文字排版技巧第六讲数据处理.ppt

1、表格数据处理基础,内容回顾,本讲主要学习内容,案例及上机实践,第六讲数据处理初步,表格数据处理实例,内容回顾,表格的应用,如何快速制作表格,内容回顾课堂思考题,制作如下所示的“田”字格,内容回顾,课堂作业:制作如下形式的表格,内容回顾,制作方法:先输入文字，再使用查找替换功能在每个字的后面加一特殊符号如“$”，(查找内容框输入“(?)” (或?)，在替换框中输入“1$”(或&$),最后选择所有内容，表格文字转换成表格，选择$符号作为分隔符,本讲主要学习内容,利用Excel制作各种表格,表格数据处理基础,表格数据处理实例,一、应用Excel制作各种表格,Excel基本操作,制作奇偶行交错着色的表

2、格,录入数据时让单位自动补全,Excel基本操作,格式化Excel表格,单元格中输入身份证号,图表的制作,单元格中输入身份证号,设置单元格的格式的“数字”分类为“文本 ”，然后在该单元格中可以输入身份证号,从Word中复制身份证号到Excel表：将要填充身份证号的单元格区域格式的“数字”分类设置为“文本”，到Word中选择身份证号列或行区域并执行复制操作，再回到Excel选择相应需要填充身份号的单元格区域 ，有两种方法：一是使用选择性粘贴，粘贴为纯文本；二是直接执行粘贴操作，然后单击粘贴对象右下角出现的“粘贴选项”，选择“匹配目标格式”项,图表的制作,图表的制作,制作奇偶行交错着色的表格,选择

3、要进行着色的区域，执行“格式条件格式”，打开“条件格式”对话框。单击打开“条件1”的下拉列表，选择“公式”，在右侧的文本框中输入公式“=MOD(ROW(),2)=1”。再单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，指定一种颜色。公式的作用是选出行号为奇数的行，凡符合此公式条件的单元格即采用所指定的颜色格式。 单击“添加”按钮，添加第二个条件公式“=MOD(ROW(),2)=0”，再按上面的方法指定第二种颜色。即凡选中区域中行号为偶数的行，将以此颜色填充。 特点：在此区域中添加删除行时，其他所有受影响行都能根据其行号的奇偶自动重新调整颜色,录入数据时让单位自动补全,这里以将某一列的单位设置为厘米

4、(CM)，最终的效果是在该列任一单元格中输入数字后，按下回车键或将光标移至其它单元格，在数字后会自动补齐“CM”。 第一步：运行Excel，单击选中需要设置格式的列。然后打开“设置单元格格式”对话框(两种方法打开该对话框)，在“数字”标签中，选中“自定义”项，在右侧“类型(T):”下方的文本框中输入“0.00CM”(不含外侧引号)，最后单击“确定”按钮,二、表格数据处理基础,表格的计算,表格的排序,表格与数据库,应用公式或按钮进行表格数据的计算,表格中的计算,使用域公式进行表格数据的计算,1、排序的方法,1)简单排序 (2)复杂排序(多依据排序)：排序的类型有：数字、拼音、笔画、日期排序,表格

5、中的排序,2、排序的规则,在按升序排序时，按如下顺序排序： A空白单元格排在最前面； B文本及包含数字的文本按如下顺序排序：09AZ，按第一个字符（中文字的汉语拼音字母或数字）顺序排序； C逻辑值，FALSE排在TRUE之前； D数字从小到大排序,表格中的排序(续,表格与数据库管理的内容： 1、将其他数据库中的数据生成表格 2、管理数据库的域名 3、修改数据库中的数据或向数据库添加数据 4、增加或删除数据库记录 5、数据检索 6、数据的排序,表格与数据库,熟悉数据库工具栏,将其他数据库中的数据生成表格,在当前Word文档中插入Excel表或数据库中的数据选择并设置数据库源：点击“数据库”工具栏

6、上的“插入数据库”按钮,1,2,3)选择来自Excel文件的数据,4)选择相应的工作表,按下图示操作,将其他数据库中的数据生成表格,将其他数据库中的数据生成表格,5,6,在Word中插入Excel表格式,三、表格数据处理实例,Excel常用函数简介,成绩统计排名的实现,分类统计职工工资,按条例计算职工实发工资,按人头打印出职工工资条,1)使用按钮插入Excel表格 (2)使用命令插入Excel表格：插入对象Excel工作表 (3)复制粘贴的方法插入Excel表格,在Word中插入Excel表格式,If函数：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false

7、) SUMIF函数 ：SUMIF(range,criteria,sum_range) COUNT函数 ：COUNT(value1,value2, .) COUNTA函数：COUNTA(value1,value2, .) COUNTIF函数 ：COUNTIF(range,criteria) RANK函数 ：RANK(number,ref,order) MOD函数：MOD(number,divisor) INDEX函数：INDEX(array,row_num,column_num) Round函数：ROUND (number ，num_digits) 其中Number 需要进行四舍五入的数字，Nu

8、m_digits 指定的位数，按此位数进行四舍五入,Excel常用函数简介,成绩统计排名的实现2-1,成绩统计排名的实现2-2,80-89分数段人数： =COUNTIF(C3:C10,=80)-COUNTIF(C3:C10,=90) 排名： 顺序排名法：=IF(H4=H3,I3,IF(H4H3,I3+1) 空缺排名法：=RANK(H3,$H$3:$H$9,分类统计职工工资,分类统计职工工资,一级平均工资： =SUMIF($C$3:$C$15,一级,$B$3:$B$15)/ COUNTIF($C$3:$C$15,一级,按条例计算职工实发工资,在计算个人每月的实发工资时，公司规定： 职务工资：当月

9、病假天数小于6天，不扣职务工资；大于5天扣全月20职务工资。当月事假天数小于6天，不扣职务工资；大于5天扣全月30职务工资。 奖金：当月病、事假合计超过10天，停发当月奖金。合计小于10天病假，每天扣奖金10元，事假每天扣奖金20元；迟到每次扣奖金5元。 补贴：当月病假小于16天，每天扣补贴1/23，大于15天停发。当月事假小于11天，每天扣补贴1/23，大于10天停发,按条例计算职工实发工资,按条例计算职工实发工资,实发工资： “=SUM(C4:E4)-IF(G4=10,D4,F4*10+G4*20)-H4*5-IF(G416,E4*(1/23)*G4,E4)-IF(F411,E4*(1/2

10、3)*F4,E4,按人头打印出职工工资条,1、Excel排序法：根据人数，在表格后面复制与人数相等的标题行；在前左侧，增加一列用来编号的，第一行标题行给序号为1，实际人员的工资行按2、5、8填充编号，后面的标题行按4、7、10填充编号，再在最后的空行按3、6、9填充编号，最后根据第一列进行递增排序,按人头打印出职工工资条,2、邮件合并法：将Excel工资表作为数据库，利用邮件合并可按人头打印出工资条,如何解决邮件合并后出现许多位小数的问题：将邮件合并时插入的域显示为代码状态(Shift+F9将选择的域显示为代码或Alt+F9将整篇文档的域显示为域代码状)，再在域代码的最后先输入一个空格，再输入#.#，后两个#号表示保留小数两位,按人头打印出职工工资条,3、公式法：工资单在sheet1工作薄，在sheet2的A1单元格中输入“=IF(MOD(ROW(),3)=0, , IF(MOD(ROW(),3)=1, Sheet1!N$1, INDEX(Sheet1!$A:$N, INT(ROW()+4)/3), COLUMN()”公式，然后向右