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1、归档文件整理 知识讲座 农业部档案处 佟贵明 59192120Email:,部机关“文书立卷”改革情况,“文书立卷”改革的必要性,农业部机关归档文件整理实施细则 思路: “简化整理、深化检索”,认可方法 效果满意 减少环节 减轻工作量 节省时间 提高效率 规范管理 创造条件,三个问题:,归档文件整理原则 归档文件的确定范围 归档文件整理具体的操作步骤和要求,一、整理原则,遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系原则 区分不同价值原则 随办随归档原则 便于保管和利用原则,二、确定归档文件范围 确定归档范围遵循“以我为主”原则 第一种 发文 所有发文全部归档。 第二种

2、来文 所有来文看情况、做判断。 第三种 内部运转文件 一般情况，都有查考的价值 需要归档,保存期限短。,三、归档文件的整理步骤与要求,第一步 归档文件的分类归档文件按照年度-机构-保管期限分类 1.分年度 跨年度,1.跨年度的请示与批复，归入批复年度； 2.法规性文件，一般归入颁布或批准执行的年度 3.跨年度的规划、计划、预算、一般归入文件针对的第一年； 4.跨年度的总结、决算，报表等归入文件内容针对的最后一年； 5.跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度,6.跨年度的表彰、统计等工作，归入工作完成年；7. 跨年度的非诉讼案件，应归入结案年 度;8.规范类文件，应放入公布或批准生效的年度,

3、2.分机构(问题) 3.分保管期限,第二步 归档文件的整理单位 （一）归档文件的整理单位“件” 1. 正本与定稿为一件 2. 正文与附件为一件 3. 正文和文件处理单为一件 公文处理单(公文呈报说明) 正本 签发稿 底稿或修改稿,4.原件与复制件为一件 5.转发文与被转发文为一件 6.报表、名册、图表等为一件 7.来文与复文,(二)文件的修整 1.对已破损的文件应予修裱，对字迹模糊，铅笔、 圆珠笔字迹，易褪变的热敏传真纸文件应予复制， 并附于原件后一并归档。 2.纸张幅面尺寸超过国际标准A4型的按A4规格加以 折叠，注意尽量减少折叠次数，同时折痕应尽量位 于文件、图表字迹之外。纸张不规范时，应

4、用A4纸 张进行托底补贴。,（三）归档文件的装订 装订顺序： 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发件在前 被转发件在后 复文在前 来文在后 批复在前 请示在后 遇到中文和外文文件 中文在前 外文在后 有文件处理单 放在正本前面，作为首页加盖归档章.,第三步 归档文件的排列 归档文件的排列原则：“事由”原则” 1.同一事由的归档文件排列 重要程度 时间 2.不同事由间的归档文件排列 （1）按不同事由形成时间的先后顺序排列 （2）按事由的重要程度排列 （3）按事由具有的共同属性分别集中排列 3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列,第四步 盖归档文件章 1.在归档

5、文件首页上端的居中空白处加盖归档章，如果此处有领导批示占用，可在首页其他空白处盖章，如果首页没有空白处，可在首页之前加一页白纸盖章。 2.加盖归档章时尽量不要压住文件字迹，也不要与批示文字或收文章等交叉。,第五步 归档文件章项目填写 全宗号：此项可以免填( 农业部全宗号为 234) 年 度：归档文件的年度 ,采用公元纪年 ,以四位阿拉伯数 字填写如 2006年。 机 构：填写归档部门的全称或规范化简称 保管期限：根据确定的保管期限，用“永久”和“定期” 标注. 室编件号：也称件号,就是归档文件的排列顺序号. 馆编件号：此项空置,归档章样式,第六步 归档文件目录的编目 件 号：归档文件的排列顺序

6、号。 责任者：制发文件的组织或个人，也就是文件的 发文机关和署名者。 文 号：文件的发文字号 。 题 名：文件标题 。 日 期: 文件形成的日期。 页 数: 文件相加的总页数。 密 级：按文件照实填写。 备 注：有重要领导人批示的可标注，圈阅的不 用填写。,归档文件目录 年度:2006 机构:图书档案处 保管期限:定期 要求: 著录文号项目用宋体10号字体 其它项目著录用宋体12号字体 著录行高为50,第七步 归档文件的装盒 装盒的具体要求是： (1)同一保管期限的归档文件放在同一盒内，也就是说不同的保管期限的归档文件不应放在同一盒内。 (2)按处室形成的文件放入同一盒内，即使处室形成的文件数

7、量少，装不满一盒时，也不应该将其他归档单位的档案放入档案盒内，可以通过使用不同薄、厚度的档案盒来解决。,档案盒有4cm、3cm和2cm三种规格，以4cm的为主，一盒装满为止。,（3）档案盒只是归档文件的装具，不是保管单位。因此，不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只需按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺序放入下一盒就可以了。（4）文件装盒形成一个整体，直立放置时文件不应弯曲受损。,第八步 档案盒盒脊的填写 机 构：归档单位,填写规范的简称。 保管期限：永久或定期 。 起止件号：填写盒内第一份文件和最后一份 文件的件号,中间用“-”连接。 盒 号：档案盒的排列顺序号,由综合处 统

8、一填写 。,第九步 备考表的填写 盒内文件情况说明：包括文件收集齐全完整的程度，整 理工作完毕后，归档文件缺损、 修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：填写整理该档案盒归档文件的人员姓名。 检查人：要求处室负责人签署，主要是对文件材料归档 齐全完整情况进行监督检查。 日 期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部文 件归档完毕的日期，也可以是该档案盒内文件 整理完毕的日期。 以上各项全部用蓝黑钢笔或碳素笔填写。,第十步 归档文件的移交 1.归档文件移交清单 2.归档文件目录纸质和电子版目录 3.盒号目录 4.整理归档文件情况统计表 5.归档工作总结,归档文件移交清单 移交单位： 移交永久： 件 移交 定期： 件 移交