XX工业有限公司记录控制程序

1、浙江正裕工业有限公司质量管理体系文件质量记录控制ADD-PCD-AD-001受控状态机密等级分发号版本第A版版次第0次页数共3页编制审核批准编制日期发布日期生效日期11.122.133.13.23.344.155.15.25.366.16.1.16.1.26.1.36.1.46.26.2.16.2.2目的对质量记录的标识、收集、编目、查阅、保管和处理进行有效的控制，为质量体系有效运行和产品质量符合规定要求提供客观证据。范围适用于本公司产品质量形成和质量体系运行的全过程中控制。定义定义：凡是能证明产品符合规定的要求和质量体系有效运行的质量记录均应列入控制范围。受控的质量记录可分为以下二大类：综合

2、性质量记录：如管理评审记录，内部质量审核记录，与纠正和预防措施有关的质量记录等；技术类质量记录包括：与产品质量有关的质量记录，如各类产品的检验记录、不合格品报告等；与过程控制有关的质量记录，如维修记录、检验、测量和试验设备校准记录等。涉及部门所有部门一般原则质量记录实行分级管理， 文管中心负责质量记录的统一登记、编号以及综合性质量记录归档管理，各职能部门负责本部门质量记录的收集、管理、归档；有关技术类的质量记录由责任部门于每年末将需要移交文管中心归档的质量记录交文管中心归档；质量记录归档时要办理交接手续填写质量记录归档清单，双方签字认可并注明归档日期。程序质量记录的表式设计和编号质量记录未使用

3、之前的空白表格属文件资料范围，其表式的设计与审定应符合文件控制程序的规定：各部门可根据需要自行设计表格，其格式应简明、清晰、完整，内容应满足所记录的质量活动的要求；质量记录表格的增加或修改需填制质量记录（表格）使用申请表或质量记录（表格）修改审批表经本部门负责人审核后，报文管中心批准统一编号、登记、备案；当客户要求或法律规定必须采用客户单位或法律规定的表格时，按客户提供的表格或购买法规表格记录。质量记录的要求质量记录应按记录表的格式要求填写，内容真实、正确、完整，字迹清晰易辨；质量记录作为客观证据，内容不允许随手涂改，严禁使用涂改液更改。如属笔误，经查实后，更改应采用划改，并注明更改人与更改日

4、期，必要时，应重新书写；623对同一编号的记录应编制份号。6.3 质量记录的管理6.3.1 由文管中心负责编制 ADD-PCD-AD-001.F1V质量记录一览表，记录质量记录的制表部门、存档部门和保存期；6.3.2 各有关部门负责做好归口管理质量体系文件要素所产生的质量记录的收集、整理。质量记录的整理期限可依据记录产生的份量，可以按月整理，也可以按季整理。收集整理完毕的质量记录，应 装订成册（可活页装订、也可固定装订），并形成目录；6.3.3 质量记录按照 ADD-PCD-AD-001.F1W质量记录一览表规定存档。6.3.4 依据档案法，凡列入公司档案室归档的质量记录，由记录产生部门整理，

5、每年归档一次；6.3.5 凡不列入公司档案室归档的质量记录，作为便查资料，由质量记录所在部门保管。6.3.6 质量记录正稿由保存单位负责文件管制，视需要影印副本给相关单位；6.3.7 质量记录以计算机软体方式储存时，则须另行拷贝备份以贴纸识别内容；6.3.8 各类质量记录应以适当方式建档保存，以利查阅；6.3.9 以录音带、录像带、摄像带、光碟、磁盘、照片（含底片）等声像记录资料和文字说明要建立归档控制。6.3.10 部分质量记录的保存期限规定如下：6.3.10.1生产件批准文件、工装记录、所有的销售合同及采购合同的保存期限至少必须在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年予以保存。如客户

6、有特殊要求，则按客户的特殊要求执行；6.3.10.2产品质量运行状态记录（如检验报告单、控制图等）的保存期限至少必须在记录产生当年再加上一个日历年予以保存；6.3.10.3内部质量体系审核及管理评审记录至少必须保留三年。6.3.11 保存期满后，由质量记录产生部门进行确认，有价值的继续保存，确认无保存价值的可销毁处理。归档保存的声像材料记录，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。销毁声像档案应经 过鉴定、征得部门主管审批后处理；6.3.12 需销毁的质量记录，由存档部门填写ADD-PCD-AD-001.F4W质量记录销毁清单，由相关部门会签后，管理者代表批准，予以销毁。6.4 质量记录的

7、借阅6.4.1 因工作需要，需查阅存档的质量记录，必须填写ADD-PCD-AD-001.F3W质量记录借阅登记表,由存档部门负责人批准，方可借阅；6.4.2 外部质量审核，或第二方因工作需要查阅存档的质量记录，由文管中心办理借阅手续；6.4.3 涉及公司机密的质量记录，任何人都应遵守保密规定，不得擅自带出公司。6.5 质量记录的贮存6.5.1 各单位依保存年限保管各类质量记录，如储存器具不能容纳时视需要打包装箱保管；6.5.2 保管单位应选择适当之存储工具保存质量记录，便于检索；6.5.3 应提供防火、防潮、防虫蛀、防霉变的贮存环境；6.5.4 声像资料存放库应避开磁场；6.5.5 作为记录保

8、存声像资料的使用尽量维持“一个主题一卷卡带”的理想状况，应贴上与主题相同的 索引后，放入档案袋中。7 职责与权限7.1 文管中心负责质量记录的统一编号、登记以及综合性质量记录归档管理；7.2 各职能部门负责本部门质量记录的收集、管理、归档；7.3 管理者代表负责批准需销毁的质量记录，文管中心负责经批准的质量记录销毁。8 流程图8.1 见附件9 表格9.1 质量记录一览表 ADD-PCD-AD-001.F1W9.2 质量记录归档清单ADD-PCD-AD-001.F2W9.3 质量记录借阅登记表 ADD-PCD-AD-001.F3W9.4 质量记录销毁清单ADD-PCD-AD-001.F4W9.5

9、 质量记录（表格）使用申请表ADD-PCD-AD-001.F5W9.6 质量记录（表格）修改审批表ADD-PCD-AD-001.F6W10 参考文件10.1 文件控制程序11 修改注明11.1 新程序第零次次修改。申请部门质量记录（表格）名称申请人申请日期申 请 理 由部门主管：文管中心审批：核准编号：生效日期：ADD-PCD-AD-001.F5W.-质量记录（表格）修改审批表年 月日申请部门质量记录（表格）名称原表格编号申请人修 改 原 因部门主管：文管中心审批：核准编号：生效日期：ADD-PCD-AD-001.F6W质量记录归档清单NO日期:ADD-PCD-AD-001.F2W归档部门:序号名称数量流水号归档日期处理日期保存期限责任人NO:序号名称及编号份数及流水号借阅日期归还日期借阅者制表：年 月 日ADD-PCD-AD-001.F3WNO:序号记录名称数量备注销毁理