2011《归档文件整理规则》的实践与思考

1、归档文件整理规则的实践与思考【内容提要】文章认为实施归档文件整理规则后，简化了整理方法，减轻了档案员的工作量，有利于档案鉴定工作的开展。但这一方法也在一定整度上影响了档案的整理联系，配套文件不够也影响了这一规则的推行。【关 键 词】归档文件整理规则 实践 利弊有史以来，我们青少年宫的档案管理一直沿用组卷归档的方法，它在分类组卷、整理装订、排列上架和检索利用等各方面明显出现繁琐、复杂和效率低的缺点,给档案人员的归档工作带来了相当大的困难,业务部门也难以掌握。为了更科学地管理好文书档案,国家档案局早在2000年就修订了归档文件整理规则（以下简称规则）,各省市区县档案管理机构也随着相应出台了归档文件

2、整理规则，在这些规定中,明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律,以“件”为单位进行整理。 归档文件整理不再需要组卷，而是以件为单位归档，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤整理，大大简化了整理程序，使档案人员一学就会，因此，按“件”整理档案的方法得到了普遍应用。应该说，以“件”为单位整理档案是档案工作与时俱进、改革创新的一项重大举措。规则颁布实施后已推行数年，而我单位到2009年还依然采用组卷归档的管理方法，使得档案管理滞后，与我单位事业飞速发展的脚步不相适应，为此，我借助北京市校外教育机构工作规程验收的机会，积极向领导提出改变组卷归档的旧有模式为以件为单位进行整理，来规范密云青少

3、年宫的档案管理工作，得到了刘主任及领导班子的认可和大力支持，决定从2010年起，密云青少年宫的档案整理工作以“件”为单位进行归档，根据我单位实际把档案归档的类别从原来的仅有的行政和教育教学两大类变成党群工作类、工会活动类、行政管理类、群文活动类、教育教学类、创建验收类六大类，使我单位档案管理工作从此更加细化和规范化。从单位立卷归档工作的情况来看，规则的实施已经在以下几个方面产生了较好的效果。1.档案工作量减轻了，提高了工作效率。传统的文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动，划分类别、划分保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考表、装订、拟写案卷标题、写封面、再编制案卷目录，程序多，难度高，即使是从事

4、档案工作多年的档案员也感到吃力。尤其是像我们青少年宫这样案卷数量较多的单位，需要半年甚至更多的时间才能完成立卷任务。规则以“件”为单位整理，使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来，节省了大量的物力、人力。尤其是采用计算机管理档案后，所有的文件都输入电脑，按照分类大纲编制程序，省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作，极大地提高了工作效率。2.规则易学、易懂、易教，有利于档案员掌握。由于部门兼职的兼职档案员工作变动频繁，对档案的专业技能参差不齐，而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识，还要熟悉立卷工作的规范、要求，同时还要求具备一定的综合分析能力，所以往往造成各部门的档案

5、质量不高，而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。规则简化了文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，档案员和兼职档案员也容易理解和掌握，便于档案工作的顺利开展。3.规则有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了，工作量减轻，档案员有了更多的精力来从事档案的编研和利用工作，较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。传统的立卷方法中，档案的案卷由多份文件构成，装订成一卷，而利用者通常只需查阅其中的一份文件，在查阅时就会看到其它无关的文件，不利于档案的保密。在利用档案时往往把案卷拆了，用完后再装订。反反复复的拆卷装订给档案带来了很大的人为损害。同时档案的整卷调出也会

6、导致没有用到的文件无端损耗，缩短自然寿命。实行按件管理后，档案利用者需要哪份调哪份，既方便又安全保密，也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件，也无需拆卷、再装订，只需插入相关类别的卷盒中，在备考表或备栏中说明即可，方便灵活。4.规则实施后有利于档案室开展鉴定工作和优化室藏档案。由传统立卷方法组的卷内容杂、卷厚，并且装订、编目固定，使档案室不敢轻易开展鉴定工作，逐渐形成了档案室藏档案价值降低、利用效果差的局面。根据规则，档案的鉴定工作不再以卷为单位，也不需要重新整理，不再担心换卷皮，重拟新写案卷标题、重新编页号和案卷号等一系列问题，极大地减少了鉴定工作的难度和工作量。由于在确

7、定归档范围和保管期限时，尽量照顾各部门自身形成原则和业务主管原则，使档案室归档范围相对缩小，档案馆以后接收档案最大限度地避免了重复件。5.规则较好地解决了计算机管理和手工管理并存的关系问题。随着办公自动化的发展，计算机管理档案已逐渐普及，实行文件级管理，更加便于档案管理系统的优化。但是，在一年规则的实施过程中，我也发现一些问题。1.由于规则取消了传统的立卷模式和立卷方法，长期以来我们在工作中所执行的机关档案工作业务建设规范、机关文件材料归档与不归档范围、文书档案保管期限表、文书档案案卷格式标准、档号编制规则等规范已经部分失去价值，而新的相应的规范还没有出台，档案员有时有种摸着石头过河的感觉。2

8、.规则实行文件级管理，文件改用盒装，使文件容易被撕破、丢失。在实际工作中，遇到如群文活动、计划总结、人员调动、毕业生分配等内容相近但数量较多的情况时，以一事作为一件就不便于管理和利用。实践中，我把几个人或几件同类的事由作为一件来处理，以组合件形式归档。3.规则规定档案盒可以竖放也可以平放。工作中，如果是平放则不利于放在底层的档案的调用。如果是竖放，有的盒内文件不是装得太满，就是装得太少，使得盒内文件产生左重右轻或头重脚轻等现象，时间久了文件就会变形。4.以件为单位管理，随办随归，从一定程度上会破坏文件之间的有机联系，因同一事由形成的不同文件，由于由不同的部门处理，根据不同的来源和价值、时间的先

9、后存放于不同的盒内，割断了文件之间的互相联系，看不出事件的产生发展过程，从而在一定程度上影响了档案的利用，并且在提供利用时，同一事由的文件材料分别从不同的卷盒内提出，很不方便。此外，在进行档案数量的统计时，传统立卷方法一般是以卷为单位，现在是以“件”为单位呢？还是以“盒”为单位？如果计算库存总量，又以什么为计量单位？当然，尽管我在规则的实施中遇到一些暂时的问题和疑惑，但是还是感觉到它能够解决我在档案室工作中的许多现实问题，作用是相当明显的。我认为，规则的实施不仅仅是改变了我们的立卷方法，而且将会改变我们在档案工作的某些习惯性思维。规则实施后，立卷工作简化了，我的业务指导工作也要相应地改变。从前，业务指导终年穿梭于各各部门，忙于指导如何分类、组卷，如何编目，指导方式原始，内容单一，效果也不明显。今后，档案工作的业务指导应该站在更高的起点上，可以侧重于档案的价值鉴定、利用、参考资料的编