行政管理制度

行政管理制度序言为了保证企业的持续健康快速发展，要求我们必须从实际出发，与时俱进地制定出一整套与企业发展和现代企业制度相适应的，更加健全完善的管理制度。管理制度是规范企业组织内部一切行为的“宪法”。我们制定这样一部“宪法”并凸显其“刚”性作用，初衷是要在企业组织中，培养和建立制度意识，形成“以制度衡量行为，以制度设计工作和活动的方式、过程，建设整个企业以制度为行为遵循，以制度为工作准绳的纯正风气，形成依法治厂的良好氛围”。本管理制度自公布之日起，公司全体员工必须严格执行。原制度与本制度产生歧意时，以本制度为准，原制度自行废止。二0一0年九月目录一、日常事务管理（一）总经理办公接待管理；（二）早操管理；（三）住宿大学生值班管理办法；（四）外事接待管理；（五）传真收发管理；（六）电话管理；（七）印信管理；（八）公司大事记；二、文书、合同管理（九）公文管理规定；（十）合同管理规定；三、会议管理（十一）会议管理制度；四、档案、图书管理（十二）档案管理暂行规定；（十三）图书资料借阅管理制度；五、办公设施、办公用品购置及使用管理（十四）办公用品管理制度；（十五）电子办公设备管理制度；（十六）网络使用管理制度；（十七）电子办公设备及网络管理细则；六、车辆管理（十八）办公用车管理制度；七、安全卫生管理（十九）公司保密制度；（二十）门卫管理制度；（二十一）消防安全管理制度；（二十二）文明作业管理制度（二十三）文明作业考核细则（二十四）环境卫生管理制度；（二十五）卫生管理补充规定；八、后勤服务管理（二十六）员工食堂管理制度；（二十七）公寓管理制度；（二十八）员工浴池管理制度；（二十九）车棚的管理制度；九、驻外办事处管理十、资产管理（三十）厂区土地、房屋、道路、地下管网及设施管理制度（三十一）绿地与树木管理制度十一、制度建设管理办法一、日常事务管理（一）总经理办公接待管理1、签字报销等事务处理时间安排（1）财务报销报销人须带齐由部门经理、财务经理审核签字后的各种凭证，再交由总经理签字，时间为每天上午。（2）各类需要审批的材料总经理事务繁忙时，由各部门送至行政部，总经理审批后，行政部将电话通知各部门取回；其他时间可自行呈报总经理审批。（3）需要保密的材料请将材料用信封或文件夹封好，由行政部负责转交。2、汇报及请示工作（1）需当面向总经理汇报或请示工作的，部门经理以上人员可直接面见总经理，一般人员应预先通知行政部，由行政部通知具体的汇报、请示时间；外来人员面见总经理的，必须先到行政部登记，征得总经理同意后，再安排会见时间。（2）需用书面形式汇报工作时，可将整理好的书面材料送至行政部，呈交总经理。对于需要保密的材料，请做好密封；（二）早操管理（由人力资源部负责管理）1、为强化公司管理，保持员工队伍的昂扬士气，对外树立良好企业形象，提高员工的身体素质，特制定此规定。2、所有行政人员必须在早上820前到公司出早操，820以后到公司或虽在820前到公司但未出早操者均按迟到处理。如有特殊情况，应提前通知人力资源部。3、早操值机实行各部人员轮班值周制度。每天800开始播放歌曲，817播放运动员进行曲，820准时做广播体操。（三）住宿大学生值班工作办法为培养大学生以独特视角发现问题、解决问题的能力，并通过值班向公司反馈信息，提出合理化建议；培养他们的责任感和对工作认真负责的精神，借此发现和培养人才。公司根据实际，制定了此项制度。1、住宿大学生值班工作的安排（1）值班时间值班人员在星期一至星期六下午下班一小时后必须进入岗位，值班时间为18002000，值班人员男女员工各一名。（2）操作步骤值班大学生要将发现的问题或建议填写在值班日志中，并需值班保安签字，值班后第二天交接前应交部门经理签字。（3）值班过程中提出中肯建议或切实可行建议1次，记作加班2小时，累计后调休。2、值班工作职责（1）配合保安检查办公楼各部室的灯具、电脑、门窗等是否关闭，按公司有关规定落实相关人员的责任。（2）检查厂区铁栅栏、厨房、车间和员工宿舍等是否存在安全隐患。（3）检查整个厂区的环境卫生（包括树木、草坪的浇灌与修剪）及修缮的方面，存在问题的，及时向行政部反馈。（4）对车间内文明生产作业、劳动纪律、节能等方面进行现场检查抽查。（5）检查宿舍是否存在水电浪费、卫生脏乱、喧哗吵闹、吸烟酗酒等现象。（6）详细记录值班日志，对检查结果正常与否都要及时记录。（7）对于值班中发现的问题要及时向行政部汇报。（四）外事接待管理1、奇特集团业务招待管理规定（1）为加强公司业务招待费用管理，特制定本规定。本规定适用于集团各部门及各子公司。集团行政部为业务招待工作的管理部门。（2）各部门、各子公司的业务招待费纳入到部门或子公司的费用预算中，费用总额应控制在预算范围内。（3）公司业务招待采取“对口与对等”接待的原则。由对口部门的级别相同人员与业务承办人员负责接待。接待人员负责安排好接送和客人食宿准备工作。客人到达后，接待人员与客人进一步了解前来的意图与要求，并商议具体活动日程。接待人员负责组织客人来访期间的各项活动。（4）临时业务需要宴请或安排住宿的，须填写招待申请单，注明接待标准，经分管副总审核后，报总经理批准后方可执行。（5）大型、重要的业务招待，对口接待部门应会同行政部事先制定招待计划并填写招待申请单。招待申请单应报总经理审批后方可实施。业务招待计划的内容包括招待对象、人数、职级和招待时间、地点、形式、标准、费用预算、建议出席招待的领导及陪餐人员。（6）尽量减少陪餐人员，陪餐人员一般控制在23人，应为业务接洽工作的分管领导及具体业务承办人员，必要时由公司主要负责人出面，但陪餐人员最多不超过4人。（7）来访客人中午一律在公司食堂就餐，特殊情况要到外部就餐的，需报请总经理批准后方可执行。外部就餐或住宿均应在集团协议的定点酒店进行。（8）业务招待用的烟、酒、茶，根据招待申请单的批复情况，业务招待部门在行政部领取。（9）在酒店与食堂就餐点菜，既要体现出热诚的态度，更要以节俭为主，饭菜量适中，荤素搭配合理。（10）业务招待费用报销时，须提供酒店等消费场所的机打小票做为报销单附件。（11）各部门与各子公司需进行旅游、购物招待的，应事先制订详细的招待计划，经公司总经理审批后由行政部协同办理。（12）对于其它娱乐、休闲等形式的招待，原则上不予安排，确因工作需要的，应报总经理审批。（13）营销业务交往或融资、引资等特殊情况，如需要发生业务招待费用，执行标准由主要负责人确定。招待申请单申请部门日期年月日招待单位招待事由拟执行人数及标准费用预算经办人分管副总意见总经理审批注后附招待计划招待计划来客单位招待事由招待时间来客级别招待人数食宿地点及标准烟酒标准用车标准建议出席招待的领导陪同人员费用预算备注费用预算备注2、奇特集团业务招待流程（1）接受接待任务时，必须首先了解清楚来客的单位、姓名、身份、性别、人数以及来客的目的和要求等基本情况，弄清来客抵达具体时间和所乘车次或航班。（2）须由副总经理级以上领导出面接待的，如重要会议、业务洽谈会、项目验收总结会、考察团、观摩团、政府主管部门领导等，根据实际情况预先制定出详细具体的接待计划。（3）根据接待计划安排好接站和客人食宿，落实好陪同领导、汇报部门和汇报地点。各项具体准备工作做到规范，一丝不苟。（4）迎接根据不同情况或接待方案的要求，接待人员提前到达宾馆、车站或机场迎接客人；对重要客人，接待人员要陪同领导前往迎接。（5）食宿安排来客到宾馆后，如有领导迎候，接待人员要将领导介绍给对方，然后按事先确定的住宿方案将来客依次引入房间，让客人休息。再安排伙食，在伙食安排上必须坚持尊重客人民族习惯的原则，既要体现出热诚，让客人感到满意，又要提倡节俭，避免浪费。（6）商议活动日程住宿安排就绪后，接待人员要主动向客人进一步了解前来的意图和要求，并商定具体活动日程，在征得公司领导同意后，逐项落实。（7）如需领导陪餐或宴请，要提前做出妥当安排。（8）组织客人来访期间的各项活动。如听取汇报，要事先安排好汇报人员、汇报内容和时间地点；参观游览要落实好用车和陪同人员及介绍人员等。（9）为客人订购返程的车、机票，并送到客人手中，或为客人租用返程车辆。（10）协助客人结算食宿费用。（11）需送行的客人，要安排好车辆，并由接待人员将客人送到车站或机场。重要客人，安排领导前往送行。（12）要将客人离开时所乘车次、航班次及时通知来客单位或客人要到达的地方，以便对方接站。（五）传真收发管理1、为加强公司传真使用管理，特制定本办法。2、使用范围（1）本办法适用于公司使用传真机的各种情况。（2）使用范围包括本地、国内、国际传真。3、传真的接收管理（1）传真件的接收由收发员统一接收。（2）传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员，收件人员须签收。（3）涉及公司事务级的原件在业务部门留存，行政部留复印件。（4）公司传真机应随时处于开机接收状态。（5）传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。（六）电话管理为加强对公司固定电话使用管理，节省费用支出，根据各部、车间业务量，特制定天奇公司各部、车间固定电话定额标准（附后）。公司将依据此标准对各部、车间进行考核，超出定额标准的部门、车间，超出份额在月绩效考核中扣分超出50元以下扣1分；超出50元以上100元以下扣2分；超出100元以上200元以下扣4分；超出200元以上扣8分。现阶段按此执行，以后工作中每半年度根据实际业务量进行调整。天奇公司各部门、车间固定电话定额标准营销管理部月电话费定额为1400元821055683380158350614821093982106908210996销售一部月电话费定额为200元8210669销售二部月电话费定额为2200元82108588210852821095882110188210689行政部月电话费定额为600元821091582109358210956821089882106358210615人力资源部月电话费额为150元8210950财务部月电话费定额为300元8210938821087682109368210939投融资部月电话费定额为200元8210925质量管理部月电话费定额为200元8210909研发部月电话费定额为200元8210756基建办月电话费定额为150元8210755（两地办公）供应部月电话费定额为750元82109278211016设备动力部月电话费定额为350元8210610生产部月电话费定额为150元8210875门卫月电话费定额为60元8210872制剂一车间月电话费定额为150元8210874制剂二车间月电话费定额为150元8211017提取粉碎车间月电话费定额为150元8210873（七）印信管理1、公章的保管（1）公章由行政部秘书负责保管，对公章的安全负责。（2）行政秘书出差或请假时，公章由行政部经理代为保管，并履行必要程序。（3）人员调动等原因公章需要交接时，应由交接双方填写“公章交接单”。（4）新刻公章需到行政部进行印模登记，再履行领用程序。2、公章的使用（1）公司内部发文等，由部门经理、分管副总在文件材料上提出签发意见，经总经理签字批准后方可使用。（2）凡以公司名义对外行文或签署重大合同（销售合同除外）时，必须由总经理亲自审核批准，方可使用；特殊重大合同，还须经公司法律顾问以及财务部共同审核把关提出具体意见，由总经理做出最后决定。（3）公章原则上不得外出携带，如因工作需要确需携带公章外出使用时，必须严格履行外借审核批准程序在本市范围之内的使用的，需经部门经理签字；在本市范围之外的，需报请总经理同意。携带者外出期间绝不允许超权限用信，更不能从事与业务无关的活动（如以企业的名义对外签署担保合同等），否则，将依法追究当事人的经济责任和法律责任。附件1公章使用申请登记表附件2印章外借申请单附件1公章使用申请登记表单位名称编号日期使用部门文件内容文件份数使用人批准人备注注盖公章前，请对照相应的文件提交给相应的批准人审批合同、协议，履行合同流程；证明、申请，部门经理签字；有关财务业务手续，财务经理签字。附件2公章外借申请单编号（一式两联）存根联申请印章名称申请部门申请人申请事由年月日部门负责人（签批）年月日公司副总经理（签批）年月日总经理审批审批时限归还日期归还人签字备注（八）公司大事记1、为了及时记录公司发生的具有全局性或对公司发展有重大推动作用的历史事件，对公司的发展起到积极的借鉴作用，特制订公司大事记录制度。2、公司大事记的记录部门为行政部。3、大事记的内容主要为（1）公司重大经营管理决策的制定与实施,年度工作要点及奋斗目标（摘要）；（2）公司组织机构的建立、变动、撤销及中层以上管理人员的任免，重大的人事变动；（3）公司重要规章制度的颁布、实施及废除；（4）公司的自主创新成果，包括产品创新，技术创新、体制创新和管理创新的成果。（5）公司举行的重大会议及活动情况；（6）公司举行的全体群众性文体活动情况；（7）省、部、市、厅级领导来集团视察、检查、指导工作，公司高层领导参加重要会议活动情况；（8）公司接待各科研院所的专家教授、重要合作伙伴和客户情况；（9）重大基建项目的立项、招投标、工程开工和竣工日期、工程的预决算、验收使用情况；（10）集团及各分（子）公司获得先进集体（个人）、荣誉称号，受到表彰、奖励，公司产品获得科技创新奖励及称号的情况；（11）重大投、融资项目成功；（12）企业新建、重组与兼并；（13）生产、销售重大突破事件；（14）通过上级机关批准的各类资质；（15）其它有必要列入大事记的事项。4、大事记的注意事项（1）大事时间必须准确，标示具体明晰，写清年、月、日；（2）大事记内容力求语言简练，事实清楚，表述准确；（3）大事条目的编写应坚持一条一事的原则，基本内容要确切无疑、各种具体事件（如时间、地点、人名、数字）也应无差错。5、公司各部门、各子公司应以一个月为单位，将本单位、部门所发生的重大事件经分管副总签字后及时报送行政部，便于大事记的撰写。6、行政部年底时将大事记进行整理，以年为单位编辑成册，移交档案室。二、文书、合同管理（九）公文管理制度1、为了以规范的形式编制、发转和使用、保管公司文件，提高公文的时效性和工作的效率，特制定本制度。2、本公司的所有部门、单位、人员，在进行公文的起草、审定、核发、使用和保存时，其有关的操作都必须遵从本制度规范。3、公司所用公文种类和适用事项为方便操作、正确编制、印发、使用和保管公文，具体操作时必须根据所涉及事务的具体情况，确定使用公文的文种，然后再进行下一步的工作。我公司所用公文文种主要包括（1）红头文件。“红头文件”是公司对内发布行政指令、对外进行正式沟通的书面文件，是公司性质的发文。适用事项一般为对公司制度的实施、修正、废止时的操作；公司重大方针政策的实施或事务处理的通知；中高层管理人员的任免、晋升、调动、解聘等人事变动或组织变动问题的处理；向政府主管单位或业务关系单位的请示、报告、正式业务函件等对外发文，是所涉及的事务意义重大、以公司名义进行的公事活动。红头文件由公司行政部统一编号、印发，其他部门不得自行印发此类文件。（2）一般公文。指除红头文件以外的公文。一般公文各部或子公司需在行政部备案后自行编制发放。4、红头文件的职权规定（1）公司的文件由行政部负责起草和审核，总经理签发；公司各部门、子公司的文件由各部门负责起草,行政部核稿，主管副总审批，总经理签发。（2）文件签发后，送行政部统一打印、复印、盖章。（3）文件和原稿，由行政部分类归档备查。（4）各部门发文时，要认真填写正规发文纸的各项内容。然后交行政部核稿，并编写文号，最后由总经理审阅签发。（5）文件统一由行政部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、收件部门、接件人等事项登记清楚，并向签发人报告报送结果。（6）属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密“字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定由专人印制，按核定的范围报送。（7）行政部要将文件的正规打印稿（一份）及发文稿分类存档，然后加盖公章。5、外来公文的管理（1）外来公文由行政部专人负责。收到公司文件、信件后应及时交给行政秘书。各部门自行带回的文件到行政部登记后，按正常程序执行文件。行政秘书负责签收，并分类登记。由行政部经理按类签署处理意见后，签收人在签署处置意见的当日依处置意见和文件的要求转送到有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件时即时请示、即时转送。（2）行政部将文件复印，原件上报经理阅知并收回存档；复印件发放到相关部室。（3）各部室接到文件，领会文件内容，按文件要求认真办理。（4）行政部批转文件必须及时，因批转不及时而误事的，行政部经理对其负责。（5）转到各部门的文件必须如期办理，如有延误，该部门经理负全部责任。（6）传阅文件由行政秘书负责收回，对领导指示的文件，行政部应及时组织传达和落实。6、执行检查（1）总经理办公会议纪要为绝对执行文件。（2）各类决定、制度、办法等为长期执行文件，任何个人无权修改。（3）在文件规定的时间内必须完成工作任务并及时反馈，行政部负责公文执行情况的反馈，并分为即时和定期两种情况报总经理或相关副总经理。临时、紧急的立即报送；其他的定期整理报送。7、公文立卷、归档和销毁（1）公文办完后，承办部门应迅速交回行政部。（2）公文归档，可根据其互相联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。（3）案卷应当确定保管期限，定期向档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。（4）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。（十）合同管理规定1、凡以公司名义与其它公司、组织机构、社会团体或个人进行合作和业务往来，除了能即时结清帐款之外，均应签订合同。2、合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真，送货单，发票、对帐单等均为合同的组成部分。3、合同的审批、订立（1）合同的审批人事、仲裁类合同；销售、代理合同；贷款合同；基建合同；车辆类合同，以上各类合同的审批，由经办人填报合同审批表（附件1），部门经理、主管副总签字，报总经理审批同意后，予以签订。销售、代理类格式化合同，由主管副总或总经理审批。供应、销售类合同如客户和原材料价格未发生变化，又没超出月计划的，由主管副总审批；其他类合同（含基建）总值在10万元以下的，分管副总审批；总值在10万元以上的，除分管副总签字外，须经总经理审批；新药、新品种的独家代理合同，须由总经理审批。重大合同须经财务部门和律师审核把关，由总经理在合同审批表上签字后方可实施。（2）合同的签订资信调查订立合同前，必须了解、掌握对方的资信等情况，要求对方提供营业执照和税务登记证，无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。对外签订的合同，如有法人代表无需亲自签字的情况，则需要附法人授权委托书。合同内容必须写明产品数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款，并要考虑争议的解决方式。每一合同文本上必须注明合同对方单位的名称、地址、联系人、电话、开户行、银行账号。对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。合同盖章生效后，行政部应及时按公司规定的程序对合同进行编号、登记及归档。合同相关部门留存合同复印件。4、合同的履行（1）业务合同履行部门应根据合同编号设立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。（2）业务合同履行部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司负责人汇报并通知法律顾问。（3）财务部门依据合同履行收付款工作，付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。（4）在合同履行过程中，合同对方所开据的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。（5）合同履行过程中，有关人员应妥善管理和归档合同资料。根据档案管理的制度规定，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料的出借合同要严格履行相关程序。（6）行政部负责督查重大合同的履行进度，以及业务履行部门的业务履行记录和台帐。5、变更和解除（1）重要合同的变更或解除必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司负责人审核通过方可。（2）有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在3天内向公司负责人汇报并通知法律顾问。（3）变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，特快寄发或由对方签收，特快或签收凭证作为合同组成部分交由行政部保管。（4）变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。（5）合同变更后，合同编号不予改变。6、相关职责（1）合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。（2）业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况。（3）各经办人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交行政部档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。（4）公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。（5）凡因未按规定处理合同事宜，未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，经办人应承担经济和行政责任。附件1合同审批表附表1合同审批表日期年月日合同名称履约期限部门合同签定日期合同性质甲方乙方是否需要法人签字是否是否需要法人委托书是否代办人付款方甲方乙方支付金额结款期限付款方式公章名称合同共份每份共页合同文本起草人审核人合同内容概况备注经办人日期部门经理日期财务部日期分管负责人日期法定代表人日期法律顾问日期印章保管人日期三、会议管理（十一）会议管理规定1、会议的类型公司年度会议；公司月度会议；公司各系统工作会议；公司专项工作例会；工作联系会；车间班组会等。2、会议的组织（1）公司年度会议由公司行政部负责组织落实，相关部门给予配合。会议召开时间确定后，行政部要督促各部门在15日内按要求报送会议所需材料，并负责会议的通知、会议的记录、会议签到、会议文件的下发及材料备案归档等项工作。（2）月度工作会议主持人为公司总经理，主要内容是进行月度工作总结，安排部署下步工作。各部门、公司须在月度会议召开的前3日内，将工作汇报材料报行政部。内容包括本月工作完成情况，哪些工作未完成，说明未完成工作任务的原因；需要公司解决的问题；下步工作计划、对公司的要求和建议、单位月度费用预算等。行政部负责做好会议的通知，会议记录等项工作，并将会议确定的工作任务目标、责任人、完成时间等以纪要的形式下发有关责任部门。（3）公司各系统工作会议公司各系统工作会议包括各分公司会议，销售系统的销售工作会议，生产系统的质量分析会、产品成本分析会、安全生产工作会、技术工作会，供应系统工作会议等。此类会议由各系统会议召集人负责安排会议通知、记录等项工作，并将会议确定的工作任务目标、完成时间、责任人等以纪要的形式上报公司总经理、副总经理，下发各有关部门，纪要经有关领导签字后报公司行政部备案。（4）公司专项例会由公司主管副总经理或部门经理组织，公司行政部负责会议的通知，由公司副总经理（或会议的召集人）指定专人做好会议记录，并将会议确定的工作任务目标、责任人、完成时间等内容以纪要的形式上报公司总经理、副总经理，下发各有关部门。纪要经副总经理和有关责任部门经理签字后报公司行政部备案。（5）总经理组织召开的专题会议和临时紧急会议。公司行政部负责将会议主题、会议地点、召开时间等通知与会人员，并将会议决议事项形成纪要，下发有关责任部门，并认真督促检查落实，纪要存档备案。（6）部门之间工作联系会。由各部门自行组织召开，会议记录经认真整理后报行政部备案。（7）车间办公会、班组会。由车间自行组织召开，认真做好会议记录，车间内部归档保存、备查。3、行政部对公司重大会议形成的决议和各部门工作的安排落实情况有督办、督查的权利。4、会议记录（1）各项会议要指定专人记录，同时作好会议纪要的撰写工作。主要内容包括会议时间、会议地点、参加会议人员、会议主持人、记录人、会议研究讨论确定的工作任务目标、责任部门或责任人、完成时间等。（2）公司会议作出的重大决策以公司正式文件下发全公司。5、会议纪律（1）与会者必须按照会议通知（书面或口头）规定的时间准时到会，不得迟到、早退。如因特殊情况不能参会，必须提前向行政部（或组织者）请假或征得有关领导同意由指定代理人参加会议，公司对参会者无故缺席、迟到、早退的进行如下处罚（2）一般职员参会迟到的每分钟罚款5元，最高罚款50元；（3）部门经理、主管参会迟到的每分钟罚款10元，最高罚款150元；（4）公司高管参会迟到的每分钟罚款15元，最高罚款200元。（5）无故缺席、早退的按相应级别的最高罚款额进行处罚。（6）会议期间，参会者必须将手机关机或调至振动状态，不准大声接打电话，不得影响会议发言，违反规定罚款50元。（7）参会人员要爱护公物，保持会议室清洁。严禁随地吐痰及乱丢纸屑杂物，严禁在桌面上乱写乱画，违反者双倍赔偿公司损失。（8）违反会议纪律，由会议组织者按制度执行罚款，并报财务在下月工资中扣除。（9）本会议纪律适用于公司组织召开的各种类型会议。四、档案、图书管理（十二）档案管理暂行规定1、总则为加强公司档案管理，实现档案工作规范化、科学化、标准化，不断提高档案管理水平，提高档案利用效率,根据中华人民共和国档案法、内蒙古自治区档案条例，结合公司实际，制定本规定。2、档案管理体制与职责（1）公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在行政部领导下，负责管理利用本公司档案，并对公司各部门及所属子公司的各种文件材料立卷、归档工作进行业务监督、检查和指导。（2）公司设立档案管理领导机构和专兼职档案员。组长总经理副组长所有副总经理成员各部门经理具体由行政部负责档案管理工作的实施。各部门、子公司都要设立兼职档案员，负责本部门归档文件的立卷、归档、移交工作。（3）公司实行档案的集中统一管理。公司各种门类、载体的档案由行政部负责，具体由档案员保管。人事档案、GMP档案、消防档案、蒙吉公司档案、设备档案、营销档案、客户档案及投融资档案等由相关部门自行管理，但必须每年向行政部上报一份上年度保存档案清单，以备随时调阅和核查。同时，各部门对涉及本部门的，按照档案管理的有关规定必须移交行政部管理的档案资料原件也要详细登记，归入部门档案管理范畴。（4）档案人员应具备档案业务知识，并取得档案行政管理部门颁发的档案岗位资格证书，接受档案行政管理部门的业务监督、检查、指导。（5）在公司管理、生产、经营、科研、技术创新等活动中，各部门、各子公司都应按程序形成相应的文件材料（包括图纸、声像等），文件材料要齐全、完整，规格、质量符合归档要求。（6）行政部应依照档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。（7）公司将对收集、整理、保管、保护和开发利用档案信息资源等工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励；对不按要求归档的部门进行通报批评，并与公司绩效考核挂钩；对危害档案安全的行为按档案法、内蒙古自治区档案条例及有关规定给予处罚。3、档案的归档归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，重要的要刻录光盘与纸质材料同时归档。（1）党群工作形成的文件材料包括党务、工、青、妇、商会、协会等工作形成的文件材料。（2）行政管理工作形成的文件材料包括企业筹备期间的可行性研究、申请、批准，企业章程，股东大会、董事会、监事会会议，企业机构设置及变更，行政及法律事务，公证、审计，人事任免、大事记、历史沿革等工作形成的文件材料。（3）经营管理工作形成的文件材料包括企业经营战略决策，计划与统计工作，资产管理，知识产权和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，合同管理，财务管理，供应采购和物资管理，营销管理，境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。（4）生产技术管理工作形成的文件材料包括生产准备、组织、调度工作，产品的工艺、试制、试验、加工制造，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全和消防工作，事故分析与处理，环境保护、检测与控制，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。（5）市场营销管理工作形成的文件材料包括产品的市场调研、论证；产品的销售与售后服务；营销方案及合同协议；产品价格明细；应随时归档的产品价格；客户信息等档案方面的文件材料。（6）产品生产形成的文件材料包括产品市场调研、立项论证、设计和产品鉴定、评优、质量事故分析、处理方面的文件材料。（7）科学技术研究工作形成的文件材料包括科研项目的调研、申报立项；研究、临床、实验，总结、鉴定、报告单、报奖，推广应用等方面的文件材料；新产品的研发与批件、补充批件等方面的材料。（8）质量管理、检测、控制工作，药品GMP、GAP证书、及认证申报、检查、结论及内蒙古自治区药品检验报告书等方面的文件材料。（9）基本建设项目形成的文件材料包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料及图纸。（10）设备仪器管理形成的文件材料包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文件材料。（11）会计工作形成的文件材料包括会计凭证、会计账簿、财务报告及资产评估报告、审计报告等方面的文件材料。（12）人力资源管理形成的文件材料包括劳动合同、员工履历、工资、考核、技能评定、员工培训、合理化建议、技术职务评聘、养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险，招聘、辞退、奖励与处分，员工退休、死亡等方面的文件材料。（13）消防档案各种消防制度、领导机构、应急预案、巡查记录、灭火演练、培训资料、消防设备目录等。（14）信息化档案设备明细、布控图、监控点、各类设备信息、维修记录等。（15）公司购买的各种专业书籍、药典等相关资料等,应首先到档案室登记签字盖章后，方可履行报销手续。否则不予报销。公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的补充。（16）其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料，在做好收文处理后进行归档。4、归档的时间（1）党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理文件材料应在办理完毕后的第二年一月末前归档。（2）产品业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收时必须由档案员接收后即时登记，安装调试后归档。设备进厂开箱时必须有设备档案员到场。（4）企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。（5）会计文件材料在会计年度终了后由财务部整理归档保管一年后，于二月末前向档案室移交。（6）电子文档（刻录光盘）归档实时进行，归档时间应与纸质文件归档时间一致。（7）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。（8）公司员工档案应随时归档。（9）项目档案应将项目简介及目录（纸质及光盘）于次年的一月末前移交档案室。（10）人事档案、健康档案、设备档案的目录于次年的一月末前移交档案室。（11）员工花名册、工资表、员工参保情况表、员工培训、合理化建议等材料，于一月末前交存档案室。（12）知识产权、企业文化、广告策划等报批后即时归档（包括光盘、纸质两种）。（13）消防档案目录，于次年一月末前移交档案室。（14）信息化档案及时归档。5、下列文件材料应随时归档（1）变更、修改、补充的文件材料；（2）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（3）企业产权变动过程中形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的文件材料。6、档案的鉴定（1）每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。（2）公司购买新设备入厂开箱时，设备档案管理人必须在场验收。（3）公司档案保管期限分永久、定期、不定期三种。介于定期与不定期两种保管期限之间的，保管期限从长。7、档案的销毁（1）公司成立档案销毁鉴定领导小组。组长总经理副组长副总经理成员相关部门经理监销负责人行政分管领导（2）送交档案形成部门（子公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经部门（子公司）负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。（3）对需销毁的档案，要认真鉴定，编制销毁清册，由档案人员及销毁鉴定人员、监销人员共同在销毁清册上签字，并立卷归档，永久保存。8、档案的保密安全（1）档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。（2）档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。（3）借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。（4）任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按档案法要求严肃处理。（5）档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后方可借阅。（6）非档案管理人员，未经批准不准进入。（7）档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。9、档案的利用（1）凡需利用档案者，均须填写查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能阅档。（2）案卷一般仅限于档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。（3）本系统人员查阅本系统档案，部门经理签字即可；查阅特殊机密材料需由分管副总签批；抄摘档案内容，须经分管副总签批才能带出档案室；如需复印档案资料，应由部门分管理副总批准，并在查阅单中注明复印内容，由行政部安排；部门间互相借阅档案时，由部门经理沟通解决。（4）对于如房产证、土地使用证、工商税务证照等有形资产证照，以及包括专利证书、新药证书、GMP证书等在内的知识产权类无形资产证照的外借，必须经总经理签批，并严格履行各项规定程序，限期归还；其它类别档案外借遵照本制度其它条款规定执行。（5）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，公司主管副总经理或总经理批准。（6）借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。（7）借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（8）档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记簿上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。（9）档案管理人员要在国家规定期限内，做好一年一度的公司证照年检工作。10、附则（1）公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的补充。（2）公司将档案管理工作纳入各部门绩效考核范畴。（3）本规定从印发之日起执行。（十三）图书资料借阅管理制度1、为丰富企业员工的文化生活，提高员工整体素质，现建立图书资料室。为加强对图书资料的规范管理，制定管理制度如下2、图书资料的购买（1）每年根据业务需求，各部室制定图书资料订阅采购计划，上报行政部进行汇总。（2）由图书管理员负责一年一度的报刊、专业杂志及内部刊物的订阅。（3）对于图书资料的购买，行政部另派专人负责。（4）如有特殊情况，另行处理。3、图书管理员岗位职责（1）负责图书的验收、登帐、造册的入库工作，并认真填写登记簿（附件2）。（2）负责图书的查核、分类、编号及著录。当天收到的报刊、图书资料，当天登记，分类上架、上报夹，并将图书内页加盖公司印章。（3）负责咨询服务工作，做好借阅者登记、统计、催还工作。（4）如果图书丢失，或者需要捐赠处理，必须上报行政部经理。（5）每年按图书登录簿，对全部图书进行一次清点与核对。在清点与核对前，停止外借，并要求全部返还图书。（6）每年整理出一份图书总目录，提供给各部门主管，并且按月把新到图书情况通知各部门。（7）负责室内的卫生工作，做好图书资料室防火、防蛀、防潮、防霉、防尘、防盗工作。（8）图书管理员换岗或离职时，须作好交接工作。4、借阅需知（1）借阅者必先填写图书借阅登记表（附件1），经部门经理签字后方可借阅。（2）定期性报刊杂志，在1周内归还；月刊和书籍在两周内归还，逾期者不续借。（3）每次每人限借杂志1本、书籍1本。逾期还书，每逾期一天罚款2元。（4）离职时，必须还清所借书籍、杂志。5、赔偿规定（1）对于所借的书籍与杂志应妥善保管，不得转借他人，如有遗失或严重损坏等情形，须负责赔偿。（2）对所借书刊、资料每破坏一页罚1元，对其进行涂改、污损的按破坏页数赔罚；破坏程度严重、影响本书使用的按遗失图书处理。故意损坏书刊者，按原价加倍罚款。（3）损坏多卷册图书中一册或几册不影响整套书使用的按以上规定处罚，如影响整套书使用按遗失整套书处理。（4）遗失一般图书按原价3倍赔偿，遗失重要专业书籍、特藏书按原价5倍赔偿。（5）遗失多卷册图书一册或几册，不影响整套书使用的按遗失一般图书赔偿，如影响整套书使用的按整套书原价3倍赔偿。（6）遗失非专业期刊按遗失册的原价2倍赔偿，遗失专业期刊的按该刊的全年价赔偿。（7）遗失图书若以同版新书赔偿可不交纳罚款。（8）损坏图书若以同版书、刊赔偿的，被损坏书刊可退给赔偿人，如果是赔款，则不退回。（9）属公司购买的工具书、培训资料、光盘等具有保存价值的资料书籍，由行政部统一建档管理，分类保存，借阅者应履行相关手续。各部门出差期间自行购买的有保存价值的图书资料，必须到行政部登记，方可报销，并列入行政部图书资料统一管理范畴。附件1图书借阅登记表附件2登记簿附件1图书借阅登记表编号书名作者出版单位金额借阅人部门经理借出日期归还日期备注附件2登录薄年编号书名作者内容简介金额购入日期归档日期五、办公设施、办公用品购置及使用管理（十四）办公用品管理制度1、制定本制度的目的为加强公司办公设施的维护管理，责任到人，规范办公用品的采购与使用。使之即满足工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本规定。2、适用范围各部门（车间）办公设施、办公用品的管理、采购、领用及报废等管理（集团各子公司可参照执行）。3、办公物品的申购（1）各部门应在年初做出全年办公费用预算，经总经理办公会议确定后，每月可以调剂使用。但不得超全年预算，需增加办公费用必须写明情况经分管副总经理批准。（2）各部门应于每月30日前，根据本部门的工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门经理填写办公用品计划表，经分管副总签字后报行政部。行政部经理对各部门所报办公用品进行把关后签字确认。对全部费用进行汇总，经分管副总经理、总经理批准后采买。（3）各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门经理填写办公用品计划表，并在备注栏内注明急需采购的原因，分管副总经理同意，报总经理批示后负责实施采购。（4）行政部要定期与财务部核对帐目，随时掌握全公司办公用品的定额完成情况，力求不突破年度计划。4、物品采购（1）为有效完成采购任务，由行政部或供应部负责实施采购任务。（2）对专业性物品的采购，由所需部门配合行政部共同进行采购。（3）行政部在实施采购的过程中，必须货比三家，对500元以上的大宗物品或单价大于200元以上物品的采购，必须进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报总经理同意后方可实施采购。5、物品入库（1）办公用品入库前行政部人员进行验收，对于符合规定要求的，由行政部办公用品管理人员进行登记，经领用人签字，发放各部门。对不符合要求的，采购人员负责办理调换或退货手续。（2）急需或专项物品的采购发票应由行政部经理、办公用品管理员、物品采购员及使用部门经理人签字方可报销。（3）办公用品的领用时间为每周三下午，办公用品与印刷品采取分批领取的办法。6、物品管理及使用（1）办公设备包括办公桌、办公椅、电脑、电话、计算器、打印机、传真机、U盘等；资料包括客户资料、图书音像资料及文件文本、档案等。上述设备和资料属公司集体财产，是公司为方便工作而配置，任何个人无权私自占用。（2）办公设备、资料的统一调配权在总经理授权下的公司行政部。在员工岗位调整或员工离岗时，原为其配置的办公设备由行政部根据工作需要重新进行调配或收回，任何部门或当事人必须无条件给予配合，不得以任何理由阻挠，更无权擅自截留和调配。如确实需要，必须向行政部提出书面申请，由行政部根据实际作出决定。对无任何理由阻挠行政部正常工作的，对当事人处以200元罚款，并通报全公司。（3）员工岗位调整或离岗，应主动配合原部门或档案室做好办公资料的移交工作，不得丢失、毁损或故意刁难。否则，对当事人处以500元罚款，直至追究法律责任。（4）行政部要认真做好新配置办公设备的建档工作，并根据管理档案，每年对公司各部、子公司所使用的办公设备进行一次盘点，并做好日常的随机检查，如发现物品人为缺失、损坏的，行政部负责购置或修复，费用由责任人承担。（5）部门经理作为本部门办公设施、办公物品管理的第一责任人，要加强办公设施、物品的使用监督和管理。确定本部门使用人、责任人，对部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责管理。如遇员工变动等情况要及时变更责任人，并报行政部备案。（6）各车间对物品的管理要指定责任人。（7）职工食堂、员工公寓物品管理指定专人负责。（8）每年年底行政部要组织相关人员，对公司办公设施、物品进行盘点，编号建册，实物与表册相符，对物品完好程度进行登记备案，若使用中人为损坏，应由责任人照价赔偿。（9）各车间、部室需报修、更换的办公设施、物品，行政部在维修、更换前要查明原因，确定责任部门及责任人，属人为损坏，责任部门及责任人照价赔偿。（10）严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时，行政部负责清点办公用品、检查物品完好程度，如有丢失或损坏，责任人按价赔偿后方可办理离职手续。7、物品报废非消耗性办公用品、办公设施因无法维修或正常使用需要报废注销时，使用人员提出办公用品报废申请，经部门经理审核，并报总经理同意后，没形成固定资产的，到行政部办理报废注销手续。已形成固定资产的，要到财务部和行政部共同办理报废核销手续。（十五）电子办公设备管理制度1、为减少电子办公设备人为误操作损坏，特制定电子办公设备管理条例2、公司的电子办公设备管理单位为行政部。3、电子办公设备管理员职责（1）负责计算机运用的长远规划。（2）组织计算机技术培训。（3）对计算机进行不定期检查。4、集团所有电脑责任到人，电脑使用者须妥善保管自己的电脑，如因人为故意破坏或操作不当导致电脑硬件损坏，则追究电脑使用者责任。5、软件管理（1）各部门需要的应用软件，应向行政部提出申请。（2）行政部负责与外单位在有偿或对等的基础上进行软件交流。6、打印机、传真机等其它电子设备以办公用品登记表为准，责任到各部门，由各部门经理负责监督并分派给职员使用，更换耗材、配件须先通知行政部，由行政部检查确认后方可进行更换，各部门不可擅自更换耗材、配件，更不允许私自拆卸电子