中小学校档案工作

1、中小学校档案工作,团风县档案局,档 案,档案定义是：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,档案的属性,1、档案的本质属性。原始性是档案的本质属性。档案的这一本质属性，直接决定了档案所具有的凭证作用。 2、档案的一般属性。主要是：知识属性、信息属性。,文件周期论,文件制作阶段 （起草文件）,文件现行阶段 （公文处理过程）,文件暂时保管阶段 （档案室保管）,文件永久保管阶段 （档案馆保管）,移交,进馆,公文办理,公文目的实现后，一部分销毁，一部分存档,归档这部分文件进入这阶

2、段,档案的价值,档案第一价值：为形成者服务 档案第二价值：为社会服务 档案的两大基本功能： 1、凭证作用（原始性体现） 2、参考作用（知识性、信息性体现）,档案工作基本原则,1、统一领导，分级管理。 是档案工作的组织原则和管理体制。 2、维护档案的完整与安全。 是档案工作的基本要求。 3、便于社会各方面对档案的利用。 是档案工作的根本目的。,中小学校档案工作,执行标准：湖北省中小学校档案管理暂行办法鄂档200613号 档案定义：普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式

3、和载体的历史记录。,学校档案机构职责,（一）贯彻落实党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本学校档案工作制度和规划； （二）集中统一管理学校各类档案，维护档案的完整与安全，为学校教育与发展积累档案史料； （三）编制必要的档案检索工具，积极提供利用服务，开发档案信息资源； （四）组织学习档案业务知识，指导立卷归档工作，开展档案宣传活动； （五）做好档案统计工作，及时上报统计结果。,档案工作人员及素质,1、各单位应配备档案人员，并经培训，持证上岗； 2、档案人员应具备的素质 （1）政治素质 立场、方向、观点、纪律、水平 （2）道德素质 服务、忠于事业、无私奉献、守法 （3）能力素质 组织管理

4、能力 （4）知识素质 共性知识、专业知识、管理知识 （5）身心素质 身体素质和心理素质,档案用房及设备,1、档案室选址： 不顶天，不立地；不宜靠近厕所等水源地。 档案室地面承重应达到 2、档案用房布局： 要尽量库房、阅档室、档案员办公室分开；条件好的单位应设立实物陈列室。 3、配备设施设备： 库房应配备防盗门窗、防光窗帘、空调机、除湿机、防磁柜、温湿度记录仪等保护设备。,档案用房及设备,3、配备设施设备： 库房还应配备档案柜架等保管设备。一般使用密集架和五节铁皮档案柜。五节柜要保证柜门进口高度超过32。,学校档案分类及编号,一、学校档案分类：,学校档案分类及编号,二、档案归档范围及时间： 1、

5、党群工作类 次年6月底前归档 主要包括党委（总支、支部）、共青团、少先队、工会、民主党派等组织形成的文件材料。 2、行政管理类 次年6月底前归档 主要包括行政事务、人事管理、安全保卫、法纪监察、计划生育、总务、外事等工作中形成的文件材料以及公开出版物、校报、刊物等。 3、教学科研类 教学管理以年度归档的次年6月底前归档，教研课题在课题完成后归档 主要包括教学管理、教学实践、教学研究、德育教育及科研课题研究准备、试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广等活动中形成的文件材料。,学校档案分类及编号,二、档案归档范围及时间： 4、教师业务管理类 次学年10月份前归档 主要包括教师教学计划、教学方案、发

6、表的论文及个人基本情况、进修培训等有关文件材料。 5、学籍管理类 次学年10月份前归档 主要包括招生、学籍登记；在校学生异动情况；毕业生成绩册、登记表；义务教育基本情况统计等文件材料。 6、基本建设类 项目完工后2个月内归档 主要包括基建工程项目可行性研究、立项、征地、招投标、设计、施工、监理、工程概预决算、竣工验收、维修、改扩建等形成的文件、图纸、表格等。,学校档案分类及编号,二、档案归档范围及时间： 7、仪器设备类 在开箱后归档 主要包括各种教学仪器、模型等通用设备说明书，各种机械、电教、电器、车辆等专用设备的全套随机技术文件及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。 8、财务会计类

7、 在财务部门保存一年后移交 主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告、会计清册等文件材料。,学校档案分类及编号,二、档案归档范围及时间： 9、电子文件类 随时整理归档 主要包括在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 10、声像档案类 随时整理归档 主要包括学校在各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、影视胶片、缩微胶片等。,学校档案分类及编号,二、档案归档范围及时间： 11、实物档案类 随时归档 主要包括学校及其教职员工获得的各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。 三、制订学校档案分

8、类编号方案： 用文字叙述的形式将本学校档案分类和编号固定以下，保证学校档案整理的规范性、延续性。 主要内容包括分类原则、类目设置、分类方法、编号办法等。,学校档案分类及编号,四、学校档案档号：,档案工作制度,1、“三合一”制度： 即档案分类方案、归档范围和保管期限制度 编制要求：根据国家档案局第8号令要求 （1）档案门类包含单位所有档案门类； （2）归档范围应涵盖机关形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的文件材料； （3）保管期限应符合国家相关规定。 （4）档案“三合一”制度应报送同级档案行政管理部门审批。,档案分类方案、归档范围保管期限表,门类顺序：文书、科技、会计、声像、电子、实

9、物、专业。,档案工作制度,2、档案保管制度： 档案归档制度 档案保管制度 档案统计制度 档案鉴定销毁制度 档案移交制度 档案保密制度 3、档案人员岗位职责 4、档案利用制度（ 档案查借阅制度 ）,档案利用及效果登记表,档案保管保护工作,1、防护措施： 防光、防紫外线（窗帘，不能直接用日光灯） 防高湿、防潮（空调、除湿机） 防火（干粉灭火器、自动气体灭火器） 防盗（防盗门窗） 防尘、防有害微生物（卫生、防虫药） 2、柜架及档案排列 档案柜架与窗户垂直。柜架内档案按门类，从左至右，从上至下排列。柜架外，应标注“标签”,柜侧标签格式,柜门标签格式,适应于密集。为方便查找，密集架节内也应注明案卷起止号

10、,适应于五节柜类的档案柜,标签大小应根据柜门上标签格大小制作，最好打印制作。,档案保管保护工作,3、温湿度控制： 标准温湿度：14-24 ，45%-60% 手段：开空调、除湿机，开窗能风等 做好温湿度记录，温湿度记录保存2年。,注：填表时间一般为下午4：00。,档案库房温湿度测记表 年度,档案保管保护工作,4、档案字迹材料,档案用纸要用含纤维高的纸，不能选用含木素高的纸，不能用新闻纸。,5、定期检查。室藏档案应每年进行一次全面清点检查。档案人员调整时，应对档案进行清点交接。,档案移交工作,1、移交时限： 室存档案满10年向档案馆移交；撤销单位全部移交；保管条件不善，可提前移交。 2、移交要求：

11、 同时移交纸质目录和电子目录，移交档案和目录符合标准。涉密档案要解密划控。移交前接受档案部门验收，填写交接文据，办理移交手续。 单位内部档案移交，也要办理交接手续，分清责任。,档案交接文据,档案统计：就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。 内容很多。包括档案的基本登记和综合统计两部分。,档案统计工作,1、统计数据口径。 档案数量统计。一般统计单位为：卷、册、件、张、盘。文书档案现统计一盘为两个单位，即卷和件，传统整理方法整理的为卷，简化整理方法整理的为件，如统计单位只有卷，则将件折算成卷，即10件为1卷；科技档案为卷；照片档案为张；音像档案为盘；电子档案为盘；实物档案为件；资料

12、为册。档案数量统计一般以目录为统计基础。,柜架统计。一般统计单位为组、节或立方米。铁质档案柜为组；密集架为节或立方米。 利用人次卷次。统计单位为人次或卷次。一般一人查档一次（一天）算1人次；一人查档一天查档一卷算1卷次。 目录数据量。统计单位为条、幅（页）。一般目录数据为条、全文扫描为幅（页）。目录条数又分为案卷级目录和文件级目录。全文扫描，一张全文图片为一幅（页）,2、统计要求。数字要准备，报出要及时。 各单位在做好本单位统计工作同时，还应抓好本系统档案统计工作，掌握好本系统档案工作情况。 3、统计职责。 做好本单位日常档案工作登记、基本情况统计。,1、期限鉴定。划分保管期限鉴定，由档案员按

13、“三合一”制度执行。 2、到期鉴定。成立鉴定小组，制定方案，逐件审查档案原文，提出审查意见，由主管领导审批。密件，按保密法相关规定执行。 3、档案销毁。到期失去保存价值档案，编制销毁清册，经主管领导审批后，报档案部门备案后，指定2人监销。销毁不能当废纸出售。销毁会计档案，还应报财政和审批部门，并派出监销。未结清债权债务或未了事项，到期会计档案不得销毁。,档案鉴定销毁工作,档案销毁清册,档案利用工作,1、严格查借阅手续。借出档案或查涉密件，应报分管领导审批。 2、注重查借阅和利用效果登记。利用效果定期编印，体现档案工作作用，并向县档案局上报。 3、定期编研材料，主动利用。要编大事记、组织沿革、基

14、础数据汇编、全宗介绍、发文汇集、专题汇集等。 4、利用方式。举办展览、编研出版、出具证明,全宗及全宗号设定,全宗构成，又叫立档单位（法人或自然人），有职能能行文、有独立核算财权、有人事权。 全宗名称用机构全称或规范化的简称。 全宗设立： （1）独立全宗。具有独立法人资格的立档单位设立全宗。内设机构、派出性机构一般不单独设立全宗。似用属全宗管理，即在主管单位全宗号后再加一个顺序号，顺序由各主管单位定。 （2）联合全宗。两个或以上机构，合署办公，共同财权和人权，设立联合全宗，需应并列列出单位名称。如纪委监察局、档案局档案馆等。 （3）汇集全宗。如乡、镇、街道办事处用汇集全宗，名称直接用其行政区划名

15、称。,机构更名后的全宗名称用当前的机构名称，变更前名称在全宗介绍和整理说明中说明。 全宗号设定： 全宗号：是档案馆指定给各立档单位的代号。,档案法律法规,档案法律法规体系,公民在档案法律事务中的权力和义务,权力： （1）公民享有占有、使用属于自己档案的权利； （2）公展有依法规定利用国家档案的权利； （3）公民享有公布自己所有档案的权利，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利用，不得侵犯他人的合法权益； （4）向国家捐赠、寄存对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案的所有者，对其档案享有优先利用权； （5）公民享有陷私权，公民对其移交、损赠和寄存在国家档案馆的不宜向社会开放的档案，可以提

16、出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。,公民在档案法律事务中的权力和义务,义务： （1）公民有保护档案的义务 （2）属于公民所有的对国家和社会具有保存价值的档案或者应当保密的档案，在保管条件恶劣或者其它原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的情况下，人民有接受国家档案行政管理部门采取保护措施或者收购、征购的义务。,档案法律责任,1、档案法律责任的种类 法律责任主要有刑事责任、民事责任、行政责任。档案法律责任主要是刑事责任和行政责任,档案法律刑事责任,（1）抢夺、窃取、损毁、销毁档案的犯罪。刑法第329条规定，抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役。故意损毁、销毁档案情

17、节严重的，可以构成故意毁坏公私财务罪、毁来国家机关公文罪。故意毁坏重要的历史档案的，可构成故意损毁珍贵文物罪。,档案法律刑事责任,（2）涂改、伪造档案的犯罪。 可构成涂改、伪造机关和档案馆保存的档案的，伪造、变造公文罪；企业在进行清算时对资产负债表或财产清算单等会计档案作虚假记载的，构成隐匿财产罪；证券机构或证券从事人员故意伪造、变造交易记录等档案的，构成编造虚假信息罪；纳税人伪造变造会计档案而偷税的，构成偷税罪；在刑事诉讼中伪造档案作伪证的，构成伪造证据罪。,档案法律刑事责任,（3）非法获取、占有、公布档案的犯罪。 以窃取、刺探、收买等方式，非法获取需要保密的档案材料的，构成非法获取国家机密

18、罪；非法持有国家机密档案材料，拒不说明来源或用途的，构成非法持有国家机密罪；以盗窃、利诱、逼迫或其它不正当手段，获取权利人具有商业秘密的科技、经济等方面档案材料的，构成侵犯商业秘密罪；公司、企业或其它单位的人员，利用职务上的便利，将本单位应当归档的重要材料拒为已有，情节严重的，可以构成侵占公司财务罪；国有公司、企业或其他国有单位的人员，有上述行为情节严重的，可构成贪污罪；以营利为目的，以出版方式擅自公布应当由档案馆公布的档案材料的，可构成侵犯著作权罪。,档案法律刑事责任,（4）非法转让、出卖档案和走私档案的犯罪。 违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或

19、拘役；违反档案法的规定，擅自将档案或其复制件赠送、转让、出卖给外国人，或走私档案，情节严重的，构成走私罪。,档案法律刑事责任,（5）档案事务中的渎职罪。 依法从事公务的人员，违反档案法规的规定，玩急职守，造成档案严重损毁的，构成玩急职守罪。,档案法律行政责任,档案行政责任： 档案行政责任主要是：行政处分和行政处罚。 行政处分： 行政处分由档案违法人员所在单位或其主管部门作出。 行政处罚： 警告（口头或书面通报）、罚款、没收违法所得。,档案的违法行为,根据档案法、档案法实施办法和湖北省档案管理条例中规定，档案违法行为归纳起来两大类型：,档案的违法行为,一、有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门给予行政处分，对单位可并处3000元以上3万元以下罚款，情节严重事的，可并处1万元以上10万元以下罚款；对个人可并处500元以上5000元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任：,（1）损毁、丢失属于国家所有的档案的