电子文件管理

1、电 子 文 件 管 理,浙江省档案局（梁绍红）,电子文件管理,电子文件的管理要求 电子文件管理系统设计,电子文件的概念与特点,什么是电子文件?,是业务流程电子化的产物 具备大部分传统文件的功能,需解决的主要问题?,保存、保真、保密,电子文件的概念,电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。,电子文件的构成要素,文件的内容、 结构和背景 信息,描述,存储载体,元数据,元数据描述文件 （目录或登记表）,文件的内容信息,指文件中所表达的对象，包含了表达作者意图的信息，包括文件形成者形成的文字、数字、图像、声音等。 它是构成电子文件最基本的要

2、素。,文件的结构信息,结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式，包括物理结构和逻辑结构。 物理结构：记录电子文件的存储结构。如电子文件的内容信息是如何存储在光盘、磁盘还是磁带上； 逻辑结构：记录电子文件的显现和还原信息。如电子文件的文字段落安排、格式以及载体附件等方面信息。,电子文件的背景信息,背景信息是指有关文件及形成、维护文件管理背景的描述信息。如：反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息、收文与发文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境信息等。,电子文件信息的描述元数据,元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件

3、、字处理和图形工具软件、字符集等数据。,书名 出版者 出版日期 存储信息 阅读工具 ,描述,元数据与著录信息的关系,两者既有联系又有区别。 在内容上，两者呈现交叉关系，有些元数据可直接转化为规范的著录信息，但不是所有的元数据都是著录信息。 在作用上，元数据的作用要比著录信息广泛，除了便于检索的功能外，还包括维护电子文件的真实性、完整性和有效性等功能。 总的来说，元数据的外延和作用要大于著录信息。著录信息主要侧重于档案特征的描述，而元数据则有着更广泛的用途和更深入的环境特征描述。,元数据的主要功能,提供了对文件的全面描述； 保障文件的真实性、完整性和可读性； 记录电子文件的形成、管理和利用过程；

4、 维持文件之间的历史信息联接； 采用标准和通用格式，可间接反映文件内容，降低电子文件管理风险； 支持文件信息的组织和查询，方便档案信息资源的聚类管理和深度开发； 支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集成与优化。可作为分布式数字档案馆中信息组织（整合）的工具和纽带； 支持系统间的互操作性。,元数据的描述和存储方式,一体式。即元数据与信息对象捆绑为一体，两者在物理上不分离，一起存储、流转和传递 。 分体式。元数据与信息对象是分离的，元数据一般存储于服务器的数据库中，而信息对象在信息管理系统中运行，采用指针将两者联系在一起。 混合式。将重要的、常用的元数据与信息对象捆绑在一起，而对于不常用的元数据

5、采用分体式封装。,电子文件的特点,信息的非人工识读性及系统依赖性 通过特定的读取设备和程序解码后才能识读 信息与载体的可分离性 可以在不同的载体上同时存在或相互转化，一份电子文件的全文和目录信息可分散存储。 信息的流动性与不稳定性 流动性体现为电子文件保存位置的多样性和利用服务的透明性。不稳定性表现为电子文件容易被修改、丢失或毁坏。 信息存取的不可靠性 由于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术淘汰 ，电子文件数字信息难以维持长久可靠的存取。,电子文件的种类,按信息格式可分为： 文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频文件、数据文件、命令文件。 按生成方式可分为： 数字化文件、原始数字文件。

6、 按文件的功能可分为 ： 主文件，支持性文件，辅助性、工具性文件,电子文件管理,电子文件的概念与特点 电子文件管理系统设计,电子文件的管理要求,电子文件管理面临哪些挑战？,电子文件逐步替代纸质文件已是趋势，新的理论体系、法规体系、管理模式还不完善。 继续套用传统管理体制和模式？双轨制-双套制？ 电子文件的行政和法律效力、电子文件利用中的知识产权保护和隐私保护。 归档前大量电子文件的流失； 管理职能的模糊性；文件系统的缺陷 归档后电子文件的长久保存难题。 环境迁移、载体寿命、硬件淘汰、软件平台更新,电子文件管理相关规范,法规 目前还没有电子文件的专门法规。我国正在制订电子文件管理条例，相关：电子

7、签名法。 标准（国家和行业标准） 电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 中国档案机读目录格式、（GB/T20163-2006） 电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008） 电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008） CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 . 制度 部门规章-电子公文归档管理暂行办法,国内外电子文件管理相关标准,文件管理标准 国际文件管理标准（ISO15489） 。世界上第一个文件管理标准，于2001年正式发布，适用于任何文件管理，尤其是电子文件管理。 功能需求标准 美国电子文件档案馆功能需求、电子文件管理软件应用系统设

8、计标准；欧盟电子文件管理通用需求 ；澳大利亚保存电子文件系统需求 。 元数据标准 2006-2007年出台的信息与文献-文件管理流程文件元数据 （ISO23081） 长久保存标准 开放档案信息系统参考模型（ISO14721，简称OAIS） 文件管理电子文件长期保存格式标准 第一部分 PDF的使用,参见：,电子文件的几种常见管理模式,档案室 分散式管理：档案室仅归档纸质文件，电子文件分散保存在各业务部门。 集中式管理：由统一的部门（档案室或技术部门）归口负责管理机构所有的电子文件。 文档一体化管理：建立电子文件管理系统对电子文件进行全生命周期的管理。

9、档案馆 集中式保管模式（美国、英国、北欧等国） 分布式保管模式（澳大利亚，2000年以后转变）,文件管理要求的新变化,电子文件管理与传统文件管理比较,信息的易逝性和不稳定性动态采集和实时归档 与应用系统的强耦合性需求分析和系统设计阶段应提前考虑 对生成环境的高依赖性前端控制和全程管理,文件管理主体的变化,形成者,管理者,利用者,传统模式,文件系统,形成者,管理者,利用者,电子环境下,适应新变化-电子文件管理的几个原则,全程管理原则 是一种全面的、系统的、基于过程的管理。 前端控制原则 通过对整个流程进行分析、优化、整合，尽可能地在文件形成阶段实现一些功能，以确保归档电子文件的真实性和有效性，提

10、高电子文件管理效率。 真实性保障原则 真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件得以作为社会记忆长久保存的前提。维护电子文件的真实性是电子文件管理面临的难题。 完整性保障原则 完整性是电子文件价值的重要保障。包括文件内容的完整性和文件构成要素的完整性。,可读性保障原则 电子文件的可读性是其存在和保持价值的基础 ，保证电子文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终。 如：归档时注明形成环境、尽量采用通用格式、归档专用软件、归档前的解密处理、技术鉴定、定期迁移等措施。 风险管理原则 即通过对电子风险进行识别和评估，采用合理的技术、方法对电子文件风险加以防范和控制，以最小的成本获

11、得最大的电子文件安全保证。 技术与管理手段结合原则 以文件系统为中心的模式,电子文件的管理环节,电子文件的收集 电子文件的鉴定 电子文件的归档 电子文件的著录 电子文件的处置 电子文件的保管,电子文件的收集,如何确保收集的齐全性和完整性？ 注意文件内容的相关性； 注意电子数据的结构复杂性和分布式构成特点。 收集时的几点要求： 在以电子文件归档为主时，应收集电子文件的定稿，以及反映重要文件主要修改过程和办理情况的电子文件；在以纸质文件归档为主时，可根据需要收集纸质文件的对应电子稿。 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 对在网络系统中处于流

12、转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应及时捕获并集中存储安全的环境中。 应收集与电子文件处理有关的参数和管理数据等，定期制作电子文件的备份，并对电子文件进行登记。 对不同类型和格式的电子文件，收集时应采取不同的措施。,文本型的电子文件,对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。,图像（形）型的电子文件,对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。 对用

13、计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。,音（视）频型的电子文件,对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。,通用格式的电子文件,对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用格式电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。,电子文

14、件的鉴定,内容鉴定传统档案的主要鉴定方法 基于文件内容的鉴定理论：谢伦伯格的文件双重价值理论（即文件的原始价值和从属价值）。 技术鉴定主要针对电子文件 1984年，法国档案学者哈罗尔德瑙格勒在机读文件的鉴定报告中首次提出电子文件双重鉴定的思想（即内容鉴定和价值鉴定）。,电子文件的内容鉴定,可以借鉴纸质文件鉴定的原则、标准与方法，传统文件保存期限表对文件保管期限的规定可以运用于电子文件。 一般将保管期限表嵌入文件管理系统并辅助进行文件阶段的初次鉴定。 在文件系统设计时，由档案部门制定详细准确的电子文件保管期限标准，并依此定义系统的鉴定模块。同时，也应允许文件管理人员根据文件利用率、特殊利用需求等

15、对文件保管期限做出适当的调整。,电子文件的技术鉴定,真实性鉴定 认定文件是否就是当时当人当事形成的。电子文件的真实性问题主要是由电子文件对软硬件环境的依赖性所造成的。 完整性鉴定 各要素是否齐全；各要素集成是否有效。 可读性鉴定 读取必需的形成环境是否同时采集；信息存储格式是否符合归档要求；文件运行的软硬件环境、版本号等元数据是否正确；指定的环境平台上能否准确读出电子文件。 无病毒鉴定 介质状况检查 是否符合规定的形式、规格和质量要求,电子文件的归档,归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程。归档标志着电子文件的管理责任和管理权限由文件生成部门向档案部门的正式转移。 归档也

16、可称为电子文件的档案化处理。 作为文件载体转换时期不可避免的做法-多套制，在一定程序上增加了归档的复杂性和工作量。,电子文件的归档范围,可参照纸质文件的归档范围，并按照档案管理 部门制定的有关机关文件材料归档范围的规定，以及其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。,对电子文件归档的完整性要求,归档时，应确保电子文件的内容完整性和要素完整性，同时归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据。 与电子文件有联系的其他形式重要的文件，如纸质文件、缩微胶片等，或相关数字化件，与电子文件一同归

17、档。 电子文件归档环节的一些成果（如著录信息、鉴定记录等），应与文件信息一起向档案部门移交。,双套制归档的范围和要求,适用于永久和长期保存的电子文件。 一般来说，对于法律凭证问题尚未解决的电子文件，有密级的电子文件，以及在技术环境变迁下难以维护真实性的电子文件等，必须实行双套制归档。,归档方式,逻辑归档 逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。 物理归档 是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。表现

18、为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，保证电子文件的安全性 。 电子文件归档应分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。,电子文件的归档时间,分为实时归档和定期归档两种。根据电子文件归档与管理规范要求，逻辑归档可实时进行，物理归档应按纸质文件的规定定期完成。 双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应该统一。 一般来说，只要电子文件办理完毕，构成其证据价值的信息已经齐备，就可以实施归档。在实际工作中，由于电子文件的共享性，在其归档后并不影响部门日常查考，加上电子文件的易修改性和不安全性，因此无论采取逻辑归档或物理归档的方式，都存在着电子文件提前归档、实时归档的

19、趋势。,归档具体要求,凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上。归档时应一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。 推荐采用的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。,物理归档光盘标签示例,浙江省档案局,载体编号：155-2001.Y-T-18

20、,套 别：A,名 称：2001永久类,制作时间：2008年3月20日,保管期限：永久,软硬件平台：Window XP,Word 2000，IBM NetVista（Pentium 2.4G）.,密 级：无,特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。,物理归档光盘存储格式样例,光盘根目录,说明文件,载体登记表,档号1,档号2,档号3,档号4,DATA,O

21、THERS,辅助阅读工具,其他辅助文件,目录数据库,元数据,电子文件,相关文件,电子文件的著录,电子文件著录指的是指通过获取、核对、分析、组织和记录有关文件内容、结构、背景和文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果。,电子文件著录的作用和特点,与传统环境相比，在电子环境下档案著录的概念含义更宽泛和深刻。 传统档案著录主要是为了解决大量实体档案的快速检索问题；而电子文件著录的作用不仅方便信息的检索和利用，还是保证文件真实性的一种可靠手段。 电子文件的著录覆盖文件整个生命周期，包括电子文件的内容、结构和背景信息等各方面。 电子文件著录常采用自动著录与人工著录相结合的方式。,著录工作的职责和实施

22、,电子文件著录工作可以分为归档前文件级和案卷级著录、归档后案卷以上的著录。 文件级以及案卷级的著录工作一般在档案部门的指导下，由电子文件形成部门完成。为提高著录工作效率和质量，应在文件形成之前便将著录信息的形成和采集工作纳入考虑范围，真正实现前端控制”。 案卷级以上的电子文件著录一般则由档案部门完成。通过著录，以揭示各类文件之间的内在联系，准确划分文件类别。 部分著录信息可从电子文件元数据提取和转换而来。,电子文件的著录要求,电子文件的著录可以参照电子文件归档与电子档案管理规范、中国档案机读目录格式等标准进行。 电子文件著录时，除了档案著录规则规定的一般项目外，还应包括电子文件特有的著录项目和

23、其他标识（如责任者、操作者、背景信息、元数据等) ，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。 电子文件著录结果应制成机读目录和纸质目录。,省直机关归档电子文件推荐著录项目,电子文件的处置,电子文件的处置就是根据鉴定结果对电子文件所做的处理工作。一般有销毁、在本机构系统内长期保存、向档案部门移交三种方式。 销毁：是指对于无保存价值的文件，通过删除文件、格式化或破坏载体等方式，使文件不可能再以电子方式重建，其内容无法恢复与还原。（电子文件销毁的特殊要求） 在本机构文件系统内长期保存：反映本机构一般活动、具有业务凭证价值、但不具有广泛的社会价值的电子文件，可以在本机构的电子文件管理系统中长期保存。

24、向档案部门移交：反映本机构主要职能活动和基本情况、对机构具有业务凭证价值或其他长远利用价值、或对社会具有长远利用价值的电子文件，应定期向档案部门移交。,电子文件移交时的检查,在向档案部门移交之前，应对归档电子文件进行认真检验。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。移交至档案保管部门后，需进行集中保管。 档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100时方可进行交接。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验； 验收合格后，应一式两份填写登记表并签字盖章。 检验项目包括：载体有无划痕，是否清洁

25、；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。,电子文件的保管,电子文件保管面临的主要难题： 保管和维护的技术难度大 维护和管理成本增加 维护各要素原有结构的复杂性 网络利用的不安全性 真实性确认难度较大,电子文件载体的保管要求,电子文件载体使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。 电子文件载体保护可以参照电子文件归档与管理规范的要求。 磁性载体保护具体依据磁性载体档案管理与保护规范； 光盘载体保护具体依据电子文件归档光盘技术要求和应用规范。,

26、手工纸 1000年或更长 新闻纸 50年 缩微胶片 300年 缩微平片 100年 磁 盘 15年 磁光盘 30年 4mm磁带 10年 光 盘 10年,各种存储载体的预计寿命,电子文件的信息保护,电子文件的信息保护不仅包括载体选择和保护，还需采取多种技术手段和措施对电子文件信息进行安全保护。 信息安全防范。参照中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例 信息加密和认证技术 防治计算机病毒 信息备份 网络安全,电子文件的长久保存,要实现电子文件的长久保存，主要应解决好其可读性、可用性、可理解性、完整性和真实性问题，要综合运用技术、法律与管理策略 。 发达国家早在二十世纪九十年代初就对数字信息长期保存

27、进行了大量的研究。1999年成立的永久保护电子文件真实性国际研究项目（简称InterPARES）由包括美国、英国、加拿大、中国等10余个国家的档案馆以及一些大学和研究机构共同参与研究，其主要目标是“建立一整套的理论和方法，为永久保护电子文件及其真实性提供模型构建方针、策略和元数据标准，确保电子文件及其真实性的永久保存”,电子文件的长久保存策略,数字信息长期保存的主要措施,电子文件的格式规范要求,要实现数字档案资源的长久保存，必须高度重视应用系统开放性设计和数字档案资源格式的标准化、规范化问题。 电子文件长期保存文件格式的选择应遵循以下原则：满足需求、通用、信息安全、代价最小、可扩展等。推荐选择

28、的文件格式应具有支持真实性验证、格式透明、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、持续可理解、持续可用、可转换、易存储、适合长久保存等特征。,电子文件载体的保存环境,归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：3545。,电子文件的日常保管措施,归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。迁移后原载体保留时间不少于3年。 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，

29、如发现问题应及时采取恢复措施。 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。,电子文件管理,电子文件的概念与特点 电子文件的管理要求,电子文件管理系统设计,电子文件管理系统,支持电子文件的采集、管理和利用 自动记录和维护元数据信息，确保电子文件的行政和法律效力 支持与电子政务、业务系统等应用的数据无缝衔接 优化业务工作流程，支持工作流管理和安全机制 支持传统档案信息的导入和管理,主要设计目标：,从档案管理的角度看设计,一体化,将公文收集、归档、整理的业务需求分解融入OA系统整体设计； 将安全性、可靠性要求融入系统设计的各个部分；,最小化,最小化人工参与的环节；

30、最小化公文运转的流程； 最小化用户的专业门槛；,续：从档案管理的角度看设计,前端控制,提前介入需求分析和功能设计； 对归档前公文处理的提前指导；,安全规范,建立管理制度并落实； 充分运用技术保障措施； 数据导出和备份功能； 输出符合标准规范要求；,总体构架设计,主要系统功能,数据管理,数据采集 档案编目 元数据记录和维护 数据导入和导出,工作流管理,流程管理 任务定义、提醒和维护 个性化定制,系统维护,权限管理 日志管理和备份 编码管理,开发利用,档案信息开发 数据发布 借阅管理,数据管理,工作流管理,系统维护,开发利用,关键部分功能设计（档案视角）,公文办理,根据岗位职责，自动分类文件； 将

31、保管期限、题名、密级等档案元数据著录融入到公文处理中； 将专业性强、内容较固定的业务按实施过程，以产生的文件为单位详细分解，办结后按项目整体归档。 在文件登记等关键环节来前端控制。 实现背景信息等公文元数据的生成、采集和管理；实现操作过程监控。,续：关键部分功能设计（档案视角）,归档整理,保持归档池的相对独立，维 护公文库和档案库的安全； 保留档案专业性工作的最终调整权，如保管期限、分类、档号等； 通过合理的系统标识和流程设计，简化双套制文件的核对； 实现自动分类、档号生成、批量处理功能。,续：关键部分功能设计（档案视角）,档案管理,包括传统和电子文件管理； 可参照国家相关规范设计； 实现电子

32、公文元数据的管理。 引入OA系统中常见的工作流、任务流等设计技术，增强系统自动处理能力。 建立安全机制，实现电子文件操作过程的监控和记录。,可借鉴的国内外相关标准,国家档案局档案管理软件功能要求暂行规定 电子文件管理软件应用系统设计标准 美国国防部于1997年颁布，2002年重新修订。该标准对电子文件管理软件强制功能需求、可选功能需求、涉密文件管理需求作出了详细的规定，具有实用性较强、需求表述的结构化程度较高的特点。 电子文件档案馆功能需求 由美国文件与档案管理局制定，具体的功能需求依据OAIS参考模型设定，包括文件管理、保护、工作流程、档案存储、安全性、输入、利用、用户界面、系统管理、系统特

33、征10个方面共33个具体需求和800余个子需求。 详见：/era/,第二部分：数码照片档案管理,数码照片概念,数码照片是指通过扫描仪、数码相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。 数码照片一般可分为两大类，一类是原创性数码照片，即直接由数码相机等数码设备直接成像生成的数码照片；另一类是复制性数码照片，即通过扫描仪等数码设备对传统纸质照片转换生成的数码照片。而数码照片档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的数码照片。,数码照片的收集和归档,要制订和完善数码照片管理移交、归档的有关规章制度 。 把好归档质量关 。 明确数码照片的收集范围和移交要求。一个月左右移交，尽量不要跨年度 。 对数码照片内容进行前期鉴定。对数码照片质量、原始性和真实性进行鉴定。对反映同一内容的若干张照片，应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁和具有一定代表性的照片归档。,数码照片的收集和归档,对归档数码照片进行文字说明和初步整理。 由形成者以一次活动为单位，分别建立和命名不同文件夹，并在该文件夹内存放照片和文字说明。 文字说明时应指明时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等基本要素。 文字说明时，