《声像档案管理》PPT幻灯片

1、声像档案管理,声像档案管理 一、声像档案的概念和特点 二、照片档案的收集、整理、鉴定和编目 三、录音、录像档案的收集、整理、编目 四、声像档案的保管和保护,一、声像档案的概念和特点,（一）声像档案的概念 声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。,（二）声像档案的特点 1、直观的形象性 2、收集、保管的特殊性 3、是其他载体档案的必要补充,（三）加强声像材料的收集工作 1、加强宣传工作； 2、档案机构要采取一定的措施引导与控制声像材料的流向，保证收集工作的落实； 3、收集工作要着眼于平时,二、照片档案

2、的收集、整理、鉴定和编目,照片档案指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静态摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。,传统照片档案,底片,照片,文字说明,数码照片档案,数码照片,元数据,文字说明,EF IX信息,照片档案的收集、整理、鉴定和编目 （一）照片档案的收集 （二）底片的整理方法、要求 （三）传统照片的整理方法、要求 （四）数码照片的整理方法、要求 （五）照片档案的保管期限 （六）照片档案案卷目录的编制 （七）数码照片的保管,（一）照片档案的收集,1、收集范围： （1）记录本单位主要职能活动和工作成果的照片 （2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然

3、风光以及民间风俗和著名人物的照片 （3）其他具有保存价值的照片,2、收集要求,总体要求： 属于归档范围的照片，必须按规定定期归档，集中管理 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档,传统照片的要求 底片、照片、说明应齐全 底片与照片影像应一致 无底片的照片应制作翻拍底片，无照片的底片应制作照片,数码照片的要求： 数码照片归档时，应由形成部门和档案部门共同进行真实、完整、可用方面的鉴定和检测； 具有永久保存价值或者其他重要价值的数码照片，应当转换为纸质照片同时归档； 归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，经过添加、合成、挖补

4、等修改的数码照片不能作为档案归档； 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。对于采用其它格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。,3、收集时间,随时归档与定期归档相结合，应及时整理，一般不跨年度,（二）底片的整理方法、要求,分类：同一类型时不用分类 排列：按底片的收集时间顺序进行排列 底片编号：底片册号底片号 120,（三）传统照片的整理方法、要求,分类、组卷 年度专题（1年混专题编1或数卷） （会议类、活动类、人物类等） 专题年度（1个专题中混年度组卷）,年度专题分类法,2003年 会议类 活动类 人物类 130 3150 5

5、160 2004年 会议类 活动类 人物类 120 2145 4660,专题年度分类法,会议类 2003年 2004年 2005年 130 3150 5170 活动类 2003年 2004年 2005年 150 5170 130 （第一卷） （第二卷）,排列 时间组张 编号 案卷号照片号 536,填写照片说明： 时间 地点 人物 事由 背景 摄影者,芯页格式参考示例,照片号：125 （照片） 底片号： 5108 参见号： 文1560 时间：2010.6.15 摄影者：张* 题名：市档案局关于召开2010年档案协作组长会的照片_ 文字说明：组长们在讨论，发言人是*,照片档案卷内目录,（四）数码照

6、片的整理方法、要求,1、在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限形成年度组”分类。 2、同一组内的数码照片档案按形成时间或重要程度先后排列。 3、数码照片文件采用“保管期限-年度-组号-张号” 格式命名。 例： 2011年XX局拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2011年第一组照片，保管期限定为“永久”，存储格式为JPEG，该组第一张照片的文件名应为： 01-2011-0001-0001.jpg,4、数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。 计算机硬盘：“数码照片档案”总文件夹按不同保管期限和年度建立层级文件夹在同一年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹。 例：D：数码照片档案永久2

7、0110001 XX工作会议. 5、数码照片档案的机读目录应包括全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、题名、文字说明、存储文件名、开放状态等13项。,（五）照片档案的保管期限 永久、定期（30年、10年） （六）照片档案案卷目录的编制,照片档案案卷目录,（七）数码照片的保管 1、推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体。 2、不同年度的数码照片档案一般不应刻录在同一张光盘中。 数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供使用，一套异地保存。封存的该套光盘不得提供利用。 3、要建立

8、数码照片档案的定期检查制度。光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10，发现问题应及时采取措施。,三、录音、录像档案的收集、整理、编目,录音、录像档案是指用专门的器械和材料，采用录音、录像的办法，记录下声音和图像的一种特殊载体的档案。 （一）录音、录像档案的收集 （二）录音、录像档案的整理 （三）录音、录像档案的编目,（一）录音、录像档案的收集 1、收集范围 基本同照片档案 还应包括本单位摄制的或反映本单位工作活动的专题录像片、影片等。 2、收集要求 （1）归档的声像材料应力求是原声磁带，并且可读 （2）归档的声像材料要齐全完整 （3）对归档的声像材料要进行选择和鉴别 3、收集时间 随

9、时归档与年终归档相结合,（二）录音、录像档案的整理,1、分类：根据实际情况及档案数量多少，按内容、专题分类或只按照时间顺序排列 2、编号：类别代号顺序号 X.3（录音） 35 3、文字说明：磁带（光盘）形成单位、形成时间、内容、节目时间、盘数、技术质量、摄录人员、检查人员等,（三）录音录像档案案卷编目,注意事项： （1）一盘或一盒磁带（一张光盘）为一个保管单位，著录一个条目。 （2）参见号是指纸质载体档案的档号。 （3）如一项内容的摄录是由多盒磁带录制而成的，就要在题名后注明盒的顺序号。 （4）带长是指该内容的录像录制的时间,四、声像档案的保管和保护,1、照片档案的保管、保护 （1）照片入库前，档案人员要对照片、底片认真检查，防止受污染的照片、底片入库； （2）档案人员在接触底片时，应戴上洁净的手套，防止汗渍污染底片； （3）库房要干燥、凉爽、严禁烟火，防光、防尘；有专门的档案柜；库房昼夜温度变化不应超过3，湿度变化不应超过5； （4）选择和使用规范的照片档案装具。存放用立放形式； （5）档案室要定期检查照片档案。,2、录音、录像档案的保管、保护 （1）库房要保