工程档案管理讲座XXXX

1、工程档案管理讲座III工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计 、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理 过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各 种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部加强工程档案管理工作是项目建设吕理工如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就处 于乏人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收 集、整理和管理工作都是十分不利的，其结果必然会影 响工程的建设、整理与验收工作、建立工程档案工作的 目的是为更好地完成现实与历史的重任。工程档案管理原则成都佳泰t RX削高按CDHT INVESTMENT1、所有的工程设备档案由各项目处档管文员与公

2、司档 案管理负责人负责管理。档案管理人员应严守公司档案 管理制度和保密守则。in2、各类工程档案应按系统：土建、强电、弱电、电梯、 消防、空调、项目处办公设备等，按图纸资料、维修记 录、运行记录、设备台帐、各项目部用户单元装修和维 修档案等，进行分类管理，统一存放档案盒并贴上标签。 编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。3、外单位交来图纸由各项目处档案文员统一签收，并将有关图纸交各系统工程师核对实物，如图纸无误则由 文员按系统归档；图纸有误，则由文员联系交图单位更 正。4、档案及图纸是工程维修保养的重要依据，应妥善保存, 用途不明的资料应交工程部主管确定用途。图纸资料、重 要维修记录和用户装

3、修、维修档案应长期保存，其他各种 记录保存期限一般为二年以上，过期需销毁的资料应由工 程部主管、副主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。5、借阅档案须经相应系统的工程师以上人员批准，管档 文员登记并指定归还日期，由管档文员按期追还，需续借 的要重新登记。6、工程档案实行网络管理体系，由公司档案管理组人 员集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利 用。7、档案管理组人员负责统筹、协调、组织、管公司所有工程合同及档案，并负责监督指导各个项目部的合同及档案管理工作。各项目部应分别建立建全档案文档的形成、积累、整理、归档工作体系。9、各项目部应于每季度向公司档案管理组移交资料档案。工程档案管理流程

4、、文件点收工程档案文件按结案或规定时间移送归档时，依如下 原则点收：1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追 查归入。2、接收文件时应填写文件资料交接签收表，应由移3、文件如莹抽存者，应有工程部主管及档案管理文员的 签认。4、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回项目 处经苏部门环办。5、无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部 门。6、点收完毕后，对所有文件也整理齐整。二、归档时间1、一般情况下，一个项目（课题）结束后即整理归档，最迟不得超过一个月。周期长的课题分阶段，阶段任务完成后即整 理、归档。2、技术性的来往文电，会议纪要、协议、合同以及设施设备的 运行记录、巡检记

5、录则每季度进行一次归档交接。交接时间 应统一规定，并依照执行，遇节假日则顺延。3、基本建设及维修项目，由主管此项目的负责人待工程全部完 工、验收后，即进行整理归档。4、技术性的文件材料，如计算数据、程序、工作总结等文字部分归档一份，蓝图归档二份。三、归档要求1、项目处管档文员应将所接收工程资料按其内部的有关联系和规律，完整、准确、系统地进行组卷、归档，填写档案管理说明书。然后交项目处经理审查签字，重要的须送所公司相关 负责人审查，最后经公司档案管理负责人验收后正式归档。2. 所归图纸（含底图）的规格，一律按国家统一标准图幅执行。图纸各框内，按要求应逐项签名、并注明时间，图纸必须填写目录、图号并

6、注明张数。3、凡归档的文字部分用纸，统一使用80K A4复印纸。书写要字 迹工整、清楚，一律用碳素墨水或兰黑墨水。4、归档时，所有归档的档案文件材料，应填写归档清单一式二联,办理交接手续，一联自存，一联交公司档案管理负责人接收备 査。1、为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2、或“小类”二级。3、甑不盂為斜彎競峨韶霞翳，为黑I、赠議 设“暮次”编号，以便查考。4、蠡遷裂哪睛即翳隔韻细表，案件归档时依序编号、登录, 5、輙無趣炫踽嘩用瞬霁目处代号,五、设定档案名称及编号ncr1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案 内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2、各级

7、分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使 用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”,即将所有 分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来工程系统扩大或物业项目增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先谨慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。六、档号编定1. 案件如系新案，应就档案分类编号表，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号 编列。3、档号以一

8、案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4. 档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档 号填写于案件首页的左上角；左方装订 者则填写于右上角。七、归档与档案清理1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别 的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码， 以便翻阅。2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称, 以便查档。八、保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下 列规定办理：（3）设备设1、永久保存：（1）管理章程；（2）项目管理组织结构；（3）管理规 程及制度；（4）上级主管单位核准文件；（5）工程图纸；

9、（6）其他经 核定须永久保存的文书。2、10年保存：（1）预算.决算书类；（2）计划资料;施检、维修及保养资料（4）其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的 文书。4、1年保存：结案后无长期保存必要者。5、部分资料视其有效期间予以保存。九. 档卷清理1管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀 腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限 者，得予销毁，销毁前应造册呈经理核准，必要时向主管 官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附

10、注在其保留 文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。十、调卷程序1、各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调 卷单”经其部门主管核准后方可向管档人员调阅。2、管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并 于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3、于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4、档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注 归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单” 由管档人员留存备查。卜一、调卷管理1、“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为 限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新

11、办理。2、调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要 时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3、调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4、调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经档案管理上级领导同意。工程档案管理办法基础资料与运行资料的管理、基础资料指各项目处接管的整个物业配套设施设备 的原始建设、安装、调试资料，包括各种技术文档、图纸、说明书、操作与培训手 皿牡二、运行资料包含工程设施设备的运行、巡检与维护保养资料。工程档案管理办法维修档案的管理1、维修档案属工程档案的一部分，由各项目处档管文员2、修、设备

12、维修档案按强电、弱电、消防、电梯、空调、装 项目处办公设备分类。档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。4、管档文员根据返回工程部的维修单，当天填写维修档 案记录表。5、管档文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。6、管档文员每月对维修档案记录表、维修单、运行、维修 记录等进行整理，并分类归档。7、维修档案作为评估各项目处所辖物业设备运行情况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保 存期至少为两年。过期档案由工程部主管、技术人员组成 的鉴定小组统一审定后销毁。外委维保档案的管理同上实例样表文件资料交接签收表序号文件名称文件内容份

13、数/页数移交单位移交人接收人接收时间备注档案分类编号表一级二级基本范围类目名称类目名称档案目次明细档案科目：盒号：卷数：序号归档日期文件名原件/复印件份数/页数档案来源备注BX郁高狽成都佳泰档案管理说明书档案代号档案类别盒号档案内容卷数归档时间高新区政务中心（西区）工程强电001政务中心强电设备运行记录第一卷2006. 8高新区政务中心（西区）工程强电001政务中心强电设备维修记录第二卷2006. 8高新区政务中心（西区）工程强电002政务中心强电工作台帐第一卷2006. 8高新区政务中心（西区）工程强电003政务中心强电设备台帐第一卷2006. 8高新区政务中心（西区）工程弱电004政务中心弱电设备运行记录第一卷2006. 8高新区政务中心（西区）工程弱电005政务中心弱电设备维修记录第一卷2006. 8高新区政务中心（西区）工程弱电006政务中心弱电工作台帐第一卷2006. 8高新区政务中心（西区）工程弱电007政务中心弱电设备台帐第一卷2006. 8高新区政务中心（西区）工程合同008政务中心设施设备合同资料第一卷2006. 8项目处负责人签字:政务中心（西区）政务中心（西区