项目文件管理要求模板 - 图文

1、项目文件管理要求模板 - 图文 项目文件管理要求 项目执行标准管理文件/文档管理 项目文件管理要求 文件编号：xxxx-xxxx-x 编制： 审核： 批准： 版次： 项目文件管理要求 目 录 1 目的与适用范围 . 1 2 相关文件 . 1 3 人员配备 . 1 4 项目文件管理的通用要求 . 5 项目文件编制和格式要求 . 6 项目文件的处置 . 7 项目文件的编号要求 . 8 项目文件、信息的传递与发送 . 9 项目重要文件编制和分发规定 . 10 附 则 . 2 3 4 4 5 6 8 项目文件管理要求 项目文件管理要求 1 目的与适用范围 为了确保项目实施过程中产生的所有文件均处于受控

2、状态，确保项目文件的真实、有效和完整，提高项目文件归档和交工资料的质量，指导项目文档管理人员的工作，制定本规定。 适用于公司所有项目的文档管理。 2 相关文件 xxxxxx xxxxxx xxxxxx 3 人员配备 信息技术管理部文档控制中心根据项目特性配备文档管理人员。 3.1总承包项目在组建项目部时，应会同信息技术管理部确定文档人员的配备，原则上根据总承包范围，分别配备设计、采购、施工现场三个文档管理人员，管理设计类文件的文档管理人员同时负责项目管理类文件的控制，为项目文档控制专业的负责人，即文档控制主管，综合型项目部（如：xxxx项目）应设专职文档控制主管。 3.2 大型设计项目配备一名

3、文档控制工程师，主化工装置超过5个时，应配备2名文档管理人员，其中一名为文档控制主管。 上述（3.1、3.2条款）人员应在项目部（组）成立时，与其他管理人员一道任命。 1 项目文件管理要求 3.3 上述项目之外的常规设计项目，由3名文档管理人员负责设计文件的收集、归档验收和整理，其中设1名文档控制工程师，根据项目数量，可以增加文档管理人员。文档控制工程师由公司任命。 4 项目文件管理的通用要求 项目经理应负责组织项目文件管理人员按照公司文件管理的基本要求对项目文件的管理做出项目的实施规定，编制项目的沟通计划。 应在项目执行的本部、分部和施工现场，建立项目管理信息协同工作的平台，提高异地信息共享

4、能力和异地办公的水平，使其作为项目报告、项目信息收集、交换、发布等的工具。 4.1 文件控制的基本要求 4.1.1在使用处能得到正确版本的适用文件。 4.1.2 文件标引清晰、易于识别和检索。 4.1.3利用文档管理系统，及时发布、传递文件，标识适用版次等信息，防止误用作废文件。 4.1.4从所有发放或使用场所及时撤出失效或作废的纸质文件，为任何目的所保留的作废文件，都应作明确的标识（加盖作废章）以防止误用。 4.1.5项目所有文件都要由文档管理系统来管理，条件成熟时，只在文档管理系统中授权使用，不再分发纸质文件，图纸除外。 4.1.6 执行公司记录管理程序(xxxxxxxxx)，保持对记录的

5、标识、贮存、保护、检索、保留和处置的控制，确保能提供质量管理体系有效运行和工程（产品）符合要求的证据。 2 项目文件管理要求 当顾客有要求时，按合同的规定对有关文件、记录进行控制。 4.2 内部文件控制要求 4.2.1项目运行过程中产生的文件，为使其是充分与适宜的，在发布前应由授权人员审批，审批权限参见公司相关规定或有关标准规范； 4.2.2 文件发布后，应在必要时进行评审与更新，并再次审批； 4.2.3 识别文件现行修订状态，以防止使用失效或作废的文件 4.2.4 在对质量管理体系有效运行发挥重要作用的各个场所，都能得到有关文件的适用版本。 4.3 外来文件的控制要求 4.3.1 利用文档管理系统建立记录，确保对外来文件予以登记识别(如：标明文件编号、收文日期、文件、是否完整适用等)； 4.3.2 控制文件的分发(如：确定分发范围、发放登记等)和更改后的通知、更换； 4.3.3在工程项目有关文件（如：开工报告、统一规定）中识别项目适用的国家、行业、地方标准的适用版本并予以控制； 5 项目文件编制和格式要求 51项目部所有发出的电子邮件、传真、信函、会议纪要、备忘录等项目文件必须按照项目规定的文件格式进行书写。 52所有函件、电子邮件在编写时，应保