第五节MicrosoftOffice的基本操作

1、一、Microsoft Word的基本操作（一）创建和保存文档、创建文档启动Word，开始程序Microsoft OfficeWord 2003，自动建立一个文档1单击“新建”按钮文件新建空白文档（常用）自动创建默认文件名：文档1、文档2、文档3等2、保存文件单击工具栏中的“保存”按钮；文件保存；CTRL+S输入文件名，类型默认为.DOC、另存为作副本保存，文件另存为保存（二）打开和关闭文档1、打开文档文件打开或“打开”按钮，找到文件打开找到文件名，双击可自动打开2、关闭文档关闭当前文档使用的文档窗口（不包括Word的窗口），文件关闭、单击“”（关闭窗口）按钮、Ctrl+F4或Ctrl+W，如

2、未存盘，提示保存。（三）Word 2003的界面、标题栏：最大化还原按钮，但不能同时存在。、菜单栏：九个下拉式菜单、工具栏：可在视图工具栏，再选择对应的内容。、绘图工具栏：包括自选图形、艺术字、阴影样式和三维效果样式等，如果不存在，视图工具栏绘图中设置。5、状态栏：提供页、节、光标位置等信息。6、标尺：水平和垂直标尺，默认情况下以字符个数为单位。7、视图方式按钮：可在5种视图中进行切换。常用的文档视图有：普通视图，只关注文档内容而不关注格式，不显示文档的复杂格式和页面设置，只显示水平标尺；页面视图，显示所有的元素和格式，如页眉和页脚，页边距，分页符，分栏符等，显示水平标尺和垂直标尺。（四）文档

3、的基本操作1、输入文本光标的移动：鼠标单击, 光标移动键Home 行首 End行尾Ctrl+Home文档的开头(文首) Ctrl+End 文档的结尾(文尾)插入符号或特殊符号，可选定符号，单击“插入”或双击所选字符，例如： 等。2、编辑文本选择文字：拖动单击开始，按住Shift，单击结尾选定一个段落：在段落中三击。编辑全选CtrlShift+End 可以选择到所在行的行尾。3、移动、复制和删除文本复制：选定文字复制目标位置粘贴复制：复制按钮；编辑复制；右击复制；Ctrl+C移动：选定文字剪切目标位置粘贴。删除：单个文字：Delete键或Backspace键多个文字：选定文字，按Delete键,

4、如误删了，可按工具栏中的“撤消”按钮或Ctrl+Z4、查找和替换文本编辑查找或Ctrl+F，出现“查找和替换”对话框，输入要查找的内容编辑替换，输入要查找的内容和替换的内容，可选择高级选项，如：区分大小写、字体等内容。（五）表格和图形的处理1、创建表格方法：表格插入表格，输入列数和行数等，如：列行。单击表格下拉工具栏中的“插入表格”按钮，拖动即可制作表格。绘制表格：表格绘制表格，单击“绘制表格”按钮，可用“擦除”按钮擦去画错的线条。2、编辑表格（1）插入行、列及单元格表格插入列（在左侧），列（在右侧），行（在上方），行（在下方）1、删除行或列（2）表格删除列、行、单元格，弹出对话框：有右边单元

5、格左移，下方单元格上移，删除整行，删除整列等选项（3）移动选定剪切目标位置粘贴，如：将指定的行、列进行互换。（4）拆分单元格单击单元格，表格拆分单元格拆分为1列3行（5）合并单元格选中所要合并的单元格，表格合并单元格3、插入和编辑图片在“插入图片”的菜单中，可插入图片、艺术字等内容。插入图片：插入图片剪贴画或绘图工具栏中的“插入剪贴画”按钮插入图片来自文件，查找范围，找到图片插入，注意图片与文字的环绕方式的设置。4、绘制图形插入图片自选图形或单击绘图工具栏中的“自选图形”，如果不存在可选择：“视图”“工具栏”“绘图”，打开“绘图”工具栏。单击绘图工具栏，自选图形如：基本形状中的禁止符、笑脸等，

6、设置有：阴影按钮、三维效果按钮，在绘图工具栏的按钮。（六）格式编排1、字体格式字体对话框中包括：字体、字形、字号等内容格式字体；右击字体；工具栏中的字体；在“页面设置”的“文档网格”中有“字体设置”。1、设置字体，常用的四种字体：宋体、仿宋、楷体、黑体。2、设置字形字形指字的形状有倾斜和加粗两种，选项有：常规、倾斜、加粗、加粗倾斜3、设置字号指字的大小，有两种单位号：数值越大，字号越小，如：三号四号磅：磅值越大，字号越大，如：2821，可输入任意的数值，设置字的大小4、其他内容：颜色、下划线、上标、下标等5、设置字符间隔指文字与文字之间的距离，格式字体，选“字符间距”标签2、段落格式启动方法：

7、格式段落或右击段落或工具栏（对齐方式）1、对齐方式两端对齐，从左开始，以回车结束，默认的对齐方式居中、左对齐、右对齐、分散对齐。2、段落缩进首行缩进：首行向文档内部缩进，一般为2个字符悬挂缩进：首行文字不缩进，非首行文字向内缩进3、段落间距中心段和位于其上下段之间的距离，即段前、段后4、行间距行与行之间的垂直距离。特别强调：格式刷，可用来复制文字格式和段落格式，双击，可多次使用格式刷。3、设置边框和底纹格式边框和底纹，单击“底纹”标签确定底纹只能对文字、段落添加。4、页面设置文件页面设置视图页眉和页脚页面设置可进行上、下、左、右边距的设置，默认纸型为A4，方向为纵向。页面设置好之后，可进行文档

8、的打印预览和打印打印预览：文件打印预览或工具栏上的“打印预览”按钮打印：文件打印在常用工具栏中的“打印”按钮在打印预览中的“打印”按钮只有文件打印的方法中出现对话框，可进行打印页数的设置，即页码范围，如：1，3，5-12，15，其中表示连续的多页，逗号表示单页。副本可选择份数，双面打印：在“打印”对话框，打印下拉列表中选项奇数页和偶数页，分别打印即可或人工双面。（七）页眉和页脚1、创建视图页眉和页脚，页眉：位于文档的最上方；页脚：位于文档的最下方2、编辑可在页眉和页脚中输入需要的内容并进行字体等的设置。在视图页眉和页脚页面设置，可设置“首页不同，奇偶页不同”等内容。二、Microsoft Ex

9、cel的基本操作（一）Excel 2003的启动与退出1、Excel 2003的启动（1）开始程序Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003（2）双击桌面上的Excel图标如果不存在，先找到Microsoft Excel右击发送到桌面快捷方式，生成Microsoft Excel图标（3）双击Excel文件，可以启动Excel。2、Excel 2003的退出（1）单击“”按钮（2）单击控制图标关闭（3）双击控制图标（4）文件退出（5）Alt（二）Excel 2003的窗口组成由标题栏、菜单栏、工具栏、名称框、编辑栏、工作表区、工作表标签、滚动条、状态

10、栏和任务窗格等组成。标题栏：默认为Book1、Book2、Book3等（三）新建工作簿1、文件新建，选择常用标签中的工作簿确定2、单击工具栏中的“新建”按钮，默认的工作表为sheet1。（四）保存和打开工作簿1、保存（1）文件保存或单击工具栏中的“保存”按钮。（2）文件另存为，单击“保存”。2、打开（1）文件打开或单击工具栏中的“打开”按钮。（2）开始我最近的文档，可以打开最近编辑过的文档。（五）工作簿的基本操作1、基本概念（1）工作簿工作簿指用来存储和处理工作数据的文件，默认为Book1,Book2,Book3等。（2）工作表工作表是65536行和256列所构成的一个表格，不能单独存在，必须

11、包含在工作簿中，默认为sheet1,sheet2,sheet3等。一个工作簿中可以拥有多个不同类型的工作表。（3）单元格表格中的每个格子，称为单元格（cell）列用，.IV。共256列（左右）行用，.65536表示（上下）单元格的命名：先列后行（先字母后数字）：表示第1列第2行；：表示第列第4行AC100：表示第AC列第100行（4）单元格区域选中的一个或多个单元格。活动单元格：即光标所在的单元格，四周有黑框，在数据编辑区的左边显示出名称，如：单击，则左边也显示为填充柄：活动单元格的右下角的小方块，鼠标定位到填充柄指针变为实心的“”号，可复制数据、公式等（5）编辑栏也称公式编辑区，用来输入和编

12、辑单元格、表格中的数据或公式（6）工作表标签显示工作表的名称，默认Sheet1、sheet2、sheet3，单击激活相应的工作表2、输入数据（1）选定单元格，单击对应的单元格或在数据编缉区中输对应单元格的名称，如：AC100。（2）可直接输入文本，数字等数据，按回车结束，文本自动左对齐（从左右），数字自动为右对齐（从右左），负数用“”或用括号括起来。（3）日期、时间的输入，如有特殊要求，必须进行设置，在“工作表的格式设置”再讲述，日期、时间均是数字型。（4）自动输入数据 已知规律数据的自动填充如：星期一星期日、st 2nd 3rd 、一月、二月、January February。单击选定第一个

13、单元格，输入第一个，拖动填充柄。 利用序列生成器填充规律数据编辑填充序列，可按等差序列、等比序列进行填充。等差序列：后一个减去前一个为常数。如：1，2，3等比序列：后一个除以前一个为常数。如：2，4，8 自动填写自定义序列选择“工具”“选项”，单击“自定义序列”标签。（六）工作表的基本操作1、选定单元格拖动可选择多个连续的单元格。单击行首选择整行。单击列号可选择整列。2、工作表的选中、插入、删除（1）工作表的选中单个工作表单击工作表标签连续多个单击第一个，按住Shift，单击最后一个不连续多个单击第一个，按住Ctrl，再单击。右击选定全部工作表（2）工作表的插入插入工作表右击插入（3）删除工作

14、表编辑删除工作表右击删除（4）移动和复制编辑移动或复制工作表右击移动或复制工作表复制就是建立副本，否则为移动在同一个工作簿中，可拖动，移动感工作表的位置按住Ctrl拖动表示复制，出现“”号（5）重命名工作表格式工作表重命名右击重命名，输入新名称并回车3、工作表的格式设置（1）单元格格式设置方法：选中要设置的单元格，格式单元格或右击设置单元格格式。弹出对话框，有“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“图案”等选项。1）数字格式 特殊文本的输入编号：输入01-01自动转为月日，8/4自动转为8月4日电话号码：自动去掉前面的“”,右对齐的数值身份证：，.中间出现“”符号，“”代表的是科学计数法。必

15、须进行类型设置。 在“数字”标签中还可设置日期、时间的格式。 在“数字”标签中还可以设置设置小数位位数。2）对齐格式选择“对齐”标签，可设置水平对齐，垂直对齐，自动换行，缩小字体填充，合并单元格等内容。3）字体选择“字体”标签，内容包括字体、字型、字号、颜色等确定也可在“格式工具栏”中设置。4）选择“边框”标签，设置边框。5）选择“图案”标签，可设置底纹。（2）条件格式将满足条件的单元格的数据突出显示，如：成绩小于80的总分设置为红色加粗。方法：格式条件格式（3）自动套用格式设置格式自动套用格式4、工作表中的计算（1）使用公式进行计算可在单元格或编辑栏中输入公式，以“”开始，后面接一个或多个单

16、元格地址、数值和数学运算符等。1）基本运算符 算术运算符：* 比较运算符： = = 文本运算符： & 引用运算符冒号：两个引用之间的所有单元格逗号：将多个引用合并为一个引用。3）运算选中运算单元格输入公式，以“”开头按回车，按Ctrl+，可在公式和非公式之间切换或在“工具”“选项”中的“视图”选项卡中设置。举例，如：求工资表中的应发工资先计算出一个再拖动或复制粘贴（均可复制公式）4）公式和数值的复制或移动可在“编辑”“选择性粘贴”中选择“数值”即可。（2）使用函数进行计算1）函数的特点函数名（表达式）函数名为英文字母，后面必须紧接着为括号，括号内为单元格地址、数值等。如：=sum(B2：B5)

17、2）使用方法 插入函数，出现“粘贴函数”对话框，选择相应的函数，再依提示操作。 使用“”按钮求和。3）函数举例如：sum( )、average( )等。如：的使用方法： 选定所在的行、列的单元格区域 单击工具栏上的“”按钮（自动求和）（七）Excel 2003数据管理1、建立数据清单创建一个Excel 的工作表。2、数据的排序（1）选定排序区域中的任意一个单元格（2）数据排序，弹出对话框，按要求设置。（3）确定分类汇总的结果，即还原。3、数据的筛选显示出满足条件的记录。（1）自动筛选 单击工作表的任意一个单元格 数据筛选自动筛选 单击要筛选的下箭头 自定义设置两个条件：同时满足用“与”（）；只满足其中一个用“或”（） 确定（2）高级筛选建立筛选条件，条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，条件区域的