会议层工作流程

1、.会议层岗位操作流程一、会议层客服人员岗位规范及工作内容：1. 会议层岗位工作内容：1. 按流程接收会议通知单并填写会议预定表，熟知会议地点、时间、名称、参会领导等重要信息，会议开始1小时前做好会场布置工作。2. 会前确认会场是否准备到位，卫生是否干净整洁，会议设备是否正常，IPAD是否电量充足，定期对IPAD进行充电。如有问题及时联系相关人员。3. 会议室桌面物品统一摆放整齐，整洁大方。白瓷杯统一放在参会者右上方，矿泉水在瓷杯上方，抽纸放于两名参会者中间，纸巾折成三角面对参会者摆放。会前座椅拉开一人身距离并摆放整齐。4. 会议室窗户关闭，窗帘降下，调到正常会议模式。5. 吸烟室备好烟缸，会中

2、由前台人员进行更换，保证烟缸内不出现3根以上烟头。6. 卫生间在有老总参加的会议时，摆放卫生竹篮，整齐摆放好抽纸、棉棒、梳子、护手霜等卫生用品，卫生间门需常闭。7. 按照流程正确操作使用会议室，按照会议要求制作并摆放纸质席卡或电子席卡，确保会议的正常开始与进行。会议开始后由前台人员填写会议服务记录（附表2），并及时向上级汇报会议进程。8. 会中进行茶水服务，第一轮隔10分钟进行添水，此后每隔15分钟进行添水，必要时可根据喝水情况对添水时间进行调整。周总：早晨喝蜂蜜柠檬，下午喝白茶，喝水频率正常。沈总：黄芪，喝水频率较慢。陶总：白茶，茶叶较多，喝水频率较快。顾总：白茶，喝水频率较慢。尤总：白茶，

3、偶尔会自带花茶，喝水频率较快。9. 会中注意领导及参会人动态，前台人员微笑服务，必要时需要站立进行指引和引导。若领导中途离开，需及时与高管层联系确认领导动向，必要时将杯子和笔记本送至办公室。10. 如过用餐时间会议仍在进行，及时汇报上级通知食堂留餐。必要时为参会人员准备些零食供会间食用。11. 会后关闭所有设备，及时进行会议室的清洁，桌面物品填补并摆放整齐，关闭灯光，会议室恢复会前准备好模式。会后如有参会者遗留物品，收好放于前台，并通知综合部芳姐等待失主认领。12. 会议层物品做好领用记录，每月物品统计（附表3）。日常检查要有记录（附表4），设备每星期抽查两次并有记录（附表5）。员工要进行定期

4、培训并附有书面记录（附表6）。对在岗人员根据业主要求进行考核。（附表7）13. 做好17A楼层卫生检查与维护工作，观察绿植生长情况，出现枯叶黄叶及时修剪，必要时联系相关绿化人员进行更换。14. 按照排班准时到岗工作，不得迟到早退：1) 早班时间为8:0017:00，8:00准时着工装到岗，打开所有会议室，打扫前台，打水，有会时根据会议预定按照会议室操作流程提前做好会议准备工作，卫生间摆放好卫生竹篮。2) 晚班时间为8:3017:30，如17:30会议还在进行，需加班等待会议结束并做好会后恢复工作。晚班人员下班后需关闭所有会议室，整理前台，摆放好座椅，关闭走廊灯光。三、会议层前台工作流程1. 前

5、台客服需坐姿端正，时刻注意楼层情况，是否有参会人员来往。2. 微笑服务，有参会人员来访时，耐心详细询问其会议名称，会议时间，会议地点及参会人员等重要信息，通过会议预定表查询是否有此会议预定后，热情引导其前往会议室。如遇未收到会议通知的情况，也需先问清以上重要信息后再与相关负责人进行确认，如在确定有老总或重要人员参会的情况下，及时为其打开会议室并同时进行确认。3. 前台座机接听注意礼貌用语，重要信息用纸笔进行记录，通话结束待对方先行挂断电话。4. 注意前台卫生整洁情况，不能有太多除工作以外的私人物品，电脑，纸笔等摆放整齐。5. 会前登记会议预定表，会议开始后填写会议服务记录表。6. 会前半小时将

6、前门常开，参会人员陆续到达，起立指引，面带微笑。会议开始后再将前门关闭，除老总及部门经理外，其余参会人员自行刷卡进门。如遇大型会议，参会人员较多的情况下，前门保持常开模式，便于参会人员进出。7. 会中对吸烟室烟缸进行清洗更换，保证烟缸内不出现3根以上烟头。8. 会中注意参会人员动向，卫生间，吸烟室的指引。四、高管会议室操作流程 会议服务操作流程图：获知会议信息会议时间、地点、人数、部门会场要求茶水、茶歇服务要求布置会场（桌型、桌布）检查多媒体会议系统布置茶水通知业主查看效果，测试会议系统否提前15分钟准备好热水是会议开始，每隔15分钟添一次水会议结束，检查物品，作好记录会议审批表口头/电话通知

7、 1801会议室（会议室职能：大型会议、外宾接待）(1) 打开会议室灯光，确定灯光处于正常会议模式，此会议室灯光全开，如有领导觉得灯光影响投影效果，可将前排筒灯及会议灯关闭。(2) 进入设备间打开时序器，确保所有设备灯光均正常亮起，测试桌面有线话筒是否发声正常。(3) 打开会议电脑，使用VGA线连接至桌插。（此会议室共6个桌插，一般情况下均使用桌插2）(4) 使用IPAD控制打开投影（为防止投影机在上下移动中发生偏移，一般情况均不进行升降），降下幕布。(5) 升起桌面显示器，汇报席使用电脑汇报不需桌面显示，正常例会东侧只需5台桌面显示。未特殊要求除汇报席外均全部升起。(6) 将座椅拉出一人身位

8、置方便参会人员入座。正常例会东侧只需拉出5张座椅。(7) 办公例会涉及县公司汇报时需架设IMS电话并连接电视投放视频，此种情况不需投放投影。可跳过步骤。使用IMS电话时确保会议室中有一名客服，为老总拨号，电话故障时及时联系工程进行维修。(8) 大型接待或贵宾接待室时需使用电子席卡，会前提前一天进行充电，挑选电池续航能力较好的电子席卡使用，根据参会人员名单制作席卡，按照职能排位摆放在桌面显示器的前方。使用电子席卡时，待参会人员入座后再升起桌面显示，以免挡住电子席卡。若涉及两方参会者均需汇报的情况，会中需留一名客服在会议室使用IPAD控制矩阵切换。切换时，投影仪及桌面显示器均需切换。(9) 在进门

9、左边服务台上提前备好水壶，并安排客服人员在会议室中等待。会前通知高管层参会老总，便于老总物品的送取，必要时及时上楼拿取。（包括老总的茶杯及笔记本）(10) 会议开始后及时向上级汇报会议进程并进行茶水服务，第一轮10分钟添水，此后每隔15分钟进行添水，必要时根据喝水情况对添水时间进行调整。如遇较隐秘性会议时，按照领导要求将水壶置于会议室中便于其自行添水，半小时进行更换。(11) 会后及时向上级汇报并通知高管层注意领导动向，关闭所有会议设备，确保设备灯光都熄灭，会议电脑资料需清空。桌面卫生清洁，茶杯清洗和更换，茶叶统一铺满杯底。会议物品填补恢复，摆放整齐。（瓷杯在参会者右上方，矿泉水在瓷杯上方，抽

10、纸放于两名参会者中间，纸巾叠成三角面对参会者。）联系保洁进行后续打扫。 17A3会议室（会议室职能：高清视频会议室）(1) 打开会议室灯光，确定灯光处于正常会议模式，此会议室灯光固定模式为第一排筒灯及一、三排会议灯关闭，其余灯光均打开。(2) 进入设备间打开时序器，确保所有设备灯光均正常亮起，测试主席台及讲台有线话筒是否发声正常。(3) 使用IPAD控制打开三台投影（为防止投影机在上下移动中发生偏移，一般情况均不进行升降）。根据高清视频会议模式切换投影内容：主场模式：主投影为本地辅流，左投影为远程主流，右投影为本地主流；客场模式：主投影为远程辅流，左投影为远程主流，右投影为本地主流。(4) 打

11、开会议控制电脑（固定设置IP地址：10.34.137.212），登录会议控制软件（打开浏览器，输入网址：10.34.137.211进入登录界面，用户名及密码均为：admin），查看设备控制是否正常。主场模式：需进入会议控制申请主席方可点名呼叫其他分会场。会议测试完毕后点击观看会场远程主流循环播放所有分会场画面。(5) 根据会议要求打开会议电脑，使用VGA线连接至桌插。本会议室有两个常用桌插，位于主席台及讲台。客场模式：基本不涉及使用会议电脑；主场模式：需使用会议电脑发送辅流。(6) 主席台根据参会老总调节位置，摆放席卡。座椅均拉出一人身位置方便入座。会中进行茶水服务。(7) 会前一小时进行呼叫

12、测试。客场模式：提前一小时打开设备，完成以上流程，等待省公司呼叫测试；主场模式：提前一个半小时打开设备，完成以上操作，等待省公司发放权限后申请主席，发送主辅流（辅流发送除IPAD点击发送后还需使用终端遥控器对准终端进行点击发送），点名呼叫分会场进行测试（声音、主流、辅流是否正常），测试完毕后及时汇报上级测试情况。(8) 会议开始后及时向上级汇报会议进程，同时确保有一名客服在后方控制设备，如有故障及时通知工程人员。有老总参加的情况还需确保有一名客服进行会中茶水服务。主席台下参会人员在大型会议及每月经营分析会时也将摆放席卡并进行会中茶水服务。除老总喝水习惯外，还需谨记公司中层领导个人要求，如财务部

13、经理杨伟中只喝自带白茶，工程部经理张峰爱喝浓茶，姑苏区老总陈晓宇不需茶叶，张家港老总徐若海偶尔会自带茶叶等。(9) 重大会议如涉及使用录播系统，打开录播电脑。连接本会议室无线网络（名称：DSDH，密码：12345678），更改网络IP地址为：192.168.0.10（最后一位除180和1以外均可）。打开录播软件连接服务器呼叫编码器，开始录播及单播。可打开浏览器登录服务器进行直播观看（打开浏览器，登录网址192.168.0.180登录用户名及密码均为admin）。会议结束停止录播及单播，打开视频导出软件，登录IP：192.168.0.180 用户名：admin 密码：admin 选中视频选中高清

14、模式导出即可。(10) 会后及时向上级汇报并通知高管层注意领导动向，关闭所有会议设备，确保设备灯光都熄灭，会议电脑资料需清空。打扫恢复会场，清理桌面垃圾，矿泉水进行填补并摆放整齐，抽纸放于两名参会者中间，纸巾叠成三角面对参会者。 1805、1807会议室（中会议室）(1) 打开会议室灯光，确定灯光处于正常会议模式，此会议室灯光全开，如有领导觉得灯光影响投影效果，可将前排筒灯及会议灯关闭。(2) 进入设备间打开时序器，确保所有设备灯光均正常亮起，测试桌面有线话筒是否发声正常。(3) 打开会议电脑，使用VGA线连接至桌插。（此类会议室共2个桌插，一般情况下A5使用桌插1，A7使用桌插2）(4) 使用IPAD控制打开投影（为防止投影机在上下移动中发生偏移，一般情况均不进