xxxxx公司费用报销制度.

XXXXXX公司财务报销和付款制度及办理流程财务部2014年1月1日目录第一部分总则1第二部分借支管理规定及借支流程1第三部份费用报销基本制度及基本流程2第四部分原材料、低值易耗品报销管理及付款流程14第五部分工程支付管理及流程15第六部分固定资产支付管理及流程18附表19财务报销、付款制度及流程第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,坚持以业务为重的原则，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据本公司当前的实际情况，将报销分为办公费、住宿费、招待费、交通费、差旅费、通讯费、会议费、车辆费、材料费、低值易耗品、伙食费、教育经费及培训费、职工日常生活用品等非货币福利费等、工程相关支出以及专项资金支出等，以下分别说明有关借款的流程及各项支出具体的财务报销制度及相关流程。第三条本制度适用于公司全体员工。第二部分借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定一当公司员工因业务需求、生产备用、出差而发生借款行为时，必须完整填写借款单并经相关领导批准后方可借款。二各项借款金额超过10000元应提前一天通知财务部备款。三除特殊情况外，借款单须有部门领导、主管领导、单位负责人审批后方可借款。四借款销账规定1借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐。（2）借领支票者原则上应在3个工作日内办理销帐手续。（五临时工及试用人员不得借款，若因特殊情况，需主管领导担保后方可借款。（六）员工因个人原因原则上一律不得借款。（七）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资、奖金中扣回。第五条借款流程一借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。二审批流程经办人签字本门领导审批主管领导审批财务部复核单位负责人审批。三财务付款借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续，并在现金付讫单上签字。第三部分费用报销基本制度及基本流程第六条报销人必须取得合法有效的报销单据发票。第七条费用报销单填写及票据粘贴要求（一）报销单据填写应力求整洁、美观，不得随意涂改；报销单各项目应填写完整，报销内容名称合理、大小写金额一致，后附单据张数正确，报销事项说明清楚。（二）报销单与后面的发票、清单等必须大小一致，各票据不得突出于报销单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）。（三）各票据应均匀贴在报销单后，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致。（四）若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列粘贴。（五）报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列。（六）报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。（七）报销单据一律用黑色、蓝色钢笔或签字笔填写。（八）特别强调有实物的报销单据须由验收人在报销单上填写，需入库的实物单据应附入库单，否则财务有权拒绝报销。第八条单笔报销总额超过10000元，需要提前一天通知财务备款。第九条费用报销基本流程经办人签字部门领导签字财务部审核主管领导签字经办人签字领款单位负责签字人财务部复审出纳清查、付款第10条办公费用报销管理规定（一）内容办公费主要包括单位日常所必需的办公用品、文具的购买，报刊、杂志、专业书籍及资料的订购费用，领用办公设备配件（含维修费），易耗材料（纸张、硒鼓、色带）费用，文件邮寄、电话通话、网络及维护费等。（二）购买规定（1）办公用品、相关办公设备及配件、易耗材料应由行政部门进行统计，填写相关用品申购单，经领导批准后安排专人进行购买。（2）电话、网络及维护费用应有行政部门统一进行结算，并安排专人负责（四）借款规定因办公费用发生需要借款的应带上经领导审批的申购单和借款单，到财务部办理领款手续；对公账户走账的应填写企业申请付款单。（五）报销规定（1）日常办公费用的报销在取得正规发票后，在报销单后附办公用品采购申请单（原件或复印件），附实际购买办公用品、配件、维修清单（必须加盖发票专用章）。（2）电话、网络及维护费按月或者是按季度进行结算报账，并在报销单上写明月份。（六）报销及冲账期限办公费用实际发生以后，应在3个工作日内进行报销或者冲账处理，电话、网络及维护费用原则上不得跨月报销。第11条业务招待费报销管理规定（一）支出范围（1）招待客人、客户用的烟、酒、茶、饮料等费用。（2）宴请客人、客户用的用餐、食品、酒水等费用。（3）赠送客人、客户的礼品等费用。（2）原则（1）节约经费开支，提高经济效益，减少非生产性及不合理支出，公司对业务招待费进行统一管理。公司以厉行节约、合理开支、严格控制、超标自负为原则。（2）由于目前公司正处于筹建期以及业务招待费的特殊性，公司严格控制业务招待费的支出，尤其是大额招待费的发生应事先经过公司领导人的批准后方可支出，做到预算控制、逐笔报批。（3）公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。（4）部门因公需招待时，应事先申请，经总经理、主管领导批准后方可招待。（5）坚决控制非业务接待，适当控制业务接待。（6）政府部门、上级机关、兄弟单位因公来访，一律由办公室和对口部门协同接待。经营活动中业务单位的往来，由各经济实体负责接待，费用归口，列入所在单位或分管负责人名下。（7）公司因公出差人员、野外工作人员已享受伙食补贴和野外津贴的，不再报销路途餐费。（8）各部门外出工作期间需发生招待费时，必须经主管负责人批准后，方可进行招待，但业务招待费力求节俭。（9）因工作关系外单位来的一般人员，一律用工作餐招待。（10）各类业务招待，接待部门应当从严控制陪同人员，陪同人员一般不应超过需接待人员的2倍。（11）不得报销与公务活动无关的费用；不得在公务招待费上弄虚作假；不得无正当理由或者违反有关规定，造成招待费超过控制总额或规定标准；不得以招待为名请客送礼、旅游观光以及组织各种娱乐活动；不得以任何名义用公款互相吃请。违者按规定追究相关人员的责任，所有开支一律由责任人自付。（12）其它非公招待客人一律由个人承担。（三）标准根据企业所得税法实施条例第四十三条规定“企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5”。公司业务招待费总额不得超过当年营业收入的5，其中各经营实体业务招待费总额不得超过当年本部门营业收入的4，公司管理部门业务招待费开支，本着节俭的原则，根据情况另行规定。（四）招待客人、客户用的烟、酒、茶、饮料以及赠送的礼品原则上有行政部门统一采购，并委派专人验收，安排专人管理、发放。如有特殊情况需要单独购买的应提前向行政管理部门提前报备。（五）烟、酒、茶、水、礼品的购买不可超过公司招待标准，因特殊情况超过的，应在开发票项目上降低单价，增加数量来弥补；费用支出时一定要取得正规发票，并附明细单（加盖发票专用章），明细单上详细列明物品名称、单价、数量、总金额。（六）当公司发生会议招待、集体聚会以及烟、酒、茶、水、礼品批量购买时，由行政部门安排专人负责，由部门领导、主管领导审批后方可执行。实际支付时原则上申请公司汇款或者支票等对公方式支付（填写企业申请付款单），以控制大额现金的支出。（七）因业务招待而发生借款或者领取支票，应在业务发生后2日内进行报销冲账。因在外地或者其他特殊情况的，应在回到公司2日内进行报账冲账。（八）业务招待费发票管理（1）餐票等定额发票的印章（发票专用章）要清晰可识别，否则不予报销；同次报销必须为同一单位的发票，同面额的发票必须连号，不同次的发票不可连号，发票归属地与实际发生地必须一致。（2）因特殊原因取得的手工发票，必须如实填写，填写规范、完整；不得虚开、套开发票。（3）坚决杜绝用餐票代替其他发票。第12条差旅费和交通费报销管理规定（一）原则（1）差旅及交通费管理本着“勤俭节约、互惠互利”的原则，严格控制出差规模，对必须出差的，应尽量缩短出差时间、人数和次数，充分利用现代办公手段，提高工作效率减少支出。（2）坚持“费用双控”的原则，既控制差旅费的各项标准，又控制部门费用总额。（二）标准（1）各级别出差乘坐交通工具标准级别及交通工具火车、动车轮船（不包括旅游船）飞机其他交通工具（不包括出租小汽车）公司领导软席（软座、软卧）动车一等座三等舱普通舱（经济舱）凭据报销中层硬席（硬座、硬卧）动车二等座三等舱普通舱（经济舱）凭据报销其余人员硬席（硬座、硬卧）动车二等座三等舱普通舱（经济舱）凭据报销（2）各级别出差分地区住宿费标准类别直辖市省会城市区外地级市区内地级市区外县级市区内县级以下公司领导450360320200中层320260200140其余人员220200180140备注首晚难以寻找合适住宿条件的，其住宿标准可提高30。（3）市内交通费执行标准出差办理公务人员自带交通工具的一律不得报销市内交通费，不自带交通工具的，不分区内区外，按实际出差天数每人每天凭票报销30元市内公共交通费。赴外地参加会议或学习以及到公司相关联单位，只能凭票据报销两天的市内交通费，即60元。在市内办事，尽可能的使用公司统一管理的自有车辆，如果因急事或特殊情况，经公司领导同意可乘坐城市公用交通工具，并凭有效票据报销市内交通费。各管理部门的市内出租车费要从严控制，严格执行此标准。（4）伙食补助（报销）标准办理公务人员出差到阿旗以外地区不分途中（需有效凭据），区内每人每天补助标准为80元、区外每人每天补助标准为100元、境外出差补助标准由公司领导审议决定。参加会议或学习已集中安排食宿的，按标准只发给途中实有天数补助费；没有集中安排食宿的，每人每天补助标准为80元，超过7天以上部分每人每天补助标准为50元。因公负伤人员及陪护人员，在外地等待住院和住院治疗期间每人每天发给伙食补助费50元；在本地区住院治疗期间（凭住院证明）每人每天发给伙食补助费30元。特别说明目前公司正处于筹办阶段，公司出差人员暂且只能以上标准，持合法票据进行报销，不再给予补贴。（四）各项费用具体说明（1）员工应选择合适的出行路线，减少途中的行程和时间；在出行过程中需要改变线路的应事先征得主管领导同意，否则多出旅程发生的费用不得报销。（2）员工根据工作的需要，原则上选择轮船、火车、长途汽车、高铁等交通工具，但因特殊原因乘坐飞机、火车商务席、软卧等应事先征求公司领导的同意，时候由领导审批报销。（3）住宿费用实行“限额控制、据实报销”原则，根据员工实际出差天数和分类标准，在限额内据实报销。实际金额少于标准金额的不对其进行补贴。（4）出差人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内，选择安全、经济、便捷的宾馆住宿。（5）因工作需求而在外地发生宴请客人、客户等产生的业务招待费用，应事先经过公司领导的批准，并取得正规票据后方可报销。（6）员工到外地参加会议、培训，通过合法有效的证明在限额内据实报销相关费用；由主办方提供住宿和就餐的，不得报销住宿费和伙食费。（7）市内交通费通过当地有效乘车票据据实报销，自行带车的不予以报销。（8）公司所有员工原则上不得报销出租车票，因特殊原因需要报销的，经公司领导审批后方可报销。（9）员工出差有本公司同行人员时，费用报销需同行人员一同签字方可报销。（10）工作人员趁出差办理公务之便回家省亲、探友或办私事，其发生的车、船、机费只报销其出差往返地最近车、船、机费，多开支的部分由个人自理，绕道省亲、探友或办私事期间发生的住宿费、伙食费、市内交通费等一律不予报销。第十三条通讯费报销管理规定（一）本公司员工的手机通讯补助已经通过工资进行发放，不在报销任何手机通讯费。（二）凡由公司委托银行代扣手机费的，由经办人按照实际金额填写费用报销单据实报销。（三）固定电话实行定额制，由行政部门指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。第13条车辆费报销管理规定（一）支出范围本公司车辆费主要包括非经营生产小汽车所发生的燃油费、过路过桥费、停车费、维修费、保养费、装饰费等相关费用。（二）车辆管理部门做好车辆油耗、历程、外出、保养、维修以及上车用品购买的登记工作，做到月月核对，责任到人。（三）责任人严格按照公司定额标准控制费用支出，财务部门每月对每辆车的费用进行统计，对燃油费、保养维修费等超出标准的车辆上报公司领导，申请处理。（四）车辆饰品购买必须经过公司领导审批，并报车辆管理部门进行统计验收后方可报销。（车饰品购买报销单验收人必须填写，否则财务不予以报销）（五）公司员工因私事或者未经领导审批，擅自出车而发生的一切费用不得报销。（六）发票管理规定（1）燃油费交款人一定准确、完整，并加盖收款人发票专用章，做到清晰可识。（2）过路过桥票据加盖收款人章，要求章、金额、时间清晰可识，否则不予报销。（3）车辆维修、保养、车饰品购买发票要求准确、完整，并附加盖发票专用章的费用明细单，两者缺一不可。（4）杜绝用燃油票进行冲账处理，如因特殊原因必须经过主管领导审批才可报销。（5）当发生车辆保险索赔时，责任人应及时通知财务部收款；当公司收到索赔以后，责任人应持维修车辆的发票复印件办理报销手续；维修发票金额与索赔金额必须一致，否则财务拒绝报销。（七）报销期限车辆费原则上当月发生当月报销，报销单必须填写完整，注明车牌号及费用所属月份；因特殊原因跨月报销的，应在下月五日内报销，否则财务部有权拒绝报销。第十四条教育经费及职工培训费管理规定（一）支出范围根据公司员工发展规划和业务需要，参加培训班、辅导班以及各种学习交流活动等产生的相关费用。（二）员工此类行为的发生尽量取得相关协议或者邀请函等文件，后经公司领导审批，未经审批而发生的相关费用不得予以报销；经审批后需要借款的，应在借款说明上详细列明本次行为情况。（三）员工参与期间产生的住宿费、招待费、交通费等参照公司有关报销制度处理。（四）报销管理员工需要取得有关费用的正规发票或者是财政厅监制的专用收据。同时在报销单后附上本次活动的相关证明文件。第十五条日常生活用品及非货币福利报销管理规定第四部分原材料、低值易耗品报销管理及付款流程第十六条材料费、低值易耗品报销管理规定（一）支出范围在日常生产经营过程中购买的价值偏低又能重复使用的实物资产，包含生产工具（如钳子、推车等）、生产材料（如铁丝、塑料纸等）、办公用具（如电话机、传真机等）、办公家具（如办公桌椅等）。（二）为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部门统一管理，集中购置（填写购货申请单，经领导审批）并指定专人验收、专人管理。（三）所购材料及易耗品需供货单位开出送货单，无送货单的由收货部门开具入库单，单据上详细标明单价、数量、金额；送货单要由送货单位加印章，送货单或者入库单要由送货人、经办人、收货人签名。（四）材料及易耗品出库应归结到个人，不能归结到个人的应归结到部门，并有相关责任人签字方可领取。（五）支付管理经办人持经领导审批的采购申请单到财务进行借款；当费用产生时，特别是数量多、金额大的付款原则上通过对公账户支付。（六）发票管理材料及低值易耗品发票原则上要求增值税专用发票（含抵扣联），没有增值税专用发票的必须有普通税票；发票上没有列明明细的，必须附有收款单位发票专用章的销货明细单。（七）报账流程经办人签字后必须由验收人签字，然后部门领导签字再到财务部审核，随后请求主管领导和单位负责人签字，最后经过出纳审核统计后，办理签字领款。每个步骤缺一不可。（八）报账期限经办人在货物验收入库后1个工作日内进行报账处理。参照生产材料和低值易耗品报销规定。第五部分工程支付管理及流程第十七条工程支付管理（一）支出范围在项目实施期间发生的与工程项目有关的所有费用，其支付方式按合同付款和实际结算付款两种方式办理。对于签订了合同发生的工程费用，按合同费用付款方式办理付款，对于一些特殊工程费用和日常行政管理费用的付款按实际结算付款方式办理付款。一经选定付款方式，不得随意改变，特殊情况除外。（二）财务部门需要原始单据内容及要求（1）项目验收意见书项目验收意见书是由项目相关部门出具的，对当前项目施工的审批意见。项目验收意见书需有施工方和本公司共同盖章（签字）方可生效。项目意见书需由公司主管领导、单位负责人共同签字方可生效。项目意见书一式两份，项目管理部分和财务部各执一份。（2）项目结算单当项目管理部分出具项目验收意见书后，由项目管理部门和财务部按照工程合同或者实际施工情况出具项目结算单。项目结算单结算流程施工方项目管理部门出具施工方或经办人签字确认项目管理部门复核部门领导审批主管领导审批单位负责人审批财务部复审付款特别提示项目结算单完整、清晰、明确；明确内容包含施工方名称、结算内容、结算单价、结算金额（大小写一致）、施工进度、扣款或者其他抵款内容、质保金（3）付款申请单付款申请单是由财务部特别指定的，施工方或者经办人申请付款时必须填写财务部统一的付款申请单，否则无效。付款申请单必须填写完整，申请人、时间、附原始凭证数目、付款金额（大小写必须一致）、收款人全称、开户行及账号、申请付款方式、付款详细说明（如付款目的、内容）。付款申请单须经相关部门进行审批验收，经总经理签字审批、经财务部复核通过以后方可有效。付款方及经办人申请付款时，需在付款单后附相关付款手续，如合同书、施工方资质、申请人身份证复印件、项目验收单、项目结算单及其他相关附件。（4）工程合同书参照合同法。（5）施工方提供的项目施工所需要的资质证明。（6）经办人或者受委托人的身份证复印件。（7）施工方提供的正规发票施工方提供的发票原则上是由施工地当地税务机关出具的，特殊情况的需进行说明情况经公司领导审批后方可接收。发票付款方与收款方必须与合同签订双方名称一致，如出现委托收款现象而导致名称不一致的，需出具公司开出的法人授权书或者公司委托书。发票金额必须与公司实际付款金额相一致。发票上必须加盖收款方的发票专用章，如有特殊情况可加盖公章。发票上列出的项目名称适合实际实际施工内容。（8）财务部严格审查以上列举的相关手续，在收到以上符合要求的原始手续时方可进行付款，否则有权拒绝付款。（9）企业尾款支付企业尾款支付需由施工方或经办人填写付款申请单，经部门审批、主管领导审批、单位负责人审批后，到财务部办理结算。财务部收到填写完整的付款申请单后需与公司账务、原始付款说明进行核对，检查其付款金额是否正确或者超支、检查施工发票是否欠缺、检查前期付款手续是否齐全。第六部分固定资产支付管理及流程第十八条固定资产支付管理参照本制度第十七条工程支付管理规定。第十九条本管理制度由公司财务部负责解释与修订。第二十条本管理制度由公司总经理办公会议审议通过，自公布之日起生效。附表付款申请单申请人填制日期附件张数付款金额（大写）收款人全称开户银行及帐号其他要求说明付款方式现金电汇现金支票转帐支付其它火攻器材入库验收单接收单位XXXXXXXXXX公司接收部门炸药库供货方到货验收明细单1项目规格数量23456验收人年月日XXXXXXXXX公司设备安装验收单编号设备名称规格型号供应商联系人联系电话1、质量情况付款说明财务部门核对部门审批主管领导审批单位负责审批2、运行效果3、运行效果4、随机物品设备配件口工器具口说明书口保修单口序设备名称规格型号数量备注123455、验收结论优良口合格口不合格口需整改口6、参验人员部门负责（签字）年月日主管领导（签字）年月日单位负责人（签字）年月日备注此设备验收单为设备结算、转固重要依据之一，必须在认真验收的基础上填写。设备到货验收单设备名称发货人接收部门总价款设备验收情况1、数量与合同是否一致（一致、不一致）2、外包装情况完好、损坏）3、设备外观质量检查完好、损坏）3、说明书、合格证、检验证、使用手册、维护手册、装箱清单文档检查（有、无）4、随箱附零配件、工具（是、否5