办公用品管理办法QSGCL-01-06-2012A

1、办公用品管理办法QSG/CL-01-06-2012A1. 目的和范围1.1 目的 为规范办公用品的管理，节约办公费用，特制定本管理办法。1.2 范围 本办法适用于高精齿轮事业部所有办公用品及办公设备的管理。2. 制订依据无3. 定义无4. 职责4.1 事业部总经理办公室负责办公用品的采购、入库、保管及发放的管理。4.2 事业部总经理负责价值 2000 元以下办公用品采购的审批。4.3 公司总裁负责价值在 2000 元（含 2000 元）以上办公设备采购的审批。5具体条款5.1 办公设备5.1.1 办公设备范围5.1.1.1 电话机、传真机、对讲机等通讯工具。5.1.1.2台式电脑、笔记本电脑、

2、网络交换机、服务器、UPS、考勤机、稳压器等数据处理设备。5.1.1.3打印机、碎纸机、扫描仪、复印机、绘图仪、刻录机等各类文件处理设备和计算 机外部设备。5.1.1.4 DVD 、照相机（含数码相机） 、投影仪、电视机、音响等影音设备。5.1.1.5 办公沙发、桌椅、文件柜等办公家具及其它办公设备。5.1.2 办公设备的配置 各部门若因实际工作需要配置上述办公设备的以书面形式由部门提出申请， 总经理批准 后由总经理办公室实施采购。5.1.3 办公设备的管理5.1.3.1 电脑及其它单位价值在 2000 元以上，并且使用年限超过 2 年的办公设备按固定 资产进行管理。5.1.3.2 领取办公设

3、备应履行登记签领手续。5.1.3.3 各使用部门必须明确办公设备管理具体责任人，由其负责办公设备的日常管理、 维护和保管， 设备管理责任人如进行调换时， 必须与重新确定的管理人员办理交接手续， 不 得私自转交他人。各使用部门在更换设备管理责任人后，要上报总经理办公室备案。5.1.3.4 办公设备均用于日常办公， 不得擅自占用或私用， 亦不得私自转借给其他单位或 个人。5.1.3.5 因工作需要笔记本电脑、 U 盘、数码相机等办公用品可随身带出公司， 其他办公 设备未经登记不得带出事业部。5.1.3.6 离司员工要及时办理办公设备的归还手续， 并清还个人保管使用的办公用品。 如 有违反，将视情节

4、轻重追究相应的责任。5.1.3.7 为充分发挥办公设备的作用， 各种闲置、积压的设备应交总经理办公室调剂使用， 任何部门不得擅自处理。5.1.3.8 总经理办公室对管理范围内的办公设备每年检查应不少于一次， 两次检查间隔时 间不得超过 12 个月。5.1.4 办公设备的使用与维护5.1.4.1 使用者必须严格按设备操作规程使用， 自觉爱护设备， 做好设备的日常清洁、 保 养工作。5.1.4.2 接电设备长时间不使用时，必须关闭电源。5.1.4.3总经理办公室对计算机设备实行统一管理、 分散使用，并登记造册。 未经总经理 办公室许可不得改变计算机硬件配置。5.1.4.4 其他设备与计算机主机相连

5、时，严格审查是否相配，严禁强插强拔。5.1.4.5 计算机主机应摆放在无灰尘位置， 并经常清理机箱外部进出风口的灰尘。 不要用 带尖锐体的物质接触或用手触摸显示屏， 应用柔软的纤维物轻轻擦拭， 严禁用化学试剂清理。 经常检查计算机电源插头与插座接触是否牢固， 消除不安全隐患。 不要将水杯或已盛装液体 的容器放在计算机上， 应与计算机保持一定的距离， 防止出现人身及计算机损坏的安全事故。5.1.4.6 禁止在计算机内安装使用带恶意代码、计算机病毒、黑客性质的软件。5.1.4.7 安装防病毒软件， 开机时处于启动运行状态， 并且经常对计算机进行查杀病毒处 理，一旦发现病毒立即进行清理，若不能清理则

6、报知网络管理员进行处理。5.1.4.8 办公设备的维修由总经理办公室负责， 其中计算机的维修由网络管理员实施。 办 公设备出现故障时，由使用部门向总经理办公室提出书面请修。5.1.4.9 办公设备配件一律采用以旧换新。旧配件建立台帐，记录处置结果。5.1.5 办公设备的报废5.1.5.1 凡属下列情况之一者，准予报废。（1）技术落后，耗能高，效率低，已被淘汰者。（2）超过使用年限，主要结构陈旧或由于意外灾害或其它原因使设备严重损坏且修复 的费用超过原值的 60，或接近新购价值者。5.1.5.2 对需要报废的办公设备， 应由使用部门向总经理办公室提出申请， 经总经理办公 室进行鉴定审核后，报总经

7、理或总裁批准。5.1.5.3 办公设备批准报废后， 由总经理办公室统一处理。 报废的办公设备必须保持完整 齐全， 不得随意拆卸。报废设备处理残值上缴公司财务部。报废办公设备的有关资料（报废 时间、原因、设备残值）由总经理办公室备案。5.1.6 办公设备遗失、损坏赔偿责任5.1.6.1 由于下列主观原因造成办公设备遗失或损坏的将按实际损失的程度进行赔偿。（1）不遵照正确使用方法进行操作；（2）擅自拆卸、改动办公设备；（3）工作失职，不负责任，保管不当，造成设备损坏或遗失。5.1.6.2 发生办公设备损坏、 遗失事件后， 使用部门必须立即向总经理办公室报告， 以便 查明情况和原因，分清责任，提出处

8、理意见。5.2 其它办公用品521其它办公用品主要包括公司各部门办公所需要使用的下列用品：复印机碳粉、复印纸、显影液、晒图纸、制版转印纸、打印硒鼓、打印纸、墨盒、色带、验收印章、U盘、移动硬盘、录音笔、鼠标、计算器、油漆笔、白板、白板笔、记号笔、记号笔墨水、铅笔、 橡皮擦、圆珠笔、按动笔、圆珠笔芯、按动笔芯、笔记本、软皮本、工作手册、名片、名片 夹、文件夹、文件袋、资料册、凤尾夹、原子印油、印泥台、订书机、复写纸、胶水、回型 针、钉书针、图钉、面巾纸、透明胶、双面胶、电池、垃圾袋、垃圾桶、一次性纸杯、插座、 开水瓶、取暖器、饮水机及茶叶、卷纸等其他办公日用品。5.2.2管理规定522.1每个月

9、底，办公用品采购责任人依据事业部办公用品总体需求量及库存量，结合部门申请编制集中采购计划经总经理办公室主任审核、总经理批准后实施采购。522.2办公用品验收由总经理办公室根据采购清单的要求负责验收。522.3验收通过后，由后勤记账，财务部针对采购价格进行审核，只有通过审核的物资才能入库并报销费用。5.224价值500元上的办公耗材临时性采购必须是经使用部门提出申请，报总经理办公室审核后，由总经理批准后办理采购， 对采购物品必须进行价格审核和领用登记管理，每季度由总经理办公室会同财务部对办公用品采购、发放、使用、领用情况进行审计。5.2.2.5办公用品的领用以部门为单位统一领用，再各自分发下属，

10、公用办公用品（如打印纸、硒鼓、墨盒等）由各部门指定专人统一领用和管理。522.6每周一下午为办公用品的集中领用时间，需求部门尽量在此规定时间内领用办公用品。6. 支持文件和记录无7. 流程图无8. 附件8.1附件1:办公设备购买申请表8.2附件2:办公用品配备标准附加说明:本办法由高精齿轮事业部总经理办公室负责起草、解释。本办法起草人：王英勇本办法审核人：张灿本办法批准人：附件8.1：办公用品购买申请表申请时间：年 月 日申请部门申请人办公设备（耗材）名 称及规格数量申请理由期望购回时间部门负责人意见总经办意见备注附件8.2:办公用品配备标准用品名称单位数量配备标准备注高层领导中层领导（部门正

11、副职）其它人员部门电脑台1VVV高层配备笔记本电脑打印机台1VV复印机台1V扫描仪台1V碎纸机台1V移动硬盘个1V电话台1VVV亍00录曰笔支1V相机台1VU盘个1VVV鼠标个1VVV计算器个1VVV签字笔支1/月VVV高级笔记本个2/年V工作笔记本个2/年VV工作手册人2/年VVV笔筒个1VVV文件夹个1VVV油漆笔支2/年V订书机个1VVV插杆文件夹个2/月VVV资料册本2/年VVV原子印油瓶1/年V印泥台个1V圆珠笔（芯）支1/月VVV按动笔（芯）支1/月VVV凤尾夹个51年VVV电池只V复写纸本1/2月VVV固体胶支2/年VVV名片夹个1VV文件袋个1VVV打印纸包2/月VVV回型针盒2/年VV订书针盒4/年VVV图钉盒1/年VVV橡皮擦个1/年VV