文件编号-统一信息门户-湖北民族学院

协同办公系统用户操作手册编制日期_审核日期_批准日期_目录第1章协同办公系统使用说明211登录系统2111登录方式一2112登录方式二312系统功能模块5121待办事项5122通知公告13123公共信息15124站内信15125通讯录20126文档库25127自定义分组28128业务申请29129信息发布35第2章移动OA系统使用说明4321安装手机客户端43211下载手机客户端43212安装手机客户端4522移动OA系统使用方法45221登录系统45222系统功能45第1章协同办公系统使用说明本章描述了协同办公系统的功能及使用方法，用户可根据使用权限阅读相关部分功能详解。11登录系统111登录方式一打开IE浏览器，输入地址HTTP/BGHBMYEDUCN/OA见下图图111进入统一身份认证平台，进行登录（见下图）图112输入自己的登录用户名、密码和验证码。用户名是由7位数字组成的新工号（获取方式可参见统一信息门户使用手册文档），初始化密码为身份证后8位。输入完成之后，点击“登录”登录按钮（见下图）图113112登录方式二1、登录统一信息门户平台打开浏览器登录学院首页，在下图界面中点击“信息门户”，或直接访问WHBMYEDUCN域名。图114页面跳转至“统一身份认证平台”，如下图图115以新工号为用户名、身份证号后8位为密码登录“统一信息门户平台”，界面如下图1162、进入OA系统点击图116中的“OA系统”链接，跳转至人“OA系统”页面，如下图图11712系统功能模块个人桌面是整个系统的导航，功能介绍如下图所示图118121待办事项“待办事项”模块将用户参与的工作流程中的待办、已办、待阅、已阅事项展示出来，并提供常用意见编写及委托设置等功能。1、我的待办点击【我的待办】进入“我的待办”界面，如下图图121（1）查看流程单详情点击待办事项的标题（蓝色字体），进入流程单详情，可进行流程处理、查看流转记录、查看流程图、关闭窗口等操作（见下图）图122（2）处理流程单击“流程处理”按钮，进入流程处理界面，如下图图123流程处理界面如下图124用户在填写完处理意见后可点击“办理完成”按钮提交，或点击“回退首环节”退回给流程发起人。（3）查看流程流转记录单击“查看流转记录”，在弹出的页面中可查看流程流转的记录，包括流程接收用户、处理意见及时间等信息。如下图图125图126（4）查看流程图点击“查看流程图”可查看当前流程的流转过程，包括流程参与者及流程走向等信息。如下图图127点击“回放流转过程”可回放当前流程已走完的过程。图1282、我的已办“我的已办”展示的是用户曾经参与过、但还未结办的流程事项。单击我的已办，显示出与用户的已办事项列表，界面如下图129点击列表中的事项标题，弹出已办事项详情，如下图图12103、已结办“已结办”展示的是用户曾经参与的、且已经归档的事项。点击已结办菜单项，显示出用户的所有已结办事项列表。（见下图）图1211与“我的已办”事项类似，单击列表中的事项标题，可查阅各已结办事项的详情。4、我的委托单击我的委托，可以显示用户委托其他人处理的事项。（见下图）图12125、委托设置单击委托设置，进入用户的委托设置界面。用户可通过“搜索”功能查看特定的委托设置，也可通过“新增设置”来建立新的委托。（见下图）图1213注在委托设置里面设置好被委托人，之后符合条件的业务将转交被委托人进行处理。用户本人可在这里查看业务内容，但不再进行处理，因为处理权已交给了被委托人。（1）添加委托设置点击“新增设置”按钮，在弹出的界面中新增委托图1214图1215填写完成后保存并退出，可在委托设置中看到该条委托事项。如下图图1216（2）修改委托设置委托设置生效后，所有符合设定规则的业务将转给被委托人，用户本人也可在我的委托里查看业务内容。若要修改委托内容，则打开委托设置，修改相应信息。若要取消委托，则打开委托设置，将当前“状态”改为“停用”，保存并退出。如下图图1217（3）拷贝委托设置选中需要拷贝的委托设置，点击“拷贝”按钮，即可拷贝该委托设置，然后根据需要修改名称、时间及委托人等信息，形成一个新的委托设置。如图图1218（4）删除委托设置选中需要删除的委托设置，点击“删除”按钮，即可停用该委托设置，同时删掉相应的委托记录。如图图12196、我的意见单击我的意见进行常用意见设定。此处设定的意见用于业务处理流程中手动输入意见的环节，用户可以预先设定常用意见，供处理业务时选择，从而减少输入次数、提高工作效率。（见下图）图1220保存填写的意见后，在流程处理（提交或审批）过程中的意见输入环节，可在“选择常用处理意见”下拉框中选择该条意见，如下图图1221122通知公告“通知公告”模块为用户提供各类通知公告的查阅功能，包括全校公告、部门公告和我的收藏三部分。如下图图1222（1）查询通知公告点击通知公告打开通知公告查看界面，可选中全校公告、部门公告和我的收藏，查看相关公告。点击公告后面的“加入收藏”，可将特别关注的公告加入我的收藏栏，方便以后查看。（见下图）图1223（2）查看通知公告详情单击公告标题可查看各条通知公告详情，如下图图1224123公共信息“公共信息”模块为用户展示学校的公共信息，供全校师生用户共享。点击公共信息，进入公共信息查看界面。页面左边为栏目信息，中间为各栏目中公共信息的列表，右边则为每条公共信息的详细内容。点击栏目名称，并选中感兴趣的信息标题，页面右边将显示其详细内容。如下图图1225该模块只提供查看功能，而公共信息的发布操作需要有特定权限的管理员来执行，发布的详细过程将在129节（信息发布）进行阐述。124站内信“站内信”是系统用户之间的一个交流平台，它为用户提供消息收发功能，类似于邮箱而又不同于邮箱。“站内信”与邮件的不同点在于电子邮件是通过专门的邮件服务器发送消息，而“站内信”是通过数据库插入记录的方式来实现的。点击站内信进入站内信界面，可看到“收件箱”、“发件箱”、“草稿箱”及“已删除”四个功能块。如图图12261、发送站内信点击“写信”，弹出写信界面，可进行信件编辑，包括标题、接收人员、附件及信件内容。如图图1227编辑好内容后，若点击“保存草稿”按钮，该信息内容将暂存为草稿。可点击“草稿箱”查看该信件；若点击“发送”按钮，则会立即将信件发送给所填写的接收人员。如图图1228“草稿箱”中的信件也可打开后进行编辑，或点击“发送”按钮进行发送。2、查看已收信件点击“收件箱”，可以查看已收信件，包括发件人、信件主题及发送时间等内容。如图图1229点击信件后面的“查看”按钮，可以查阅短信的详细内容。如图图12303、查看已发信件点击“发件箱”，可以查看发件记录，包括收件人、收件部门、主题及发送时间等信息。如图图1231点击信件后面的“查看”按钮，可以查阅短信详细内容。如图图12324、条件查询信件“收件箱”、“发件箱”和“已删除”中条件查询信件的方法完全一样，以条件查询已收信件为例在“标题”或“发送时间”输入框中输入关键字，点“查询”按钮，即可查询到与关键字相关的信件。如图图12335、删除信件发出的信件可直接点击“彻底删除”按钮一次性彻底删除；接收的短信则必须先在“收件箱“内点击该信息后面的“删除”按钮，使该信息进入“已删除”中，然后再进入“已删除”对该信息再次进行删除，方可彻底删除接收的信件。如图图1234图1235125通讯录“通讯录”模块为用户提供联系人姓名、地址、联系方式等关键信息的查阅功能。本系统中的“通讯录”分为“公共通讯录”和“个人通讯录”两类。点击通讯录进入如下界面图12361、公共通讯录公共通讯录中的联系人信息供所有用户共享，包括全校教职工的姓名、所在部门、性别、手机及邮箱等内容。（1）查找联系人点击“公共通讯录”选项，可查看全校所有教职工的联系信息。界面左边是导航树，右边是联系人列表。查找联系人的方式有两种一种是通过导航树找到其所在部门，然后在部门中定位该联系人；另一种则是在搜索框中输入关键字（姓名或电话等）进行查找。如图图1237注由于人力资源管理系统中的数据还不完整，目前公共通讯录中只提供联系人的部分信息，其他信息将在后期工作中予以补充。（2）查看联系人详细信息点击通讯录中的联系人姓名，可查看联系人详细信息。如图图12382、个人通讯录“个人通讯录”是用户自己创建并维护的联系人信息，只有用户自己可以查看。点击“个人通讯录”选项，进入如下界面图1239（1）设置分组用户可根据联系人的共性将他们分组管理，为查找联系人带来方便。用户可在以下页面中点击“新建分组”、“修改分组”和“删除分组”，根据提示进行相关操作。图1240（2）添加联系人点击“添加联系人”，可在弹出的页面中填写联系人详细信息，并设定其所在的分组，点击“保存”按钮之后，联系人添加成功。如下图图1241图1242（3）修改联系人信息点击联系人后面的“修改”，在弹出的界面中修改联系人信息并保存。图1243图1244（4）删除联系人选中等删除的联系人，点击“删除联系人”按钮，或直接点击联系人后面的“删除”，即可删除该联系人。如图图1245若需要一次性删除多条联系人信息，则点击“批量处理”，选中需要处理的所有联系人，再点击“删除联系人”，即可同时删掉多条数据。如图图1246图1247126文档库“文档库”模块为用户提供文档资料上传或下载功能。包括“个人资料库”和“公共资料库”。1、个人资料库“个人资料库”是用户的私人空间，用户可在其中通过上传或新建文档的方式填充资料，也可下载里面已存在的资料。点击文档库“个人资料库”，如图图1248（1）创建文件夹为了更好的区分和使用文档，可将文档用文件夹分类存放。点击“新建文件夹”按钮，在弹出的界面中背后建文件夹。如图图1249（2）上传文档打开文件夹，点击“上传”按钮，可上传文档到当前文件夹。如图图1250（3）新建文档打开文件夹，点击“新建文档”按钮，在弹出的界面中编辑文档内容并保存。如图图1251（4）移动资料选中要移动的文档，或选中要移动的文件夹，点击“移动至”按钮，在弹出的界面中选择目标文件夹，即可完成资料移动。如下图图1252图1253（5）删除资料选中要删除的文档，或选中要删除的文件夹，点击“删除”按钮，即可删除当前文档或文件夹。如图图12542、公共资料库“公共资料库”由管理员存放各类文档、文件夹、压缩文件，供全体用户共享。普通用户只可查看该库中的资料信息，无权做其他操作。如图图1255127自定义分组“自定义分组”模块供管理员管理公共分组及所有用户管理各自的个人分组，用于通知公告发布对象、提出申请或意见审批参与对象的选择。点击自定义分组进入如下界面图12561、我的分组点击“我的分组”“新建分组”，添加新的分组。如图图1257图1258点击各分组后面的“查看”、“修改”和“删除”，可对当前分组进行相应的操作。图12592、公共分组“公共分组”中“添加”、“查看”、“修改”和“删除”操作与“我的分组”类似，可参见“我的分组”相关知识点。128业务申请“业务申请”模块为有权限的用户提供业务申请功能，目前已启动的流程包括发文申请、通知公告发布申请、收文登记申请、请求报告申请和项目申报初审等流程。1、提交业务申请各业务申请操作基本类似，下面以通知公告发布申请和发文申请为例进行说明。（1）提交通知公告发布申请第一步、填写通知公告申请单。方法一在个人桌面点击【业务流程】启动流程“通知公告发布流程”。如下图图1260方法二在个人桌面点击【信息发布】通知公告发布“添加”。图1261以上两种操作之后，都可弹出“通知公告申请单”供用户填写。如下图图1262第二步、处理并提交申请。申请单填写完毕后，点击【处理文档】按钮，弹出文档处理界面图1263以上信息填写完成后，点击“办理完成”按钮，申请单将到达流程中的下一节点，即在上图中选择的“后继节点”。（2）提交发文申请第一步、在个人桌面点击【业务流程】启动流程“发文流程”，打开“湖北民族学院发文纸”。如图图1264图1265第三步、编辑完内容后点击“流程处理”按钮，选择流程审批的参与者。如图图1266图1267图1268信息填写完成后，点击“办理完成”按钮提交。2、审核业务申请以通知公告申请为例。通知公告申请发出去后，指定的后续节点需要对申请内容进行审核，审核通过之后才可发布。从个人桌面进入【待办事项】，点击我的待办，打开需要审核的申请进行审核，具体审核过程可参见121节，“我的待办”中“处理流程”知识点。3、查看业务申请在“我的申请”栏目中看到本人所发布的业务申请记录。以发文流程为例，如图图1269点击发文申请的标题，可查看该条申请的详细内容，再点击“查看流程记录”，可查阅该申请的审批记录及当前流程所处的审批环节。如图图1270图1271图12724、暂停运行业务申请若需要临时修改，可暂停运行正在流程过程中的业务申请。以发文流程为例，如下图图12735、催办业务申请可对正在流程过程中的业务申请进行催办，以发文流程为例，如图图12746、恢复或删除草稿箱中的业务申请点击草稿箱，选择相应操作，可恢复发文或者删除发文申请。如图图1275129信息发布“信息发布”模块为用户提供信息发布平台，用户可根据自己的权限发布信息。该模块包括两个功能通知公告发布和公共信息发布，前者可由所有用户执行；后者仅能被有特定权限的管理员执行。1、通知公告发布在个人桌面上点击“信息发布”“通知公告发布”，进入如下界面图1276（1）发布通知公告点击“添加”按钮，可弹出“通知公告申请单”，之后的操作可参见128节（业务申请）中的“提交通知公告发布申请”知识点。（2）查看通知公告审批详情对于还未生效的通知公告，可点击公告后面的“审批详情”，再点击“查看流转记录”，查看审批的详细情况以及流程目前所处的环节。如图图1277图1278图1279（3）查看通知公告阅读情况对于已生效的通知公告，点击公告后面的“阅读情况”，可查看流程参与者中已读用户的信息和阅读时间，以及未读用户的基本信息。如图图1280图1281图1282（4）修改、终止和删除通知公告对于已生效的通知公告，点击公告后面的“修改”、“终止”和“删除”按钮，可对当前公告进行相关操作。如图图1283（5）维护通知公告类型点击“类型管理”按钮，可在弹出的界面维护通知公告类型。点击“添加”按钮可添加类型，如下图图1284图1285填写完成后保存，此类型名称会在填写“通知公告申请单”时作为公告类型的选项出现。图12862、公共信息发布此功能仅供特定的管理员发布学校公共信息，普通用户无此发布权限，但可从个人桌面进入【公共信息】功能模块，查看已发布的公共信息。因此，此知识点仅供公共信息管理员参考。在个人桌面上点击“信息发布”“公共信息发布”，进入公共信息发布界面。左侧为公共信息栏目，右侧为各栏目中公共信息的列表。如图图1287（1）发布公共信息点击“添加”按钮，在弹出的窗口中填写公共信息内容。如图图1288填写完成后可进行预览、保存草稿或发布等操作。若点击“保存草稿”，信息将以草稿的方式保存，等待发布；若点击“发布”，信息不会直接发布出去，而是以“待生效”的状态等待发布。对于未发布信息，选中之后点击“发布”按钮，即可完成发布。如图图1289（3）修改公共信息点击公共信息后面的“修改”按钮，在弹出的界面修改信息内容并保存。如下图图1290（2）终止公共信息对于已发布的公共信息（发布状态为“生效”），可选中之后点击“终止”按钮进行终止操作。如下图图1291（4）删除公共信息点击公共信息后面的“删除”按钮，即可删除该条信息；或选中多条信息，点击“批量删除按钮”，一次性删除多条信息。如下图图12923、栏目管理点击【信息发布】公共信息发布，界面左边为栏目信息，点击右键即可出现“新建栏目”、“修改栏目”、“删除栏目”和“栏目权限”选项。如图图1293（1）新增栏目在栏目标题上点击右键，选择“新建栏目”，将打开添加信息栏目的页面，填好信息后点击“保存”按钮。如图图1294（2）修改栏目在栏目标题上点击右键，选择“修改栏目”，将打开信息栏目修改界面，修改好信息后点击“保存”按钮。如