采购过程控制程序..hq-qp-08

二阶文件采购过程控制程序编号HQ/QP08日期修订内容版本修订人部门销售部工程部人事部品管部采购部PMC部生产部会签编制审核核准1目的为使供应商管理及采购作业有据可依，特制定本程序。2适用范围适用于采购过程中的活动范围覆盖，均属之。3权责采购部负责物料采购及供应商开发及供应商管理主导；工程部负责样品确认及供应商技术协同管理；品质部负责来料的检验及质量协同管理；计划部负责来料的接收及数量协同管理；总经理负责供应商的审批；4名词定义供应商（供方）提供产品或委外加工的组织或个人；新物料指更换供应商或变更设计、工艺等；旧物料指未更换供应商或未变更设行、工艺等；5相关文件无6运作程序61物料采购计划611计划部接到销售订单时，根据BOM表用量并制定出物料申购计划，经核查ERP库存量、采购在途量后下达采购单给采购部跟进处理。612采购部接到采购单时，并及时核查是否有新产品需要采购62旧物料采购621交期确认6211当确认旧物料时，采购部可将采购物料或委外加工物料直接下达采购需求，供应商接到我司采购订单后应在三个工作日内完成交期回复，无误后便可按计划生产。622仓库暂收6221供应商按规定时间送货于我司，计划部收到供应商送货单时，确认送货数量、规格、型号、等，无误后并在送货单上签字确认，表示物料暂收待检。623采购确认6231采购接到送货单时，无误后签字确认，表示待检请款。623品质判定6231品管部接到送检时，并按相关标准进行检验，具体按产品的监视和测量控制程序作业，检验合格放行入库，检验不合格按不合格品控制程序作业。624入库作业6241经判定合格的物料，计划部及时入库管理，采购部通知供应商按规定请款处理；经判定不合格的物料时，采购部及时跟进退货或其他方式的处理。63新物料采购631样品交期确认6311当确认为新物料时，无论是采购物料或委外加工物料，则由工程部出具相关标准样品或图纸交采购部作为参考依据，采购部收到相关标准后，在合格供应商中选择资质相对突出的供应商合作，供应商则在一个工作日内回复打样品交期及价格报价。632样品确认6321供应商按交期送样给采购部，采购部填写样品确认书会同工程部对产品进行确认，6322确认不合格则由采购部知会供应商重新打样，打样不能超过三次，超过则按重新选择新供应商打样处理；6323确认合格则交总经理价格审批，审批不合格则按重新选择新供应商打样处理，审批合格后通知供应商送货。且样品确认书及样品由工程部签订三份，交工程部、品质部、采购部（供应商）保留，便于作为生产、检验过程中参考的依据。633交期确认6331供应商收到合格的样品后，要在三个工作日内回复我司交货日期，无误后便可按计划生产。634仓库暂收6341供应商按规定时间送货于我司，计划部收到供应商送货单时，确认送货数量、规格、型号、等，无误后并在送货单上签字确认，表示物料暂收待检。635采购确认6351采购接到送货单时，无误后签字确认，表示待检请款。636品质判定6361品管部接到送检时，并按相关标准进行检验，具体按产品的监视和测量控制程序作业，检验合格放行入库，检验不合格按不合格品控制程序作业。637入库作业6371经判定合格的物料，计划部及时入库管理，采购部通知供应商按规定请款处理；经判定不合格的物料时，采购部及时跟进退货处理。64新供应商开发641供应商甄别6411由于新物料的特殊性或其他的原因，需要开发新供应商时，采购部需要同时多选用几家不同资质的供应商，填写供应商调查表调查相关的资料，筛选出不低于三家有资质的供应商打样报价，便于总经理在审核时更好的性价比对。642供应商报价6421经甄别筛选的潜在供应商确认后，采购部应把相关样品或图纸传至对方，并要求在一个工作日内完成交期、报价等，采购部需对供应商报价和交期提出要求，尽量满足我司要求进行磋商，经采购部磋商达到共识后，呈报价单及供应商调查表等相关资料交总经理依三选一的方式审批，审批不通过的开发新供应商失败，采购部需重新按本文641执行开发新应商。642样品确认6421经总经理审批通过的供应商表示价格接受，采购部及时通知供应商按计划提供样品，供应商按规定送样至采购部，采购部填写样品确认书会同工程部进行样品确认。6422确认不合格则由采购部知会供应商重新打样，打样不能超过三次，超过则按重新开发新供应商处理。6423确认合格后工程部需在样品确认书及样品签字确认，由工程部、品质部、采购部（供应商）各保留一份，便于作为生产、检验过程中参考的依据。643供应商审核6431样品经确认无误后，采购部依会议形式同工程部、品质部磋商评估对供应商是否现场审核，会议需要形成记录，各部门应按供应商的能力、交期、价格、服务、质量进行评估，也可按提供的零部件的重要性进行评估，各部门把意见传达至采购部，采购部根据各部门意见决定是否现场审核。6432若确定不需现场评估时，直接纳入合格供应商，并录入合格供应商一览表；并通知可以签订购买合同。6433若确定需要现场评估时，采购部应制定出供应商审核计划表并通知供应商审核事项，审核内容包括审核目的、范围、时间、人员等，需指出一名有资质的人员担任审核组长，6434采购部与供应商协商确认后，由审核组长带头对供应商进行现场审核，审核分为参观、提问、文件三个方面审核，并把审核结果记录于供应商审核报告以便查阅。6435评审合格的供应商将录入合格供应商一览表，并通知可以签订购买合同。6436评审不合格的由审核组开具不符合报告要求限期整改，整改后需进行二次现场审核，审核不合格不能超过三次，超过三次者被视为评审失败，按重新开发新供应商处理，具体按本文64执行。6437评审结果为合格供应商的，采购部会同供应商签订采购合同各执一份，以示法律效力。65合格供应商管理651供应商评定标准6511供应商得分（100）来料合格率（45）交货准时率（20）数量准确率（20）服务（15）来料合格率（45分）40【来料合格批来料总批次100】交货准时率（20分）20【交货准时批交货总批次100】数量准确率（20分）20【数量准确批交货总批次100】服务（15分）及时处理异常配合分（5）及时补数配合分（5）打样配合分（5）统计项目统计部门整理部门来料合格率品质部采购部交货准时率计划部采购部数量准确率计划部采购部服务品质部计划部工程部采购部6512供应商评定等级累计分数等级临时措施处理结果90100A级放宽抽样标准优先优量采购7589B级书面发出整改措施正常采购6074C级1现场审核2货款推后一个月3加严抽样标准限量限时采购60D级无取消供货资格652评审计划供应商发生过重大品质事故时需审核；供应商的环境、工艺、厂址发生变化时需审核；每半年对供应商评定为C级以下时需审核。653临时评审6531当出现重大品质异常或供应商环境、工艺或厂址等发生变化时，采购部应组织相关部门对供应商的品质、工艺、体系进行评审，评审可按本文6433开始执行，以确保达到我司要求。654计划评审6541公司应按每半年对合格供应商有供货记录的进行一次统计，并评出供应商等级，以达到持续改善的效果。A类供应商免去评审加大合作。B类供应商由采购部发出纠正和预防措施单要求整改正常合作。C类供应商要求现场审核并观察其供货能力后小心合作，具体按本文6433开始执行。D类供应商取缔合格资格。7附件采购单样品确认书供应商调查表合格供应商一览表供应商审核计划表供应商审核报告不符合报告采购合同采购单序号物料名称规格型号数量单价备注保存期5年文件编号HQ/QRPD001样品确认书供应商名称产品名称规格型号数量提交人送样日期材质描述样品的材质与特性外观描述样品的外观尺寸描述样品的尺寸功能描述样品的参数工作环境、电压、电流、频率等等、包装描述样品的包装附件描述样品的相关认证及检验报告等结论工程部供应商保存期5年文件编号HQ/QRPD002供应商调查表企业名称企业性质国企私企合资外企股份其他法人代表营业执照号注册资金万企业地址固定资产万企业邮箱企业网址成立时间电话传真企业主要产品企业人员教育程度本科以上人，本科人，专科人，高中人，初中人企业管理人员管理人员人；技术人员人；员工人。占地面积建筑面积主要设备通过哪些认证主要客户最近两年销售额2011年万元；2012年万元盈亏状况2011年万元；2012年万元企业概况产品销售比例国内；国外组织架构图质量政策及质量目标客诉服务及售后政策供应商管理或品质保证协来料、制程、出货检验控制纠正预防控制质量保证体系不合格品控制生产负荷供货周期其他发货方式结论工程部品质部采购部总经理保存期5年文件编号HQ/QRPD003合格供应商一览表序号名称地址负责人电话传真邮箱产品等级保存期5年文件编号HQ/QRPD004供应商审核计划表受审核方名称中山市浩奇电器有限公司审核目的为了验证贵司提供之产品/服务有保证，特此审核涉及的场所及地址广东省中山市东凤镇东阜路211号审核范围涉及的产品（服务）/活动加湿器的开发过程/生产过程/售后服务等审核准则遵循ISO90012008质量体系/法律法规/产品要求等审核时间2013年7月19日星期五0800至2013年7月20日星期六1800；共2天职称姓名代码电话组长张三A12345678912组员李四赵五BC12345678945/12345678978审核组长受审方负责人日期/时间组别主要过程或活动及相关标准条款部门20130719全体开始全体部门09000930ABC首次会议管理层/主管09301030现场审核管理层/主管09301200A41总要求/42文件控制/54策划（体系策划、目标达成）/55管理职责、权限、活动/56管理评审/822内部审核/85持续改进活动/723顾客沟通及客诉处理管理代表09301200B621人力资源/622培训计划人事部093012001300150015001700C73设计开发76计量设备控制/824产品的监视和测量/83不合格品控制/84BC数据分析/823过程的监视和测量64工作环境/75,1/752生产过程的确认与控制/63设备维护保养工程部品质部生产部0930120013001500A741/742采购管理及外发控制64工作环境/753标识和可追溯性/754顾客财产/755产品防护及管理采购部计划部17001730ABC审核组内部会议无17301800ABC末次会议管理层/主管结束保存期5年文件编号HQ/QRPD005供应商审核报告受审核方名称审核目的审核范围审核时间审核方式审核的问题供应商及外包过程评估设计能力的评估质量保证体系评估A组测量及设备的维护和管理生产能力的评估样品及文件的管理对质量理解的评估B组售后服务的评估依赖文件的程度C组对审核小组配合的评估ABC结论受审核方负责人审核组长保存期5年文件编号HQ/QRPD006供应商审核不符合报告受审核部门部门负责人审核员审核日期不符合项描述不符合标准条款不符合严重程度严重一般审核员陪审员原因分析及整改措施责任部门责任人预防措施责任部门责任人验证结果审核员日期保存期5年文件编号HQ/QRPD0