购部门负责，使用原材料的生产部门不参与采购前样品的查看和到货后的验收工作，仅凭填制的请购单描述采购物资需求情况，这样的采购流程不能有力保障所采购物资的质量符合要求。D财务部角色较弱，缺乏对整个流程的监控作用财务部通常是在货物验收入库后，凭有关的原始凭证登记账簿，由于无法事先了解采购计划和采购价格，财务部缺乏对采购用款的预测，无法及时、灵活地安排公司的现金流，这样可能会导致公司现金短缺或溢余，发生短期性借贷，增加公司成本或可能造成公司资金闲置浪费的情况。222采购审批执行不力采购过程中，审批制度是一项重要的监督制度，是采购业务内部控制系统中极其重要的一环，必须由专人负责。目前一些上市公司的采购审批执行不力，没能发挥出审批在监督过程中的重要作用。其问题表现在以下方面A采购审批流程设计存在漏洞通常的审批流程是由请购人员持请购单到部门主管处申请批准，对于重大业务还需公司经理的审批。这种采购审批流程的设计存在一定的漏洞，具体表现在（1）采购审批与销售脱节。采购物质的品种、数量、质量、价格与产品质量和销售密切相关，然而，一些公司在确定采购物质数量、质量、价格时没有进行充分的市场调查和预测，就提出了请购申请，审批部门不了解产品的市场销售情况，随意进行审批同意，这样采购审批就无法对销售给予支持。（2）采购审批与验收脱节。一些采购审批人员在不了解库存、价格、质量的情况下便进行了审批，不能起到防止舞弊的作用，这便给后续的验收把关增添了困难，这样采购审批就无法对验收给予支持。（3）审批人员与其他部门缺乏沟通。审批人员与其他部门缺乏沟通，就会导致重复审批、重复采购的情况，增加采购成本，也不利于提高采购效率。采购审批流程设计上之所以存在诸多漏洞，主要是因为随着上市公司的发展，业务领域不断拓宽，采购物资的品种不断增加，采购审批的复杂程度也随之提高，而采购审批流程的再造滞后，不少公司依然沿用原有的审批流程和审批人员，伴随公司采购业务的不断发展，采购流程在设计上的漏洞也越发明显，严重影响了采购审批的效果。B审批人员分工不明确一些上市公司对审批人员的分工不明确，如对请购单的审核人员没有明确规定，对不同种类、级别的采购业务也没有详细规定具体的审批人员，以至于出现请购人员申请时各审核人员争相审批的情况；还有的公司采购合同审批流程过长，审批人员过多，看似层层把关，其实如同虚设，经常出现各部门领导之间意见不一致的情况，导致合同签订困难，需要花费大量时间组织有关部门进行协调沟通，直到达成一致意见，耗费人力物力。C采购审批标准和手续不健全一些公司采购业务的审批标准与手续尚不健全，对请购单的内容、审批人的先后顺序、采购物资的数量、质量、价格和供应商的选择都没有明确的标准，如有些公司申请材料审批时，没有明确规定哪些项目为请购单内的必填项目，也没有明确规定先由哪个部门审批，而是简化的统一由部门领导审批，由于手续简化，审批人没有审批标准，就会导致盲目审批、任意审批的情况发生，无法起到审批的监督作用，损害公司利益。D审批人责任不明确、采购审批考核指标缺乏目前很多上市公司在采购环节的舞弊行为时有发生，其原因之一就是对审批人的责任不明确，没有制定严格的审批考核要求，这样如果出现不适当的审批行为，没有明确的惩罚措施，会导致审批人员滥用手中的权力任意批准，审批人与采购人、供应商相互串通谋利，出现问题时相互推诿的情况发生，最终损害的是公司的利益。223供应商管理有待加强供应商对上市公司采购业务的影响是越来越大的,在交货及时性、产品质量、产品设计、财务状况及信誉等方面都影响着采购的成功与否，可以说，供应商关系到上市公司整个经营系统的正常运转，然而，一些上市公司在采购过程中比较关注的是采购物资价格、质量，而忽视了对供应商的长期有效的管理，具体表现在以下方面A供应商选择标准不合理由华中理工大学管理学院CIMS供应链管理课题组1997年的一次调查统计数据可知，目前我国企业在选择合作伙伴时，主要的标准是产品质量，这与国际上重视质量的趋势是一致的；其次是价格，924的企业考虑了这个标准；另有697的企业考虑了交货提前期；批量柔性和品种多样性也是企业考虑的因素之一。主要统计数据如图59所示12010080604020前期样性质价提柔折交货品种和期提前资料来源马士华，林勇供应链管理，第164页从调查数据以及通过与一些企业管理人员的交谈中发现，我国企业评价选择合作伙伴时存在较多问题企业选择合作伙伴时，主观成分过多，有时往往根据印象来确定合作伙伴的选择，选择中还存在一些个人的成分；选择标准不全面，目前企业的选择标准多集中在企业的产品质量、价格、柔性、交货准时性、提前期和批量等方面，没有形成一个全面的综合评价指标体系，不能对供应商做出全面、具体、客观的评价。B缺乏系统完善的供应商管理制度一些公司没有制定周密详细的供应商管理制度，包括供应商的选择、供应商的管理、供77马士华，林勇“供应链管理”机械工业出版社，2005年8月，P164提前期和产批价格批量品量多折量格性中中应商的评价等，只有在有供货需求时才考虑如何选择供应商，这必然带来选择盲目性，不能保障以最低采购价格、最优条件完成采购；有的公司即使制定了一些简单的供应商记录，也没有及时进行信息更新，形同虚设。C没有与供应商建立长期的合作伙伴关系一些公司与供应商的关系呈现短期性的特点，当与某个供应商有业务往来时，就建立一些该供应商的资料，没有业务往来时，就立即删除。当再次采购时，往往会重新花费成本寻找合适的供应商。没有与供应商建立长期的合作伙伴关系。上市公司规模大、业务种类多，如果经常把时间浪费在供应商的不断选择上，而无法建立稳定双赢的合作供应关系，势必会影响上市公司的长期经济利益。供应商管理不完善，带来的弊端也越来越明显,具体表现在以下几方面首先，信息不对称。采购方为了从众多供应商中选择最佳的供应商，往往会对自己的信息有所保留，怕给的信息越多，供应商的竞争筹码越大，导致采购方与供应商之间无法进行及时的信息沟通。同时供应商在与其他的供应商竞争中也会隐瞒自己的信息，对于供应的物资质量、生产过程等，采购方也无法全面了解。这样采购方就无法及时了解供应商的情况，只能通过增加存货来避免不确定事件的发生，从而造成采购、库存成本的大大增加。8第二，物料质量、交货期难以控制。采购方与供货商的工作是不透明的，质量检验也是通过事后把关的方法，因此采购方就无法知道物料生产过程，也就无法知道物料的真实质量。同时，又由于供应商为了节约成本、节省时间，可能会简化物料生产工序、降低物料成本，结果使物料的质量大大降低，损害了采购方的利益，对于物料质量，采购方只能在验收时查看，如果验收环节疏漏，或一些物料往往在使用一段时间后才会出现质量问题，这可能会给采购方带来巨大的损失。此外，由于短期合作关系和其它复杂的交通运输状况使得交货误期时有发生。这些都增加了采购成本，影响后续的生产和销售。第三，供求关系难以协调。由于采购方与供应商没有建立长期合作伙伴关系，而是一种短期合作关系，这种供应关系往往是临时性的，双方缺乏有效的合作与协调，因此，供应商很少为采购方做出过多让步，往往是竞争多于合作。第四，缺乏对生产和市场需求变化的应变能力。因为供需双方信息的不对称，不能及时沟通，采购方无法根据用户需求的变化来改变已经签订的采购合同，供应商也不能根据采购计划做出调整，这使得供需脱节，从而丧失很多市场机会，影响双方利益。8DHL“传统物流采购的特点及其弊端”，DHL新闻224采购合同与采购成本管理存在各种风险A采购合同存在的风险采购合同是以材料或物品等为标的的支出性经济合同，企业签订采购合同目的是为了采购物资，维持生产和经营，采购合同的签订意味着公司未来期间将以支付货款为代价获得生产所需要的物资。在采购过程中，既有资金流动，也有物资流动，因而可以说，合同的签订是否合理合法、是否按规定履行，关系着企业的切身利益。上市公司采购控制不完善在采购合同的签订、履行、结算等方面也表现出一些漏洞，主要表现在以下方面（1）签订虚假经济合同，套用资金。采购合同主要是由公司物资采购相关职能部门负责签订的。因而合同经办人员的权利是比较大的，由于采购流程和审批环节存在的缺陷，导致缺乏有力监管，一些公司内部的合同经办人员为了谋求私利与合同的对方当事人相互串通，签订虚假经济合同，套用资金，给企业造成不必要的损失。一些上市公司采购数额巨大，虚假合同可能给公司带来巨大的损失。（2）价格虚高，合同条款表述不清。一些公司在签订合同时缺乏必要的市场调研，对市场信息掌握不够，没有根据市场行情及时调整价格，导致价格虚高，影响后期收益；有的公司在签订合同时对价格组成部分的包装费、运输费缺乏明确约定，合同条款内容未按规范进行表述，导致合同双方在供货时间，标的物规格及费用的负担方面引起不必要的纠纷。9（3）合同条款执行不严。有些公司采购合同条款中违约责任的规定形同虚设，不能严格予以执行。有些公司由于计划、仓储与验收、生产部门脱节，导致合同履行不力，甚至出现对方没能完全履约或者货未到全的情况下全额付款的情况，未严格按合同条款执行，损害公司利益。（4）订立合同行为不正当。一些供应商为了自身利益可能会采取一些不正当手段，如对采购人员行贿，套取公司采购标底，给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品等，以此损害公司经济利益。B采购成本存在的风险通常情况下，外购物资的成本包括买价、运输费、包装费、入库前的挑选整理等相关合理税费，其中买价是采购成本主要部分，买价由采购物资的价格和数量两部分构成。采购成本关系到产品销售成本高低和企业利润的多少，在企业成本中占有重要地位，然而上市公司9林阁“材料采购内部控制缺失风险与应对”，大海事大学学报在采购成本的管理上还存在一些不足，具体表现在以下几方面（1）前期采购费用控制不好。由于没有制定合理的采购计划，供应部门便开始着手采购工作，对采购的前期工作包括市场调查、质量评审、信用评估、谈判及采购人员费用没有进行准确的预测和预算，采购的前期费用控制不好，同时出现信息失真、欺上瞒下、调查费用过高等问题。（2）采购价格对公司不利。采购成本采购价格采购批量相关运杂费，采购价格是构成采购成本的主要部分，它将影响公司的产品销售成本和存货成本，如果采购价格过高，将导致产品的销售成本过高，公司利润减少。上市公司采购业务内部控制的不完善也影响到采购价格的合理确定。由于采购执行人在确定价格上的权限过大营造舞弊机会、缺乏充分的市场调研和准确的采购计划、缺乏与供应商的沟通和长期合作等因素，形成的采购价格往往不利于公司利益。（3）采购数量不合理。采购数量是采购成本的组成部分，通常是根据公司的销售预测并考虑公司的库存情况确定的最佳订货量，采购数量将影响存货的采购成本、资金占用成本、缺货成本。因此合理确定采购数量是十分重要的，它关系到公司有存货有关的成本的高低。由于缺乏准确的市场预测和采购计划，确定的采购批量不符合公司的实际需要，给公司造成不必要的浪费。23问题产生的原因上市公司采购业务内部控制存在的诸多问题，究其原因可以从以下两方面分析A主观原因（1）管理层对采购业务的重要性认识不够。采购业务是企业生产流程的第一步，它联系着生产和销售，也联系着企业内部和外部，是企业生产运营中极其重要的一环。然而，一些上市公司由于体制、机制等原因，管理层经营观念尚未完全转变，过于重视生产，认为生产重于一切，一切服务生产，忽视了与生产密切相关的采购业务；还有的公司管理层比较关注的是产品销售环节，强调产品的市场和成本的降低，把采购业务想象的过于简单，认为采购只是一种购买行为，不存在过多的管理，只要强调采购价格和供货及时就可以了，忽视了准确的采购计划、完善的采购流程、有效的供应商管理及采购风险的防范等问题。上市公司管理层对销售的重视，向员工传递了这样一种信息，即采购没有销售重要，要更加关注产品销售。这些情况导致采购业务内部控制的作用不能充分发挥。（2）采购业务相关人员缺乏良好的素质。规范是由人制定的，也是由人来实施的，系统完善的规范如果没有好的实施者也将无用武之地。采购业务正是如此，采购业务发生频繁，环节较多，需经过请购、审批、采购、验收、记账等多个流程，涉及公司内部多个部门和人员，又与公司外部频繁联系，因而较难以控制，容易滋生舞弊，需要相关人员具有必要的专业素质和职业道德素质。而一些上市公司的采购人员恰恰缺乏这样的素质1）缺乏必要的文化素质和专业素质。上市公司由于体制、机制等原因，其内部尚有一部分文化素质和专业素质相对较低的工作人员，这些工作人员或是没有认识到采购业务的重要性，或是没有认识到自己岗位的重要职责，对公司明确规定的采购管理制度没有充分重视，不按规定程序执行，这便影响了整个流程的有效进行，这样即使是完善的采购流程也无法起到很好的监督作用。2）缺乏必要的职业道德素质。有些工作人员缺乏职业道德，在利益的驱使下往往会做出不利于公司利益的行为，如在选择供应商、确定采购价格、验收等环节串通舞弊，内外勾结损害了公司的合法权益。（3）内部审计制度不完善，忽视了合同审计的重要性。合同审计是内部审计的一部分，是对合同的订立、履行、结算实施的审计工作。然而，一部分上市公司在内部审计制度中没有包括合同审计，忽视了合同审计的重要性，具体表现在第一、对合同审计的重视程度不够。很多企业往往偏重于基建审计、财务报表审计，而没有认识到合同审计的重要性，因此对合同审计的重视程度不够，很少单独开展合同项目的审计。第二、合同审计的力量不够，支持度较弱，使合同审计工作形同虚设。第三、忽视合同的事前审计，即审计合同订立的真实性、合法性。在企业的内部控制制度中，合同审计大多只是在采购合同履行完毕后进行事后的监督，而不是事前的审计,而事后监督只能起到一般的检查作用，无法起到预防和控制作用，这样很难发现问题，而且也难以处理和解决问题。（4）缺乏一套完善的内部控制制度。我国的上市公司起步较晚，上市公司虽然在资本规模上占据优势，但在内部控制的构建上缺乏实践经验，部分公司缺乏一套完善的内部控制制度，尤其是尚未建立一套适应上市公司经营特点的采购业务内部控制制度。在采购流程设计、采购审批、供应商管理、成本控制与风险管理方面的控制制度有待完善。还有一些公司内部控制制度照搬别家，没有考虑公司的实际情况构建，导致制定的内部控制制度在实施时存在很多问题。B客观原因近年来，上市公司面临的市场竞争日趋激烈，“适者生存，不适者被自然界淘汰”，上市公司也在纷纷寻找生存之道。激烈的竞争导致上市公司在一些情况下无法按照既定的采购控制制度执行。如在供应商选择上，考虑到竞争对手也同时需要与某个供应商合作，生产类似产品，则无法在供应商价格、付款条件等方面获得优势。同时，考虑到竞争因素，上市公司有时为了获得竞争上的优势，可能会提前采购，储备大量物资，这种采购行为与公司短期利益不符，但公司却获得了竞争优势。3上市公司采购业务内部控制制度的设计意义在生产型企业，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物料输入输出的动态过程，其采购流程运行的顺畅与否将直接影响到企业生产、销售和整个供应链的顺利运行，因此采购业务在生产运营中扮演着非常重要的角色。强化上市公司采购管理，加强采购业务内部控制，对于完善公司内部控制制度，提高上市公司管理水平和经济效益意义重大。31完善公司治理结构，强化基本制度建设公司治理结构是一种联系并规范股东（财产所有者）、董事会、高级管理人员权利和义务分配，以及与此有关的选聘、监督等问题的制度框架。简单的说，就是如何在公司内部划分权力。我国公司治理结构是采用“三权分立”制度，即决策权、经营管理权、监督权分属于股东会、董事会或执行董事、监事会。通过权力的制衡，使三大机关各司其职，又相互制约，保证公司顺利运作。内部控制制度可以说是公司治理结构的重要组成部分，是通过内部控制的监督作用实现各利益相关方的权利制衡。内部控制对公司治理结构的影响具体表现在以下方面A有效的内部控制是正确处理企业利益相关方关系、完善公司治理的重要保障良好的内部控制可以实现公司股东大会、董事会、监事会、债权人等权力机构的相互制衡，有利于正确处理企业相关各方的利益关系，完善公司治理结构。B有效的内部控制有利于实现所有者决策权力和经营管理权力的制衡由于所有权与经营权的分离和信息的不对称，经营者往往成为内部控制的现实主体，直接控制着企业的生产经营管理和会计信息的生成，而所有者只有通过企业生成的会计信息来了解生产经营情况、监督经营者。有效的内部控制有利于真实、完整、可靠的会计信息的生成，反映企业实际的运营情况，便于所有者对经营者实施监督，从而使双方的权力得到制衡。10可以说，没有完善的内部控制制度也就没有完善的公司治理结构。采购控制是内部控制的中心环节，采购联系生产、销售、库存等多个环节，是上市公司生产运营过程的重要组成部分，加强采购环节的内部控制建设，通过对请购、审批、采购、验收、入库、记账等各个环节进行严格规范，有利于保证采购业务的真实性、规范性、科学性，有效性，发挥采购内部控制的监督作用，完善内部控制制度和公司治理结构，强化基本制度的建设。10朱栗“公司内部治理对盈余管理的影响”，中国硕士论文数据库32规范公司采购管理，杜绝违法违纪行为采购业务是公司较为频繁、常见的业务，采购过程复杂，手续繁多，容易出现违法违纪现象，如“齐二药”的采购事件，该厂采购执行人员和相关主管人员违反物料采购规范和药品生产质量管理法规及相关规章制度，严重违规操作，导致发生重大伤亡事故，损害商家和消费者利益11；普尔斯马特危机事件也是由于采购人员收受贿赂，损害公司利益，最终导致公司倒闭的典型案例。这些采购舞弊案件的发生暴露出公司采购业务内部控制存在的问题。构建完善的采购业务内部控制制度，针对采购业务内部控制各环节的控制缺失，设计有效的应对策略，使采购业务各流程形成系统化、一体化的监督体系，通过准确的采购计划、完善的采购流程、严格的采购审批和合同审计，对采购活动进行严格规范，有利于规范公司采购管理，杜绝违法违纪行为。33提高物资采购质量，降低物资采购成本A提高物资采购质量采购的原材料投入到生产过程中，最终将形成产成品；采购的机械设备、办公用具等也是为公司的生产经营服务的，可以说，采购物资的质量对生产经营至关重要，其质量的高低直接影响着最终生产的产品质量，关系着公司生产经营的顺利进行和最终获利情况。通过对采购过程中的审批、验收等环节进行严格规范，完善采购业务内部控制制度，有利于保证采购物资的质量水平，有助于保证公司产品质量，提高公司的市场竞争力。B降低物资采购成本据统计，制造业行业的采购成本占到产品成本的5080左右，而上市公司又以制造业为主，因此可以说，采购成本是上市公司产品成本的主要组成部分。随着全球性竞争的日益激烈，通过降低成本来增加收益已成为各企业保持竞争力的有效手段。构建采购业务内部控制制度，就是从设计采购流程、加强供应商管理、制定科学合理的定价策略和采购批量策略等多方面进行规范有效的管理，实现采购中对公司有利的采购价格和采购批量，这将有助于降低物资采购成本，提高公司经济效益。11王为人“采购案例精选”，电子工业出版社，2009年4月，P21134有助于进一步优化内部控制体系采购业务内部控制制度是上市公司内部控制体系的组成部分，是内部控制在采购环节的具体规范和程序，加强采购业务内部控制，完善采购业务内部控制制度，不仅可以充分发挥采购业务内部控制的积极作用，同时，采购业务内部控制发现的问题和得到的经验对其他内部控制具有很好的借鉴作用，因此可以说，构建完善的采购业务内部控制制度有助于进一步优化内部控制体系。提高公司整体的内部控制水平。4上市公司采购业务内部控制制度的设计思路41优化采购流程目前很多上市公司仍在使用传统的采购流程，然而传统采购流程在采购计划、采购价格控制、人员分工和相互监督等方面都存在漏洞，针对上市公司多元化经营，规模较大，业务种类较多，采购业务频繁的采购特点，提出优化采购流程的基本思路A制定准确的采购计划采购计划是公司年度计划的一部分，是执行采购业务的行为标准，在采购计划的制定过程中有几项工作需要明确，即采购数量的确定、采购预算的制定和采购信息的收集（1）采购数量的确定1）销售预测法。确定采购数量的简便方法是运用销售预测方法确定，即根据以销定产的原则，运用销售百分比法、回归分析技术或使用计算机进行销售预测以确定未来存货需求，即生产需要量。并根据下面的公式确定采购量本期采购量生产需要量期末存量期初存量2）经济订货量模型法。为了使存货总成本达到最低，也可采用经济订货量模型确定采购量。在经济订货量法下，决定进货项目和选择供应单位是销售部门、采购部门和生产部门的职责，财务部门要做的是决定进货时间和决定进货批量（分别用T和Q表示）。按照存货管理的目的，需要通过合理的进货批量和进货时间，使存货的总成本最低，这个批量叫做经济订货量，有了经济订货量，可以很容易地找出最适宜的进货时间。经济订货量基本模型需要设立的假设条件是企业能够及时补充存货，能集中到货，不允许缺货，需求量稳定，并能预测，企业现金充足，所需存货市场供应充足等12。公式如下经济订货量（Q）SQRT2一次订货成本年需求量/单位储存成本（2）采购预算的制定采购预算是采购计划的一个重要部分，制定科学合理的采购预算有利于合理安排采购资金、优化资源分配，采购预算的制定主要由财务部门负责，财务部门在制定采购预算时需要获得采购部、生产部、仓储部、信息部的全力配合，这将有利于采购预算的编制。（3）采购信息的收集采购计划是由大量信息组成的，因此，制定准确的采购计划需要收集有关供应商、生产、销售、库存等相关信息，上市公司应当安排独立的部门或人员负责有关信息的收集、整理和加工，以配合采购计划的制定。B选择灵活的采购方式（1）分散采购。根据上市公司多元化经营的特点，建议实行分散采购，实行分散采购就是把采购权交给各分支机构，分支机构掌握采购的决策权和自主权后，就可以直接与多种多样的当地供应商建立联系，决策效率更高，采购资金使用效率也更高；同时，在分散采购下，分支机构逐渐掌管日常事务，积极性和主动性得以提升，能够挖掘出更多管理优势。分散采购并不是说总部完全不参与，实际上，总部对分支机构的采购活动具有重要的监督职能，但总部通常不对分支机构的采购决策进行行政干预，而是通过制定合作政策，消除部门间的障碍。在一定程度上，总部成为了各分支机构间的桥梁。分散采购图示（2）集中采购。对于一些频繁需求的常规物资，也可采用集中采购的方式，集中采购最明显的优点就是能够将公司不同部门的采购需求进行合并，通过增加采购数量达到降低成本的目的。同时集中采购也有利于提高产品和货物的标准化，不仅可以减少运营成本，也能进一步降低整体价格水平。集中采购图示（3）细分化采购。细分化采购，是将采购责任细化分解的方法。一般由总部采购中心负责制定采购战略，而采购与供应管理的任务交由预算部门负责。实行细分化采购，有利于部门间的权利与责任明确，同时形成准确的采购预算，有利于预算部门根据市场变化快速反应。细分化采购图示（4）联盟采购。联盟采购就是各分支机构将采购