外贸跟单信函

外贸跟单信函篇一外贸流程图及函电基本用语外贸流程图及外贸信函基本用语黄牛外贸跟单的流程1客户询盘一般在客户下PURCHASEORDER之前，都会有相关的ORDERINQUIRY给业务部，做一些细节上的了解。2报价业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PROFORMAINVOICE给客户做正式报价。3得到订单经过洽谈，收到客户正式的订单PURCHASEORDER。4下生产订单得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5业务审批业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。6下达生产通知业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产61如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。62如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。63如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。7验货71在交货期前一周，要通知公司验货员验货。72如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。73如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。9商检如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10租船订仓101如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。102如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。103如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。104向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11安排拖柜111货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等112传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。113要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12委托报关在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。13获得运输文件131最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。132督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。133及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14准备其他文件141商业发票L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。142FORMA原产地证书FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。143一般原产地证一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。144装运通知一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。145装箱单装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15交单151采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。152采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。153如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。16业务登记每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。17文件存档所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。18单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。ENQUIRY询盘OFFER报盘商务谈判礼貌原则A建立贸易关系1我们愿与贵公司建立商务关系。2我们希望与您建立业务往来。3我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。例句1WEAREWILLINGTOESTABLISHTRADERELATIONSWITHYOURPANY2PLEASEALLOWUSTOEXPRESSOURHOPEOFOPENINGANACCOUNTWITHYOU我公司专业生产/销售XXXXLED3THISCORPORATIONISSPECIALIZEDINHANDINGTHEIMPORTANDEXPORTBUSINESSINELECTRONICPRODUCTSANDWISHESTOENTERINTOBUSINESSRELATIONSWITHYOU神华集团龙头企业，拳头产品白象方便面B自我推荐1请容我们自我介绍，我们是首屈一指的贸易公司。2本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。3我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。例句1LETUSINTRODUCEOURSELVESASALEADINGTRADINGFIRMIN2OURPANYHASBEENINTHISLINEOFBUSINESSFORMANYYEARSANDENJOYSHIGHINTERNATIONALPRESTIGE3OURPRODUCTSAREOFVERYGOODQUALITYANDOURFIRMISALWAYSREGARDEDBYOURCUSTOMERSASTHEMOSTRELIABLEONEC推销产品出售个人信息/模拟号码1我们从获知贵公司的名称，不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。2我们新研制的已推出上市，特此奉告。3我们盼望能成为贵公司的供应商。4我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。5相认您对本公司新出品的会感兴趣。例句1YOURNAMEHASBEENGIVENBYANDWELIKETOINQUIREWHETHERYOUAREINTERESTEDINTHESELINES。2WEAREPLEASEDTOINFORMYOUTHATWEHAVEJUSTMARKETEDOURNEWLYDEVELOPED3WEAREPLEASEDTOGETINTOUCHWITHYOUFORTHESUPPLYOFSUPPLIER社会责任感国家免检产品4YOUWILLBEINTERESTEDTOHEARTHATWEHAVEJUSTMARKETEDOURNEWPRODUCT5YOUWILLBEINTERESTEDINOURNEWPRODUCTD索取资料吸水拖把工业设计社会学1我们对贵方的新产品甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。2我们从纽约时报上看到贵公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。2WEHAVESEENYOURADVERTISEMENTINTHENEWYORKTIMESANDSHOULDBEGLADTOHAVEYOURPRICELISTSANDDETAILSOFYOURTERMSITEMS3获知贵公司有已上市，希望能赐寄完整的详细资料。3WEHEARTHATYOUHAVEPUTONTHEMARKETANDSHOULDBEGLADTOHAVEFULLDETAILSMARKETINGCHIEFDIRECTOR区域经理大中华区（MARKETINGCHIEFDIRECTORFORCHINAMAINLAND,INCLUDINGHONGKONG,MACAO,TAIWAN）大中国区承蒙XXXXX4如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。4WESHOULDAPPRECIATEFULLPARTICULARSOFYOURNEWLYDEVELOPEDPRODUCT5如蒙赐寄有关的样品（SAMPLES）和价目表，我们将甚为感激。例句1WEAREINTERESTEDINYOURNEWPRODUCTANDSHALLBEPLEASEDTOHAVEACATALOGANDPRICELIST5WESHOULDBEOBLIGEDIFYOUWOULDSENDUSPATTERNSORSAMPLESANDPRICELISTSOFYOURE寄发资料BROCHURE“有理/有利/有节”1很高兴寄你一邮包，内装1WEAREPLEASEDTOSENDYOUBYPARCELPOSTAPACKAGECONTAINING2欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。2WEHAVEPLEASURESINSENDINGYOUOURCATALOGUE,WHICHGIVESFULLINFORMATION3欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。3WESHOULDBEPLEASEDTOLETYOUHAVESAMPLESTOGIVEADEMONSTRATIONATYOURPREMISES会展英语您你们4为使贵方对我方各种款式的手工艺品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和一些样品资料，供您参考。4INORDERTOGIVEYOUSOMEIDEAOFVARIOUSQUALITIESOFHANDICRAFTSWECARRY,WEHAVEPLEASUREINFORWARDINGYOUBYAIRMAILONECATALOGUEANDAFEWSAMPLEBOOKSFORYOURPERUSAL硬实力，长城电脑大使AMBASSADOR软实力企业文化例句2WEHAVEPLEASURESINSENDINGYOUOURCATALOGUE,WHICHGIVESFULLINFORMATIONABOUTOURVARIOUSPRODUCTS3WESHOULDBEPLEASEDTOLETYOUHAVESAMPLESTOGIVEADEMONSTRATIONATYOURPREMISES4INORDERTOGIVEYOUSOMEIDEAOFVARIOUSQUALITIESOFHANDICRAFTSWECARRY,WEHAVEPLEASUREINFORWARDINGYOUBYAIRMAILONECATALOGUEANDAFEWSAMPLEBOOKSFORYOURPERUSALF附寄资料1随函附上本公司新出品的样品，请查收。1YOUWILLFINDENCLOSEDWITHTHISLETTERASAMPLEOFNEW（PLEASECHECKITOUT）2随函附上购货合同第号两份，希查收，谅无误。请会签并退我方一份备案。2ENCLOSEDPLEASEFINDTWOCOPIESOFPURCHASECONTRACTNO，WHICHWETRUSTWILLBEFOUNDINORDERKINDLYSIGNANDRETURNONECOPYFOROURFILEPS附言/备注附件ENCLOSUREINTRIPLICATEPLACEANORDERWITHSB3我们很高兴地附上询价单第号，请贵方报离岸价格。4我们确认向贵方购买,随函附上订单确认书供参照。4WECONFIRMHAVINGPURCHASEDFROMYOUACONFIRMATIONORDERISENCLOSEDFORYOURREFERENCEREF例句1YOUWILLFINDENCLOSEDWITHTHISLETTERASAMPLEOFNEW2ENCLOSEDPLEASEFINDTWOCOPIESOFPURCHASECONTRACTNO，WHICHWETRUSTWILLBEFOUNDINORDERKINDLYSIGNANDRETURNONECOPYFOROURFILE3WEHAVEPLEASUREINENCLOSINGOURFILE4WECONFIRMHAVINGPURCHASEDFROMYOUACONFIRMATIONORDERISENCLOSEDFORYOURREFERENCEG请求做代理商1我们深盼与英国公司接洽，希望成为其销售代理商之一。1WEAREANXIOUSTOCONTACTSOMEBRITISHFIRMSWITHAVIEWTOACTINGASTHEIRSELLINGAGENTS采购代理PURCHASINGAGENTS2如蒙考虑担任销售你们代理商，我们将十分高兴。例句1WEAREANXIOUSTOCONTACTSOMEBRITISHFIRMSWITHAVIEWTOACTINGASTHEIRSELLINGANGENTS2WESHOULDBEGLADIFYOUWOULDCONSIDEROURAPPLICATIONTOACTASAGENTSFORTHESALEOFYOURH请求报价1兹函请提供的报价。2请将定期供应之报价赐知。3请将下列货品的最低价格赐知。例句1WEAREWRITINGTOINVITEQUOTATIONSFORTHESUPPLYOF2PLEASELETUSHAVEAQUOTATIONFORTHEREGULARSUPPLYFOR3KINDLYQUOTEUSYOURLOWESTPRICESFORTHEGOODSLISTEDBELOWI询价1随函寄上询价单一份。2如果贵方对感兴趣，请告具体询价。3一收到贵方具体询价单，我方马上航空邮上样品册并报价。例句1WEAREENCLOSINGHEREWITHANINQUIRYSHEET2IFYOUAREINTERESTEDINOUR,PLEASELETUSKNOWWITHASPECIFICINQUIRY3QUOTATIONSANDSAMPLEBOOKSWILLBEAIRMAILEDTOYOUUPONRECEIPTOFYOURSPECIFICINQUIRYJ价格1我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。2我们很抱歉地通知你方价格无竞争力，若贵方能降低价格，使我方可接受的话，我们仍对交易感兴趣。2WERESORRYTOINFORMYOUTHATYOURPRICEHASBEENFOUNDUNPETITIVE,BUTWERESTILLINTERESTEDINDOINGBUSINESSIFYOUCANBRINGDOWNYOURPRICETOALEVELACCEPTABLE例句1WEFINDYOURQUOTATIONSLIGHTLYHIGHERTHANTHOSEWEHAVERECEIVEDFROMOTHERSOURCES,ANDASKYOUTOREDUCEYOURPRICETOMEETTHEPETITION篇二个人经历详细解答外贸跟单新手如何写好开发信原创新手如何写好开发信，加大成交率原创新手如何写好开发信加大成交率原创新手如何写好开发信，附上老外的建议和成交案例（有更新）附上老外的建议和成交案例有更新）很SALES朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“NO,THANKS”就可以让你激动半天。其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从GOOGLE和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做SALES和SALESMANAGER，PATODIRECTOR，一直到现在做BUYER，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做SALES的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多即使不说成交率，回复率也大大高过我们很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓真正的好的EMAIL，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎必须要忘记中国人的行文和思维方式么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习必须要忘记中国人的行文和思维方式，惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了我先列举一些大部分朋友写EMAIL时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。1）邮件写得过长。）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理EMAIL，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是23秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在OUTLOOK里标注上要处理的具体时间，然后从INBOX拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的RIGHTPERSON，你的开发信只能停留在他眼前23秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经）没有明确的主题。验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题“WEARETHEMANUFACTUREROFLIGHTS”，又或者“NEEDCOOPERATION”或者，“GUANGDONGTRADINGPANYLTD”或者，“PRICELISTFORLIGHTSGUANGDONGTRADINGPANYLTD”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看就要根据之际情况来判断了。举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEFCOLTD，目前公司最大的客人是美国的HOMEDEPOT，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码如果我要写一封开发信给美国的ABCINC（这个名字是我编的），我从GOOGLE上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“REABCINC/HOMEDEPOTVENDORSOLARLIGHT/DEFCO,LTD”其中，ABCINC代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；HOMEDEPOTVENDORSOLARLIGHT明确表示你是北美第二大零售商HOMEDEPOT的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEFCO,LTD代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的BUYER，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，HOMEDEPOT的供应商的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好他打开邮件的概率会非常非常大再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件只要关键词输入HOMEDEPOT，保证一下子就找到。3）长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做BUYER，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还）长篇大论的公司或工厂介绍。稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2017年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO90012017质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。有朋友会反问，那是不是完全不写呢我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写SUPPLYSOLARLIGHTSFORHOMEDEPOTWITHWEHIGHQUALITYANDPETITIVEPRICEHOPETOCOOPERATEWITHYOU简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。4）爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写EMAIL，总是喜欢把）爱炫耀英文水平。文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的EMAIL水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人MIKE，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。第一个应聘者是这样写的DEARMIKE,THISISJENNYFROMEDFCOLTDWERESOPLEASEDTORECEIVEYOURSAMPLESIALREADYSENTTHEMTOOURFACTORYLASTWEEK,ANDWASINFORMEDTHEREALMATERIALISPP,NOTABSASYOUMENTIONEDLASTTIMEWHATSTHEMATTERILLGIVEYOUREPLYASSOONASWEGETTHEOFFERFROMTHEFACTORYITWILLTAKESEVERALDAYSPLEASEBEMOREPATIENTBUTTHEYALSOTOLDME,THERAWMATERIALINCREASEDTHESEDAYSCOULDYOUPLEASECONFIRMTHEPRICEQUICKLYAFTERYOUGETITWELLPURCHASETHERAWMATERIALANDDOTHEPRODUCTIONIMMEDIATELYLOOKINGFORWARDTOYOURREPLYTHANKYOUBESTREGARDS,JENNY这封邮件写得好么老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦如果能简单一点，是不是更好我们看看第二位应聘者写的EMAILDEARMIKE,HOWAREYOUWERECEIVEDYOURALLSAMPLESTHEFACTORYCHECKEDTHEDETAILS,ANDFOUNDTHEMATERIALWASPP,NOTABSASYOUTOLDPLEASEGIVETHEMSOMEMORETIMETORECHECKTHEPRICE,BECAUSETHEMATERIALISDIFFERENTFROMTHEPASTORDERSHOWEVER,THEMATERIALWASINCREASEDVERYQUICKLYTHEREFORE,PLEASEKINDLYPLACETHEORDERSOONIFTHEPRICEISOKFORYOUWELLDOPRODUCTIONASAPTHANKYOUINADVANCEKINDREGARDS,TOMMY这封呢我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“WE”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把PURCHASETHERAWMATERIAL去掉了，直接用“WELLDOTHEPRODUCTIONASAP”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。我会这样写HIMIKE,SAMPLESRECEIVEDANDALREADYPASSEDTOVENDORTHEMATERIALWASPP,NOTABSOFFERSHEETISPREPARINGANDWILLBESENTTOYOUSOONBYTHEWAY,RAWMATERIALINCREASEDTHESEDAYS,PLSMAKEADECISIONQUICKLYTOGOAHEADAFTERPRICECONFIRMEDWELLARRANGETHEMASSPRODUCTIONASAPTHANKSANDBESTREGARDS,C几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧续上文只要做到“简洁”“清楚”“准确”、，这就是一封好的EMAIL了。5）喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写EMAIL的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种ARIAL，VERDANA，CALIBRI，TIMESNEWROMAN，也有一些用TAHOMA字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMINGLIU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下DEARC,PLEASEHELPTOSENDTHESAMPLESTOMYHKOFFICEBEFORETHISWEEKENDTHANKSRIO这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。6）主动语态用得太多。英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满WE，I之类的人称的。相反要多用被动语态。比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说WELLSENDYOUTHESAMPLESTOMORROW这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写SAMPLESWILLBESENTTOYOUTOMORROW用得是被动语态，人称就没有了。7）经常会问一些毫无意义的话。比如DOYOUWANTOURPRODUCTS这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说NO，你怎么回复那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。还有诸如DOYOUINTERESTEDINOURPRODUCTSAREYOUSOURCINGFORHOWISYOURBUSINESSRECENTLYWOULDYOULIKETOCOOPERATEWITHUS这些都是毫无意义的话。开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。续上文所以在我看来，新手最容易犯的就是以上的10个错误，当然也不排除一些老业务员也有有12个问题。朋友们可以自己对照一下，看这10个错误中，有哪些是自己会经常犯的，或者是没有意识到的。如果某个朋友看了后发现自己一个问题都不会有，那恭喜您了，这篇帖子不适合您，但是也请您有空的话在这里多指点一下大家，让各位朋友也包括我多学习学习。这些只是我个人的一点点经验，自然希望大家的指正。呵呵，坦白说，我以前的EMAIL写得并不好，后来有个比较热心的老外指点过我一些，然后我开始有意识地去模仿他们的行文方式和遣词用句，尽管还是有这样那样的缺点，但比一开始已经好很多了。不怕大家笑话，我把我刚工作的时候写的开发信给大家看看DEARKATHERINETHISISCFROMDEFCOLTDINSHENZHENVERYGLADTOWRITETOYOUHEREITSMYPLEASURETOBEONSERVICEOFYOUIFPOSSIBLEFIRSTLY,LETMEINTRODUCEMYPANYINSHORTWERE。长篇大论的公司介绍，写了整整两大段，这边就不贴了OURPRODUCTSAREVERYPOPULARINBOTHGLOBALMARKETANDDOMESTICMARKETWELETOVISITOURPANYIFYOUHAVETIMEWELLARRANGETHECARTOPICKYOUUPFROMTHEAIRPORTITSCONVENIENTTOOURPANY,JUST50KILOMETERSOURGOALIS。这边是写公司的宗旨，什么质量第一，服务优良之类的，总之都是些废话ENCLOSEDOURPRICEQUOTATIONSHEETFORYOURREFERENCEPLEASECHECKANDFINDIFSOMEITEMSMEETYOURINTERESTIFSO,ILLBEHAPPYTOSENDYOUSAMPLESFOREVALUATIONWESINCERELYHOPETOESTABLISHBUSINESSRELATIONSHIPWITHYOURESTEEMEDPANYANDIALSOHOPETOBEYOURFRIENDINPRIVATEIFANYQUESTIONS,PLEASECONTACTMEFREELYTHANKYOULOOKINGFORWARDTOYOUREARLYREPLYYOURSSINCERELY,CDEFCOLTDROAD,CITY,PROVINCE,CHINATELFAXEMAILWEBSITE够震撼吧我现在自己看看都想笑。这就是学校里外贸函电学出来的东西呢，实际应用中实在惨不忍睹，甚至还要教你在EMAIL的左上角写上公司名和公司地址、日期，我的妈呀，现在哪有老外这样写的，只有以前用手写的时候貌似才有。接下来给大家分享一封老外写的EMAIL开发信，大家看看HEYGUY,XYZTRADINGHERE,EXPORTINGLANTERNSWITHGOODQUALITYANDLOWPRICEINUSCALLME,LETSTALKDETAILSRGDS,RICKCELLPHONE这是一个巴西的贸易公司写给陌生的美国公司的开发信。别人也是做TRADING的，怎么就写的和我们不一样呢有些人会说，哎呀，老外比较懒惰。没错，很多老外是很懒，但是你明知道他很懒，你还长篇大论的，你觉得这么懒的人会花时间仔细读你的开发信么懒是一方面，这点没错，老外通常没有中国人勤奋，但是反过来看，他们往往是言简意赅，只说最重要的话，一句废话都没有。因为在他们的文化里，时间很宝贵，不能耽误自己的时间，也不要耽误别人的时间。接下来我会分享自己的成功开发信经验，给大家SHARE一个亲身经历的案例，从开发信到最后订单确认的全过程。我需要回家去仔细找一找以前的邮件，把来来回回的每一个回合都贴上来，供大家参考。未完待续强力支持楼主的贴我第一个晒自己的开发信，请楼主指点12DEARSIRSFROMTHEINTERNET,WEGETYOURPANYNAMEWHATIWANTISJUSTTOSEETHATIFWEHAVETHECHANCETOCOOPERATIONINTHENEARFUTUREORNOTWEAREAFACTORYOFFIBERGLASSINCHINAANDOURMAINPRODUCTISCHOPPEDSTRANDMATCSMANDSTITCHCHOPPEDSTRANDMATANDETCWEHAVEBEENINTHEFIELDFORMANYYEARSICANGIVEYOUTHECSMINVERYPETITIVEPRICEANDHIGHERQUALITYIFYOUNEEDMOREINFORMATION,PLEASEGOTOOURWEBSITEIWONDERIFYOUNEEDTHISPRODUCTIFYOUAREINTERESTEDINOURPRODUCTS,PLEASEKINDLYRETURNTHISMAILMAYBENOWYOUHAVEREGULARBUSINESSPARTNER。IFSO，PLEASELEAVEMYMESSAGEINYOUREMAILBOX，MAYBESOMEDAYITWILLBEUSEFUL。IFYOUNEEDTHEPRICETOPAREWITHYOURPARTNERGIVES,WELEYOURSSINCERELYJACK很多地方我实话实说，你千万别介意啊我个人认为，你的开发信有以下几个问题多秒钟时间来看。1）文字太长，很难扫一眼就看明白，至少要花10多秒钟时间来看。而一般老外看文字太长，很难扫一眼就看明白，邮件通常就是3秒扫一眼，然后决定邮件的命运。可以把它删减一下，突出重点就可以了。这句不好，给客人感觉你就像是个搞推销的。2）FROMTHEINTERNET这句不好，给客人感觉你就像是个搞推销的。其实你没收到客人主动的询盘，开发信最好写的“含糊”一点，不要说“我从哪里哪里得到你的信息”，这点和外贸函电课本上是完全相反的请大家千万要注意很多客人对推这点和外贸函电课本上是完全相反的这点和外贸函电课本上是完全相反的请大家千万要注意销信很反感，因为他每天都收到各种骚扰，实在不胜其烦。最好一开始给客人一种模棱两可的感觉，他也记不起来究竟是以前问你询过价呢，还是展会上有见过你。所以“FROMTHEINTERNET,WEGETYOURPANYNAME”类似的话千万不要说说了反而会有反效果。可以这样写WEREGLADTOHEARTHATYOUREONTHEMARKETFOR。，我们很高兴获悉你对某某产品有兴趣。这是不是好很多呢客人会想，我是不是B2B上问他询过价还是今年或去年哪次展会上见过这家伙只要你切中要害，他回复你了，那目的就达到了等到你们来来回回联系很多次了，客人知道你仅仅是在网上搜到他的联系方式，也不会那么防备和介意了。对吧公司介绍太多，最好一笔带过。3）公司介绍太多，最好一笔带过。客人不会有太大兴趣去看的。只有等他对你的产品，价格各方面都有兴趣，他才会要了解一下你们是什么样的公司，什么规模之类的。很多很多多余的话可以删掉的。4）很多很多多余的话可以删掉的。比如说“我知道你有老供应商，但请你保留我的邮件，也许你有一天用得上”这类的话都可以删掉。即使你写了，他想删掉，你也不能控制啊。最好的办法就是什么都不写，但是让他有那么一刻的犹豫，是不是先存一下这封邮件。这就是你字里行间需要把握的地方5）最后一句话是全文里面最不好的一句“IFYOUNEEDTHEPRICETOPAREWITH最后一句话是全文里面最不好的一句“WELE”YOURPARTNERGIVES,WELE”。我知道你想表达的意思是，我这边价格很好的，非常欢迎您和别的供应商比较价格。你想告诉客人的是，你的价格很有优势，不怕比较。但是给客人理解起来，就是完全另外一种味道了。这是中国文化和西方文化之间的差异，西方人看来，这句话有恶意贬低他人的嫌疑。而且一分钱一分货的道理他们是知道的。专业的客人和大买家都不会在一开始随便谈论价格，聪明的SALES也不会在一开始谈论价格，只有当你把所有问题都搞清楚了，最后谈价格，成交率会大大提高。如果有朋友读过ROGERDAWSON写的“SECRETSOFPOWERNEGOTIATING”，就知道怎样跟客人谈价格了。这是题外话，我以后如果写一篇如何跟客人谈价格有关的文章，会详细论述的。如果你这个客人正巧做的是中高端市场，你这句话让他一看，就会觉得你卖的东西是CHEAPITEM，不是他的STYLE，那就画蛇添足了。更何况这句话有点拽，让人读上去的第一感觉不太舒服。要突出自己的价格优势没错，但最好不要这么直接，旁敲侧击让他明白，反而效果更好，不信的话可以试一下哦。这是我改的，你试着和你原来的开发信比较一下，是不是大大减肥了HISIR,GLADTOHEARTHATYOUREONTHEMARKETFORFIBERGLASSWESPECIALIZEINTHISFIELDFORSEVERALYEARS,WITHTHESTRENGTHOFCHOPPEDSTRANDMATANDSTITCHCHOPPEDSTRANDMAT,WITHGOODQUALITYANDPRETTYPETITIVEPRICESHOULDYOUHAVEANYQUESTIONS,PLSDONOTHESITATETOCONTACTMEFREESAMPLESWILLBESENTFORYOUREVALUATIONTKSBR,JACKPANY这里留下公司名、电话、传真、邮件就可以了，正文就可以写的很简单。TELFAXMAILWEBSITE请记住，如果你非要在里面加上网页链接，请放在签名里，不要放正文，让人感觉更像搞推销的，不太好。一开始开门见山指出，很高兴获悉您对某某产品感兴趣，我们专业生产这类产品多年，优势在于什么地方，质量好，价格相当有竞争力。这样就已经把要表达的意思表达出来了。第二段就是两句话，有问题随时联系我，免费样品随时会寄来供您测试既表达了你想要合作的愿望，又表示了自己的诚意，只要您有需要，我们随时为您服务。这样写的就给人感觉不卑不亢，既没有显得很拽，也没有在老外面前矮一截。大家是平等的关系，本来就是相互的合作，找机会争取双赢。这点反而会让西方人比较赞赏。不是说价格低就能赢得订单的，真正拿到ORDER是综合性的考量，价格是重要的一方面，但不是完全的。除了有少部分只看价格的客人除外。我想问LZ，我发的开发信，有人回了，可是回复之后就都没反应了。我该怎么办有几个回了两三次，大概就是问了些问题，然后就OVER了。主要看对方怎么回，如果是一句NO,THANKS那就算了。如果真的有内容，而且里面是有些问题的，那就要争取，要想办法抓牢。我的经验是，如果一个客人和我来来回回写了1个月EMAIL，我会觉得成交希望很大；如果和我写了3个月EMAIL讨论一个产品或一系列产品，我就有9成把握了；如果一个项目和我谈了半年，来来回回两百多封邮件了，那我想不做都不行了，客人会盯牢我的，订单就是时间问题了。客人时间很宝贵，如果一个项目和你讨论几个月了，然后没下文了，然后再去和别的供应商又从头来起，再谈几个月这不可能的总之一句话，和客人沟通的回合越多，时间越长，拿下订单的可能性越大嘿嘿，这样说吧，拖死他，拖到他不得不把订单下给你为止关于你的问题，恐怕还要具体分析，我没有看到来回的邮件，不好妄作判断。我想说的是，开发信能联系到客人，其实就已经成功了客人还跟你讨论具体问题，那已经PERFECT了接下来能否有进一步发展，就要各方面去把握了。有可能客人有采购你的产品，但是他一直有主线供应商，只是随便问问，比较一下而已。也有可能客人仅仅是有那么一点点兴